Información Exógena - DIAN.

Con base a la Resolución 000124 del 28 de octubre 2021, el gobierno nacional establece los sujetos obligados a presentar información exógena por el año gravable 2022.

La información exógena o medios magnéticos, es el conjunto de datos registrados sobre las operaciones con clientes, proveedores o terceros que las personas naturales y jurídicas deben presentar periódicamente a la administración tributaria.

Para mayor información, consultar Calendario Tributario.

A continuación, se explica cómo debe realizar la parametrización en la base de datos de la empresa.

1. Ruta de Acceso

Se debe ingresar a la Ruta: Informes/Fiscales/Información exógena-DIAN.

2. Selección de Período y Formato

Al ingresar, seleccione el período a presentar, por defecto el sistema toma el período de enero a diciembre del año anterior, luego seleccione el formato que requiere exportar.

3. Homologación cuentas a conceptos DIAN Exógena

Una vez seleccionado el período y formato a generar, debe realizar la homologación donde se asignan los códigos contables con el respectivo formato y concepto Dian, para esto debe ingresar por el botón Homologación cuentas a conceptos DIAN exógena.

A continuación, habilita una ventana y debe dar clic en Adicionar desde el botón (+).

4. Código contable, Formato y Concepto

Una vez damos clic en adicionar, se debe seleccionar el formato y concepto.

Seguidamente, habilitará una ventana de búsqueda donde podrán digitar y seleccionar el número del formato y el código del concepto.

Posteriormente, deben digitar el código contable correspondiente al formato y concepto seleccionado, de esta manera puede continuar relacionando los códigos contables necesarios para cada uno de los formatos.

NOTA: dependiendo del formato que esté homologando, así mismo se habilita el “Tipo de movimiento”, Para el formato 2276 deben realizar un paso adicional, seleccionando la información que corresponde en Columna.

5. Seleccionar Parámetros

Una vez se haya realizado la homologación de las cuentas, es necesario tener presente la siguiente información:

1. Relacionar los tipos de comprobante.

2. La opción “Todo excepto los seleccionados”, permite excluir de la consulta los movimientos que estén causados en los comprobantes seleccionados y la opción “solo los seleccionados” permite consultar solo movimientos de los comprobantes seleccionados.

3. Además, en la columna aplicación puede seleccionar la opción que se requiera para que así la información se refleje de manera correcta, como pago a terceros o Ret.Fte.

4. Se puede usar base mínima, si así lo indica el formato y la resolución.

5. Seleccionar la información que corresponde a E-Mail y teléfonos, Dirección, inmobiliario o incluir el nombre comercial del tercero.

6. Formatos de información exógena disponibles en el software SysCafé

1001: Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas

Reporta de forma detallada los pagos o abonos en cuenta hechos a terceros en Colombia o en el exterior que sean deducibles o no en renta, junto con los saldos de las retenciones de IVA y timbre que superen los $100.000.

Para el año gravable 2022, crearon y modificaron los siguientes conceptos (4) a este formato.

Nuevos:

Modificaciones:

Generación del formato 1001 versión 10:

Pago a Terceros: podrá ingresar el valor del IVA asumido. Para efectos de generar la información exógena desde el sistema, los valores del pago y del IVA asumido se irán a las columnas del formato 1001 en “Valor pagos o abonos que son deducibles” e “IVA que estaba incluido como mayor valor del gasto deducible”, sí el pago a terceros No es deducible de renta, favor seleccione la casilla “No deducible en renta”.

Si requiere hacer uso de esta herramienta, debe utilizar el botón PgTer, que está habilitado en los siguientes tipos de comprobantes:

• EG1 - Comprobante de Egreso
• RC1 - Recibo de caja
• FC1 - Factura de compra
• CC1 - Nota de contabilidad

Comprobante de egreso:

Para elaborar este comprobante debe ingresar por la Ruta: Movimientos/Comprobante de Egreso.

A. Tercero: cliente o proveedor que respalda la operación.

B. Código PUC: importante realizar el registro contable con el fin de que se habilite la casilla PgTer.

C. PgTer: habilita campos para relacionar el valor del Iva no descontable y adicionalmente permite relacionar si el movimiento corresponde a un no deducible en Renta.

D. Aceptar: guarda la información suministrada en esta pestaña.

E. Grabar: importante grabar el documento que se esté elaborando.

De esta manera, podrá relacionar los datos en cada uno de los comprobantes que tenga habilitada esta opción.

1003: Retención en la fuente que le practicaron

Reporta el valor acumulado del pago o abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retención, y el valor de la retención que le practicaron, en el Formato 1003 Versión 7, según el concepto que corresponda:

Generación del formato 1003 versión 7:

1005: Iva Descontable

Informa el valor del IVA descontable y el valor del IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas.

Con respecto al año gravable 2022, no aparece base mínima para este formato.

En este formato, deberá configurar las cuentas que generan partidas débito, ya que la cuenta es de naturaleza crédito, por lo tanto, los movimientos débitos son los que va a efectuar disminución del valor efectuándose como un IVA descontable.

Generación del formato 1005 versión 7:

Nota: ajuste al "Formato 1005 de información Exógena - DIAN" para consultar valores Créditos - Débitos.

1006: Iva Generado

Informa el valor del IVA generado y el valor del IVA recuperado en devoluciones en compras anuladas.

Con respecto al año gravable 2022, no aparece base mínima para este formato.

Generación del formato 1006 versión 8:

1007: Ingresos

En este formato se reporta de forma detallada y por tercero, el valor de los ingresos propios recibidos, tanto operacionales como no operacionales, correspondientes al año gravable anterior.

Sigue sin establecer base mínima para este formato, en el año gravable 2022.

Generación del formato 1007 versión 9:

1008: Cuentas por cobrar

Reporta cada uno de los deudores por concepto de créditos activos.

Mantiene el valor de la base mínima de $500.000 en este formato, para el año gravable 2022.

Generación del formato 1008 versión 7:

1009: Cuentas por pagar

Reporta cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier índole.

Habilitación de los siguientes conceptos (4) a este formato.

Adicionalmente, conserva el valor de la base mínima de $500.000 para el año gravable 2022.

Generación del formato 1009 versión 7:

1010: Información de socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados

Reporta la información de socios, accionistas, comuneros, asociados y/o cooperados de la respectiva entidad, que posean acciones y/o aportes con indicación del valor patrimonial a 31 de diciembre superior a una cuantía de tres millones de pesos ($3.000.000) y el valor porcentual de participación.

Generación del formato 1010 versión 7:

1012: Información de las declaraciones tributarias

Habilitación de nuevo formato para que sea generado desde el software SysCafé

Reporta el saldo de las cuentas corrientes y/o ahorro que posea en el país, como también, el valor patrimonial de las inversiones representadas en bonos.

La información que genera dicho formato, es una herramienta de ayuda para los datos que necesitan reportar, ya que esta opción solo exporta los saldos de cuentas de bancos y de inversiones que estén registrados en el sistema, por lo tanto, los demás conceptos que comprenden el formato, no se puede expedir, porque son datos fiscales y tributarios que no se encuentran en el software SysCafé.

Generación del formato 1012 versión 7:

Nota: Para poder generar los saldos de los bancos en el formato 1012, deberá tener previamente configuradas las formas de pago en el software SysCafé de la siguiente manera:

La forma de pago de la cuenta de banco, debe tener tipo “banco” y en los parámetros de la forma de pago debe tener asociado el tercero (banco) y el número de cuenta.

1647: Información de ingresos recibidos para terceros

Informa las personas o entidades nacionales o extranjeras del tercero para quien se recibió el ingreso, indicando el valor total de la operación, el valor de los ingresos reintegrados, transferidos o distribuidos al tercero y el valor de la retención en la fuente transferida o distribuida al tercero.

Para el año gravable 2022, permanece la concepción, de que el valor mínimo a reportar corresponderá al valor anual acumulado de los ingresos recibidos para terceros, reintegrados, transferidos o distribuidos a cada beneficiario cuando la cuantía sea superior a un millón de pesos ($1.000.000), para este formato.

Generación del formato 1647 versión 2:

2276: Información de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones

Las personas y entidades, que realicen pagos o abono en cuenta por concepto de rentas de trabajo y de pensiones, durante el año gravable.

Parágrafo 1. El valor a que hacen referencia el numeral 32 de este artículo se considera de carácter informativo y corresponde a lo dispuesto en el artículo 387-1 del Estatuto Tributario.

Parágrafo 2. Las casillas de valores son de obligatorio diligenciamiento. En caso de no tener ningún valor, se deben diligenciar con cero (0).

Parágrafo 3. Para el diligenciamiento de la casilla “Entidad informante” se utilizará la siguiente codificación:

Parágrafo 4. Cuando se reporten pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo y de pensiones, se debe diligenciar la casilla de “Entidad Informante” con el concepto 1- Informante general. En este caso, las casillas de “Identificación del fideicomiso”, “Tipo de documento” e “Identificación del participante del contrato” colaboración no se deben diligenciar.

Parágrafo 5. Los pagos o abonos en cuenta por honorarios, comisiones y/o compensación de servicios personales reportados en el formato 2276 deben corresponder a aquellos que cumplen los requisitos establecidos en el parágrafo 2 del artículo 383 del E.T. y el artículo 1.2.4.1.17. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, y que se hayan sometido a retención en la fuente por concepto ingresos laborales.

Generación del Formato 2276 versión 2:

Para poder visualizar al detalle el formato, debe dar clic izquierdo en el contorno de las imágenes.

Parte 1:

Parte 2:

Modificaciones al formato 2276:

División de columnas:

1. Sustitución de la columna "Cesantías e interés de cesantías efectivamente pagadas, consignadas o reconocidas en el periodo" por la incorporación de 2 nuevas columnas, las cuales son: "Cesantías e intereses de cesantías efectivamente pagadas al empleado" y "Cesantías consignadas al fondo de cesantías".

Nota: Debe tener en cuenta que, para las cesantías pagadas al trabajador, se debe configurar la cuenta del pasivo que se utiliza en la liquidación final, que está ubicado en el enciso “I” del manual Centros de trabajo y el movimiento en la configuración debe ser crédito.

En el caso de las cesantías consignadas al fondo, Debe configurar la cuenta del pasivo utilizada en el consolidado, que está en el enciso J del manual de Centros de trabajo, y el movimiento en la configuración debe ser crédito.

2. Sustitución de la columna"Aportes obligatorios a fondos de pensiones y solidaridad pensional y aportes voluntarios al RAIS" por la implementación de 2 nuevas columnas, las cuales son: "Aportes obligatorios a fondos de pensiones y solidaridad pensional a cargo del trabajador" y "Aportes voluntarios al régimen de ahorro individual con solidaridad - RAIS".

Columnas nuevas:

Implementación de conceptos nuevos como:

• "Valor del exceso de los pagos por alimentación mayores a 41 UVT, art. 387-1 E.T."

• "Valor apoyos económicos no reembolsables o condonados, entregados por el Estado o financiados con recursos públicos, para financiar programas educativos".

• "Auxilio de Cesantías reconocido a trabajadores del régimen tradicional del código sustantivo del trabajo, Capítulo VII, Título VIII Parte Primera".

• "Impuesto sobre las ventas - IVA, mayor valor del costo o gasto".

• "Retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas - IVA".

Nota: Para la implementación de estos conceptos en el formato, debe tener en cuenta la configuración de las columnas en la homologación de las cuentas, ya mencionado en el literal 4 del manual Información exógena – DIAN.

• "Valor ingreso laboral promedio de los últimos seis meses".

• "Tipo de documento del dependiente económico".

• "Número de Identificación del dependiente económico".

Nota: La consulta de información de estas columnas aún no está habilitada, se espera incorporar un nuevo campo en el contrato laboral, en donde podrán asociar los dependientes económicos de cada empleado.

Eliminación de columnas:

Depuración de los conceptos "Apoyos económicos no reembolsables o condonados, entregados por el Estado o financiados con recursos públicos, para financiar programas educativos" y "Pagos por alimentación mayores a 41 UVT".

Reubicación de columnas y actualización de nombres:

• El concepto de "Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicios, cheques, tarjetas, vales" pasa de estar en la columna "AE" a la "N"

• Actualización el concepto "Total ingresos brutos por rentas de trabajo y pensión".

Recomendaciones

• Cumplir con la información requerida en el catálogo de terceros.

• Tener digitada en su totalidad la información contable del año gravable a presentar la información.

• Realizar correctamente la homologación de las cuentas contables para cada uno de los formatos.

• Solicitar versión al área de soporte, para contar con las adaptaciones realizadas al proceso de generación de información exógena desde el software SysCafé.

5248, 5250 y 5251: Contratos de colaboración empresarial

Implementación de formatos para el reporte de contratos de colaboración empresarial, en el software SysCafé

Las personas o entidades que celebren contratos de colaboración, tales como: consorcios o uniones temporales, contratos de mandato o administración delegada, contratos de exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, joint venture, cuentas en participación y convenios de cooperación con entidades públicas.

Estos formatos generan el valor total de las operaciones realizadas durante el año gravable inherentes a las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos. Para efectos Syscafé, habilitó 3 formatos al proceso de generación de información exógena.

1. Formato 5248:

Conceptos:

Generación del Formato 5248 versión 1.

2. Formato 5250:

Este formato no cuenta con conceptos previamente definidos.

Generación del Formato 5250 versión 1

3. Formato 5251:

Conceptos:

Generación del Formato 5251 versión 1

7. Exportar a Excel

Por último, presione el botón Excel para generar el formato.

Información de Excel al prevalidador tributario - DIAN

Una vez exportada la información a Microsoft Excel desde el sistema de SysCafé como lo ilustra la imagen, verifique que las columnas concuerden con las del pre validador Tributario.

Cálculo de Excel: sin tener en cuenta el encabezado, debe contar el número de filas digitadas en el archivo de Excel, una vez se tenga este número ingrese al pre validador tributario en la opción “Complementos”, digite el número de registros a incluir, tal como lo indica el siguiente gráfico, para este ejemplo incluiremos 10 Registros, finalice la operación dando clic sobre el botón “Agregar”.

Esta opción permite que se adicionen el número de casillas deseadas.

También en esta pestaña encontrará la opción de eliminar celdas, tenga en cuenta que para poder copiar información desde Excel el número de celdas debe ser exacto a las que desea pegar, de lo contrario se generará un mensaje de error.

Con lo anteriormente expuesto podrá configurar cada uno de los formatos y así realizar el reporte correspondiente.

• Información Exógena 1° Parte

• Información Exógena 2° Parte