Sí, es posible exportar los catálogos a través de la Ruta: Ruta: Procesos/Generales/Exportar información/Exportar catálogos. Una vez acceda a esta sección, el sistema permite seleccionar el catálogo o grupo de archivos que desee al exportar.

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Si, es posible importar los catálogos a través de la Ruta: Ruta: Procesos/Generales/Importar información/Importar catálogos. Una vez acceda a esta sección, el sistema permite seleccionar el catálogo o grupo de archivos que desee al Importar.

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Sí, el sistema cuenta con un proceso denominado “Consolidar movimiento entre empresas”, el cual permite trasladar el movimiento de una empresa a otra.

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Sí, el sistema dispone de un proceso denominado “Pedidos/facturación – sistema externo”. Este proceso podra encontrarlo a través de la Ruta: Ruta: Procesos/Generales/Importar información/Importar catálogos/ Pedidos/facturación -sistema externo.

Mediante este proceso podra exportar un archivo plano que le permitirá registrar la información de los comprobantes de facturación y pedidos que desee importar, el sistema igualmente le genera la estructura estándar que le ayudará a identificar el significado de cada columna del archivo.

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Sí, el sistema permite crear hasta 99 empresas, lo cual es útil si el usuario gestiona varios tipos de negocios o contabilidades. Para crear una nueva empresa, debe ingresar a través de la Ruta: Procesos/Generales/Crear nueva empresa.

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Sí, es posible gestionar un inventario periódico. Sin embargo, es importante considerar que, al no mantener un control continuo, será necesario realizar un conteo físico al cierre del año fiscal para ajustar las cantidades y costos en negativo. Además, cabe aclarar que el manejo del inventario solo podrá realizarse a través de las soluciones de gestión comercial, POS Plus y gestión oficial.

Sí, este proceso se encarga de calcular los costos de venta y colocar los nuevos valores en las ventas, devoluciones en ventas y salidas al consumo, puede ingresar a través de la Ruta: Procesos/ Inventarios/ Recosteo de ventas.

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Para los pequeños y medianos negocios existe una solución útil, la cual se denomina “POS Plus”, ideal para empresas privadas del sector comercial que solo requieran facturar, controlar, inventario y consultar cartera de clientes y proveedores.

SysCafé gestiona el inventario con el método de valuación denominado “Promedio Ponderado”, este método de valuación consiste en sumar el costo total de las unidades en existencia y dividirlo entre el número de unidades para obtener un valor promedio del producto.

Si, existe dos parámetros, el primero denominado “No hacer salidas con saldos en negativo en general”, cuando el sistema suma el valor de todas las bodegas y el segundo parámetro, “No facturar ni hacer salidas con saldos en negativo por bodegas”, cuando manejan saldo por bodegas, puede ingresar a través de la Ruta: Sistemas/ Parámetros/ Inventarios en la sección “validaciones”.

Sí, lo primero esta herramienta se llama conteo físico del inventario y es ideal para realizar ajustes en cantidades y en costos, para ingresar de ir a través de la Ruta: Procesos/ Inventarios/ Conteo físico del inventario. Antes de realizar el conteo físico se recomienda crear el historial de saldos a inventario, a través de la Ruta: Archivos/Catálogo de Artículos/Herramienta/Historial de saldos.

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Es un documento soporte cuya finalidad es realizar el registro de una labor encomendada relacionadas con el servicio técnico; normalmente hacen uso de este comprobante en centros de diagnóstico donde se registra información sobre el vehículo, los trabajos a ejecutar, junto con la relación de insumos o repuestos utilizados. Cabe destacar que este comprobante no tiene afectación contable ni de inventarios.

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Sí, este proceso es utilizado por empresas que gestionan inventarios y se dedican a transformar materia prima o a manejar kits de productos, como las anchetas, regalos navideños, entre otros. Para crear los kits debe ingresar a través de la Ruta: Archivos/Catálogos inventarios/Kits de armado.

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Existen varias formas de crear activos fijos, tales como:

• Catálogo de activos fijos

• Por medio de la nota de activos fijos

• Por medio de la factura de compra

• Importar saldos iniciales inventario – Activos Fijos

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Sí, es posible registrar las donaciones de activos fijos. Esto se realiza mediante una nota de activos fijos, en la cual se asocia el activo donado con una contrapartida. De esta manera, se asegura un correcto registro contable de la donación.

Al registrar un activo fijo en un comprobante, por ejemplo: compra, nota de activos fijos, entre otras, debe registrar únicamente una cantidad y estar claramente referenciado. Es decir, cada activo debe tener una única entrada en el sistema.

Es el movimiento que permite reintegrar el activo fijo a la bodega luego de haber estado en servicio, funciona para cuando se le quiere dar de baja a algún activo fijo.

La bodega hace referencia al mismo almacenamiento, es decir la afectación que ocurre cuando se adquiere el producto y el servicio se afecta cuando se ha entregado el activo fijo es decir cuando ya hay una salida del almacén e inicia un proceso de depreciación.

Si, este Informe describe el comportamiento de los activos fijos durante un periodo de tiempo determinado, refleja los códigos contables afectados y resumen general por cuentas. Para generarlo ingrese a través de la Ruta: Informes/Activos Fijos/Saldos de inventario.

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Para el complemento de Activos fijos se cuenta con un informe denominado “Examinar activos fijos”, para ingresar debe ir a través de la Ruta: Informes/activos fijos/examinar activos fijos, allí existe un botón de filtros donde podrá marcar el parámetro denominado “incluir activos sin saldo”, donde encontrará las columnas con las cantidades en cada sección (bodega, servicios y administrativo).

La baja de los activos fijos se refiere a la salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en buenas condiciones. No es posible dar de baja un activo fijo mientras esté en servicio. Primero, es necesario elaborar el comprobante de reintegro de inventarios desde el servicio a la bodega. Una vez completado este paso, se podrá realizar el comprobante de salida de inventario de almacén (serv-Gto-adm) y proceder a enviar el activo fijo por una cuenta de gastos de baja.

Se utilizan cuentas de orden para el inventario administrativo porque el activo ya se encuentra completamente depreciado y, por lo tanto, no afecta las cuentas en el balance general. Esto permite llevar un control del inventario sin impactar directamente en los estados financieros.

La depreciación es la pérdida de valor que un bien experimenta a lo largo de su vida útil. Este proceso se lleva a cabo de manera mensual. Para realizar la depreciación en el sistema, debe dirigirse a través de la Ruta: Procesos/ Contables/ Depreciaciones y Ajuste por Inflación. Al completar este proceso, el sistema generará automáticamente una nota denominada “NSA - Nota de Contabilidad Depreciaciones”, con fecha correspondiente al primer día del mes en que se efectúe la depreciación.

Para realizar la solicitud del documento, debe ingresar a la plataforma de la DIAN, donde deberá inhabilitar la autorización de numeración actual del documento equivalente sistema POS (D.E/P.O.S), y volver a solicitar una nueva autorización de numeración, con el tipo de facturación, "POS ELECTRÓNICO".

No, al implementar el POS Electrónico no elimina la obligación de emitir la factura electrónica de venta, sin embargo, las empresas pueden optar por solo usar el POS Electrónico, no obstante es importante tener en cuenta lo siguiente:

A. Para procedencia de costos, gastos e impuestos descontables para el comprador es necesario que la factura este identificado con nombre y/o razón social y número de identificación.

B. Si una empresa factura el POS Electrónico y le solicitan la factura electrónica de venta, por mandato legal debe entregarla.

C. Para acceder al beneficio del 1% de las compras realizadas en su declaración de renta es necesario solicitar la factura electrónica de venta.

El tiquete de la máquina registradora tipo POS no es un documento electrónico, por lo que no otorga derechos a costos ni a deducciones para el impuesto sobre la renta y complementarios. En cambio, el POS Electrónico sí permite acceder a estos beneficios, siempre y cuando el contribuyente esté debidamente identificado, conforme al parágrafo 1 Art. 19 Resolución DIAN 000165 de 2023.

Los documentos electrónicos que requieren de realizar la solicitud de una autorización de numeración ante la DIAN son:

• Factura electrónica de Venta.

• Factura por Contingencia.

• POS Electrónico.

• Documento Soporte en Compras.

Conforme al articulo 42 Resolución DIAN 000165 de 2023.

No, la factura electrónica de venta por contingencia debe contar con su respectiva numeración con el tipo “Talonario o Papel”, la cual debe solicitar ante la plataforma de la DIAN.

El “Error 500”, suele ocurrir cuando la hora y/o fecha del computador no está correctamente ajustado, para solucionarlo, es necesario realizar la configuración adecuada y, posteriormente, volver a enviar el documento electrónico.

No, ya que el comprobante POS electrónico es una facturación ligera, por ende, se manera formato estándar en tirilla POS.

La nómina electrónica debe presentarse ante la DIAN de manera mensual, independientemente de la periodicidad con la cual el sujeto obligado realice los pagos de nómina, se deberán acumular los valores y se deberán reportar los 10 primeros días de cada mes.

Esto sucede cuando en el catálogo de terceros no se realiza la parametrización correspondiente ya que debe configurarse bajo el tipo de identificación como NIT, incluso si se trata de una persona natural que cuenta con “cedula”, para poder emitir el documento soporte en compras es necesario que el tercero cuente con RUT.

Cuando aparece la validación denominada “Documento Procesado Anteriormente”, es porque el documento ya quedo validado y aceptado por la Dian, sin embargo, en el sistema no se alcanzó a actualizar el estado, para solucionar la novedad, solo debe consultar el estado del documento para que quede de manera exitosa.

Esto significa que el periodo del comprobante de nómina PN afectado (documento soporte de pago de nómina electrónica) enviado previamente es diferente al de la nota de ajuste, para evitar este rechazo verifique que los periodos de ambos comprobantes estén sea el mismo.

La nota de ajuste tiene dos funcionalidades: la primera es la eliminación y la segunda, el reemplazo total del comprobante de nómina electrónica. Esto significa que, al realizar una nota de ajuste, es necesario volver a incluir todos los conceptos. De este modo, se realiza el ajuste correspondiente, ya sea por un cambio de valor o por la adición de un concepto que faltaba.

No, ya que los aprendices SENA reciben una cuota de sostenimiento, lo cual no constituye a salario, lo cual el contrato de aprendizaje no genera una relación laboral o legal y reglamentaria, conforme al Oficio DIAN 589 de 2021.

La nómina electrónica registra los pagos laborales correspondientes a un contrato de trabajo. En ella se reportan todos los conceptos devengados por el trabajador, como salarios, auxilio de transporte, bonificaciones, entre otros. También se incluyen las deducciones aplicables como salud del trabajador, pensión del trabajador, libranzas, entre otros; así como el monto total pagado al empleado.

Si es posible ya que SysCafé cuenta con 3 métodos de recepción los cuales son: archivo .zip, desde el correo de recepción y con el CUFE del comprobante. Estos métodos brindan flexibilidad para manejar la información de acuerdo con las necesidades del usuario.

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Si, en principio todos los comerciantes están obligados a facturar electrónicamente, incluso las personas naturales con comercios pequeños que estén registrados en cámara de comercio y cuenten con RUT, sin embargo, existen unas excepciones las cuales se refieren en el artículo 8 de la resolución DIAN 00165 del 2023, estas personas las cuales cumplan con las condiciones establecidas, no estarían obligados a facturar electrónicamente; así mismo mediante el concepto DIAN 440 del 13 de junio del 2024, la dirección de impuesto y aduanas reafirma que no todos los comerciantes son sujetos obligados a facturar.

Los datos para solicitar a los clientes para la emisión de la factura electrónica de venta son:

• Nombres y apellidos o razón social.

• Numero de cedula o NIT.

• Un correo electrónico al que se pueda enviar la factura electrónica.

No, la transacción es una sola y cuenta hasta cuando se ejecuten todos los eventos, es decir que la transacción se cuenta es por comprobante.

No, solo es necesario generar los eventos de acuse y recibido del bien y/o servicio para soporte de costos y deducciones sobre la renta, esto con base al artículo 34 de la resolución DIAN 000085 del 2022.

Sí, es posible. Se debe acceder a la Ruta: Informes/ Ventas/ Examinar Ventas por Comprobantes. Allí, se selecciona el rango de fechas correspondiente a la facturación que se desea enviar. Luego, se eligen todos los registros y, en la pestaña "Herramientas", se selecciona la opción "Enviar por correo electrónico".

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Las cuotas de administración se actualizan una vez al año a más tardar el primer trimestre de cada año, los cuales se acuerdan mediante una asamblea anual.

Para realizar la actualización de las cuotas de administración en la solución ADMONP, deberá ingresar por la Ruta: Archivos/ Catálogo Subterceros / Copropiedades/ Definir constantes/ Novedades y allí realizar la actualización y ajuste de estas.

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Un sub tercero corresponde a las divisiones que tiene el tercero principal, con el fin, de controlar la cartera de forma independiente. Existen varios tipos de subterceros; como: copropiedades, sucursales, puntos de facturación, vehículos, inmuebles; entre otras.

Parar crear un sub tercero para la solución ADMONP debe ser una copropiedad, deberá ingresar por la Ruta: archivos/ catalogo sub terceros/ copropiedades. Tenga en cuenta que, antes de realizar este proceso, debe crear el tercero al cual se le va a relacionar al sub tercero.

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Un anticipo de clientes es un pago que realiza un cliente a una empresa antes de recibir bienes o servicios, en este caso pagar de manera anticipada esos valores por cuotas de administración o diferentes conceptos usados para las propiedades horizontales. Para registrar el anticipo debe ingresar a través de la Ruta: movimientos/ recibo de caja. Primero, seleccione el tercero y el sub tercero. Luego, en el botón "adicionar" relacione la cuenta del anticipo, en la columna crédito asigne el valor del anticipo y la respectiva forma de pago dependiendo de cómo reciba dicho anticipo.

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Para evitar la generación o cálculo incorrecto del valor de los intereses, y asegurarse de que no se calcule interés sobre interés, debe realizar una configuración sencilla a través de la Ruta: archivos/catálogo de formas de pagos, seleccione la forma de pago de los intereses y en el botón “parámetros”, active el parámetro denominado “Cuenta por cobrar para intereses”, con esta configuración el sistema no tendrá en cuenta esa cuenta para el cálculo de los intereses.

Para aplicar un descuento financiero a conceptos específicos, siga los siguientes pasos:

• Acceda a través de la Ruta: Archivos/ Catálogo de sub terceros/ Copropiedades/Definir constantes/novedades.

• Seleccione el concepto sobre el cual desee que se aplique el descuento financiero, modifíquelo y seleccione el parámetro denominado “Aplicar Dto financiero”.

• Luego, al momento de generar la facturación en lote, seleccione el botón “Opciones”, y en la sección “OTROS PARAMETROS”, active el parámetro denominado “Calcular descuento financiero solo con base a los conceptos configurados”.

Sí, es posible configurar una contrapartida específica para cada servicio que se facture, lo que permite llevar una cartera de manera independiente por cada servicio. El software SysCafé ofrece una opción útil para esto, ingresando a través de la Ruta: Archivos/ Catálogo de servicios/ventas, seleccione el servicio al cual le requiera asignar la contrapartida y en el botón "Otras cuentas", en la sección de “CUENTAS ESPECIALES”, asigne la cuenta contrapartida del servicio.

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Las constantes y novedades son conceptos utilizados en la facturación en lote, ya que son conceptos y valores fijos que se emplean durante un tiempo determinado. Para su correcta configuración, es necesario eliminar la información anterior y luego importar la nueva plantilla con el fin que no se acumulen datos innecesarios. Antes de realizar estos pasos, es recomendable hacer una copia de seguridad.

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