Conteo físico
- Administrador
- 1 sept 2023
- 7 Min. de lectura
Actualizado: 28 oct
Inventarios \ Conteo físico
Tabla de contenido
El conteo físico es una herramienta que permite ajustar el inventario en cantidades y costos a una fecha determinada, garantizando que los registros del sistema reflejen las existencias reales de la empresa.
Para realizar este proceso, la empresa debe efectuar primero un inventario físico, es decir, el conteo manual y verificación de los artículos disponibles en bodega. Una vez obtenidos estos datos, se ingresan al sistema, el cual realizará los ajustes necesarios sobre las referencias registradas, corrigiendo posibles diferencias entre las existencias físicas y las registradas en el sistema.
Historial de saldos de inventario
El conteo físico es un proceso que se recomienda realizar al corte de cada mes, con el fin de iniciar un nuevo período con las cantidades ajustadas y actualizadas.
Sin embargo, cuando no es posible efectuar el conteo en dicha fecha y la empresa decide realizarlo a mitad de mes u otro día continuando con sus operaciones normales (como compras o ventas) sin cargar aún el archivo de conteo al sistema, debe realizar el historial de saldos. En estos casos, al momento de realizar el cargue del conteo físico, es fundamental comparar la información con la fecha en la que se efectuó realmente el conteo y no con la fecha actual, ya que durante los días transcurridos pudieron presentarse movimientos que alteran los saldos.
Para facilitar este control, el sistema dispone del Historial de saldos de inventario, una herramienta que permite consultar las cantidades y costos de los productos a una fecha específica, garantizando así que los ajustes del conteo físico se realicen con base en los datos capturados por el historial de saldos reales del momento en que se llevó a cabo el conteo.
Antes de realizar el conteo físico se recomienda crear el historial de saldos a inventario, a través de la ruta: Archivos/Catálogo de Artículos/Herramienta/Historial de saldos.
1. Realice el conteo de su inventario físico.
2. Seleccionar "Nuevo" para grabar el historial a la fecha en la que hizo el conteo.
Si requiere verificar las referencias y sus saldos puede dar clic en "Examinar".
Nota: si el usuario tiene costos alterados debe realizar primero la Nivelación de costos.
Conteo físico
El conteo físico es la herramienta mediante la cual se cargan las cantidades reales o actuales de cada referencia del inventario. Su propósito es comparar estas cantidades con los saldos registrados en el sistema y, en caso de existir diferencias, generar automáticamente los ajustes necesarios mediante una nota de inventario, factura o traslado.
Una vez haya realizado el conteo de la mercancía, puede ingresar el conteo físico a través de la ruta: Procesos/Inventarios/Conteo físico del inventario.
Para ingresar el conteo físico lo podrá realizar a través de la Ruta: Procesos/Inventarios/Conteo físico del inventario.
El sistema habilitará un recuadro donde podrá gestionar un nuevo conteo o revisar los conteos realizados anteriormente.
A. Nuevo: permite ingresar las existencias del inventario, el sistema abrirá un nuevo recuadro donde podrá registrar cada una de las referencias.
Adicionar: podrán agregar una a una las referencias que desea ajustar del inventario ya sea ingresando la referencia, el código de barras (si aplica), digitar la segunda referencia (si aplica) o la referencia proveedor (si aplica).
Nota: Si se activa el parámetro "Adicionar automáticamente", el sistema completará una (1) unidad en la columna "Saldo físico" de forma automática. Este parámetro suele ser utilizado por las empresas que realizan el conteo con lectores de código de barras, ya que facilita el registro rápido de las unidades contadas. Sin embargo, si luego desean agrupar las referencias pueden seleccionar el botón "Agrupar".
Por otro lado, el parámetro “Actualizar saldos al adicionar” permite que, al adicionar una referencia, se actualicen los saldos del sistema de manera inmediata.
Quitar: permite eliminar un registro ingresado en el conteo.
Buscar: podrá realizar una búsqueda avanzada de los artículos registrados en el catálogo de artículos y agregarlos al conteo.
Actualizar saldos: permite que se actualicen todos los saldos del sistema de las referencias que ya estén adicionadas. Sin embargo, si se cierra el archivo y se ingresa nuevamente al archivo del conteo los saldos se actualizarán automáticamente, es decir el botón es funcional cuando no se a cerrado la ventana del inventario físico y se necesita conocer el saldo actual del sistema.
Todo: podrá utilizar filtros de búsqueda para agregar productos al conteo, como lo son la línea, grupo, subgrupo, marca y proveedor registrado previamente en el catálogo de artículos.
Agrupar: permite consolidar las referencias que hayan sido adicionadas más de una vez durante el conteo físico, sumando las cantidades registradas en un único registro. Esta función es útil para evitar duplicidades y facilitar la verificación del total contado por referencia.
Excel: permite exportar la estructura de Excel, donde podrá relacionar la información de referencia, cantidad, detalle, saldo sistema, Marca, ref. proveedor, costo promedio y último costo.
Importar desde nube: si la empresa utiliza el inciso H, esta opción permite importar al sistema el conteo físico previamente registrado en el dispositivo, con el fin de actualizar y ajustar automáticamente las cantidades de inventario según la información capturada.
Importar: si la empresa realizo el conteo y fue registrado en la estructura del archivo "7. Excel" desde esta opción podrá seleccionar el archivo para subir el conteo.
Periodo: el periodo indicara la fecha en la cual se realiza el ajuste, como fue mencionado lo ideal es que los conteos se realicen a cierre de mes por lo que al elaborar la nota este se generara automáticamente con fecha de cierre del mes indicado.
Bodega: en caso de manejar varias bodegas los conteos deben tener una bodega establecida.
Diferencias: el último paso es realizar el ajuste de las diferencias encontradas, al dar clic evidenciara una ventana con diferentes métodos de elaboración.
Comparar Contra
Podrá comparar el conteo físico con una bodega o con un archivo de saldos histórico de bodega.
- Al seleccionar "Saldo de una bodega" es necesario que seleccione la bodega a la que se realizara el ajuste, bajo esta opción el sistema realizara el ajuste en base a los saldos actuales del sistema.
- Al seleccionar "Archivo saldos histórico de una bodega "deberá elegir la bodega correspondiente y seleccionar el archivo de historial de saldos de inventarios. De esta manera, estará comparando los saldos de inventario registrados a la fecha en la que se capturaron, garantizando que los ajustes reflejen la situación real del inventario en el momento del conteo. Tenga en cuenta que, al generar las diferencias, la nota de inventario se registrará con fecha de cierre de mes; por ello, se recomienda modificar la fecha del comprobante para que coincida con la fecha en la que se capturó el historial de saldos.
Método de comparación
Permite comparar todos los artículos que están creados en el catálogo o solo los que fueron relacionados en el conteo físico.
Costear diferencia con base a
permite realizar el costeo con base al costo promedio o el último costo neto de compra que está relacionado en el catálogo de artículos.
Que operación desea aplicar
podrá elaborar comprobantes como: nota de inventario, factura de venta, factura de venta POS y el traslado entre tallas.
Elaborar Nota: al seleccionar este icono podrá selecciona el tipo de comprobante y así, elaborar el documento.
Informes: permite imprimir el informe, generarlo en pantalla o PDF.
Excel: permite exportar el informe en Excel.
B. Abrir: opción que le permite abrir el conteo físico que haya sido creado.
C. Eliminar: retira de manera definitiva el conteo físico que haya seleccionado.
D. Consolidar: podrá unir dos registros de conteo físico en un solo documento, con el fin de realizar conteos en distintos computadores, al unirlos sumará las cantidades del conteo físico.
E. Diferencias: permite consultar las diferencias entre el inventario físico (es decir, el que se encuentra físicamente en el almacén) y el inventario registrado en el sistema, basándose en la información previamente ingresada en el archivo. La diferencia respecto a las diferencias cuando se realiza abre el archivo de conteo es que el sistema no permite modificar directamente la información del saldo físico, pero sí permite generar una nota de Inventario para realizar los ajustes correspondientes en los registros del sistema.
F. Comparar: permite realizar el comparativo entre 2 conteos físicos identificando que referencias no coinciden en tener las mismas cantidades.
G. Generar archivos de códigos válidos para capturador de conteo físico
Esta opción corresponde a un desarrollo especial destinado a las empresas que utilizan dispositivos de lectura o capturadores de datos para realizar el conteo físico de inventarios.
A través de esta funcionalidad, se descarga el catálogo de referencias del sistema en un archivo que puede ser cargado en el dispositivo, permitiendo efectuar el conteo de manera más ágil y precisa.
Una vez finalizado el proceso de captura en el dispositivo, este generará un archivo en formato .txt, el cual deberá ser importado al sistema mediante la opción “Importar” del módulo de conteo físico
H. Exportar referencias y códigos de barra a la nube para SysCafé Lite.
Esta opción corresponde a un desarrollo especial desde la cual se realiza el conteo de inventarios mediante una aplicación denominada "SysCaféLite" que permite cargar la información del conteo a la nube para que luego sea importada por el proceso de conteo físico.
Ingrese a la empresa en la que realizará el proceso de conteo físico.
Defina la forma de ingreso.
Diríjase a la opción Inventarios/ Conteo físico.
En la pestaña principal del módulo se habilita la posibilidad de cargar hasta 10 conteos diferentes.
Puede mantener presionado el nombre del conteo para modificarlo y asignar una descripción que permita identificarlo fácilmente (por ejemplo, “Conteo Bodega Principal”)
Utilice los íconos de la barra de herramientas.
Seleccione la opción Buscar referencia para ingresar las referencias a contar.
Al hacerlo, el sistema habilitará los campos Código y Cantidad, donde podrá registrar la información correspondiente a cada artículo inventariado.
Finalmente, desde SysCafé ingrese a través de la ruta: Procesos/Inventarios/Conteo físico del inventario, cree un nuevo archivo y seleccione la opción importar desde nube.
Finalmente, siguiendo este paso a paso podrá realizar el conteo físico a su inventario.
.png)
