Act. Cuotas y Periodos
- Administrador
- 30 ago 2023
- 4 min de lectura
Actualizado: 3 jul
Facturación en Lote\ Propiedad Horizontal\ Act. Cuotas y Períodos
Tabla de Contenido
La configuración de constantes y novedades de administración permite actualizar los valores que serán utilizados en la liquidación de las cuotas de administración de una copropiedad. A través de este proceso es posible modificar conceptos como la cuota ordinaria, cuotas extraordinarias, períodos de cobro y demás novedades que afecten la facturación de los propietarios o arrendatarios. Generalmente, esta configuración se realiza al inicio de cada año o cuando la asamblea de copropietarios aprueba cambios en las cuotas de administración. Mediante las diferentes herramientas disponibles en el sistema, podrá actualizar estos valores de forma masiva o individual, garantizando que la facturación se genere con los importes vigentes.
Nota: este proceso es irreversible por lo tanto lo primero a tener en cuenta es realizar una Copia de seguridad.
Para realizar la actualización de valores y períodos es importante ingresar por la ruta: Archivos/Catálogo Subtercero/Copropiedades/Definir constantes-novedades para el módulo de AdmonP y para el módulo Gestión Plus es por la ruta: Procesos/ Facturación/ Facturación en lote/ Constantes-novedades. Allí podrá observar los servicios que va a actualizar; el cual está conformado por 4 procesos.
Nota: actualmente no permite la selección de subterceros inactivos al crear la constante de facturación en lote.
A. Establecer servicio a todos: permite efectuar cambio masivo de un servicio a otro, en este caso de "Administración" a "Cuota extraordinaria Terrazas".
B. Establecer valor a todos: permite asignar un valor masivo a los registros seleccionados, en el caso de "$392.000" a "$410.000".
C. Aplicar factor a todos los valores: permite adaptar masivamente un factor, en este caso de "$392.000" se aplicará el factor del 1.25 pasará a ser de "$490.000" es decir un 25% de incremento.
D. Plantillas en Excel: es una alternativa para realizar la actualización de valor y períodos directamente en las plantillas de Excel, facilitando el proceso de importación y adaptación de la nueva información. Para realizar la importación a través de la pestaña "Herramientas". Al desplegar el menú, se mostrarán las dos opciones de importación, las cuales serán explicadas a continuación:
Antes de importar la información debe eliminar los registros que estan en el sistema de lo contrario se duplicarán las constantes.
1. Importar Constantes/ Novedades (Opción 1)
Para esta opción, es necesario descargar primero el archivo en el que se ingresará la información correspondiente. Diríjase a la pestaña "Excel" y haga clic en ella. Se desplegarán dos opciones; seleccione la opción denominada "Formato para importar (Opción 1)" para obtener el formato adecuado.
Es importante llenar los campos como:
Tercero: nit o cedula del tercero al cual se le aplicara la constante o novedad (este aplica si usara terceros en vez de sub terceros).
Cod.area: nit o cedula del subtecero al cual se le aplicara la constante o novedad.
Servicio: código del servicio a aplicar.
Valor: valor por el cual se aplicará el servicio.
Tipo: existen dos tipos:
A. Constante: generan en la facturación por un periodo determinado o permanente.
B. Novedad: generar cobros extras en la facturación en lote, las cuales solo pueden aplicar para un periodo.
Como aplica: se configura la manera que va a tomar el valor del servicio el sistema:
1. Del catálogo de Servicios: aplica cuando en el servicio tienen relacionado un precio de venta.
2. Del catálogo de servicios por la lectura: aplica cuando al servicio le ha configurado las listas de precios por toma de lecturas.
3. Valor Individual: aplica cuando el usuario va a digitar el valor directamente en la constante y este es un valor fijo.
Año Desde: indique el año desde el cual se aplicará el concepto.
Mes Desde: indique el mes desde el cual se aplicará el concepto.
Año Hasta: indique el año hasta el cual se aplicará el concepto.
Mes Hasta: indique el mes hasta el cual se aplicará el concepto.
Una vez este actualizado el valor que corresponde; deben guardar el archivo en Excel en la estructura: Libro Microsoft Excel 5.0/95.
Una vez que tenga el archivo Excel listo, realice una copia de seguridad. Es necesario eliminar las constantes y novedades de los años anteriores para importar las nuevas, asegurando que solo quede una única información. Luego, desde la misma pestaña "Herramientas", utilice la opción "Importar Constantes/Novedades (Opción 1)" para realizar la importación correspondiente del archivo.
2. Importar Constantes/ Novedades (Opción 2)
Al seleccionar esta opción se habilitará una nueva ventana la cual le permitirá exportar la estructura, en la opción denominada "Ver estructura. (Opción 2)".
Tipo: existen dos tipos
A. Constante: generan en la facturación por un periodo determinado o permanente.
B. Novedad: generar cobros extras en la facturación en lote, las cuales solo pueden aplicar para un periodo.
Cod.area: nit o cedula del subtecero al cual se le aplicara la constante o novedad.
Cod. servicio: código del servicio a aplicar.
Cod. Modo de aplica: se configura la manera que va a tomar el valor del servicio el sistema:
1. Del catálogo de Servicios: aplica cuando en el servicio tienen relacionado un precio de venta.
2. Del catálogo de servicios por la lectura: aplica cuando al servicio le ha configurado las listas de precios por toma de lecturas.
3. Valor Individual: aplica cuando el usuario va a digitar el valor directamente en la constante y este es un valor fijo.
Valor: valor por el cual se aplicará el servicio.
Año Desde: indique el año desde el cual se aplicará el concepto.
Mes Desde: indique el mes desde el cual se aplicará el concepto.
Año Hasta: indique el año hasta el cual se aplicará el concepto.
Mes Hasta: indique el mes hasta el cual se aplicará el concepto.
Una vez que tenga el archivo Excel listo, realice una copia de seguridad. Es necesario eliminar las constantes y novedades de los años anteriores para importar las nuevas, asegurando que solo quede una única información. Luego, desde la misma pestaña "Herramientas", utilice la opción "Importar Constantes/Novedades (Opción 2)" para realizar la importación correspondiente del archivo.
E. Establecer periodo Desde/Hasta a todos: permite aplicar el mismo periodo a todos los registros seleccionados.
Seguido debe ingresar por la Ruta: Herramientas/Importar constantes novedades.
Finalmente, los valores del servicio de Administración y los períodos quedan actualizados.
Además, podrá obtener material audiovisual de Act. de cuotas y períodos.
.png)
Comentarios