Creación de Empresa

Administrador
3 ago 2023
5 min de lectura

Actualizado: 15 may

Generalidades\ Creación de Empresa

Tabla de Contenido

Registro Serial de la Licencia
Creación de Empresa por Primera Vez
Creación de más Empresas

Este manual explica el proceso de creación de empresa en el software SysCafé una vez se ha realizado la instalación inicial del sistema. La creación de empresa corresponde a la generación de una base de datos, necesaria para iniciar los procesos contables, tributarios y comerciales dentro del software.

Inicialmente, se describe el proceso de registro del serial de licencia requerido para activar el sistema, y posteriormente se detallan los datos necesarios para crear la primera empresa.

Además, el manual muestra cómo crear empresas adicionales, permitiendo administrar diferentes bases de datos independientes para el manejo de múltiples contabilidades. El sistema permite la creación de hasta 99 empresas bajo una misma licencia.

A continuación, siga los pasos descritos en este documento para realizar correctamente la configuración inicial de su empresa en SysCafé.

Registro Serial de la Licencia

Una vez se ha realizado la Instalación del sistema por primera vez deberá registrar el serial de la licencia de su empresa, al acceder al programa SysCafé, le solicitará este número el cual será enviado por un consultor de soporte a la dirección de correo electrónico principal registrado en nuestro sistema.

Es necesario realizar el siguiente paso a paso:

El correo registrado en el campo "E-mail ppal" debe estar actualizado correctamente por el área comercial.
El correo enviado al usuario tendrá el siguiente formato:

Por último, al ingresar al Software SysCafé, el sistema solicitará el registro del código y del serial, luego de ello, de clic en la opción "Buscar", automáticamente registrará el nombre la empresa o licencia a la que corresponda el mencionado serial.

Creación de Empresa por Primera Vez

Cuando se crea una empresa por primera vez, luego de haber realizado el registro del serial el sistema mostrará de manera automática el formulario para registrar la empresa:

Deberá diligenciar la información:

A. Código: Ingrese un código máximo de 8 caracteres que será utilizado para identificar la carpeta donde se guardarán los archivos de la base de datos de la empresa. Recuerde que no debe contener espacios ni símbolos.

B. Nit: Ingrese la información correspondiente a la empresa, ya que es un dato obligatorio para la creación.

C. Razón social: Ingrese el nombre legal registrado de la empresa ante la Cámara de Comercio.

D. Nombre comercial: Ingrese el nombre con el que la empresa se identifica ante el público.

E. Dirección: Digite la dirección física donde opera la empresa.

F. Ciudad: Indique la ciudad en la que está ubicada la sede principal de la empresa.

G. Dpto: Especifique el departamento correspondiente a la ubicación de la empresa.

H. Teléfono(s): digite el número de teléfono de la empresa: Digite el número de contacto de la empresa, puede ser fijo o móvil.

Ejemplo: (1) 234-5678 / 310 123 4567

I. C. Postal: Ingrese el código postal asignado a la dirección de la empresa.

J. Rep. Legal: Escriba el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa.

K. C.C: Digite el número de identificación del representante legal.

L. Periodo inicial: Defina la fecha desde la cual se comenzarán a registrar los movimientos contables en el sistema.

Ejemplo: Mayo de 2024

M. Plan de cuentas: Seleccione el plan contable que utilizará la empresa dependiendo del sector.

N. Actividad: Seleccione el tipo de actividad económica principal que desarrollará la empresa, como por ejemplo: comercial, de servicios, industrial, agropecuaria, entre otras.

O. Capital: Seleccione si la empresa es privada, publica o mixta

P. Tamaño: Clasificación según número de empleados, activos o ingresos:

Microempresa
Pequeña empresa
Mediana empresa
Gran empresa

Q. Jurídica: Seleccione que tipo de entidad creara, persona natural, S.A.S, Ltda, entre otras.

R. Función social: Seleccione el propósito principal dentro de la sociedad:

Con ánimo de Lucro
Sin ánimo de Lucro
Trabajo Asociado
Economía Solidaria

S. Régimen tributario: Indique el régimen fiscal al que pertenece la empresa.

T. Impuesto a las ventas: Indique si la empresa es responsable o no de IVA.

Creación de más Empresas

El proceso de creación de más empresas en el software SysCafé se realiza ingresando a una de las bases de datos o empresas ya creadas ingresando por la ruta: Procesos/Generales/Crear nueva empresa.

Para crear una nueva empresa debe digitar los siguientes campos.