Importación de pedidos/facturación - sistema externo

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1. Archivo TXT

2. Archivo XLS

3. Archivo Estándar (json)

   
   

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Proceso que permite importar de manera masiva pedidos y facturas por medio de archivo plano con estructuras como: xls, txt, entre otros, optimizando el tiempo de trabajo y asegurando la precisión de la información al actualizar automáticamente el sistema con los datos importados, eliminando la necesidad de ingresar los registros manualmente.

Recomendaciones Importantes

1. Antes de realizar la importación revise que los tipos de comprobantes estén creados, para más información puede ingresar al manual Tipos de Comprobantes. 

2. Validar que las formas de pago a usar este correctamente creadas y con el parámetro de “aplica en” con la opción “Factura de venta y devoluciones” o “Facturación y devoluciones POS” según sea el caso, para más información puede ingresar al manual Formas de pago.

3. Confirme que los servicios o artículos que importe estén previamente creados, para más información podrá ingresar a los manuales Artículos y Servicio/Ventas.

4.Por último, valide que los terceros estén creados y clasificados de la manera correcta, para más información puede ingresar al manual Terceros.

Para ingresar a esta herramienta debe ir a través de la Ruta: procesos/ generales/ importar información/ pedidos/ facturación – sistema externo, continue dando clic en el botón denominado “Cargar registros”.

A. Origen: seleccione el tipo de archivo que desea importar, ya sea Excel, TXT u otro formato compatible.

B. Archivo: opción para elegir el archivo plano que desea importar como por ejemplo archivos txt, xls y json.

C. Estructura del archivo estándar: muestra la estructura del archivo Excel estándar, explica el significado de cada columna y para asegurar una correcta interpretación de los datos.

D. Estructura del archivo estándar en Excel: permite descargar el archivo Excel con la estructura estándar predefinida para su correcta importación.

E. Estructura del archivo tipo 4 servicios: muestra la estructura específica del archivo tipo 4, utilizado para la importación de servicios, con detalles sobre cómo debe estar organizado.

F. Cargar: seleccione esta opción para subir la información al prevalidador, donde se verificará la validez de los datos antes de ser procesados.

Continuando con el proceso, en la pestaña principal denominada “Comprobantes” se podrá observar el cargue de la información antes de realizar la importación. En esta sección, podrá visualizar los datos a importar. Si cada ítem aparece con el color naranja, significa que se importará correctamente. En caso contrario, si el archivo presenta errores, los ítems no marcarán color, si no quedaran en blanco.

A. Comprobantes: opción para visualizar los comprobantes a importar.

B. Detalles: pestaña donde podrá ver los ítems específicos que contiene cada comprobante antes de la importación.

C. Terceros: podrá observa a detalle la información del cliente.

D. Resultados: en caso de que el archivo a importar contenga errores, esta opción proporcionará un reporte detallado de los mismos.

E. Configuración: proporciona diversas opciones de configuración para ajustar el proceso de importación del archivo, según los requerimientos del usuario.

F. Importar: opción que permite importar la información al software, generando los documentos correspondientes de acuerdo con los datos proporcionados.

G. Excel: opción que permite exportar la información en formato Excel.

Seguidamente, se explicarán los archivos más comunes utilizados en el software SysCafé:

1.Archivo TXT

Un archivo .txt es un documento que almacena únicamente texto sin ningún formato especial. Es similar a una hoja en blanco donde se pueden escribir palabras, frases o números, pero no permite agregar colores, imágenes ni fuentes personalizadas, siendo una opción sencilla y compatible con casi cualquier dispositivo y sistema operativo.

A continuación, se observa una imagen de un ejemplo del archivo a importar:

2.Archivo XLS

El formato de archivo XLS es una extensión asociada a los documentos creados en Microsoft Excel. Este tipo de archivo se utiliza para almacenar hojas de cálculo, las cuales pueden ser abiertas, editadas o impresas a través de Excel.

Puede obtener el archivo de Excel con la estructura estándar predefinida para su correcta importación haciendo clic en la opción denominada “Estructura del archivo estándar en Excel”, ubicada en la parte inferior de la ventana “cargar registros”. Además, a través de la opción denominada “Estructura del archivo estándar”, podrá consultar el significado de cada columna para garantizar una correcta interpretación de los datos.

A continuación, se observa una imagen de un ejemplo del archivo Excel:

Nota: recuerde que los archivos para importar al software SysCafé deben estar guardados con el tipo “Libro de Microsoft Excel 5.0/95”.

3.Archivo Estándar (json)

El formato JSON es un tipo de texto utilizado para almacenar y transmitir datos de manera clara y sencilla de leer y escribir. Es un formato digital estructurado que organiza la información de forma ordenada. Para importar estos datos a un sistema, el archivo en formato JSON debe ser proporcionado por el usuario.

A continuación, se observa una imagen de un ejemplo del archivo para importar en el software SysCafé:

Puede encontrar el ejemplo completo de la siguiente manera:

Siguiendo este paso a paso, podrá hacer uso de esta herramienta.