Servicio/Ventas

Parametrización Inicial \ Servicios/Ventas

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Tabla de Contenido

1. Creación de los Conceptos y Servicios

2. Estructura de Excel para Importar

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En el contexto de las ventas, los servicios son actividades o prestaciones que una empresa ofrece al cliente para satisfacer una necesidad, pero que no implican la entrega de un producto físico. A diferencia de los artículos o bienes, los servicios son intangibles, es decir, no se pueden tocar ni almacenar, y su valor radica en la experiencia o resultado que proporcionan. Entre ellos se encuentra: mantenimiento, reparación, transporte; etc. Según sea el caso.

1. Creación de los Conceptos y Servicios

Para la creación del catálogo de servicios/ventas debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo servicios/ventas.

Para iniciar la creación de un nuevo servicio, haga clic en el ícono denominado "Nuevo" y digite los siguientes campos:

• A. Código:  Ingrese el código que identificará de manera única al servicio, este puede ser número o alfanumérico.

• B. Detalle: Ingrese el nombre del servicio con cual se identificará.

• C. Tarifa IVA: Es importante habilitar el candado para desbloquear la tarifa de IVA una vez seleccionada. Las tarifas de IVA deben haber sido configuradas previamente en el sistema. Para configurarlas, ingrese a través de la Ruta: Sistema / Parámetros / Fiscales. 

  • Para más información, consulte el manual de Fiscales.

• D. Precios: En la sección "Precios", podrá definir los valores predeterminados de cada artículo:

  • Precio: Corresponde al valor antes de IVA.

  • POS: Corresponde al valor con IVA incluido.

  • Listas de Precios: Las listas de precios para servicios se utilizan para definir las tarifas aplicables a los servicios públicos, relacionando cada rango de consumo o lectura con su correspondiente valor. Para obtener información más detallada  consulte el numeral 2 del Manual de Servicios Públicos.

    
    

En caso de no ingresarse la información, deberá registrar el valor de forma manual en la factura de venta, ya que este puede variar según cada situación.

• E. Contabilidad: En este apartado debe ingresar las cuentas contables correspondientes, lo cual es esencial para la correcta contabilización de las operaciones:

  •  Cuenta de ingreso por ventas

  • Cuenta de devoluciones

  • Centro de costo y subcentro de costo (opcional)

  • Tipo de retención aplicable: A, B, C, según corresponda

Las cuentas deben tener en el plan de cuentas activo el parámetro "Requiere y acumula saldos por terceros".

Esto permitirá que, al momento de emitir una factura de venta, se apliquen correctamente las condiciones contables.

• Otras Cuentas

• Cuentas por Tarifa de IVA: podrá hacer uso de esta herramienta cuando se desea realizar por cada tarifa de IVA el registro contable de cuentas de ingresos, devoluciones, etc.

• Cuentas especiales: podrá digitar una cuenta contrapartida del ingreso, también digitar la cuenta del descuento comercial y costos de ventas en partidas débito y crédito.

  • Por ejemplo, si desea que un servicio utilice una cuenta contrapartida específica, como la cuenta 13, debe ingresarla en este campo.

    

    
    

• Contabilización de varias cuentas: permite digitar varias cuentas del ingreso, devolución y contrapartida; asignándole a cada una un porcentaje o un valor.

  • Una vez creado el concepto debe dar clic en Grabar y automáticamente queda grabado en el listado de servicios y conceptos.

    
    

• F. Mandato: Este campo se habilita cuando el servicio genera ingresos a nombre de un tercero. Para activarlo:

  
  

  • Active el parámetro de mandato.

  • Se habilitará un campo adicional para seleccionar el tercero beneficiario del ingreso.

    
    

  Esta opción es útil cuando se factura en nombre de otra entidad o persona.

• G. Otros Parámetro: Podrá realizar configuraciones adicionales según lo requiera.

  
  

• H. Herramientas: El catálogo de servicios incluye herramientas opcionales como:

  
  

  • Cambiar código

  • Cambiar precios en lote

  
  

Mejoras Técnicas

• Se adiciona nuevo campo denominado “% del ingreso para tomar base de IVA” en la opción “Otros Parámetros”, al activar el parámetro “Concepto AIU – permite Base de Iva especial” el porcentaje que se ingrese será la base para el IVA y la retención.

  

2. Estructura de Excel para Importar

Esta herramienta le permitirá adaptar y cargar la información al sistema de manera simultánea, rápida y segura. Para acceder, ingrese a la ruta: Procesos/Generales/Importar Información.

Para mayor información ver manual Exportar Catálogos

Una vez allí, debe diligenciar los siguientes datos:

• A. Código: debe diligenciar el código numérico o alfanumérico del servicio (campo obligatorio).

• B. Detalle: permite identificar el concepto o nombre del artículo(campo obligatorio).

• C. Tariva: relacionar el código que le fue asignado a la tarifa de IVA (campo obligatorio).

  

  
  

• D. Valor: precio de venta antes de IVA.

• E. Valorpos: precio de venta con IVA incluido.

• F. AIU: relacione VERDADERO o FALSO si pertenece a un servicio con AIU.

• G. Ccosto: permite relacionar el centro de costo del servicio.

• H. SCcosto: permite relacionar el subcentro de costo del servicio.

• I. Inactivo: no es una columna obligatoria; sin embargo, se puede relacionar VERDADERO en caso de que sea un servicio inactivo; es decir, no va a aparecer al momento de buscarlo.

• J. Ctaing: permite relacionar el código contable del ingreso(campo obligatorio).

• K. CtaDev: permite relacionar el código contable de devolución (campo obligatorio).

Nota: tan pronto relacione la información, debe guardar el archivo Excel en la estructura Libro Microsoft Excel 5.0/95, y realice el proceso de importar información.

Siguiendo este paso a paso podrá crear cada servicio en el sistema SysCafé.

Finalmente, podrá obtener material audiovisual de Catálogo Servicios.