Servicio/Ventas
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- 18 ago 2023
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Parametrización Inicial \ Servicios/Ventas
Tabla de Contenido
En el contexto de las ventas, los servicios son actividades o prestaciones que una empresa ofrece al cliente para satisfacer una necesidad, pero que no implican la entrega de un producto físico. A diferencia de los artículos o bienes, los servicios son intangibles, es decir, no se pueden tocar ni almacenar, y su valor radica en la experiencia o resultado que proporcionan. Entre ellos se encuentra: mantenimiento, reparación, transporte, entre otros.
1. Creación de los Conceptos y Servicios
Para la creación de servicios/ventas debe ingresar por la ruta: Archivos/Catálogo servicios/ventas.
Para iniciar la creación de un nuevo servicio, haga clic en el ícono denominado "Nuevo" y digite los siguientes campos:
A. Código: ingrese el código que identificará de manera única al servicio, este puede ser número o alfanumérico.
B. Detalle: ingrese el nombre del servicio con cual se identificará.
C. Tarifa IVA: habilite el candado para desbloquear la tarifa de IVA e indique la tarifa. Las tarifas de IVA deben haber sido configuradas previamente en el sistema. Para configurarlas, ingrese a través de la ruta: Sistema /Parámetros/Fiscales. Para más información, consulte el manual de Fiscales.
D. Precios: en la sección "Precios", podrá definir los valores predeterminados de cada artículo:
Precio: corresponde al valor antes de IVA.
POS: corresponde al valor con IVA incluido.
Listas de Precios: las listas de precios para servicios se utilizan para definir las tarifas aplicables a los servicios públicos, relacionando cada rango de consumo o lectura con su correspondiente valor. Para obtener información más detallada consulte el manual de Servicios Públicos.
En caso de no ingresarse un precio al servicio deberá registrar el valor de forma manual en la factura de venta, ya que este puede variar según cada situación.
E. Contabilidad: en este apartado debe ingresar las cuentas contables correspondientes, lo cual es esencial para la correcta contabilización de las operaciones:
Cuenta de ingreso por ventas
Cuenta de devoluciones
Centro de costo y subcentro de costo (opcional)
Tipo de retención aplicable: A, B, C, según corresponda
Las cuentas deben tener en el plan de cuentas activo el parámetro "Requiere y acumula saldos por terceros".
Esto permitirá que, al momento de emitir una factura de venta, se apliquen correctamente las condiciones contables.
Otras Cuentas
Cuentas por tarifa de IVA: podrá hacer uso de esta herramienta cuando se desea realizar una configuración contable diferente por cada tarifa de IVA al registro contable de cuentas de ingresos y devoluciones crédito o débito.
Cuentas especiales: podrá digitar una cuenta contrapartida del ingreso, también digitar la cuenta del descuento comercial y costos de ventas en partidas débito y crédito.
Por ejemplo, si desea que un servicio utilice una cuenta contrapartida específica, como la cuenta 13, debe ingresarla en este campo.
Contabilización de varias cuentas: permite digitar varias cuentas del ingreso, devolución y contrapartida; asignándole a cada una un porcentaje o un valor. Una vez creado el concepto debe dar clic en "Grabar" y automáticamente queda grabado en el listado de servicios y conceptos.
F. Mandato: este campo se habilita cuando el servicio genera ingresos a nombre de un tercero. Para activarlo marque el parámetro de "Mandato" asi se habilitará un campo adicional para seleccionar el tercero beneficiario del ingreso.
G. Otros parámetro: podrá realizar configuraciones adicionales según lo requiera.
Aplica como un descuento: al activar este parámetro, el servicio será tratado como un descuento (valor en negativo) dentro del comprobante, disminuyendo el valor total de la venta. Aplica para empresas que no facturan electrónicamente.
Aplica para 30 días: indica que el servicio corresponde a un concepto que será facturado con una cantidad (columna CANT) de 30 días.
Aplica ingreso diferido bajo NIIF: establece que el ingreso generado por este servicio será reconocido como un ingreso diferido conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), para ser diferido durante un período, la cantidad a diferir se puede establecer en el campo "Meses a diferir NIIF".
Aplica para factor de cantidad según el área del subtercero: calcula la cantidad a facturar tomando como base el "Área (mt2)" registrada en el catálogo de subterceros - puntos de servicios públicos, multiplicandola por el factor configurado para el servicio.
Concepto de AIU- Permite Base de IVA especial (Solo active este parámetro sí compre su uso): se utiliza para aplicar un porcentaje específico en el cálculo de la base del AIU para el cálculo del valor del IVA.
Ejemplo: existe un AIU del 10% sobre un contrato de $5.000.000 sobre este valor se calcula el 10% y el valor resultante es la base para calcular el IVA con la tarifa general (19%) dando así un valor de $95.000.
Servicio de administración en el AIU: al habilitar este parámetro, el sistema requerirá de forma obligatoria que se asigne una descripción/observación adicional al ítem como objeto del contrato en la factura de venta ubicado en la parte inferior en el “Clip” al lado del botón “Busca” con el propósito de identificarlo en cada comprobante.
Tipo ítem sector – Facturación electrónica: permite clasificar el servicio según el tipo de ítem requerido para la generación de documentos electrónicos, de acuerdo con las especificaciones técnicas de la DIAN.
Ref2 y Ref3: campos auxiliares destinados a la búsqueda del servicio como una segunda o tercer referencia.
Validar mínimo precio: establece un valor mínimo permitido para el servicio, evitando que sea facturado por debajo del precio definido.
Meses a diferir NIIF: indica el número de meses durante los cuales se reconocerá el ingreso diferido cuando el servicio se encuentre configurado bajo NIIF.
Descuento comercial fijo: permite definir un porcentaje o valor de descuento comercial que se aplicará automáticamente al servicio.
H. Herramientas: el catálogo de servicios incluye herramientas opcionales como:
Cambiar código
Cambiar precios en lote
2. Estructura de Excel para Importar
Esta herramienta le permitirá adaptar y cargar la información al sistema de manera simultánea, rápida y segura. Para acceder, ingrese a la ruta: Procesos/Generales/Importar Información.
Para mayor información ver manual Exportar Catálogos
Una vez allí, debe diligenciar los siguientes datos:
A. Código: debe diligenciar el código numérico o alfanumérico del servicio (campo obligatorio).
B. Detalle: permite identificar el concepto o nombre del artículo(campo obligatorio).
C.Tariva: relacionar el código que le fue asignado a la tarifa de IVA (campo obligatorio).
D. Valor: precio de venta antes de IVA.
E. Valorpos: precio de venta con IVA incluido.
F. AIU: relacione VERDADERO o FALSO si pertenece a un servicio con AIU.
G. Ccosto: permite relacionar el centro de costo del servicio.
H. SCcosto: permite relacionar el subcentro de costo del servicio.
I. Inactivo: no es una columna obligatoria; sin embargo, se puede relacionar VERDADERO en caso de que sea un servicio inactivo; es decir, no va a aparecer al momento de buscarlo.
J. Ctaing: permite relacionar el código contable del ingreso (campo obligatorio).
K. CtaDev: permite relacionar el código contable de devolución (campo obligatorio).
Nota: tan pronto relacione la información, debe guardar el archivo Excel en la estructura Libro Microsoft Excel 5.0/95, y realice el proceso de importar información.
Siguiendo este paso a paso podrá crear cada servicio en el sistema SysCafé.
Finalmente, podrá obtener material audiovisual de Catálogo Servicios.
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