Catálogo de Artículos
- Administrador
- 17 ago 2023
- 6 Min. de lectura
Actualizado: 3 jul
Parametrizacíon Inicial \ Catálogo Artículos
Tabla de Contenido
En el comercio, un artículo es un bien tangible que se produce, distribuye y pone a la venta con el propósito de satisfacer una necesidad o deseo del consumidor. Estos productos pueden ser de diversos tipos, como alimentos, ropa, tecnología, muebles, entre otros, y se encuentran disponibles en tiendas físicas o en plataformas digitales.
El software SysCafé proporciona un catálogo que permite incorporar los productos que usan las empresas para el desarrollo del objeto social.
Debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo artículos o; por medio del acceso directo Catálogo Artículos.
1. Creación del Artículo
Al ingresar al catálogo de artículos, seleccione el ícono "Nuevo" para iniciar la creación de un nuevo artículo.
A continuación, deberá diligenciar los siguientes campos:
A. Referencia: Asigne un código único de hasta 14 caracteres para identificar el artículo dentro del sistema.
Nota: Este código debe ser único e irrepetible para garantizar una correcta identificación del artículo.
Por defecto, el sistema asigna automáticamente una referencia secuencial (por ejemplo:00001, 00002, 00003, etc.) al crear nuevos artículos.
Si desea ingresar manualmente sus propias referencias y evitar que el sistema genere estos códigos automáticamente, debe activar el siguiente parámetro:
Sistema/Parámetros / Parámetros avanzados / Inventarios /"Desactivar referencia automática en la creación de artículos"
Este parámetro debe cambiarse de "NO" a "SÍ" para desactivar la asignación automática de referencias.
B. Detalle: Ingrese el nombre completo del artículo, tal como desea que sea identificado dentro del sistema.
C. Clasificación: En esta sección, diligencie los siguientes campos:
Línea: Seleccione la línea de inventario correspondiente al artículo. Esta permite parametrizar los códigos contables relacionados con los movimientos del inventario. Este campo es obligatorio.
Para más información ver numeral 2 del presente manual.
Marca: Ingrese la marca del artículo, si aplica.
Grupo: Clasifique el artículo en un grupo general, si lo desea.
Subgrupo: Para una clasificación más detallada, puede asignar un subgrupo.
Nota: Marca, Grupo y Subgrupo son campos opcionales, pero útiles para mantener una organización eficiente del inventario.
Para más información ver numeral 4, 5 y 6 del presente manual.
D. Presentación: Esta sección se utiliza cuando los artículos manejan alguna forma de presentación específica, como el tipo de embalaje, su uso es especialmente útil en informes o documentos donde se requiere detallar cómo se presenta físicamente el producto. Por ejemplo, se puede indicar si el artículo viene en cajas.
Ejemplo: Supongamos que el embalaje del producto consiste en 10 unidades por caja. Aunque en la factura de venta el producto se comercializa y factura por unidad, en los informes —como el "Récord de Ventas"— la información se presenta de forma más detallada para facilitar su análisis.
Por ejemplo, si se registran 25 unidades vendidas, el informe mostrará la cantidad equivalente desglosada como: 2 cajas y 5 unidades.
E. Precios: En la sección "Precios", podrá definir los valores predeterminados de cada artículo:
Precio: Corresponde al valor antes de IVA.
POS: Corresponde al valor con IVA incluido.
Estos campos se habilitan haciendo clic en el ícono de candado ubicado en la parte derecha de la sección.
El parámetro "Actualizar precios automáticamente al comprar/producir" permite que el sistema actualice de forma automática el precio de venta de un producto cada vez que se registra una compra o una producción. Esta actualización se basa en el costo más reciente del producto, al cual se le aplica el porcentaje definido en el campo "Margen automático" para calcular el nuevo precio de venta.
F. Impuestos: En esta sección, debe ingresar la tarifa de IVA correspondiente al artículo. Para editar este campo, habilite la sección haciendo clic en el candado a la derecha. Este campo es obligatorio.
Si necesita crear una nueva tarifa de IVA, consulte el manual Impuesto al Valor Agregado
También puede ingresar otros tipos de impuestos aplicables, como:
Impoconsumo, IBUA, ICUI, entre otros.
2. Línea de Inventario
En la línea se parametrizan los códigos contables que se afectan al momento de realizar los comprobantes como: facturas de venta, compras y devoluciones, con las referencias de artículos creados para definir la contabilización de los productos, teniendo en cuenta su Clase, para su configuración debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo inventarios/Líneas.
Para comenzar con la creación, presione la opción denominada "Nuevo" para habilitar la creación de una nueva línea de inventario.
A. Código: Ingrese un número de máximo tres dígitos que servirá como identificador único para la línea de inventario. Este campo es obligatorio.
B. Detalle: Asigne un nombre o detalle a la línea. Este es el nombre por el cual se identificará la línea dentro del sistema.
C. Clase: Seleccione el tipo de línea que desea crear. Un ejemplo podría ser "Mercancía No Fabricada Por La Empresa". Además, tiene la opción de definir si la línea será aplicable para centros de costo y subcentros de costo. Esta opción es opcional y puede activarse según sea necesario.
D. Códigos Contables: Asocie los códigos contables correspondientes a la línea de inventario. Los códigos contables principales son:
Inventarios (DB): La cuenta que controla el saldo del inventario, esta cuenta debe estar marcada con el parámetro de "Requiere y acumula saldos por referencia".
Ingreso en ventas (CR): para el crédito relacionado con ingresos por ventas.
Devoluciones en ventas (DB): para el débito de devoluciones en ventas.
Costo venta inventario permanente (DB): para el débito relacionado con el costo de venta de inventarios en sistema de inventarios permanentes.
Nota 1: Las cuentas de ingreso, devolución y costo en el plan de cuentas deben estar marcadas como "Requiere y acumula saldos por terceros".
Nota2: En la parte inferior de la pantalla, se habilitan parámetros adicionales que permiten personalizar el funcionamiento de la línea. Estos parámetros se activan según lo requiera el usuario, y proporcionan opciones adicionales para configurar la línea de inventario según las necesidades específicas del negocio.
3. Definición de Cuentas por Tarifa IVA
Podrán hacer uso de la “Definición de cuentas por tarifas de IVA” esta opción se maneja cuando el usuario desea contabilizar por cada tarifa de IVA el registro de la cuenta de ingresos, devoluciones y notas débito.
Podrá acceder ingresando a través de la línea de inventario, en la opción Definición de cuentas por tarifa de IVA.
Esta configuración debe realizarse para cada tarifa de IVA, ingresando la cuenta correspondiente mediante el botón "...".
4. Marcas
Permiten identificar cada uno de los productos de manera segmentada; así mismo podrá generar los diferentes reportes de inventario aplicando los filtros para obtener datos detallados. Para su creación debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo inventarios/Marcas, presione el botón Nuevo, seguido se agrega el código y nombre de la marca.
Opcionalmente, puede agregar observaciones adicionales según sea necesario.
5. Grupos
Este catálogo cumple con el objetivo de brindar agrupaciones a los artículos creados en el sistema, esto con el fin de poder generar informes más detallados por medio de aplicación de filtros.
Por ejemplo, un grupo podría ser "Pintura", al cual se le pueden asignar diferentes subgrupos según el tipo de producto.
Para la creación debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo inventarios/Grupos, presione el botón Nuevo, seguido se agrega el Código y Nombre del grupo.
6. Subgrupos
Catálogo que permite desagrupar los distintos grupos de inventario con el fin de poder diferenciarlos uno de otro.
Por ejemplo, si el grupo es "Pintura", un subgrupo correspondiente sería "Esmaltes".
Para la creación de estos subgrupos debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo inventarios/Subgrupos, presione el botón Nuevo, seguido se agrega el Código y Nombre del subgrupo.
7. Estructura Excel para Importar
Esta herramienta le permitirá adaptar y cargar la información al sistema de manera simultánea, rápida y segura. Para acceder, ingrese a la ruta: Procesos/Generales/Importar Información.
Para mayor información ver manual Exportar Catálogos.
Una vez allí, debe diligenciar los siguientes datos:
A. Referencia: código que respalda el artículo que está creando, este podrá ser numérico o alfanumérico.
B. Refprovee: código que identifica el artículo a un proveedor específico, este campo podrá ser numérico o alfanumérico.
C. Código: permite relacionar el código de barras que respalda el producto.
D. Detalle: permite identificar el concepto o nombre del artículo.
E. Unidad: hace referencia a la unidad de presentación del producto; podrá ser: kilo, libra, Miligramos, litros, galón; entre otras.
F. Línea: relacionar el código numérico o alfanumérico que fue asignado a cada línea de inventario.
G. Clasificación: permite determinar las diferentes clasificaciones de los artículos, relacione el código numérico o alfanumérico de cada uno: marca, grupo, subgrupo, clase, grupro, grupoa y categoría.
H. Costo: columna donde podrá digitar el costo real del producto.
I. Ucostonc: permite digitar el último costo neto de compra del artículo.
J. Ufeccomp y Udoccomp: columnas que relaciona la última fecha, el tipo y consecutivo del documento de compra que se afectó con el artículo que está creando.
K. Sugerido: precio de venta antes de IVA.
L. SugeridoP: precio de venta con IVA incluido.
M. Tariva: relacionar el código que le fue asignado a la tarifa de IVA.
N. Ccosto: permite relacionar el centro de costo a cada artículo.
O. SCcosto: permite relacionar el subcentro de costo a cada artículo.
P. Inactivo: no es una columna obligatoria; sin embargo, se puede relacionar VERDADERO en caso de que sea un artículo inactivo; es decir, no va a aparecer al momento de buscarlo.
Los campos Referencia, Detalle, Línea y Tarifa son de carácter obligatorio y deben ser diligenciados para que los productos quede creados de la manera correcta.
Nota: tan pronto relacione la información, debe guardar el archivo Excel en la estructura Libro Microsoft Excel 5.0/95, y realice el proceso de importar información.
Finalmente, podrá obtener material audiovisual de Catálogo de Artículos.
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