Cuentas por Cobrar

Saldos Iniciales \ Cuentas por Cobrar

Pestaña que permite el registro de cartera pendiente de cobro por parte de los clientes de la entidad; el recaudo de dinero se puede dar en sumas parciales o totales.

Importante verificar que exista un documento con clase: "Saldos iniciales" el cual guardara la información de los saldos de contabilidad, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y documentos electrónicos.

Adicionalmente cree el comprobante con Clase: Nota débito - causación ctas x cobrar. Para mayor información ver Tipos de Comprobantes.

Podrá ingresar por la ruta: Procesos/Generales/Saldos iniciales/Nuevo Cuentas por Cobrar/Excel/Exportar.

Debe diligenciar la plantilla Excel que visualizará a continuación:

Los datos más importantes a diligenciar, tanto en el sistema como en la plantilla de Excel, son los siguientes:

A. Libro: permite definir a qué libro se llevará la información, ya sea financiero (N) o fiscal (P). El formato de esta columna debe estar configurado como GENERAL.

B. No Comprob/Docrela: podrá realizar la afectación de un documento, el cual cumplirá la función de que cuando se recaude la deuda este sea afectado, disminuyendo el valor de lo adeudado o dejando el saldo cero al cliente; para el ejemplo que se encuentra en pantalla se usará el comprobante ND1 (Nota débito) con su respectivo consecutivo, la empresa decide qué tipo de documento desea usar, bien sea una factura de venta, nota de contabilidad o la nota débito, cada una de ellas debe llevar su consecutivo. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

C. Cuota: permite establecer el número de cuota correspondiente al documento relacionado. Por ejemplo, el comprobante ND1000000001 puede ser registrado en dos filas para indicar que se han pactado dos cuotas "001 y 002", ya sea con fechas de pago diferentes o con saldos distintos (recuerde que los saldos representaran el valor pendiente por recaudar al tercero, es decir si se registran 2 cuotas una con saldo de 3'000.000 y otra con saldo de 1'000.000 el total de la cartera del tercero será de 4'000.000). El formato de esta columna debe estar configurado como TEXTO.

D. No. externo : corresponde al número de referencia asignado al documento por un tercero o por un sistema externo funcionando como un identificador adicional al docrela. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

E. Forma. Pago/Fpago: en este campo se afectará la cuenta a la cual quedará cargado el saldo de cartera (La forma de pago debe estar creada con anticipación a través de la ruta: Archivos/Catálogo forma de pago). Para afectar la forma de pago en el sistema solo deberá desplegar el menú de forma de pago y relacionarla, en la plantilla Excel debe afectar el código que se le asignó a la forma de pago al crearla, para el ejemplo el código a usar es el "031". El formato de esta columna debe ser TEXTO.

F. Tercero: permite relacionar el número de documento, el cliente al cual se le va a cargar la deuda; los terceros deben estar previamente creados en el catálogo de terceros, para poder realizar el cargue correspondiente. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

G. Nombre/Detalle: diligencia automáticamente el nombre del tercero cuando relaciona el número de documento. Por otro lado, en la plantilla de Excel este campo le permite asignar un detalle de la cuenta por cobrar, ya sea relacionar el nombre del cliente o ingresar información adicional de la deuda. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

H. Suc.pto/área: permite afectar el sub tercero que va relacionado con el tercero. (Solo se diligencia en caso de que la entidad lo necesite manejar). El formato de esta columna debe ser TEXTO.

I. Vendedor/Tercero2: podrá relacionar el vendedor de la empresa, en el sistema lo puede afectar desplegando el menú de vendedores y en la plantilla Excel afectando el número de documento del vendedor. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

J. Fecha: permite relacionar la fecha cuando se generó la deuda. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

K: Vence/Fecha ven: podrá asignar una fecha de vencimiento obligatoria. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

L. Saldo: podrá afectar el valor de la factura. El formato de esta columna debe ser TEXTO.

M. Subtotal: permite asignar el subtotal de la factura. El formato de esta columna debe ser TEXTO.

N. Vr. total: permite relacionar el valor total de la deuda del tercero. El formato de esta columna debe ser TEXTO.

O. Vr. intereses: columna que permite registrar el valor de los intereses de manera informativa ya que no afecta los saldos del tercero. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

Finalmente, cuando haya diligenciado la información en Excel, debe grabar el comprobante con formato Excel 5.0/95, para realizar la importación correspondiente, seleccionando el siguiente icono:

Para su importación ingrese nuevamente a la ruta: Procesos/Generales/Saldos iniciales/Nuevo/Cuentas por cobrar/Excel/Importar y seleccione la ruta donde almaceno el archivo.

Una vez haya diligenciado la información correspondiente de cada pestaña, seleccione la opción Grabar, para que el sistema realice los cargues correspondientes a las cuentas y terceros relacionados. Finalmente, podrá obtener material audiovisual de Saldos Iniciales.