Servicio/Ventas

Parametrización Inicial \ Servicios/Ventas

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Tabla de Contenido

1. Creación de los Conceptos y Servicios

2. Estructura de Excel para Importar

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En el contexto de las ventas, los servicios son actividades o prestaciones que una empresa ofrece al cliente para satisfacer una necesidad, pero que no implican la entrega de un producto físico. A diferencia de los artículos o bienes, los servicios son intangibles, es decir, no se pueden tocar ni almacenar, y su valor radica en la experiencia o resultado que proporcionan. Entre ellos se encuentra: mantenimiento, reparación, transporte; etc. Según sea el caso.

1. Creación de los Conceptos y Servicios

Para la creación del catálogo de servicios/ventas debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo servicios/ventas.

Para iniciar la creación de un nuevo servicio, haga clic en el ícono denominado "Nuevo" y digite los siguientes campos:

• A. Código:  Ingrese el código que identificará de manera única al servicio, este puede ser numero o alfanumérico.

• B. Detalle: Ingrese el nombre del servicio con cual se identificará

• C. Tarifa IVA: Es importante habilitar el candado para bloquear la tarifa de IVA una vez seleccionada. Las tarifas de IVA deben haber sido configuradas previamente en el sistema. Para configurarlas, ingrese a través de la Ruta: Sistema / Parámetros / Fiscales. 

  • Para más información, consulte el manual de Fiscales.

• D. Precios: En la sección "Precios", podrá definir los valores predeterminados de cada artículo:

  • Precio: Corresponde al valor antes de IVA.

  • POS: Corresponde al valor con IVA incluido.

• E. Contabilidad: En este apartado debe ingresar las cuentas contables correspondientes, lo cual es esencial para la correcta contabilización de las operaciones:

  •  Cuenta de ingreso por ventas

  • Cuenta de devoluciones

  • Centro de costo y subcentro de costo (opcional)

  • Tipo de retención aplicable: A, B, C, según corresponda

Esto permitirá que, al momento de emitir una factura de venta, se apliquen correctamente las condiciones contables.

• Otras Cuentas

• Cuentas por Tarifa de IVA: podrá hacer uso de esta herramienta cuando se desea realizar por cada tarifa de IVA el registro contable de cuentas de ingresos, devoluciones, etc.

• Cuentas especiales: podrá digitar una cuenta contrapartida del ingreso, también digitar la cuenta del descuento comercial y costos de ventas en partidas débito y crédito.

• Contabilización de varias cuentas: permite digitar varias cuentas del ingreso, devolución y contrapartida; asignándole a cada una un porcentaje o un valor.

  • Una vez creado el concepto debe dar clic en Grabar y automáticamente queda grabado en el listado de servicios y conceptos.

    
    

• F. Mandato: Este campo se habilita cuando el servicio genera ingresos a nombre de un tercero. Para activarlo:

  
  

  • Active el parámetro de mandato.

  • Se habilitará un campo adicional para seleccionar el tercero beneficiario del ingreso.

    
    

  Esta opción es útil cuando se factura en nombre de otra entidad o persona.

• G. Otros Parámetro: Podrá realizar configuraciones adicionales según lo requiera.

  
  

• H. Herramientas: El catálogo de servicios incluye herramientas opcionales como:

  
  

  • Cambio de código del servicio:

  • Actualización masiva de precios

  
  

Mejoras Técnicas

• se adiciona nuevo campo denominado “% del ingreso para tomar base de IVA” en la opción “Otros Parametros”, al activar el parámetro “Concepto AIU – permite Base de Iva especial” el porcentaje que se ingrese será la base para el IVA y la retención.

  

2. Estructura de Excel para Importar

Herramienta donde podrá adaptar la información e importarla al sistema; realizando la creación de manera simultánea, rápida y segura. Para obtener la estructura en Excel, debe ingresar a Exportar Catálogos y ser diligenciada de la siguiente manera:

• A. Código: debe diligenciar el código numérico o alfanumérico del servicio.

• B. Detalle: permite identificar el concepto o nombre del artículo.

• C. Tariva: relacionar el código que le fue asignado a la tarifa de IVA.

• D. Valor: precio de venta antes de IVA.

• E. Valorpos: precio de venta con IVA incluido.

• F. AIU: relacione VERDADERO o FALSO si pertenece a un servicio con AIU.

• G. Ccosto: permite relacionar el centro de costo del servicio.

• H. SCcosto: permite relacionar el subcentro de costo del servicio.

• I. Inactivo: no es una columna obligatoria; sin embargo, se puede relacionar VERDADERO en caso de que sea un servicio inactivo; es decir, no va a aparecer al momento de buscarlo.

• J. Ctaing: permite relacionar el código contable del ingreso.

• K. CtaDev: permite relacionar el código contable de devolución.

Nota: tan pronto relacione la información, debe guardar el archivo Excel en la estructura Libro Microsoft Excel 5.0/95, y realice el proceso de importar información.

Siguiendo este paso a paso podrá crear cada servicio en el sistema SysCafé.

Finalmente, podrá obtener material audiovisual de Catálogo Servicios.