Parametrización
Actualizado: 15 nov 2023
Activos Fijos \ Parametrización
Tabla de Contenido
Complemento opcional que permite controlar el inventario de los activos fijos de la empresa.
1. Catálogo Plan de Cuentas
Con el fin de realizar una adecuada parametrización del módulo, es necesario tener definidas las cuentas contables en el catálogo plan de cuentas ubicado por la Ruta: Archivos/Catálogo plan de cuentas o con el comando Ctrl+L.
2. Cuenta de Bodega
La primera cuenta que debe estar definida es la de bodega, que se afectará cuando se realice la compra del activo fijo.
Cuando tenga definido el código contable es necesario activar la opción “Requiere y acumula saldos por referencia (mcias y activos fijos)”, al activarlo el sistema obliga a que esté relacionada la referencia del activo fijo al código contable.
Nota: cuando el saldo del activo fijo se encuentra en el código contable en bodega, el sistema no realizará la depreciación del mismo, ya que al estar en bodega el sistema identifica que es un activo que no está en uso.
3. Cuenta de Servicio
La segunda cuenta que debe estar definida es la del servicio que se afectará cuando realice el documento de salida de inventarios de almacén, lo que significa que el activo fijo está siendo utilizado en la entidad que lo controla.
Es necesario que la cuenta contable del Servicio tenga activas las siguientes opciones en el plan de cuentas:
Requiere y acumula saldos por referencia (mcias y activos fijos).
Aplicar depreciaciones.
Al activar la opción “Aplicar depreciaciones” el sistema habilita una ventana donde se debe tener la parametrización de las condiciones en las que se efectuará la depreciación de los activos fijos.
A. Vida Útil Fiscal: contiene en meses la duración estimada que debe tener el activo fijo para aplicar su depreciación.
B. Vr/Salvamento: campo opcional en el cual se podrá registrar en valor o en porcentaje lo que no se va a depreciar del activo fijo.
C. Depreciación acumulada: registrar el código contable definido para contabilizar el valor de la depreciación.
D. Gasto x depreciación 1 (DB): registrar la cuenta del gasto para reconocer la partida de la depreciación.
E. Gasto x depreciación 2 (DB)%: podrá registrar el valor de la depreciación en dos cuentas de gastos de acuerdo al porcentaje de participación de cada uno.
F. CCosto/SCCosto: permite seleccionar el centro y subcentro de costos.
4. Cuenta Depreciación Acumulada
La última cuenta que debe estar definida es la cuenta de depreciación acumulada del activo fijo que se afectará de manera mensual cuando se realice el proceso de depreciación.
Cuando se determine el código contable, es necesario activar la opción “Requiere y acumula saldos por referencia (mcias y activos fijos)”, al activar esta opción el sistema obliga a que esté relacionada la referencia del activo fijo al código contable.
5. Creación del Activo Fijo
Nota: recuerde!, solo lo podrá usar si adquirió el complemento de activos fijos.
Existen varias formas de crear los activos fijos; sin embargo, lo primero que debe realizar es la parametrización de catálogos, para luego, utilizar uno de los 3 métodos para crear y/o cargar el inventario.
6. Catálogo de Activos Fijos
Para crear el activo fijo debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo de Activos Fijos, o seleccionando el acceso directo “Catálogo Acti.Fijos” en la parte superior del escritorio del software.
Al abrir el catálogo, el sistema habilita una ventana donde se debe crear el activo fijo:
A. Nuevo: opción que permite crear el activo fijo.
B. Modificar: permite modificar datos ya existentes del activo fijo consultado.
C. Eliminar/Inactivar: podrá eliminar el activo seleccionado, sin embargo, se recomienda inactivarlo.
D. Referencia: dato consecutivo que asigna el sistema, generalmente inicia con la letra A y cinco dígitos para diferenciarlos como Activos.
E. Detalle: concepto que identifica cada activo fijo.
F. Datos adicionales: teniendo en cuenta el activo que esté creando, podrá relacionar datos como: nom. genérico, serial, und/pres, lote y placa.
G. Herramientas: a través del icono podrá generar la ficha técnica, elaborar las etiquetas, duplicar el activo, series y pegar un comprobante.
H. Cód.Bar: permite asignar a cada activo un código de barras.
I. Línea: permite relacionar la línea de inventario a la que corresponde el activo fijo; el campo es obligatorio.
J. Subagrup.: podrá tener por grupos los activos fijos de acuerdo a su uso, para crear el grupo debe dar clic en los tres puntos ubicados en la parte derecha del recuadro de subgrupo.
K. C.Costo/Subcentro: permite tener un centro y subcentro de costos asignado al activo fijo en caso de usar contabilidad por centro de costos.
L. Tarif.Iva: si desea discriminar el IVA del activo fijo, debe seleccionar la tarifa a la que aplique.
M. Marca: permite asignar la marca del activo fijo, seleccione los 3 puntos ubicados en la parte derecha del recuadro para crear la marca.
N. Clase: a través de los 3 puntos podrá crear las clases de los activos fijos.
O. Sección: campo donde puede asignar la ubicación del activo fijo; para crear la sección es necesario dar clic en los 3 puntos frente a la palabra sección.
P. Responsabilidad individual: podrá asignar una persona responsable del activo fijo o el almacén.
Q. Costo Compra/fecha: refleja el valor del costo de compra y la fecha en que se adquirió el activo.
R. Inf. saldos: refleja el valor del activo fijo y el estado, es decir, si se encuentra en bodega o en servicio, el valor depreciado y la cantidad.
S. Información del activo: podrá parametrizar la vida útil en meses para realizar la depreciación y el valor del salvamento fiscal.
T. Parámetros: podrá determinar si el activo no se va a depreciar o, por el contrario, si se va a depreciar al 100% en el mes siguiente al ingreso.
U. Excel: permite exportar los activos fijos existentes en Excel.
Nota: en la pestaña Mantenimientos se incluyó la opción que permite ingresar la fecha del próximo mantenimiento del activo.
7. Nota de Activos Fijos
Para crear el activo fijo a través de la nota de activos fijos, tendrá que ingresar por la Ruta: Movimientos/Activos Fijos/Nota de Activos Fijos.
A. Herramientas: habilita opciones de configuración en el comprobante.
B. Crear Activo Fijo: permite la creación rápida de activos fijos.
C. Información del activo: debe relacionar los campos que se habilitan como: Detalle (representa el nombre del activo fijo), N° serie, Placa, Línea, Marca, Tarif.Iva.
D. Liquidación: importante que relacione la Cantidad, Vr. unit bruto, Vr. unit neto, Subtotal y Vr. IVA; también podrá activar 2 parámetros que corresponden a IVA descontable en Renta y Depreciar al 100% en la próxima depreciación.
Una vez relacione la información, se habilita la ventana de confirmación en el que deben aceptar.
Para que la nota de activos fijos quede cuadrada con sumas iguales, debe diligenciar la cuenta contrapartida en la pestaña Contabilidad y luego seleccione la opción Grabar.
8. Factura de Compra
Para crear el activo fijo a través de la factura de Compra, tendrá que ingresar por la Ruta: Movimientos/Compras.
A. Herramientas: habilita opción de configuración en el comprobante.
B. Crear activo fijo: permite la creación rápida de activos fijos.
C. Información: debe relacionar los campos que se habilitan como: Detalle (representa el nombre del activo fijo), N° serie, Placa, Línea, Marca, Tarif.Iva.
D. Liquidación: importante que relacione la Cantidad, Vr. unit bruto, Vr. unit neto, Subtotal y Vr. IVA; también podrá activar 2 parámetros que corresponden a IVA descontable en Renta y Depreciar al 100% en la próxima depreciación.
Para finalizar, después de haber diligenciado la información en el comprobante, seleccione la opción Grabar.
9. Importar Saldos Iniciales Inventario - Activos Fijos
A través de la estructura en Excel, podrá realizar la creación y cargue del inventario de activos fijos, debe ingresar a la Ruta: Procesos/Generales/Importar Información/Saldos iniciales inventario/Activos Fijos.
Ruta de almacenamiento: debe seleccionar la carpeta de ubicación.
Activos fijos: estructura que se va a exportar.
Ver estructura del archivo: a través del archivo de Excel podrá conocer las columnas que deben estar diligenciadas.
A. REFERENCIA: código que respalda el activo fijo, inicia con la letra A + 5 números consecutivos, ejemplo A00017, A00018, A00019.
B. LINEA: configuración donde se relacionan los códigos contables con el fin de que se realice la causación del comprobante de manera correcta.
C. CUENTA: si el activo que va a crear, ingresa a la bodega o al servicio, debe registrar el código contable de la bodega o del servicio que se encuentra en la línea de inventario.
D. DETALLE: representa el nombre del activo fijo.
E. ANEXO: dato adicional que podrá asignarle a cada activo fijo.
F. CANTIDAD: en la creación del activo fijo se relaciona 1 cantidad por activo.
G. VRBOD: corresponde al valor de bodega, es decir, el costo de adquisición.
H. VRSERV: corresponde al valor de servicio.
I. VRADMIN: corresponde al valor del inventario administrativo.
J. VRVALORIZA: representa el valor que se valoriza el bien mueble.
K. VRDESVALOR: representa el valor que se desvaloriza el bien mueble.
L. VRDEP: corresponde al valor de la depreciación.
M. BODEGA: seleccione la bodega correspondiente al activo fijo.
N. SECCION: área donde se encuentra en servicio el activo fijo.
O. MES: periodo de mes en el que se adquiere el activo.
P. DIA: fecha en el que se adquiere el activo.
Q. AÑO: periodo de año en el que se adquiere el activo.
R. FADQUI: corresponde a la fecha de adquisición del activo fijo.
S. PLACA: es definida como el documento público válido en todo el territorio nacional que identifica externa y privativamente el vehículo.
T. MODELO: representa el año de elaboración con sus respectivas características.
U. SERIE: combinación alfanumérica única que se asigna para la identificación de un determinado producto.
V. DEPRECIAR: valor faltante por depreciar.
W. ESTADO: podrá determinar el estado del activo: óptimo, Bueno, Regular y Malo.
X. MARCA: permite determinar la marca de cada activo.
Y. VRSALVAMENTO: podrá determinar el valor del activo que no se debe depreciar.
Z. VIDA UTIL NIIF: determine la vida útil fiscal en meses del activo.
AA. COD. CENTRO DE COSTOS: podrá asignar el centro de costo a cada activo fijo.
BB. COD. SUB-COSTO: asigne el subcentro al activo fijo.
CC. RESPONSABLE: funcionario a cargo de la sección y del activo fijo.
DD. COMPONENTE: determine la referencia que se compone del activo.
EE. CLASE: podrá asignar la clase de activo que está creando.
Finalmente, siguiendo estos procesos, podrá parametrizar el módulo de activos fijos.
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