Retención en la Fuente - Asalariados
Actualizado: 2 oct 2023
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Tabla de Contenido
La retención en la fuente por ingresos laborales, es un pago anticipado de la declaración de renta que se aplica sobre los ingresos gravados que recibe el empleado.
Se encuentra respaldado por el Artículo 383, 386 y 388 del E.T; es un proceso que ofrece el software SysCafé para los usuarios que cuenten con el módulo de nómina y se liquida bajo el procedimiento 1.
Nota: Para la aplicación del procedimiento, es necesario tener en cuenta el uso de la UVT (Unidad de Valor Tributario) que es la medida equivalente a pesos utilizada para determinar diferentes obligaciones tributarias, como lo son las cuantías mínimas de retención en la fuente o sanciones.
Parametrización
Para determinar el monto de retención en la fuente que se debe descontar al empleado; debe realizar una parametrización previa al Software; a través del siguiente paso a paso:
1. Valor de la UVT
Ingrese a través de la Ruta: Sistemas/Parámetros/Fiscales/Parámetros generales/Valor de la UVT, allí debe relacionar el valor correspondiente a la UVT de cada año, que para el ejercicio es del año 2023 ($42.412).
2. Parámetros Avanzados
A. Procedimiento 1
Ingrese a través de la Ruta: Sistemas/Parámetros/Parámetros avanzados/Procedimiento 1 o 2 para el cálculo de la retención. Allí, debe digitar el N.° 1.
B. Conceptos de liquidación de nómina
Ingrese a través de la Ruta: Archivos/Catálogos nómina y crear el concepto de retención en la fuente.
Posteriormente, debe relacionar el concepto en un parámetro avanzado por la Ruta: Sistemas/Parámetros/Parámetros avanzados/código del concepto de retención, allí, debe digitar el N.° 503.
C. Topes mensuales de UVT
Este párametro se crea con el fin de que la UVT que se encuentra establecida de forma anual pueda ser expresada de manera mensual, permitiendo dos formas de uso según la necesidad:
1. Valor en Si: permite controlar la UVT de manera mensual.
2. Valor en No: permite controlar la UVT como lo dispone la normatividad, en el Art. 383 del Estatuto Tributario.
Ingrese a través de la Ruta: Sistemas/Parámetros/Parámetros avanzados/Nómina/Validar topes mensuales de UVT para cálculo de retención en la fuente y asigne el valor correspondiente.
3. Contratos de Nómina
Debe Ingresar por la Ruta: Catálogo de terceros/Hojas de vida.
En la pestaña de Seguridad social, encontrarán el o los contratos creados en la parte inferior de la ventana; donde debe dar doble clic sobre el contrato.
Tan pronto acceda al contrato, se habilitará la siguiente ventana, donde debe relacionar la información del contrato del empleado:
A. Contrato/Convenio de asociación: debe seleccionar los campos de centro de trabajo, estado, tipo y tipo de liquidación.
B. Ubicación Principal: (ciudad de trabajo, dirección de trabajo, medio de pago) campos obligatorios para el envío de nómina electrónica.
C. Vinculación: debe relacionar el cargo del empleado y el tiempo a laborar.
D. Fechas de convenio/contrato: importante asignar la fecha de inicio del contrato, las vacaciones y las cesantías.
Nota: (inicio, vacaciones, cesantías que por lo general es la misma fecha del contrato) o el primero de enero del año actual y la fecha de vencimiento en caso de ser un contrato a término fijo.
E. Grabar: tan pronto relacione la información en cada campo sugerido, debe grabar el contrato laboral.
Seguido, debe ingresar nuevamente al contrato laboral y seleccionar la pestaña "Otros", digite los siguientes campos:
F. Salario: seleccione los 3 puntos (...) y el sistema habilitará el campo para asignar el salario del trabajador, fecha desde y hasta de aplicación.
G. Ubicación Adicional: permite seleccionar la dependencia, sucursal, el C.Costo y Sub-C.Costo (estos conceptos deben estar creados con anterioridad).
H. Para pagos en banco: seleccione el banco donde el trabajador recibe sus pagos de nómina, tipo de cuenta (Ahorros-Corriente), N.° de cuenta y si es propia o ajena.
I. Retención en la fuente: debe activar el parámetro Aplicar retención en la fuente y diligenciar los diferentes campos a los que tenga lugar para que sean deducción de la depuración de retención en la fuente.
Nota: Los "Dep Adicionales" corresponden a dependientes económicos adicionales, diferentes a los que se encuentran en el Art. 387 E.T y no están sujetos al límite del 40% del Art. 336 E.T; y la "Adquisición B o S" corresponde a los bienes y/o servicios adquiridos que cumpla con los requisitos del #5 del Art. 336 del E.T y tampoco están sujetos al límite del 40% del presente artículo.
Tan pronto relacione la información, debe ingresar a la pestaña Seguridad Social activar y asignar la información en los siguientes campos:
J. Liquidar: permite activar el parámetro de los conceptos de seguridad social, parafiscales y prestacionales, estos se van a liquidar en la nómina periódica.
K. Riesgo: es importante determinar la siguiente información:
1. Tipo: teniendo en cuenta las funciones del colaborador es importante determinar a qué tipo de riesgo pertenece (1, 2, 3, 4 o 5).
2. Calcular RIESGO en periodo: seleccione la opción TODOS para que el sistema realice el cálculo en nóminas semanales, quincenales y mensuales.
3. Calcular parafiscales (CCF, SENA, ICBF) en periodo: seleccione TODOS para que el sistema realice el cálculo en nóminas semanales quincenales y mensuales.
4. Calcular retención: si la liquidación de la nómina es mensual, debe seleccionar la opción UNO, si la periodicidad de la nómina es quincenal, debe seleccionar la opción DOS.
5. Actividad e CIIU y código adicional: importante asignar el código opcional según la actividad económica y el nivel de riesgo, teniendo en cuenta el Decreto 768 del 16 de mayo de 2022.
4. Parámetros de Retención
Ingrese a través de la Ruta: Archivos/Catálogos Nómina/Conceptos/Herramientas/Parámetros Retención, allí debe seleccionar cada grupo y asignar los conceptos que los componen:
R0 Salarios: sueldos, Aux. de transporte, recargos, horas extras; Etc.
R1 Ingresos No Constitutivos de renta: salud, pensión y fondo de solidaridad pensional.
R3 Deducciones por aportes a salud obligatoria: medicina prepagada, Etc.
R5 Rentas exentas del artículo 126-1 y 126-4 del E.T.: las contribuciones que efectúen las entidades patrocinadoras o empleadoras, los Aportes al Fomento de la Construcción AFC.
R6 Rentas exentas laborales Numerales 1a 9 Art. 206 E.T. las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad, las indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad, lo recibido por gastos de entierro del trabajador, el auxilio de cesantía y los intereses sobre cesantías; entre otros.
5. Liquidación de Nómina
Si desconoce el proceso para realizar la liquidación de nómina, debe ingresar al siguiente link Liquidaciones Periódicas.
Tan pronto tenga liquidado el contrato, podrá observar el bloc de notas donde se relaciona el cálculo de Retención en la Fuente.
Una vez realizada la depuración y determinada la base, el software ubica el resultado en la tabla del Art. 383 E.T.
Finalmente, siguiendo el paso a paso de este manual podrá realizar la liquidación de la Retención en la Fuente para Asalariados.
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