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Actualizado: 11 mar
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Tabla de Contenido
Catálogo que permite incorporar los productos que usa las empresas para el desarrollo del objeto social. Entre ellos, se encuentran artículos de: farmacia, ferretería, pintura, distribuidoras (p&g, ramo, tatiana), supermercados; etc.
Debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo artículos o; por medio del acceso directo Catálogo Artículos.
1. Creación del Artículo
Podrán realizar la creación del artículo siguiendo el paso a paso:
A. Nuevo: permite crear nuevos artículos seleccionando el icono Nuevo.
Nota: modificar o eliminar permite adicionar información a los artículos creados. De no requerir usar más un artículo se recomienda inactivar.
B. Referencia: podrá asignar un código con máximo 14 caracteres, o activar el parámetro con el fin que el sistema le asigne una referencia automática (001, 002, 003, etc.), a través de la Ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados/Inventarios/Desactivar referencia automática en la creación de artículos.
C. Detalle: nombre del artículo, cómo se va a identificar.
D. Línea: permite relacionar la línea de inventario a la que corresponde el artículo creado, este campo es obligatorio.
E. Marca, Grupo, Subgrupo: campos adicionales donde podrá relacionar información adicional. (opcional).
F. Tarif. IVA, Tar. Imp.A.: importante habilitar el candado y asignar tarifa de IVA u otros impuestos que se crean al ingresar por la Ruta: Sistema/Parámetros/Fiscales con anterioridad.
Nota: se realiza mejora en el parámetro avanzado activo denominado “Sobre pasar máximo descuento permitido clave administrador” ya que al realizar la grabación de una factura de venta con clase diferente a superusuario, no permitirá grabarlo correctamente si el porcentaje asignado en la columna Dto del ítem de la factura, supera el porcentaje (%) máximo permitido que tenga asignado en la pestaña otros campo denominado Max. % descto.
2. Línea de Inventario
En la línea se parametrizan los códigos contables que se afectan al momento de realizar registros como: facturas de venta, compras y devoluciones, con las referencias de artículos creados para definir la contabilización de los productos, teniendo en cuenta su Clase, para su configuración debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo inventarios/Líneas.
Para la creación de las líneas presiona la opción Nuevo y seguido se ingresan los datos correspondientes tales como:
A. Código: número de máximo tres dígitos que sirve de identificación de la línea.
B. Detalle: nombre asignado a la línea.
C. Clase: tipo de línea la cual desea crear, por ejemplo (Mercancía No Fabricada Por La Empresa) se tiene la opción si desea que la línea aplique para centro de costo y subcentro de costo, esto es opcional.
D. Códigos contables: los códigos principales en la línea de inventarios son:
Inventarios (DB)
Ingreso en ventas (CR)
Devoluciones en ventas (DB)
Costo venta invent. Permanente (DB)
Permite acceder a parámetros en la parte inferior, los cuales se activan según lo requiera el usuario.
3. Definición de Cuentas por Tarifa IVA
Podrán hacer uso de la “Definición de cuentas por tarifas de IVA” esta opción se maneja cuando el usuario desea contabilizar por cada tarifa de IVA el registro de la cuenta de ingresos, devoluciones y notas débito.
Podrá acceder ingresando a través de la línea de inventario, en la opción Definición de cuentas por tarifa de IVA.
Esta configuración se debe de realizar por cada tarifa de IVA ingresando la cuenta en el campo correspondiente.
Nota: la cuenta de inventario será obligatoria y esta deberá tener activo el parámetro desde el plan de cuenta como "Requiere y acumula saldos por referencia(mcias y activos fijos)".
4. Marcas
Permiten identificar cada uno de los productos de manera segmentada; así mismo podrá generar los diferentes reportes de inventario aplicando los filtros para obtener datos detallados. Para su creación debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo inventarios/Marcas, presione el botón Nuevo, seguido se agrega el código y nombre del grupo.
Nota: permitirá digitar el campo de observaciones.
5. Grupos
Este catálogo cumple con el objetivo de brindar agrupaciones a los artículos creados en el sistema, esto con el fin de poder generar informes más detallados por medio de aplicación de filtros.
Para la creación debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo inventarios/Grupos, presione el botón Nuevo, seguido se agrega el Código y Nombre del grupo.
6. Subgrupos
Catálogo que permite desagrupar los distintos grupos de inventario con el fin de poder diferenciarlos uno de otro.
Para la creación de estos subgrupos debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo inventarios/Subgrupos, presione el botón Nuevo, seguido se agrega el Código y Nombre del subgrupo.
7. Estructura Excel para Importar
Herramienta donde podrá adaptar la información e importarla al sistema; realizando la creación de manera simultánea, rápida y segura. Para obtener la estructura en Excel, debe ingresar a Exportar Catálogos y ser diligenciada de la siguiente manera:
A. Referencia: código que respalda el artículo que está creando, este podrá ser numérico o alfanumérico.
B. Refprovee: código que identifica el artículo a un proveedor específico, este campo podrá ser numérico o alfanumérico.
C. Código: permite relacionar el código de barras que respalda el producto.
D. Detalle: permite identificar el concepto o nombre del artículo.
E. Unidad: hace referencia a la unidad de presentación del producto; podrá ser: kilo, libra, Miligramos, litros, galón; entre otras.
F. Línea: relacionar el código numérico o alfanumérico que fue asignado a cada línea de inventario.
G. Clasificación: permite determinar las diferentes clasificaciones de los artículos, relacione el código numérico o alfanumérico de cada uno: marca, grupo, subgrupo, clase, grupro, grupoa y categoría.
H. Costo: columna donde podrá digitar el costo real del producto.
I. Ucostonc: permite digitar el último costo neto de compra del artículo.
J. Ufeccomp y Udoccomp: columnas que relaciona la última fecha, el tipo y consecutivo del documento de compra que se afectó con el artículo que está creando.
K. Sugerido: precio de venta antes de IVA.
L. SugeridoP: precio de venta con IVA incluido.
M. Tariva: relacionar el código que le fue asignado a la tarifa de IVA.
N. Ccosto: permite relacionar el centro de costo a cada artículo.
O. SCcosto: permite relacionar el subcentro de costo a cada artículo.
P. Inactivo: no es una columna obligatoria; sin embargo, se puede relacionar VERDADERO en caso de que sea un artículo inactivo; es decir, no va a aparecer al momento de buscarlo.
Nota: tan pronto relacione la información, debe guardar el archivo Excel en la estructura Libro Microsoft Excel 5.0/95, y realice el proceso de importar información.
También se agregó una nueva columna en el archivo Excel que muestra el valor del Costo Promedio del artículo.
Finalmente, podrá obtener material audiovisual de Catálogo de Artículos.
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