Referencias derivadas
- Administrador
- 1 sept 2023
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Actualizado: 24 ago
Inventarios/Referencias derivadas
Tabla de Contenido
Las referencias derivadas son una funcionalidad de inventarios que permite manejar un mismo artículo en diferentes unidades de medida o presentaciones de comercialización, manteniendo la relación con una referencia principal. Esta funcionalidad es útil cuando una empresa adquiere un producto en una unidad de medida y posteriormente lo comercializa en otra. Por ejemplo, un producto puede ser comprado en arrobas y vendido en libras, estableciendo la equivalencia correspondiente entre ambas unidades.
De esta manera, las referencias derivadas facilitan el control de las existencias cuando un mismo producto se maneja en diferentes presentaciones o unidades de medida, permitiendo realizar las operaciones de compra, venta y control de inventario de acuerdo con la unidad utilizada en cada proceso.
Para activar el módulo debe ingresar por la ruta: Sistema/Parámetros/Inventarios/Módulos/Referencias derivadas – Componentes.
En caso de requerir activar número de decimales en cantidades debe ingresar por la ruta: Sistema/Parámetros/Inventarios/Unidades/N° decimales en las cantidades.
Creación De Referencias
Debe crear los productos dentro del Catálogo de artículos, por la ruta: Archivo/Catálogo de artículos/Nuevo.
En este caso, realizaremos un ejemplo con diferentes unidades de presentación:
Arroz por Libra (Ref. 0002)
Arroz por Kilo (Ref. 0003)
Arroz por ½ Arroba (Ref. 0004)
Arroz por Arroba (Ref. 0001)
Arroz por Bulto (Ref. 0005)
Método 1. Controlando la Referencia Menor
Una referencia controlada es aquella sobre la cual el sistema llevará el control de las existencias y registrará los movimientos en la tarjeta Kardex, independientemente de la unidad de medida en la que se realice la compra o venta. Cuando se establece una referencia menor como referencia controlada, el sistema realiza automáticamente las conversiones correspondientes para expresar los movimientos de las diferentes unidades de presentación en la unidad de medida definida como la referencia controlada. Por ejemplo, si el inventario se controla en libras, pero la compra del producto se realiza en arrobas u otros, el sistema convertirá la cantidad adquirida a libras y registrará el movimiento en el Kardex utilizando esta unidad de medida.
Para identificar la referencia que se encuentra configurada como controlada, al consultar los comprobantes, en la pestaña "Detalles", esta se visualizará en color azul.
A continuación, se explica el proceso para configurar una referencia controlada y establecer las equivalencias necesarias para el manejo de sus diferentes unidades de medida.
Parametrización:
A. Buscar la referencia mayor o aquellas que no serán las controladas (Arroz por Bulto Ref. 0005).
B. Clic en modificar/ componentes.
C. Activar el parámetro "Este artículo que se compone de otros".
D. Adicionar la referencia menor o referencia controlada (Arroz por Libra Ref. 0002).
E. Seleccione la opción "Modificar" y digite la cantidad equivalente en la unidad de medida de la referencia controlada. Por ejemplo, si se está configurando la referencia arroz por bulto y la referencia controlada corresponde a libras, deberá ingresar la cantidad equivalente de un bulto en libras. Si cada bulto contiene 100 libras, la cantidad a registrar será 100. De esta manera, el sistema podrá realizar automáticamente la conversión correspondiente al registrar compras o movimientos en la presentación de bulto.
F. Grabar.
Nota: este proceso se realiza a cada una de las referencias mayores a la libra. Para hallar la cantidad que debe relacionar en el sistema, debe realizar el siguiente cálculo matemático:
Presentación | Cálculo | Equivalencia |
Arroz por Libra | 1 × 1 | 1 libra |
Arroz por Kilo (2 libras) | 1 × 2 | 2 libras |
Arroz por ½ Arroba (12,5 libras) | 1 × 12,5 | 12,5 libras |
Arroz por Arroba (25 libras) | 1 × 25 | 25 libras |
Arroz por Bulto (100 libras) | 1 × 100 | 100 libras |
Una vez estén parametrizadas, se podrá realizar la compra y venta.
Factura de Compra
Podrá elaborar el documento de factura de compra ingresando por la ruta: Movimientos/Compras o con el comando Ctrl+Q.
Al realizar la compra le permitirá afectar cualquiera de las referencias derivadas, es decir:
Arroz por Kilo (Ref. 0003)
Arroz por ½ Arroba (Ref. 0004)
Arroz por Arroba (Ref. 0001)
Arroz por Bulto (Ref. 0005)
En el documento de factura de compra, estas referencias se observan en una tonalidad azul lo que nos indica que hacen parte de este proceso especial, así como lo muestra la imagen a continuación:
* Referencia Azul: representa la referencia que se compró y las cantidades obtenidas.
* Referencia Verde: representa la referencia controlada y la conversión que realiza el sistema con las cantidades teniendo en cuenta los componentes.
Factura de Venta
Podrá elaborar el documento de factura de venta ingresando por la ruta: Movimientos/Factura de venta o con el comando Ctrl+F.
En este documento permite relacionar la referencia que necesite vender, sea por libra, kilo, arroba, ½ arroba o bulto; cada vez que relaciona una referencia podrá observar los componentes, seleccionando la referencia y dando doble clic.
Luego, podrá visualizar el comportamiento en el kardex, la cual refleja saldos y movimientos en la referencia controlada, es decir como lo muestra la siguiente imagen:
En las referencias que NO se controlan como lo son el Arroz por Kilo, ½ Arroba, Arroba, y Bulto no va a reflejar movimiento ni saldo en el Kardex.
Método 2. Controlando la Referencia Mayor
Una referencia controlada mayor es aquella que se utiliza como unidad principal para llevar el control de las existencias y registrar los movimientos en la tarjeta Kardex. En este caso, las referencias menores o presentaciones asociadas se convierten a la unidad de medida de la referencia mayor para determinar el saldo disponible.
Por ejemplo, si la referencia mayor se controla en bultos y cada bulto contiene 100 libras, cuando se registre una compra en libras, el sistema realizará la conversión correspondiente para expresar el movimiento en bultos dentro del Kardex.
Parametrización:
A. Se ubica en la referencia menor.
B. Clic en modificar/componentes.
C. Activar: "Este artículo que se compone de otros".
D. Adicionar la referencia mayor.
E. Seleccione la opción "Modificar" y digite la cantidad equivalente en la unidad de medida de la referencia controlada. Por ejemplo, si se está configurando la referencia libras y la referencia controlada corresponde a bultos, deberá ingresar la cantidad equivalente de libras a bulto. Ejemplo en un libra de arroz hay 0.01 bultos.
F. Grabar.
Finalmente la referencia controlada se visualizará de la siguiente forma:
Para hallar la cantidad que debe relacionar en el sistema, debe realizar el siguiente cálculo matemático:
Presentación | Equivalencia | Resultado |
Arroz por libra | 1 ÷ 100 | 0,01 bultos |
Arroz por kilo (2 libras) | 2 ÷ 100 | 0,02 bultos |
Arroz por ½ arroba (12,5 libras) | 12,5 ÷ 100 | 0,125 bultos |
Arroz por arroba (25 libras) | 25 ÷ 100 | 0,25 bultos |
Arroz por bulto (100 libras) | 100 ÷ 100 | 1 bulto |
Así podrá elaborar los documentos de factura de venta y factura de compra.
Factura de Compra
Podrá elaborar el documento de factura de compra ingresando por la ruta: Movimientos/Compras o con el comando Ctrl+Q.
Al realizar la compra le permitirá afectar cualquiera de las referencias derivadas, es decir:
Arroz por Kilo (Ref. 0003)
Arroz por ½ Arroba (Ref. 0004)
Arroz por Arroba (Ref. 0001)
Arroz por Bulto (Ref. 0005)
En el documento de factura de compra, estas referencias se observan en una tonalidad azul lo que nos indica que hacen parte de este proceso especial, así como lo muestra la imagen a continuación:
Factura de Venta
Podrá elaborar el documento de factura de venta ingresando por la ruta: Movimientos/Factura de venta o con el comando Ctrl+F.
En este documento permite relacionar la referencia que necesite vender, sea por libra, kilo, arroba, ½ arroba o bulto; cada vez que relaciona una referencia podrá observar los componentes, seleccionando la referencia y dando doble clic.
Luego, podrá visualizar el comportamiento en el Kardex, la cual refleja saldos y movimientos en la referencia controlada, es decir como lo muestra la siguiente imagen:
Reparar Referencias Componentes
El proceso de reparar referencias componentes es necesario realizarlo cuando:
Se crea una referencia.
Se realiza una compra de esa referencia, se visualiza la entrada en el Kardex.
Deciden parametrizarla como referencia derivada por cualquiera de los dos métodos.
Una vez parametrizada, se realiza una compra; pero, al consultar el saldo en el Kardex de la referencia controlada, no se visualiza la primera compra realizada.
Para acceder a este proceso debe ingresar por la ruta: Utilidades/Revisión y auditoria/Buscar errores/Errores especializados/Reparar referencias componentes.
A. Filtrar el periodo en donde se encuentra el comprobante de compra realizado.
B. Buscar la referencia.
C. Consultar.
D. Reparar.
Nota: el proceso de "Reparar referencias componentes" solo repara comprobantes:
Compras.
Factura de Venta.
Nota: se incorpora mejora a la herramienta de "Reparar Movimiento de Referencias Componentes", para que no se consulte el tipo de comprobante "RF1-Recepción Factura Electrónica" cuando se ejecuta el proceso.
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