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Referencias derivadas

Actualizado: 2 oct 2023

Inventarios \ Referencias derivadas

 

Tabla de Contenido

 

Proceso que es usado por las empresas para controlar el inventario de productos que tienen unidades de presentación diferentes y requieren ser descontados entre sí, como por ejemplo: arroba, kilos, libras, gramos; etc.


1. Activar Referencias Derivadas/Componentes


Para activar el módulo debe ingresar por la Ruta: Sistema/Parámetros/Inventarios/Módulos/☑ Referencias derivadas – Componentes.


2. Activar Decimales En Cantidades


Para activar el N° de decimales debe ingresar por la Ruta: Sistema/Parámetros/Inventarios/Unidades/N° decimales en las cantidades.


3. Creación De Referencias


Debe crear los productos dentro del catálogo de artículos, por la Ruta: Archivo/Catálogo de artículos/Nuevo.


En este caso, realizaremos un ejemplo con diferentes unidades de presentación:

  • Arroz por Libra (Ref. 0002)

  • Arroz por Kilo (Ref. 0003)

  • Arroz por ½ Arroba (Ref. 0004)

  • Arroz por Arroba (Ref. 0001)

  • Arroz por Bulto (Ref. 0005)

1. Métodos

Existen 2 métodos que le permitirá controlar el inventario en las referencias derivadas.

2. Método 1. Controlando la Referencia Menor



Parametrización:


A. Buscar la referencia mayor (Arroz por Bulto Ref. 0005).


B. Clic en modificar/ componentes.


C. Activar el parámetro ☑ Este artículo que se compone de otros.


D. Adicionar la referencia menor (Arroz por Libra Ref. 0002).


E. Clic en modificar, digitar cantidad correspondiente (100 Libras).


F. Grabar.


Nota: Este proceso se realiza a cada una de las referencias mayores a la libra.

Para hallar la cantidad que debe relacionar en el sistema, debe realizar el siguiente cálculo matemático:



Una vez estén parametrizadas, se podrá realizar la compra y venta.


Factura de Compra


Podrá elaborar el documento de factura de compra ingresando por la Ruta: Movimientos/Compras o con el comando Ctrl+Q.


Al realizar la compra le permitirá afectar cualquiera de las referencias derivadas, es decir:

  • Arroz por Kilo (Ref. 0003)

  • Arroz por ½ Arroba (Ref. 0004)

  • Arroz por Arroba (Ref. 0001)

  • Arroz por Bulto (Ref. 0005)

En el documento de factura de compra, estas referencias se observan en una tonalidad azul lo que nos indica que hacen parte de este proceso especial, así como lo muestra la imagen a continuación:



* Referencia Azul: representa la referencia que se compró y las cantidades obtenidas.


* Referencia Verde: representa la referencia controlada y la conversión que realiza el sistema con las cantidades teniendo en cuenta los componentes.


Factura de Venta


Podrá elaborar el documento de factura de venta ingresando por la Ruta: Movimientos/Factura de venta o con el comando Ctrl+F.


En este documento permite relacionar la referencia que necesite vender, sea por libra, kilo, arroba, ½ arroba o bulto; cada vez que relaciona una referencia podrá observar los componentes, seleccionando la referencia y dando doble clic.



Luego, podrá visualizar el comportamiento en el kardex, la cual refleja saldos y movimientos en la referencia controlada, es decir como lo muestra la siguiente imagen:



En las referencias que NO se controlan como lo son el Arroz por Kilo, ½ Arroba, Arroba, y Bulto no va a reflejar movimiento ni saldo en el Kardex.



3. Método 2. Controlando la Referencia Mayor



Parametrización:


A. Se ubica en la referencia menor.


B. Clic en modificar/componentes.


C. Activar: ☑ Este artículo que se compone de otros.


D. Adicionar la referencia mayor.


E. Clic en modificar, digitar cantidad correspondiente.


F. Grabar.


Nota: teniendo en cuenta que este proceso controla la unidad de presentación mayor, para el ejemplo es la Ref. 0005 que corresponde al Arroz por bulto (100 Libras).


Para hallar la cantidad que debe relacionar en el sistema, debe realizar el siguiente cálculo matemático:



Así podrá elaborar los documentos de factura de venta y factura de compra.


Reparar Referencias Componentes


El proceso de reparar referencias componentes es necesario realizarlo cuando:

  • Se crea una referencia.

  • Se realiza una compra de esa referencia, se visualiza la entrada en el Kardex.

  • Deciden parametrizarla como referencia derivada por cualquiera de los dos métodos.

  • Una vez parametrizada, se realiza una compra; pero, al consultar el saldo en el Kardex de la referencia controlada, no se visualiza la primera compra realizada.

Para acceder a este proceso debe ingresar por la Ruta: Utilidades/Revisión y auditoria/Buscar errores/Errores especializados/Reparar referencias componentes.



A. Filtrar el periodo en donde se encuentra el comprobante de compra realizado.


B. Buscar la referencia.


C. Consultar.


D. Reparar.


Nota: el proceso de “Reparar referencias componentes” solo repara comprobantes:

  • Compras.

  • Factura de Venta.

Nota: se incorpora mejora a la herramienta de "Reparar Movimiento de Referencias Componentes", para que no se consulte el tipo de comprobante "RF1-Recepción Factura Electrónica" cuando se ejecuta el proceso.



Siguiendo este manual logrará el control de su inventario.

Además, podrá obtener material audiovisual de Referencias Derivadas