Documentos Electrónicos

Saldos Iniciales \ Documentos Electrónicos

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Los saldos iniciales de documentos electrónicos corresponde a una funcionalidad que permite registrar en el sistema los códigos únicos de documentos electrónicos que fueron generados o expedidos desde un software diferente a SysCafé. Este proceso es utilizado principalmente durante la implementación o migración del sistema, con el fin de conservar la trazabilidad y continuidad de los documentos electrónicos previamente emitidos.

Al cargar esta información, SysCafé creará el documento correspondiente en estado anulado, permitiendo mantener el historial de los consecutivos electrónicos sin afectar la información contable del sistema.

Códigos electrónicos admitidos:

• CUFE (Código Único de Facturación Electrónica): corresponde al identificador único de las facturas electrónicas de venta.

  
  

• CUDE (Código Único de Documento Electrónico): corresponde al identificador único de las notas débito, notas crédito de facturación y documento equivalente de máquina registradora con sistema POS.

  
  

• CUNE (Código Único de Nómina Electrónica): corresponde al identificador único de los documentos de nómina electrónica y sus notas de ajuste.

En la ruta: Procesos/Generales/Saldos Iniciales/Nuevo/Documentos Electrónicos podrá incluir los códigos únicos de comprobantes que no fueron realizados directamente en el Software.

Seleccione "Adicionar" para agregar el código único del documento a ingresar; debe continuar digitando los siguientes datos:

1. CUFE-CUDE-CUNE: podrá asignar el código único que identifica los comprobantes electrónicos.

2. No. Comprobante: tipo y número asignado al comprobante dentro de SysCafé, ejemplo FV8-0000000004.

3. Prefijo: son datos que permiten diferenciar una numeración "Resolución DIAN" entre otra.

4. Tercero: registra el número de identificación de los terceros a los que se les realizo el documento electrónico.

5. Fecha: incluir la fecha de realización del comprobante, debe usar el formato MM/DD/AAAA.

También podrá realizar el proceso por medio de una estructura Excel, el formato de las casillas es general; es importante no realizar modificaciones a la configuración predeterminada del formato y guardar el archivo en formato "Excel 5.0/95". Para realizar el proceso, debe seleccionar la opción "Excel/Exportar".

Una vez diligencie la información debe seleccionar la opción "Excel/Importar". Allí podrá seleccionar el documento a importar y luego debe dar clic en "Aceptar", de esta manera se relaciona la información en el tipo de comprobante.

Una vez diligenciados los datos, seleccione la opción "Grabar".

Nota: tener en cuenta que el comprobante no debe existir o debe estar anulado con una fecha inferior a la fecha de los saldos iniciales, aplica únicamente para comprobantes de documentos electrónicos.

Finalmente, siguiendo este paso a paso podrá hacer uso de la pestaña de documentos electrónicos de manera exitosa.