Pedidos a Proveedores

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Herramienta diseñada para obtener un sugerido de pedido a proveedores, con base a diferentes variables predeterminadas en el sistema.

Podrá ingresar por la Ruta: Procesos/Inventarios/Pedido a Proveedores.

A. Nuevo Generar: habilita la estructura de configuración para la toma de pedido a proveedores.

B. Nuevo en Blanco: habilita la estructura para relacionar las referencias manuales, en la toma de pedido a proveedores.

C. Abrir: permite visualizar el contenido de información del pedido a proveedores.

D. Eliminar: retira de manera definitiva el pedido a proveedores.

E. Generar Comprob.: podrá relacionar la información que contenga el pedido en:

• Compra/Orden de Compra.

• Nota de traslado.

• Salida de inventarios.

• Pedido Cliente.

• Nota de Inventario.

F. Generar Diferencias Comp: permite crear un nuevo documento donde relaciona las diferencias que existen entre un pedido a proveedores y una nota de inventarios.

G. Importar: permite seleccionar el archivo de pedidos a importar, el sistema detecta los formatos DBF, FPT y CDX.

H. Exportar: podrá exportar la información del pedido en formato DBF, FPT y CDX a una carpeta de almacenamiento.

I. Duplicar: permite crear copia del pedido a proveedores realizado.

J. Consolida: seleccionando 2 pedidos a proveedores podrá consolidar la información, creando un nuevo documento.

K. Informe Consolidado: exporta en la estructura de Excel el consolidado de los pedidos.

L. Ruta destino: permite relacionar la ruta de almacenamiento predeterminada.

M. Buscar: podrá hacer uso del filtro de búsqueda con el fin de simplificar la consulta de todos los pedidos.

Procedimiento

Tan pronto seleccione el icono “Nuevo Generar” el sistema habilita 4 pasos que podrán observar a continuación:

1. Seleccionar Artículos/Productos

A. Filtros de consulta: permite realizar el filtro de información que se habilita:

• Línea.

• Grupo.

• Subgrupo.

• Marca.

• Clase.

• Proveedor.

Cuando relaciona el proveedor, podrá afectar un documento de factura de compra, seleccionando el signo (+) y para retirarlo el signo (-).

B. Consultar referencias: una vez relacione cada campo en el Punto A, debe seleccionar el icono “Consultar referencias”.

C. Información de las referencias: podrá visualizar las referencias, detalle, sugerido, saldo, mínimo máximo de inventario, ventas y promedio día.

D. Siguiente: permite continuar con el proceso de configuración.

2. Buscar Saldos y Muestra de Ventas

Ventana en la cual podrá realizar la consulta de los saldos, parametrización de la toma de pedido.

A. Información de saldos y/o movimientos: podrá seleccionar si va a utilizar la información de saldos en general o por bodegas.

B. Saldos del periodo: permite relacionar el periodo a consultar.

C. Consultar Saldos: relacionando los 2 filtros anteriores, podrán realizar la consulta de los artículos.

D. Muestra de ventas: podrá seleccionar el método de consulta, si es mensual o diario, de ser mensual se habilitará la selección de periodo, si es diario, podrá digitar en formato MM/DD/AAAA la información.

E. Consultar Ventas: teniendo en cuenta el método seleccionado, mensual o diario, se consultarán las ventas realizadas.

F. Atrás: permite volver al primer proceso “seleccionar artículos/productos”.

G. Siguiente: podrá avanzar al siguiente paso.

3. Calcular Cantidades Sugeridas

Permite seleccionar los métodos de cálculo de los artículos.

A. Por mínimos y máximos de cada artículo: permite identificar los artículos que tienen relacionado en el catálogo el mínimo y máximo de stock, y crear los perfiles de existencias de inventario a través de la siguiente Ruta: Archivos/Catálogo de artículos/Otros.

B. Por la rotación o ventas: podrá relacionar el pronóstico de los días que solventará el pedido realizado, adicionalmente “Restar el saldo actual del inventario del pedido sugerido”, una vez relacionado los campos, debe calcular sugerido.

C. Por mínimo y máximos calculados por rotación diaria: podrá relacionar la cantidad de los días a calcular teniendo en cuenta la rotación del inventario.

D. No sugerir cantidades a pedir: el sistema no aplicará ningún método para cálculo.

E. Calcular sugerido: podrá seleccionar el icono y continuar con el último proceso.

4. Grabar Pedido

Tan pronto realice la configuración de los 3 procesos anteriores, podrá configurar los siguientes datos:

A. Permite guardar como un nuevo pedido o adicionar a un pedido que ya se encuentre grabado.

B. Podrá modificar o relacionar un nuevo nombre distintivo para el pedido que está elaborando Ej. PEDIDO_MAY-31-2023 – SysCafé.

C. Permite relacionar una observación anexa al comprobante, esta se verá reflejada en el documento Ej. Dentro del pedido queda pendiente la línea de aseo y carnes.

D. Al guardar, se habilitará la estructura de pedido a proveedores con la relación de las referencias y la información que se suministró.

5. Pedido a Proveedores

Documento que relaciona la información de referencias, cantidades y datos generales de la solicitud.

A. Adic: permite adicionar nuevas referencias.

B. Limpiar: elimina todas las referencias relacionadas en el pedido.

C. Buscar: podrá consultar referencias.

D. Saldos: actualiza los saldos relacionados en el pedido, general o saldos de una bodega en específico.

E. Sin Cant. Sugeridas: podrá eliminar de manera conjunta las referencias que no tienen cantidades sugeridas.

F. Anexo/observaciones: relaciona el detalle u observación que se redactó en el paso n° 4, podrá adicionar o modificar la información.

G. Analiza: permite observar el análisis de movimiento de las referencias.

Para realizar el análisis del artículo seleccionado, haga clic en la opción correspondiente. El sistema le solicitará el número de meses a consultar, los cuales serán analizados retrospectivamente desde el periodo actual para identificar los movimientos de la referencia.

Nota: se agregó el análisis discriminado por bodegas.

H. Imprime: permite imprimir el documento en 3 estructuras:

• Pedido estándar: el informe le permite consultar la referencia, detalle, unidad, marca, mínimos, máximos, el saldo, cantidad sugerida y pedido.

• Pedido valorizado: a través de este informe podrá observar datos como: referencia, detalle, unidad, marca, cantidad, costo y Vr/Total.

• Pedido agrupado especial: permite la consulta de los datos básicos junto con las cantidades de inventario actual.

I. Excel: podrá exportar la estructura del informe en Excel.

J. Información: podrá observar las referencias, detalle, marca, la cantidad pedida, cantidades, saldos actuales de los productos, ventas promedias e información adicional.

K. Dato de Bodegas: permite diferenciar las cantidades existentes en bodegas.

L. Valores totales: detalla el subtotal, IVA, Ico y valor total del pedido. Finalmente, siguiendo el paso a paso de este manual; podrá hacer uso de la herramienta pedido a proveedores.