Cuentas por Pagar

Saldos Iniciales \ Cuentas por Pagar

Pestaña que permite el registro de las obligaciones contraídas por parte de la empresa con sus proveedores al momento de adquirir un bien, servicio o responsabilidad financiera, de las cuales se espera cancelar a corto o largo plazo.

Importante verificar que exista un documento con clase: "Saldos iniciales" el cual guardara la información de los saldos de contabilidad, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y documentos electrónicos.

Adicionalmente cree el comprobante "Nota crédito - causación ctas x pagar", el cual será utilizado como documento relacionado al momento de diligenciar la plantilla Excel de saldos iniciales para cuentas por pagar. Para crear este tipo de comprobante puede ver el manual "Tipos de Comprobantes."

Podrá ingresar a través de la ruta: Procesos/Generales/Saldos iniciales/Nuevo/Cuentas por pagar/Excel/Exportar.

Debe diligenciar la plantilla Excel que visualizará a continuación:

Los datos más importantes a diligenciar tanto en el sistema, como en la plantilla de Excel, son los siguientes:

A. Libro: permite definir a qué libro se llevará la información, ya sea financiero (N) o fiscal (P). El formato de esta columna debe estar configurado como GENERAL.

B. No. Comprob/Docrela: permite realizar la afectación de un documento, el cual cumplirá la función de abono a la deuda cuando este sea afectado, disminuyendo el valor de lo adeudado o dejando el saldo cero al proveedor; para el ejemplo que se encuentra en pantalla se usará el comprobante PC1 (Nota crédito) con su respectivo consecutivo, (la empresa decide qué tipo de documento desea usar, bien sea una factura, nota de contabilidad o la nota crédito). El formato de esta columna debe ser GENERAL.

Nota: tenga en cuenta que al cargar los saldos iniciales estos documento (nota crédito, nota de contabilidad, factura u otros se visualizaran en estado "Anulado" sin embargo, podrán ser cruzados a la hora de abonar la deuda a pagar.

C. Cuota: permite establecer el número de cuota correspondiente al documento relacionado. Por ejemplo, el comprobante PC1000000001 puede ser registrado en dos filas para indicar que se han pactado dos cuotas "001 y 002", ya sea con fechas de pago diferentes o con saldos distintos (recuerde que los saldos representaran el valor pendiente por pagar al tercero, es decir si se registran 2 cuotas con saldo de 2'500.000 el total de la cartera del tercero será de 5'000.000). El formato de esta columna debe estar configurado como TEXTO.

D. No. externo : corresponde al número de referencia asignado al documento por un tercero o por un sistema externo funcionando como un identificador adicional al docrela. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

E. Forma. Pago/Fpago: afectará la cuenta a la cual quedará cargado el saldo de cartera (La forma de pago debe estar creada con anticipación a través de la ruta: Archivos/Catálogo forma de pago). Para afectar la forma de pago en el sistema solo deberá desplegar el menú de forma de pago y relacionarla, en la plantilla Excel afectar el código que se le asignó a la forma de pago al crearla, para el ejemplo el código a usar es el "090". El formato de esta columna debe ser TEXTO.

F. Tercero: podrá relacionar el número de documento del cliente al cual se le va a cargar la deuda; los terceros deben estar previamente creados en el catálogo de terceros, para poder realizar el cargue correspondiente. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

G. Suc.pto/área: en el sistema, como en la plantilla Excel, permite afectar el sub tercero que va relacionado con el tercero. (Solo se diligencia en caso de que la entidad lo necesite manejar). El formato de esta columna debe ser TEXTO.

H. Nombre/Detalle: campo que se diligencia automáticamente trayendo el nombre del tercero cuando relaciona el número de documento. Por otro lado, en la plantilla de Excel este campo le permite asignar un detalle de la cuenta por cobrar, ya sea relacionar el nombre del cliente o ingresar información adicional de la deuda. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

I. Fecha: relaciona la fecha cuando se generó la deuda. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

J. Vence/Fecha ven: podrá asignar una fecha de vencimiento obligatoria. El formato de esta columna debe ser GENERAL.

K. Vr. total: podrá relacionar el valor total que se le adeuda al proveedor. El formato de esta columna debe ser TEXTO. Este campo es informativo por lo que no afectara los saldos del tercero.

L. Saldo: registre el valor pendiente por pagar de la factura. Este dato permitirá que, al realizar una consulta de cuentas por pagar, el sistema muestre correctamente el valor aún pendiente. El formato de esta columna debe ser TEXTO.

Cuando haya diligenciado la información en Excel, debe grabar el comprobante con formato Excel 5.0/95, para realizar la importación correspondiente, seleccionando el siguiente icono.

Para su importación ingrese nuevamente a la ruta: Procesos/Generales/Saldos iniciales/Nuevo/Cuentas por pagar/Excel/Importar y seleccione la ruta donde almaceno el archivo.

Después visualizará la información de la siguiente manera:

Una vez haya diligenciado la información de cada pestaña, seleccione la opción "Grabar" para que el sistema realice los cargues correspondientes a las cuentas y terceros relacionados. Finalmente, podrá obtener material audiovisual de Saldos Iniciales.

https://www.youtube.com/watch?v=U_CdeUzilX4