Usuarios y Permisos

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Tabla de Contenido

1. Usuarios del sistema

2. Permisos y restricciones

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En el software SysCafé, los usuarios son las personas autorizadas para acceder al sistema y realizar diferentes operaciones, como registrar información, consultar datos, controlar procesos u otras tareas que sean asignadas. La creación de usuarios tiene como finalidad identificar y registrar las acciones realizadas por cada funcionario dentro del sistema, garantizando trazabilidad y seguridad.

Cada usuario puede contar con permisos y restricciones configurados de acuerdo con sus responsabilidades. Esto permite ejercer un control sobre las funciones habilitadas, asegurando que cada funcionario acceda únicamente a las herramientas necesarias para el cumplimiento de sus labores.

1. Usuarios del sistema

Una vez se realiza la instalación, el software habilita dos usuarios por defecto los cuales son:

• Superusuario: corresponde al usuario administrador del sistema. Es el único con la facultad de crear nuevos usuarios, asignar o modificar permisos y gestionar configuraciones avanzadas. Contraseña CAFE

• Contador: corresponde a un usuario administrador encargado de abrir periodos cerrados. Contraseña EFAC

Nota: se recomienda realizar el cambio de clave, a estos usuarios y asignar una personalizada.

Para realizar la creación de un nuevo usuario en el sistema diríjase por la ruta: Sistema/Usuarios y permisos.

Siga el siguiente paso a paso para crear un usuario en el sistema:

• Nuevo: permite crear un nuevo usuario en el sistema.

• Modificar: permite agregar o actualizar información en los usuarios ya creados.

• Eliminar: permite eliminar el usuario del sistema.

  
  

Nota: no se recomienda eliminar usuarios del sistema, ya que esta acción también eliminaría el registro de los comprobantes elaborados por ellos, afectando el control y la trazabilidad de los movimientos realizados.

A. Código: puede asignar cualquier dato alfanumérico (sin caracteres especiales) con un límite de hasta 8 caracteres. Este código será visible al momento de revisar un log de eventos.

B. Nombre: asigne el nombre de la persona que manejara el usuario este aparecerá cuando inicie sesión en el sistema.

D. Email: correo electrónico del usuario. Este correo se utilizará para la recuperación de clave.

Nota: el cambio de clave no aplica para usuarios con roles de "Superusuario" y "Contador".

E. Clase: seleccione el nivel de acceso que corresponde al usuario. Puede elegir entre las siguientes opciones:

• Administrador: tiene acceso a todas las herramientas del programa y es el usuario principal.

• Usuario normal: puede hacer registros y modificaciones, pero no tiene acceso a los parámetros del programa.

• Usuario auxiliar: solo puede hacer registros, sin poder realizar modificaciones.

• Usuario invitado: solo puede acceder al sistema para revisar información, sin poder alterar nada dentro del programa.

F. Cód. Agrupamiento: podrá asignar un código que permita agrupar varios usuarios para establecer permisos en comprobantes, evitando la necesidad de digitar cada código de usuario al momento de establecer permisos en comprobantes.

G. Grabar: opción para guardar el usuario. Al hacerlo, se le solicitara que asigne una clave para el usuario. La clave debe contener entre 6 y 10 caracteres, incluyendo letras mayúsculas, minúsculas y números.

El parámetro "Cuenta con acceso a la actual empresa" permite que el usuario con el parámetro activo cuente con acceso únicamente a esta empresa y los demás usuarios no la podrán usar, sin embargo, previamente debe existir una configuración en la base de datos de la empresa:

Ingrese por la ruta: Sistema/Otros parámetros/Otros, aquí debe activar el parámetro "Activar control de acceso a la empresa solo a usuario autorizados".

Luego desde el catálogo de usuarios y permisos, seleccione el usuario y active el parámetro "Cuenta con acceso a la actual empresa", si los usuario no cuentan con este parámetro, ningún usuario podrá acceder a la base de datos a excepción del usuario administrador (superusuario).

2. Permisos y restricciones

Los permisos de usuario en un sistema son las autorizaciones que determinan qué acciones puede o no realizar cada persona que accede al software. Estos permisos funcionan como un mecanismo de control y seguridad, ya que permiten limitar o habilitar funciones específicas de acuerdo con el rol del usuario dentro de la organización.

Para ingresar a los permisos y restricciones diríjase por la ruta: Sistema/Usuarios y permisos y seleccione la opción modificar y "Permisos y restricciones".

De esa forma se habilitarán una venta con las diferentes opciones de restricción o permiso, estas se dividen en 5 categorías:

• Tablas generales

• Restricciones

• Habilitar

• Especiales

• Reportes

Cada una de ellas cuenta con códigos que corresponde a los formularios dentro del sistema, por ejemplo: al seleccionar de la opción Tareas generales/Archivos/Plan de cuentas, que está definido por el código "CPLACTAS" hace referencia al catálogo plan de cuentas, al marcar una "X" el usuario no tendrá el permiso de acceder a este catálogo.

Así mismo podrá hacerlo con los diferentes formularios, luego de establecer todos los usuario y permisos grabe la modificación.

En el caso de la opción "Habilitar" donde todas las opciones aparecen en "X" la herramienta funcionan al contrario, si se establece en "check" permitirá acceder a la opción.

2.1 Permisos por tipo de comprobante

Los permisos en tipos de comprobantes permiten determinar qué serie de acciones puede un usuario, equipo o grupos de usuarios elaborar dentro del tipo de comprobante seleccionado, ya sean creación, modificación, impresión, anulación, visualización y visualización extendida.

Para establecer permisos en comprobantes debe ingresar por la ruta: Archivo/Catálogo tipos de comprobante/ Seleccionar el comprobante el cual requiera las restricciones por usuario/ Permisos.

A. Nombre de los computadores en red: este campo permite registrar los equipos desde los cuales se puede elaborar el comprobante.

 Ejemplo: si al tipo de comprobante “Nota de contabilidad” se le asigna el nombre de un equipo específico, únicamente dicho computador podrá utilizarlo. En consecuencia, cualquier otro equipo, aunque el usuario cuente con permisos, no podrá acceder ni elaborar este comprobante.

B. Grupo para crear: aquí se registra el código de agrupamiento que debe estar previamente asignado en el perfil de los usuarios en el campo "Cód. Agrupamiento”. De esta manera, todos los usuarios que pertenezcan a ese grupo podrán elaborar el comprobante.

Nota: este código de grupo también puede asignarse en las opciones de modificar, reimprimir, anular, entre otras, excepto en la opción “Para crear”.

C. Para crear: campo en el que se asignan los códigos de los usuarios autorizados para crear el tipo de comprobante. Los usuarios que no estén relacionados accederán a el comprobante.

D. Para modificar: permite asignar el código de usuario o de grupo con autorización para realizar modificaciones en el tipo de comprobante. Quienes no estén registrados no podrán modificar este tipo de comprobante.

E. Para reimprimir: se asigna el código de usuario o de grupo que tenga autorización para reimprimir el tipo de comprobante. Quienes no estén registrados no podrán reimprimir este tipo de comprobante.

F. Para anular: aquí se asigna el código de usuario o de grupo que pueda anular el tipo de comprobante. Quienes no estén registrados no podrán anular el tipo de comprobante.

G. Para visualizar: campo donde se define el código de usuario o de grupo con permisos para visualizar el tipo de comprobante. Quienes no estén registrados solo podrán visualizar la información externa del tipo de comprobante, como se muestra en la imagen.

H. Para visualizar extendido: en este campo puede asignar el código de usuario o código de grupo que si tiene autorizado visualizar el tipo de comprobante. Quienes no estén registrados no podrán visualizar la información externa del tipo de comprobante, como se muestra en la imagen.

2.2 Permisos por formas de pago

Para establecer permisos en formas de pago debe ingresar por la ruta: Archivo/Catálogo formas de pago/ Seleccione la forma de pago/ Permisos.

A. Equipos: permite registrar el nombre de los computadores en red que tendrán acceso a la forma de pago modificada. Si se asigna un equipo en este campo, los demás no contarán con dicho acceso.

B. Usuarios: corresponde a los códigos de usuario habilitados para utilizar la forma de pago. Los usuarios que no estén relacionados no podrán acceder a ella.

C. Comprobantes: campo en el que se definen los códigos de los comprobantes que tendrán acceso autorizado a la forma de pago.

D. Grupo de usuarios: permite asignar el código de los grupos de usuarios que podrán hacer uso de la forma de pago.

Otros parámetros: permite asignar en el usuario una bodega o sucursal de manera automática en los tipos de comprobantes (factura de venta, notas crédito y debito de facturación, pedido, cotización, remisión, facturas pos, devoluciones pos y pedidos pos ) con el fin de establecer una bodega estándar para el usuario.

Finalmente, con este manual habrá conocido los usuarios, permisos y restricciones que se pueden establecer dentro del sistema. Para complementar esta información, podrá acceder a material audiovisual disponible en nuestro canal de YouTube Usuarios y Permisos.