Usuarios y Permisos

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Tabla de Contenido

1. Usuarios del sistema

2. Nuevos permisos y restricciones

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Catálogo que permite la creación de usuarios con permisos específicos y contraseñas independientes; con el fin; de controlar el acceso y registros en el LOG de eventos, para procesos de auditoría.

Una vez se realiza la instalación, el software habilita dos usuarios por defecto los cuales son:

• Superusuario: usuario administrador del sistema. El único con la posibilidad de crear más usuarios y asignar o modificar permisos. Tiene permisos especiales en algunos procesos dentro del sistema.

• Contador: usuario encargado de abrir periodos cerrados, el cual se le permite modificar facturas de jornadas fiscales cerradas.

Los datos de acceso para los usuarios deben ser en mayúscula; estos son:

1. Superusuario: CAFE
   

2. . Contador: EFAC

Nota: se recomienda al usuario realizar el Cambio de Clave, y asignar una personalizada.

1. Usuarios del sistema

Siga el siguiente paso a paso para crear un Usuario en el sistema:

• Nuevo: permite crear un nuevo usuario en el sistema.

• Modificar: permite agregar o actualizar información en los usuarios ya creados.

• Eliminar: permite eliminar un usuario, siempre que no tenga movimientos relacionados que lo impidan.

A. Ingrese a través de la Ruta: Sistema/Usuarios y permisos, y haga clic en el botón "Nuevo" para crear un nuevo usuario.

B. En el campo "Código", asigne un número de cédula o una combinación de nombres y apellidos del usuario. Este código será visible en caso de eliminar al usuario.

C. Luego, ingrese el Nombre del usuario. Este será el nombre que aparecerá cuando el usuario inicie sesión en el sistema.

D. Ingrese el Correo electrónico del usuario. Este correo se utilizará para la recuperación de la contraseña.

Nota: no aplica para usuarios con roles de SUPERUSUARIO y CONTADOR.

E. En el campo Clase, seleccione el nivel de acceso que corresponde al usuario. Puede elegir entre las siguientes opciones:

• Administrador: tiene acceso a todas las herramientas del programa y es el usuario principal.

• Usuario normal: puede hacer registros y modificaciones, pero no tiene acceso a los parámetros del programa.

• Usuario auxiliar: solo puede hacer registros, sin poder realizar modificaciones.

• Usuario invitado: solo puede acceder al sistema para revisar información, sin poder alterar nada dentro del programa.

F. En el campo "Cód. Agrupamiento", podrá asignar un código que permita agrupar uno o más usuarios, si es necesario, para la elaboración de los tipos de comprobantes. También puede configurar esto desde la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes.

G. Por último, haga clic en “Grabar" para guardar el usuario. Al hacerlo, se le pedirá que asigne una clave para el usuario. La clave debe contener entre 6 y 10 caracteres, incluyendo letras mayúsculas, minúsculas y números.

Una vez creado el usuario, podrá asignar permisos y restricciones según sea necesario.

1.1. Permisos y restricciones: tras la selección del usuario, se pueden habilitar o restringir opciones que se encuentran en los diferentes menús del sistema.

Nota: se realiza mejora al proceso cruce de ítems “CRUCEITS” en donde se agrega validación por permiso de usuario para cada tipo de comprobante, en este contexto, se han creado 14 nuevos permisos con los siguientes nombres:

• CRUCETIP01 – Ver pedidos en el cruce de ítems

• CRUCETIP02 - Ver facturas en el cruce de ítems

• CRUCETIP03 – Ver facturas servicios en el cruce de ítems

• CRUCETIP04 – Ver remisiones en el cruce de ítems

• CRUCETIP05 – Ver cotizaciones en el cruce de ítems

• CRUCETIP06 – Ver facturas POS en el cruce de ítems

• CRUCETIP07 – Ver pedidos POS en el cruce de ítems

• CRUCETIP08 – Ver compras en el cruce de ítems

• CRUCETIP09 – Ver documento soporte en el cruce de ítems

• CRUCETIP10 – Ver orden de compras en el cruce de ítems

• CRUCETIP11 – Ver orden de servicio en el cruce de ítems

• CRUCETIP12 – Ver orden de producción en el cruce de ítems

• CRUCETIP13 – Ver orden de trabajo/ servicio en el cruce de ítems

• CRUCETIP14 – Ver notas de inventario en el cruce de ítems

1.2. Otros Parámetros: permite asignar una bodega o sucursal, a cada usuario con el fin de generar control en los procesos dentro del software. Tener en cuenta la NOTA: se debe reingresar al sistema para que tome los cambios.

2. Nuevos permisos y restricciones

Al ingresar a través de la Ruta: Sistema/Usuarios y permisos/Permisos y restricciones, se creó un nuevo permiso denominado “MDATOS”, para restringir el botón Datos en utilidades comprobantes, quedando de la siguiente manera:

MODCOMP: restringe la modificación del comprobante y el botón datos.

MODATCOM: si MODCOMP está restringido, habilita solo el botón datos.

MDATOS: restringir el acceso solo al botón Datos, cuando el permiso MODCOMP NO está restringido.

Otros permisos creados son los siguientes:

INFCONT3: restringe el acceso al informe denominado "certificación a terceros"

INFCONT4: restringe el acceso al informe "Examinar relación entre documentos"

PCOSVEN: restringe el botón “Ajustar costos Recalculados” en el Kardex.

IMPU_ADICIONAL: restringe el ingreso a otros conceptos en facturación POS.

CONDPAGO2: restringe el acceso al catálogo de condiciones de pago

Así mismo, podrá obtener material audiovisual de Usuarios y Permisos.