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Documento Soporte

Actualizado: 28 oct 2023

Documentos Electrónicos \ Documento Soporte

 

Tabla de Contenido

 

Mediante la Resolución No. 000488 del 29 de abril de 2022, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN modificó el plazo para generar y transmitir el documento soporte de adquisiciones con no obligado, desde el 1 de agosto de 2022.


El documento soporte en adquisiciones con no obligados, relaciona la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica de venta; de esta forma, el comprador genera dicho documento para soportar los costos, deducciones o impuestos descontables.


Las sanción/consecuencia que se puede incurrir con el Documento Soporte a sujetos no obligados a facturar es la perdida del reconocimiento de costos y gastos fiscales. #7 Art. 1 Resol. 167 de 2021.


Antes de iniciar, es importante despejar la siguiente inquietud:


¿Es correcto trabajar el mismo documento de compras que se venía utilizando antes, para el documento soporte electrónico?


La respuesta es NO, debido a que el documento del que trata el presente manual es electrónico, por ende, su parametrización se debe hacer de cero tal como lo indica el instructivo.


A continuación, se detalla el paso a paso a tener en cuenta para la implementación:

1. Sistema de Facturación Electrónica Ambiente de Habilitación – DIAN

Debe ingresar al Ambiente de Habilitación - DIAN.

Debe seleccionar el método de ingreso, como empresa o persona.


Debe ingresar por la Ruta: Menú/Registro y habilitación/Documentos electrónicos.


Seleccione el tipo de documento electrónico: “Documento para no obligados a facturar”

Una vez seleccione el tipo de comprobante debe: A. Seleccionar el modo de operación B. Nombre de la empresa proveedora y C. Nombre del Software


Tan pronto relacione la información, podrá observar el listado de los modos de operación asociados, el estado del modo de operación debe estar habilitado.

Finalmente debe “Sincronizar a producción”

2. Sistema de Facturación Electrónica: Ambiente de Producción - DIAN

Tan pronto realice la habilitación en la plataforma de la DIAN, podrá continuar con el Ambiente de Producción. Debe ingresar al Ambiente de Producción - DIAN. Debe seleccionar el modo de ingreso, como empresa o persona.



Ingrese por la Ruta: Menú/Configuración/Asociar Rangos de numeración.



Finalmente debe asociar la Resolución del Documento Soporte.



Nota: es posible que pueda tardar hasta 3 horas para poder asociar la resolución.

3. Crear: Tipo de Comprobante - Documento Soporte

Son 2, los tipos de comprobantes que deben crear:


• Documento soporte a sujetos no obligados a facturar.

• Nota de ajuste que se respalda con una nota débito - devolución en compras.

Para crear este comprobante debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes.



A. Nuevo: permite crear un nuevo tipo de comprobante.


B. Clase: este parámetro determina el tipo de comprobante a usar, para el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar podrá seleccionar la clase "Compras".


Adicionalmente, podrá seleccionar la clase "Documento Soporte en Compras"; sin embargo, este tipo de comprobante no genera imputación contable, quedando a elección del usuario.



C. Código: según la clase, el sistema asigna automáticamente un código, es posible cambiar el código.


D. Nombre: identifica el comprobante y toma el dato para el formato de impresión Ej.: Doc. Soporte en Compras, Factura De Venta, Devolución Compras, Nota Contable, Saldos Iniciales.


E. Consecutivo actual: permite relacionar el consecutivo habilitando el candado; por defecto, el sistema asigna el No. 1, sin embargo, puede cambiarlo.


F. Parámetros DIAN: podrá relacionar datos de la DIAN como: modalidad, prefijo, desde/hasta, proveedor tecnológico y autorizaciones DIAN; siempre y cuando modifique el tipo de comprobante.



Una vez diligencie los parámetros DIAN debe retornar y grabar el documento con la tecla Esc.

Posteriormente, sin modificar el tipo de comprobante ingresa por Parámetros DIAN y selecciona Autorizaciones DIAN para que le permita realizar la parametrización de la autorización de numeración – DIAN completa.



G. Grabar: finalmente, debe grabar el comprobante.

4. Catálogo de Terceros

Dando cumplimiento a lo expuesto en el anexo técnico, los municipios deben contar con la primera letra en mayúscula y las siguientes en minúsculas, para esto debe acceder a través de la Ruta: Archivos/Catálogo de Terceros/Municipios-corregimientos/Herramientas/Reparar catálogo de ciudades, de manera automática todos los municipios se corrigen.

Nota: Con base al #3 Art. 4 Resol 167 de 2021 los terceros a afectar en el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, deben tener RUT con su respectivo NIT.



5. Catálogo Servicios/Compras

Catálogo que permite la creación del conjunto de servicios adquiridos por la entidad.

Para acceder al catálogo debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo Servicios/Compras.



A. Código: dato de máximo 3 caracteres que respalda el servicio creado, este no se puede repetir.


B. Detalle: corresponde al nombre con el que se identificará el servicio.


C. Tarifa de IVA: permite seleccionar la tarifa de IVA a la que corresponde.


D. Costo predeterminado: podrá asociar el costo del servicio.


E. CCosto\SCCosto: permite relacionar el centro y subcentro de costos.


F. Códigos Contables: debe relacionar el código contable de compras y devolución en compras.