Liquidación Cesantías-Intereses- Vacaciones
- Administrador
- 21 sept 2023
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Actualizado: 17 dic 2025
Nómina \ Liquidación Cesantías-Intereses-Vacaciones
Tabla de Contenido
El proceso de liquidación y provisión de cesantías, intereses a las cesantías y vacaciones permite a las empresas dar cumplimiento a los requerimientos establecidos por la DIAN en materia de nómina electrónica, sirviendo como soporte válido de los costos y deducciones derivados del pago o abono en cuenta de estos conceptos laborales. Estas provisiones constituyen un requisito fundamental para la correcta aplicación de las deducciones en el impuesto sobre la renta.
Dado que en SysCafé los conceptos prestacionales no se reportan de forma mensual, deben ser consolidadas a 31 diciembre y reportadas en ese mes. Por esta razón, se realiza el proceso de liquidación de cesantías, intereses a las cesantías y vacaciones, el cual además de facilitar su reporte permite la cancelación de las cuentas de provisión, asegurando que sus saldos queden en $0 al cierre del año.
Nota: no se incluye el concepto de prima, ya que no es útil para el proceso de consolidación y liquidación, dado que este concepto no se consolida ni traslada con saldos al año siguiente, pues su liquidación y pago se efectúan dentro del mismo año en curso. Además el proceso solo aplica para los módulos que tengan el complemento de nómina.
Antes de correr el proceso se debe realizar una copia de seguridad y actualización de saldos, con el propósito de traer información actualizada y los saldos reales durante el periodo a consolidar, ingrese por la ruta: Procesos/Nómina/Liquidación de cesantías/intereses/Nuevo.
Primero deberá establecer el periodo en el cual se esta realizando el proceso como ejemplo establecemos desde el 1 de enero de 2025 hasta el 30 de diciembre de 2025, al procesar el archivo se grabara con fecha del año anterior (2024) por ende si la consolidación se realiza en enero de 2026, el archivo se guardará con el nombre 2025_Cesantías; al generar el reporte en ese mismo mes, el sistema buscará correctamente el archivo correspondiente al año 2025.
No obstante, si la consolidación se realiza en diciembre de 2025, el archivo quedará guardado con el nombre 2024_Cesantías. En este caso, al generar el reporte en enero 2026, el sistema intentará buscar el archivo 2025_Cesantías, el cual no existirá. Por esta razón, será necesario realizar el cambio manual del nombre del archivo, para esta explicación puede visitar el manual "Reporte de cesantías, intereses y vacaciones".
1. Cesantías
Las cesantías son una prestación social obligatoria a cargo del empleador y a favor del trabajador, equivalente a un mes de salario por cada año laborado, o proporcional al tiempo efectivamente trabajado. Su cálculo se realiza mediante la fórmula: (Salario mensual × días trabajados) / 360.
A. Cesantías: seleccione la opción cesantías.
B. Desde/hasta: corresponde al año a consolidar, usado para traer el saldo de toda la provisión causada durante el año.
C. Cuenta de cesantías: esta corresponde a la cuenta de provisión que se encuentra en el concepto de cesantías causadas que podemos visualizar en la ruta: Archivo/Catálogos nómina/Conceptos como tipo parafiscal/prestacional.
D. Cuentas de ajuste: estas cuentas son usadas para contabilizar las diferencias que se encuentren según lo que se provisionó en el año contra lo que realmente se pagará, esta cuenta puede ser de ingreso o de gasto. (según corresponda).
E. Cuenta de consolidado: será utilizada para pasar los saldos de la cuenta de provisión a la cuenta de consolidado, se encuentra parametrizada en el centro de trabajo.
F. Cesantías pagadas: corresponde a la cuenta de cesantías por pagar, en la cual se registra el valor efectivamente consignado por concepto de cesantías durante el transcurso del año. Este valor no podrá ser superior al monto total de las cesantías causadas y será restado en la columna "Diferencia".
G. Causa a Nit empleado: por defecto, el sistema causa el valor de las cesantías al NIT del fondo, con el fin de permitir que el pago se realice mediante un solo comprobante de egreso por el total correspondiente a todos los empleados afiliados a dicho fondo.
Sin embargo, si la empresa no desea manejar este esquema, puede activar el parámetro correspondiente para que las cesantías queden causadas al NIT de cada empleado. En este caso, al momento de realizar el pago, será necesario consultar el valor individual mediante el libro auxiliar del tercero.
H. Centro y subcentros de costo: al seleccionar un centro y subcentro de costo se filtraran los contratos pertenecientes a este.
Finalmente al tener parametrizado la liquidación de cesantías se continuará dando clic en "Procesar" para consultar todos los colaboradores y proceder a "Calcular".
Seguidamente, se debe de realizar la verificación para posteriormente causar las cesantías.
A. Cédula del colaborador.
B. Contrato del colaborador.
C. Nombre del colaborador.
D. Básico: dato consultado en el contrato, este debe de tener las fechas correspondientes al periodo que se está consultando.
E. Auxilio: corresponde al valor del auxilio de transporte que recibe el colaborador cuando su básico es inferior o igual a 2 salarios mínimos.
F. Base: esta corresponde a todo el salario que devengue el colaborador que forma parte para la base de cesantías, para revisarla puede descargar en Excel los conceptos relacionados desde la opción "Movimientos a Excel (Bases)" allí seleccione la ruta destino y clic en procesar para descargar el archivo, de esta forma podrá hacer su revisión.
G. Días laborados: este corresponde a los días realmente laborados por el colaborador.
H. Días descontados: hace referencias a todo concepto o novedad que por ley se deba excluir del cálculo de las cesantías.
I. Cesantías: valor de las cesantías correspondiente al empleado por su servicio prestado durante el año, este se causará al fondo.
J. Cesantías provisionadas: saldo que se encuentra en la cuenta de provisión por cada empleado.
K. Diferencia: corresponde a la diferencia entre lo que está causado frente al valor de la liquidación de cesantías.
Dando continuidad, se dará clic en seleccionar todo y causar, como se puede visualizar en la imagen;
Al finalizar se seleccionará el comprobante de contabilidad que causará las cesantías al fondo.
2. Intereses a las Cesantías
Los intereses a las cesantías son una obligación a cargo del empleador, equivalente al 12 % anual sobre el valor de las cesantías causadas, y se reconocen de manera proporcional al tiempo laborado. Su cálculo se realiza mediante la fórmula: (Cesantías × días trabajados × 0,12) / 360.
A. Intereses a las cesantías: seleccione la opción intereses a las cesantías.
B. Desde/hasta: corresponde al año a consolidar, este permite traer el saldo de todas la provisión causada durante el año.
C. La cuenta de interés: esta corresponde a la cuenta de provisión que se encuentra en el concepto de interés a las cesantías que podemos visualizar en la ruta archivo/catálogo de nómina/conceptos como tipo parafiscal/prestacional.
D. Cuentas de ajuste: estas cuentas son usadas para contabilizar la diferencias que se encuentren según lo que se provisionó en el año contra lo que realmente se pagará, esta cuenta puede ser de ingreso o de gasto. (según corresponda).
E. Cuenta de consolidado: será utilizada para pasar los saldos de la cuenta de provisión a la cuenta de consolidado, esta se encuentra parametrizada en el centro de trabajo.
Nota: en la cuenta de consolidado podrá usar la cuenta por pagar para dejar causado y poder realizar el pago desde el liquidador.
F. Centro y subcentros de costo: al seleccionar un centro y subcentro de costo se filtraran los contratos pertenecientes a este.
G. Opciones:
Imprimir: permite generar un reporte de valor a pagar por intereses de cesantías según los contratos seleccionados.
Causar: permite generar la causación de los intereses mediante el tipo de comprobante de nota de contabilidad.
Plano a bancos: una vez realice la causación de intereses a las cesantías podrá hacer usa del archivo plano a bancos para adicionar el pago de los intereses mediante el parámetro "Pago de int. a las cesantías". (Opcional para aquellas empresas que manejan archivos txt a bancos, si no cuenta con ella puede hacer uso de la herramienta pago).
Pago: podrá realizar el pago de los intereses que fueron causado en la nota contable para ser cruzados con su forma de pago
Una vez estén parametrizadas las cuentas contables podrá dar clic en "Consultar" luego "Procesar", realizar su causación y cuando corresponda el pago.
A. Cesantías: valor de las cesantías correspondiente al empleado por su servicio prestado durante el año este se causará al fondo, este valor se tomará como base para el cálculo del interés a las cesantías.
B. Interés : valor correspondiente a los intereses de cesantías bajo la formula (Cesantías * Días trabajados * 0,12) /360
C. Intereses a las cesantías provisionadas: saldo que se encuentra en la cuenta de provisión por cada empleado.
D. Diferencia: corresponde a la diferencia entre lo que está causado frente al valor de la liquidación de interés a las cesantías.
Realiza la causación de los intereses a las cesantías.
Pago de intereses a las cesantías
Después de haber causado el interés a las cesantías dentro del mismo proceso de liquidación se realizará el pago.
Se habilitará la siguiente ventana, donde se consultará mediante la fecha de causación del comprobante la nota de contabilidad que se causó el interés a la cesantía de todos los empleados o solo un comprobante que se requiera.
Nota: recordar que la cuenta por pagar que se utilizó debe estar marcada como acumula saldos por tercer y documento relacionado en el plan de cuentas digite el tipo y número de comprobante en el que se causaron los intereses a las cesantías.
Para finalizar, se realiza pago de interés a las cesantías como se puede precisar en la imagen.
A. Consultar.
B. Selecciona los registros.
C. Se crea el comprobante.
3. Vacaciones
Las vacaciones son una prestación social a la cual tiene derecho el empleado toda vez que esté vinculado con un contrato de trabajo. Su fórmula es Salario * días trabajados / 720.
Nota: en los parámetros avanzados, debe incluirse el código del concepto de vacaciones liquidadas para evitar novedades al momento de la liquidación.
A. Intereses a las cesantías: seleccione la opción vacaciones.
B. Desde/hasta: corresponde al año a consolidar, este permite traer el saldo de toda la provisión causada durante el año.
C. La cuenta de vacaciones: esta corresponde a la cuenta de provisión que se encuentra en el concepto de vacaciones causadas que podemos visualizar en la ruta: Archivos/Catálogos nómina/Conceptos como tipo parafiscal/prestacional.
D. Cuentas de ajuste: estas cuentas son usadas para contabilizar las diferencias que se encuentren según lo que se provisionó en el año contra lo que realmente se pagará, esta cuenta puede ser de ingreso o de gasto. (según corresponda).
E. Cuenta de consolidado: será utilizada para pasar los saldos de la cuenta de provisión a la cuenta de consolidado, se encontrará parametrizada en el centro de trabajo.
F. Centro y subcentros de costo: al seleccionar un centro y subcentro de costo se filtraran los contratos pertenecientes a este.
G. Causar: permite generar la causación de las vacaciones mediante el tipo de comprobante de nota de contabilidad.
Al tener parametrizado la liquidación de vacaciones se continuará dando clic en "Procesar" para consultar todos los colaboradores y proceder a "Calcular" la causación de las vacaciones como se puede visualizar en la siguiente imagen:
A. Dias vacaciones: corresponde al calculo de número de dias establecido en las fecha de contrato del empleado.
B. Vacaciones: valor de las vacaciones correspondiente al empleado por su servicio prestado durante el año.
C. Vacaciones provisionadas: saldo que se encuentra en la cuenta de provisión por cada empleado.
D. Diferencia: corresponde a la diferencia entre lo que está causado frente al valor de la liquidación vacaciones.
Dando continuidad, se dará clic en seleccionar todo y causar.
Al finalizar se seleccionará el comprobante de contabilidad que causará las vacaciones.
Por último, si presenta inquietudes podrá comunicarse con el área de soporte SysCafé.
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