Liquidación Cesantías-Intereses
Actualizado: 9 dic 2023
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Tabla de Contenido
Proceso de liquidación de cesantías/intereses/vacaciones que se realiza con el fin de pasar los saldos de la cuenta de provisión a la cuenta de consolidado (la cuenta de provisión a final de año debe quedar en 0).
Es necesario ingresar por la siguiente Ruta: Procesos/Nómina/Liquidación de cesantías/intereses.
Nota: aplica para los módulos que tengan el complemento de nómina.
Nota: Antes de correr el proceso se debe de realizar copia de seguridad y actualización de saldos, con el propósito de traer información actualizada y los saldos reales durante el periodo a consolidar.
1. Cesantías
Las cesantías son una prestación social a cargo del empleador y a favor del colaborador este corresponde a un mes de salario por cada año de servicios prestados o proporcionalmente al tiempo de servicio. Su fórmula (Salario mensual * Días trabajados) /360.
En SysCafé se parametriza de la siguiente manera:
A. Al crear la liquidación de cesantías/intereses/vacaciones se seleccionará cesantías.
B. El campo de periodo desde/hasta, corresponde al año a consolidar, este para traer el saldo de toda la provisión causada durante el año.
C. La cuenta de cesantías: esta corresponde a la cuenta de provisión que se encuentra en el concepto de cesantías causadas que podemos visualizar en la Ruta: Archivo/Catálogos nómina/Conceptos como tipo parafiscal/prestacional.
D. Cuentas de ajuste: estas son para contabilizar las diferencias que se encuentren según lo que se provisionó en el año contra lo que realmente se pagará, esta cuenta puede ser de ingreso o de gasto. (según corresponda).
E. Cuenta de consolidado: será utilizada para pasar los saldos de la cuenta de provisión a la cuenta de consolidado, se encuentra parametrizada en el centro de trabajo.
Al tener parametrizado la liquidación de cesantías se continuará dando clic en procesar para consultar todos los colaboradores y proceder a calcular la causación de las cesantías como se puede visualizar en la siguiente imagen:
Seguidamente, se debe de realizar la verificación para posteriormente causar las cesantías.
A. Cédula del colaborador.
B. Contrato del colaborador.
C. Nombre del colaborador.
D. Básico: dato consultado en el contrato, este debe de tener las fechas correspondientes al periodo que se está consultando.
E. Auxilio: Valor que recibe el colaborador cuando su básico es inferior o igual a 2 salarios mínimos.
F. Base: esta corresponde a todo el salario que devengue el colaborador y forme parte para la base de cesantías.
G. Días laborados: este corresponde a los días realmente laborados por el colaborador.
H. Días descontados: hace referencias a todo concepto o novedad que por ley se deba excluir del cálculo de las cesantías.
I. Cesantías: valor de las cesantías correspondiente al empleado por su servicio prestado durante el año, este se causará al fondo.
J. Cesantías provisionadas: saldo que se encuentra en la cuenta de provisión por cada empleado.
K. Diferencia: corresponde a la diferencia entre lo que está causado frente al valor de la liquidación de cesantías.
Dando continuidad, se dará clic en seleccionar todo y causar, como se puede visualizar en la imagen;
Al finalizar se seleccionará el comprobante de contabilidad que causará las cesantías al fondo.
2. Intereses a las Cesantías
Corresponde a la utilidad sobre el valor de las cesantías acumuladas al 31 de diciembre que corresponde al 12 %. Su fórmula (Cesantías * Días trabajados * 0,12) /360
En SysCafé se parametriza la liquidación de la siguiente manera:
A. Al crear la liquidación de cesantías/intereses/vacaciones se seleccionará Interés a las cesantías.
B. El campo de periodo desde/hasta: corresponde al año a consolidar, este para traer el saldo de todas la provisión causada durante el año.
C. La cuenta de interés: esta corresponde a la cuenta de provisión que se encuentra en el concepto de interés a las cesantías que podemos visualizar en la ruta archivo/catálogo de nómina/conceptos como tipo parafiscal/prestacional.
D. Cuentas de ajuste: esta son para contabilizar la diferencias que se encuentren según lo que se provisionó en el año contra lo que realmente se pagará, esta cuenta puede ser de ingreso o de gasto. (según corresponda).
E. Cuenta de consolidado: será utilizada para pasar los saldos de la cuenta de provisión a la cuenta de consolidado, esta se encuentra parametrizada en el centro de trabajo.
Nota: para interés a las cesantías se podrá usar la cuenta por pagar para dejar causado y poder realizar el pago desde el liquidador.
Se realiza el mismo proceso para procesar el interés a las cesantías y causarlo, como se realizó con anterioridad para cesantías.
Seguidamente, se realizará la verificación y causación del interés a las cesantías.
A. Cesantías: valor de las cesantías correspondiente al empleado por su servicio prestado durante el año este se causará al fondo, este valor se tomará como base para el cálculo del interés a las cesantías.
B. Interés a las cesantías provisionadas: saldo que se encuentra en la cuenta de provisión por cada empleado.
C. Diferencia: corresponde a la diferencia entre lo que está causado frente al valor de la liquidación de interés a las cesantías.
Nota: se realizará el mismo proceso que se hizo con cesantías para casuar, después se debe de seleccionar el comprobante de contabilidad que causará el interés a las cesantías al empleado.
Pago de intereses a las cesantías
Después de haber causado el interés a las cesantías dentro del mismo proceso de liquidación se realizará el pago.
Se habilitará la siguiente ventana, donde se consultará mediante la fecha de causación del comprobante la nota de contabilidad que se causó el interés a la cesantía de todos los empleados o solo un comprobante que se requiera.
Nota: recordar que la cuenta por pagar que se utilizó debe estar marcada como acumula saldos por tercer y documento relacionado en el plan de cuentas.
Para finalizar, se realiza pago de interés a las cesantías como se puede precisar en la imagen.
A. Consultar.
B. Selecciona los registros.
C. Se crea el comprobante.
Datos a tener en cuenta:
Se puede causar las cesantías al empleado con el parámetro que se visualiza a continuación.
Sin embargo, esto solo se puede utilizar si el fondo lo autoriza por las tres causales que estipula la ley:
-Terminación del contrato de trabajo.
-Inversiones relacionadas con vivienda.
-Estudio.
Se podrá consultar contrato y hoja de vida del empleado desde la liquidación como se puede visualizar en la imagen.
Si se requiere de aplicar filtro para su respectiva causación se puede realizar en el costado superior izquierdo.
3. Vacaciones
Las vacaciones son una prestación social a la cual tiene derecho el empleado toda vez que esté vinculado con un contrato de trabajo. Su fórmula es Salario * días trabajados / 720.
En SysCafé se parametriza la liquidación de la siguiente manera:
A. Al crear la liquidación de cesantías/intereses/vacaciones se seleccionará vacaciones.
B. El campo de periodo desde/hasta: corresponde al año a consolidar, este para traer el saldo de toda la provisión causada durante el año.
C. La cuenta de cesantías: esta corresponde a la cuenta de provisión que se encuentra en el concepto de vacaciones causadas que podemos visualizar en la Ruta: Archivos/Catálogos nómina/Conceptos como tipo parafiscal/prestacional.
D. Cuentas de ajuste: estas son para contabilizar las diferencias que se encuentren según lo que se provisionó en el año contra lo que realmente se pagará, esta cuenta puede ser de ingreso o de gasto. (según corresponda).
E. Cuenta de consolidado: será utilizada para pasar los saldos de la cuenta de provisión a la cuenta de consolidado, se encontrará parametrizada en el centro de trabajo. Al tener parametrizado la liquidación de vacaciones se continuará dando clic en Procesar para consultar todos los colaboradores y proceder a Calcular la causación de las vacaciones como se puede visualizar en la siguiente imagen:
Seguidamente, se debe de realizar la verificación para posteriormente Causar las vacaciones.
A. Vacaciones: valor de las vacaciones correspondiente al empleado por su servicio prestado durante el año.
B. Vacaciones provisionadas: saldo que se encuentra en la cuenta de provisión por cada empleado.
C. Diferencia: corresponde a la diferencia entre lo que está causado frente al valor de la liquidación vacaciones.
Dando continuidad, se dará clic en seleccionar todo y causar, como se puede visualizar en la imagen;
Al finalizar se seleccionará el comprobante de contabilidad que causará las vacaciones.
Por último, si presenta inquietudes podrá comunicarse con el área de soporte SysCafé.
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