Cuentas Pendientes

Ventas \ Cuentas Pendientes

---

Tabla de Contenido

1. Creación de Mesas

2. Configuración de los Artículos 

3. Ventana General

4. Parámetros

5. Informe Ordenes de Pedido

---

Cuentas pendientes es una funcionalidad diseñada para empresas que utilizan los módulos POS Plus o Gestión y cuya actividad comercial corresponde a restaurantes, bares, cafeterías y establecimientos similares. Este proceso permite registrar los pedidos o consumos realizados por los clientes durante su permanencia en el establecimiento, asociándolos a una mesa, cliente o cuenta, sin generar la factura de manera inmediata.

De esta forma, es posible continuar agregando productos o servicios a la misma cuenta hasta que el cliente finalice su consumo. Una vez confirmado que no se realizarán más pedidos, la cuenta pendiente podrá convertirse en una factura de venta POS, facilitando el control de los consumos y el proceso de facturación.

1. Creación de Mesas

Al ingresar al proceso de cuentas pendientes ubicado en la ruta: Procesos/Facturación/Cuentas pendientes. El sistema solicitará seleccionar la sucursal sobre la cual se administrarán las cuentas. Una vez elegida, se mostrará una interfaz organizada en 9 secciones, identificadas con los números del 1 al 9. Cada sección permite crear y administrar hasta 24 mesas, facilitando la organización de los pedidos según la distribución del establecimiento.

Para crear una nueva mesa, haga clic en el botón "Nueva". A continuación, diligencie la siguiente información:

• Nombre de la mesa: asigne un nombre o identificador, por ejemplo, Mesa 1.

  
  

• Atendida por: seleccione el vendedor o mesero responsable de la atención de la mesa. Este debe estar previamente creado en el catálogo de vendedores.

  
  

• Cliente: relacione el tercero al que se asociará la cuenta pendiente.

  
  

• Sección: seleccione la sección (1 al 9) en la que se ubicará la mesa dentro del establecimiento.

  
  

• Código ordenación: podrá determinar el número de la orden de la mesa que está configurando.

  
  

• Bloquear cuenta: podrá hacer bloqueo de la orden, para que no se realicen modificaciones.

Finalmente, guarde la información para crear la mesa y comenzar a registrar los pedidos o consumos del cliente.

Para poder atender una mesa primero debe dar clic en "Seleccione atiende" la persona debe coincidir con quien fue asignado a atender la mesa.

2. Configuración de los Artículos

Inicialmente, podrá personalizar la organización del menú de artículos, permitiendo segmentar las referencias de acuerdo con las necesidades del establecimiento, por ejemplo, por días de la semana, secciones de alimentos, tipos de bebidas, entre otras categorías.

En la parte superior encontrará 10 casillas configurables, en las cuales podrá definir:

• Nombre de la categoría.

• Color que la identificará.

• Imagen representativa.

• Eliminar imagen, en caso de requerir cambiarla o retirarla.

Cada una de estas casillas funciona como una categoría del menú. Al seleccionarla, se mostrarán los artículos asociados, permitiendo agregar hasta 44 referencias por cada categoría, facilitando la consulta y el registro de los pedidos desde el proceso de cuentas pendientes.

En cada casilla, pulse "Clic derecho" al mouse para la configuración de los artículos e información adicional.

Una vez seleccionado podrán:

• Establecer nombre a la casilla.

• Establecer color distintivo.

• Asignar imagen referente al ítem asignado. (Tamaño sugerido 476 × 204 px)

• Eliminar la imagen previamente asignada.

• Establecer la referencia, es decir, asignar el producto que desea facturar.

• Eliminar la referencia previamente asignada a la casilla.

• Seleccionar Kit de armado.

• Establecer servicio.

• Eliminar servicio.

Nota: después de realizar la configuración del artículo, podrá afectarla para realizar el proceso de facturación con esta opción:

Cuando selecciona con un "clic" la opción configurada automáticamente ingresa a facturarse, aquí muestra la referencia del artículo, el detalle, la cantidad ingresada y el valor, importante tener en cuenta que esta información se puede modificar, aunque inicialmente es tomada directamente del catálogo de artículos.

Nota: cada vez que ingrese algún ítem a la mesa se actualiza el valor a facturar, opción ubicada en la parte superior derecha; recuerde que puede hacer uso de la opción adicionar y la opción quitar ubicada en la parte superior izquierda.

3. Ventana General

A. Otras Cuentas: mediante esta opción podrá regresar a la venta inicial y relacionar los pedidos de otras mesas, sin afectar el pedido actual.

B. Facturar: permite generar la factura de venta POS de la cuenta pendiente, trasladando los artículos registrados al comprobante de factura POS. Luego consultará si desea eliminar los ítems ya facturados.

C. Herramienta: mediante esta opción podrá aplicar descuentos y observaciones anexas, la información ingresada en estos campos se transferirá correctamente al momento de facturar.

D. Cancelar ítem: permite eliminar artículos registrados en la cuenta pendiente cuando estos hayan sido ingresados por error o el cliente decida cancelar el pedido.

E. Orden Comanda: genera la impresión de un documento de manejo administrativo para qué la persona que factura genere una orden al personal encargado de la parte operativa "Cocina" y se pueda preparar el pedido del usuario. También marcará las referencias como ordenada.

F. Estado de Cuenta: genera la impresión de un documento similar a la factura con el valor del consumo actual del usuario; no tiene afectación contable solo es informativo hasta que se facture.

G. Modificar cuenta: permite actualizar la información general de la cuenta pendiente, como el nombre de la mesa, el cliente, el mesero responsable o cualquier otro dato configurado al momento de su creación.

H. Actualizar (F5): actualiza la información de la cuenta pendiente, reflejando los últimos cambios realizados por otros usuarios o estaciones de trabajo.

I. Traslados: permite trasladar la cuenta pendiente o los artículos registrados hacia otra mesa o cuenta, conservando la información del consumo.

J. Atiende: permite cambiar el vendedor.

K. Limpiar: permite retirar todos los artículos registrados en la cuenta pendiente, dejando la mesa sin consumos asociados.

L. Candado: habilitar el candado permite que la función de limpiar y eliminar quede habilitada y se aplique, de lo contrario no limpiara ni eliminará los registros.

M. Adicionar: permite agregar nuevos artículos o servicios a la cuenta pendiente, incorporándolos al consumo del cliente.

N. Quitar: permite retirar el artículo seleccionado de la cuenta pendiente sin necesidad de cancelar toda la orden.

O. Resumen de la cuenta: muestra el valor total acumulado del consumo registrado en la cuenta pendiente. En esta sección podrá visualizar el nombre de la mesa, el subtotal de los consumos, el porcentaje o valor de la propina y el total a pagar, incluyendo la propina cuando esta haya sido aplicada.

P. Información adicional: permite registrar observaciones o especificaciones particulares para cada artículo de la cuenta pendiente, por ejemplo, indicaciones sobre la preparación del producto, ingredientes adicionales, restricciones o cualquier instrucción que deba ser tenida en cuenta al momento de elaborar el pedido.

4. Parámetros

A. Imprimir Orden/Comanda en impresora de tiquetes Nro. 2 (alterna) : permite enviar la impresión de la orden o comanda a una impresora de tiquetes alterna. La impresora utilizada dependerá de la zona de impresión o del número de impresora asignado a cada artículo (del 1 al 8) desde el catálogo de artículos, facilitando la impresión automática en las diferentes áreas de preparación.

B. Utilizar impresión de formato estándar No POS en la orden/comanda: permite imprimir la orden o comanda utilizando un formato estándar en lugar del formato de impresión POS, siendo útil cuando se requiere una presentación diferente del documento.

C. Porcentaje de propina predeterminado: permite establecer el porcentaje de propina que el sistema sugerirá automáticamente al momento de generar la cuenta o la factura del cliente.

D. Agrupar comanda por: permite definir el criterio con el que se organizarán los artículos dentro de la comanda impresa, por ejemplo, sin agrupación, por línea, grupo, sección u otros criterios configurados en el sistema.

E. Lista de precios a utilizar globalmente: permite seleccionar una lista de precios que será utilizada de forma predeterminada para todas las cuentas pendientes, independientemente de la lista asignada al cliente. (Si se manejan sucursales se debe configurar en el catálogo de sucursales).

F. Solicitar clave de administrador para disminuir la cantidad del ítem: al activar esta opción, el sistema solicitará la clave de un usuario administrador cuando se intente disminuir la cantidad de un artículo registrado en una cuenta pendiente, brindando mayor control sobre las modificaciones realizadas.

G. Activar restricciones adicionales: permite habilitar validaciones adicionales en la ventana general de cuentas pendientes estableciendo el icono del candado siempre bloqueado. Mostrando la validación "Se requiere clave de administrador" para: limpiar items, realizar traslador, cambiar quien atiende, modificar la cuenta, establecer el estado de cuenta, cancelar items.

H. Obliga asignar Vendedor (ATIENDE): al activar esta opción, será obligatorio seleccionar el vendedor o mesero responsable de atender la mesa antes de registrar o continuar con la cuenta pendiente.

I. Ver columna de servicios: permite visualizar en el detalle de la cuenta una columna adicional para adicionar un servicio, facilitando la diferenciación entre productos y servicios registrados.

J. Mensajes formato de impresión: permite definir los mensajes personalizados que aparecerán en el encabezado y pie de la orden o comanda impresa, como observaciones, información del establecimiento o mensajes dirigidos al personal de cocina o al cliente.

K. Log de Eventos: permite visualizar un log de eventos ejecutados por el proceso de cuentas pendientes, teniendo así un registro de las modificaciones realizadas por los usuarios.

5. Informe Ordenes de Pedido

A. Desde / Hasta: permite establecer el rango de fechas y horas que se desea consultar en el informe, mostrando únicamente las órdenes de pedido registradas dentro del período seleccionado.

B. Sección: permite filtrar las órdenes según la sección a la que pertenece la mesa o cuenta, facilitando la consulta por áreas del establecimiento.

C. Mesa: permite consultar la información correspondiente a una mesa específica, mostrando únicamente los pedidos asociados a ella.

D. Atiende: permite filtrar las órdenes de pedido según el mesero o vendedor responsable de la atención de la mesa.

E. Ubicación / Comanda: permite filtrar la información por la ubicación o zona de impresión asignada a la comanda, facilitando la consulta de pedidos destinados a una determinada área de preparación, como cocina, bar o parrilla.

F. Pendientes: muestra únicamente las órdenes de pedido que aún no han sido preparadas o entregadas.

G. Canceladas: permite consultar las órdenes o artículos que fueron cancelados antes de su preparación o facturación.

H. Entregadas: muestra las órdenes de pedido que ya fueron preparadas y entregadas, permitiendo realizar seguimiento al estado de los pedidos.

I. Consultar: genera el informe de acuerdo con los filtros establecidos.

J. Excel: permite exportar el resultado de la consulta a un archivo de Microsoft Excel para su análisis o conservación.