Orden de Compra

Compras \ Orden de Compra

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Tabla de contenido

• Orden de compra

• Aprobación órdenes de compra

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Es un documento no contable y opcional que elabora la empresa con la intención de adquirir un bien y/o servicio. Su función principal es detallar las condiciones de la compra; tipo de producto, precio, condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

Entre las funciones u objetivos de una orden de compra tenemos los siguientes:

• Control de compras: garantiza que las adquisiciones sean autorizadas y registradas adecuadamente.

  
  

• Compromiso con el proveedor: formaliza el acuerdo entre la empresa y el proveedor.

  
  

• Presupuesto y control de gastos: permite a la empresa llevar un seguimiento de sus costos y compromisos.

Orden de compra

Para elaborar el documento debe ingresar por la ruta: Movimientos/Orden de compra/Servicio.

A continuación, se explica cada uno de los campos que conforman la ventana del documento:

A. Fecha: digitar la fecha contable, para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.

B. Proveedor: podrá relacionar el nombre o cédula del proveedor que respalda el movimiento.

C. Detalle: permite describir el detalle del comprobante.

D. Bodega: seleccione la bodega correspondiente a esa orden de compra.

E. Botón Adicionar: permite adicionar nuevos registros de referencia de artículos o servicios en el documento.

F. Forma de Pago: permite relacionar el método de pago.

G. Grabar: finalmente, seleccione el botón grabar para que se realice el debido registro en el sistema.

Además, podrá obtener material audiovisual de Orden, factura y devoluciones en compras - SysCafé.

Aprobación órdenes de compra

El proceso de aprobación permite realizar la revisión, control y validación de las órdenes de compra registradas en el sistema, mediante su aprobación o anulación. Esta funcionalidad ayuda a garantizar que las compras sean verificadas antes de convertirse en documentos definitivos dentro del proceso de adquisición.

Para ingresar al proceso diríjase por la ruta: Procesos/Compras/Aprobación órdenes de compra, en esta ventana encontrará el listado de todas las órdenes de compra registradas en el sistema, según los filtros aplicados.

1. Consulte los documentos de orden de compra.

2. En la parte superior podrá visualizar:

• Total de órdenes de compra listadas y por selección.

• Valor total acumulado de las órdenes de compra y por selección.

Estos datos variarán dependiendo de los filtros seleccionados, tales como:

• Rango de fechas (Desde – Hasta)

3. También podrá aplicar otros filtros, tales como:

   
   

   

   
   

   Tipo de comprobante

   Rango de consecutivos

   Forma de pago

   Proveedor

   
   

        A. Ver solo con anexos o detalles

        B. Incluir órdenes de compra aprobadas

        C. Incluir órdenes de compra no aprobadas

4. Al seleccionar una orden de compra, en la parte inferior de la ventana se mostrará el detalle completo del documento, donde podrá visualizar:  referencia, detalle, cantidad, precio vr.unitario, descuentos y costo actual.

   
   

(Si requiere habilitar las columnas de "Dto Financiero" debe dirigirse por la ruta: Sistema/Parámetros/Compras/Descuentos/Ver columna descuento financiero en las compras)

5. Luego de realizar la revisión correspondiente, podrá utilizar los íconos:

• Aprobar

• Anular

Estos permiten definir el estado final del documento.

Parámetro avanzado para control obligatorio

Si su empresa requiere restringir la elaboración de facturas de compra cuando la orden no ha sido aprobada, puede habilitar en valor "Si" desde la ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados/Compras/"Activar procedimiento de aprobación de órdenes de compra" una vez habilitado al elaborar una compra:

• Si la orden de compra asociada está aprobada, el sistema permitirá grabar el comprobante.

• Si la orden no está aprobada, el sistema bloqueará la grabación del documento hasta que se realice la aprobación correspondiente.

6. Permite aprobar o desaprobar varios registros de cotizaciones.

Finalmente, de esta forma podrá llevar un control de órdenes de compra.