Autorización de numeración DIAN

Documentos Electrónicos \ Autorización de numeración DIAN

---

¿Qué es la autorización de numeración DIAN?

La autorización de numeración es el permiso otorgado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para que una empresa pueda emitir documentos electrónicos utilizando un rango específico de numeración consecutiva.

Esta autorización define aspectos como:

• Prefijo del documento.

• Número inicial y número final autorizados.

• Vigencia de la numeración.

La numeración autorizada puede aplicarse a diferentes documentos electrónicos, tales como:

• Factura electrónica de venta.

• Documento soporte electrónico.

• Documento equivalente electrónico.

En términos prácticos, este proceso habilita a la empresa para generar documentos electrónicos válidos dentro de los rangos aprobados por la entidad tributaria.

¿Por qué es importante la autorización de numeración?

La autorización de numeración es indispensable porque sin ella no es posible emitir documentos electrónicos válidos ante la DIAN.

Además, permite:

• Garantizar el control y seguimiento fiscal de los documentos emitidos.

• Evitar duplicidad o uso incorrecto de consecutivos.

• Validar que las facturas y documentos electrónicos se encuentren dentro de rangos autorizados.

• Mantener la legalidad y validez tributaria de los documentos generados.

Un documento emitido fuera del rango autorizado puede presentar inconvenientes fiscales, contables y tributarios.

¿Para qué sirve?

La autorización de numeración permite:

• Habilitar la emisión de documentos electrónicos ante la DIAN.

• Controlar el uso adecuado de prefijos y consecutivos.

• Evitar errores en la generación de facturas o documentos electrónicos.

• Administrar la vigencia y disponibilidad de numeración.

• Solicitar ampliaciones o renovaciones cuando los rangos estén próximos a agotarse o vencer.

Importancia en la operación diaria

Mantener una numeración vigente y correctamente configurada garantiza la continuidad de la operación de facturación electrónica y evita interrupciones en los procesos de emisión de documentos ante la DIAN.

A continuación mostraremos un ejemplo de cómo asociar una resolución de factura electrónica de venta. Para hacerlo, debe acceder a la siguiente ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes, buscar el documento "Factura Electrónica de Venta".

Nota: Si el documento no ha sido creado, será necesario proceder con su creación, para hacerlo podrá apoyarse con el manual Tipos de Comprobante.

Creación del tipo de comprobante

1. Primero, debe seleccionar la opción "Nuevo" para crear un nuevo comprobante.

2. En el campo "Clase", seleccione el tipo de información, el formato de impresión y su uso.

3. En el campo "Código", el sistema asigna automáticamente un código, sin embargo, el usuario podrá relacionar un código que desee cumpliendo con la condición de máximo 3 caracteres, importante, que ningún código se duplique.

4. Identifique un nombre para identificar el comprobante, que será utilizado en el formato de impresión y grabe.

Asociación de la resolución

1. Seleccione el tipo de comprobante creado y de clic en la opción "Modificar".

   
   

2. Seleccione "Parámetros DIAN" e ingrese los datos necesarios: Modalidad "Documento electrónico" (Factura, compra, nómina), ingresar el prefijo de la resolución (que no debe contener números, Ej.: FEL), defina el número desde y hasta, y seleccione el Proveedor Tecnológico correspondiente, luego salga de la ventana y grabe.

   
   

3. Sin modificar el documento de factura electrónica de venta, debe dar clic en la opción "Parámetros DIAN" y seleccionar en la parte inferior izquierda "Autorizaciones DIAN" y relacionar información de la resolución de facturación:

7. Seleccione la opción "(+)" para adicionar resoluciones de facturación.

8. En la sección "Configuración Doc. Electrónico", relacione la modalidad del comprobante, seleccionando "Documento electrónico" (Factura, compra, nómina).

9. Ingrese el prefijo asegurándose de que el prefijo no contenga números (Ej.: FEV).

10. Ingrese el número desde y hasta, fecha de la resolución, válido hasta, número y tipo de resolución.

11. Por último presione "Grabar" para guardar la información registrada.

• Campo General: podrá visualizar los registros de resoluciones de facturación.

• Información: campo que relaciona todos los registros de resolución en formato TXT.

Siguiendo con la configuración de Factura Electrónica de Venta, es necesario ingresar al acceso directo denominado "Documentos Electrónicos" y seleccionar la opción "Herramientas" y "Consultar claves técnicas DIAN".

Nota: al acceder a través de la opción "Herramientas" y "Consultar Información Almacenamiento", podrá consultar la siguiente información:

A. Registros totales en almacén 1: comprobantes que están ubicados en el almacenamiento anterior.

B. Registros totales en almacén 2: comprobantes que están ubicados en el almacenamiento nuevo.

Para la Nota Crédito-Facturación y la Nota Débito-Facturación solo debe relacionar la modalidad y el proveedor tecnológico, ya que no se hace necesario relacionar resolución de facturación.

2. Asociar la resolución en la plataforma de la DIAN.

Debe ingresar al Ambiente de Producción - DIAN.

Debe seleccionar el modo de ingreso, como empresa o persona.

Ingrese por la ruta: Menú/Configuración/Asociar Rangos de numeración.

Posteriormente, debe asociar la Resolución de la Factura Electrónica.

Nota: es posible que pueda tardar hasta 3 horas para poder asociar la resolución.

3. Consultar Claves Técnicas DIAN

Dentro del software debe ingresar al acceso directo "Documentos Electrónicos", luego acceda a la opción "Herramientas" y finalmente "Consulte claves técnicas".

Al realizar la configuración como lo menciona el manual, podrá configurar la Resolución de los documentos electrónicos (Factura- Compras).