Servicios Públicos
Actualizado: 2 oct 2023
Facturación en Lote \ Servicios Públicos
Tabla de Contenido
Proceso complementario, diseñado para optimizar la gestión de todo tipo de entidades de servicios públicos. Permite el registro y control histórico de las lecturas en el sistema, organizar los puntos de facturación por distintas zonas, estratos y rutas, administrar correctamente los subsidios y sobreprecios, generando toda la facturación con un solo clic.
Pasos para configurar la facturación de servicios públicos
1. Activación del Parámetro
Este parámetro va a determinar el mecanismo de liquidación, teniendo en cuenta la lectura en la lista de precios. Debe ingresar por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación y ventas/Facturación en lote y activar el parámetro Líquida según cada rango establecido.
2. Crear los Servicios
Lo primero que debe tener en cuenta es ingresar por la Ruta: Archivos\Catálogo de servicios/Ventas.
Se comparte material de apoyo para la creación de los Servicios en ventas.
Existen 4 tipos de consumo en cada uno de los servicios (alcantarillado, acueducto y aseo):
Consumo cargo fijo.
Consumo básico.
Consumo complementario.
Consumo suntuario.
En el catálogo de servicios deben crear cada uno de ellos con su respectiva parametrización.
A. Datos iniciales: relacione el código, detalle o nombre del servicio y la tarifa de IVA.
B. Listas de precios: teniendo en cuenta el servicio que se está configurando, debe relacionar el precio o el rango de la lectura.
• Cuando parametrice los servicios por cargo fijo, debe diligenciar “Precios por lista de precios/tarifas” la columna Precio y Sobre Precio como lo muestra la imagen.
• Cuando parametrice los servicios por consumo (Básico, complementario y suntuario) debe parametrízalos por la opción “Por Rangos” para cada uno de los estratos como lo muestra la imagen.
Nota: los rangos inician desde el 1, pero ya el usuario determina él hasta.
C. Códigos contables: relacione los códigos contables que corresponden al ingreso y la devolución.
3. Catálogo de Terceros y Subterceros
Podrá realizar la creación de los Terceros ingresando a través de la Ruta: Archivos\Catálogo de terceros y los Subterceros por la Ruta: Archivos/Catálogo Subterceros/Puntos servicios Públicos o de manera directa en el catálogo de los terceros.
Al acceder al catálogo de los subterceros debe relacionar la información que habilita:
A. Nuevo: permite crear nuevos subterceros.
B. Modificar: podrá adicionar o quitar datos ya relacionados con anterioridad.
C. Eliminar: retira de manera definitiva el subtercero seleccionado.
D. Excel: permite exportar todos los subterceros en la estructura de Excel.
E. Código: campo alfanumérico definido por el usuario.
F. Nombre: identifica el subtercero que está creando.
G. Tercero: persona natural o empresa principal que respalda el subtercero.
H. Estado: permite crear diferentes estados que desee relacionar al subtercero (ej.: Activo – inactivo).
I. Generales: pestaña donde podrá determinar algunos datos básicos del subtercero (Dir., Tel., Municipio, Tipo, zona, observaciones.).
J. Facturación: en la pestaña podrá relacionar los siguientes datos informativos (Medidor N°, estado del medidor, Precios Tarifas, Vendedor, Bodega y Email.).
K. Información SUI: Sistema Único de Información (SUI), herramienta técnica de reporte y acopio de información, no solo para la gestión de esta entidad, sino con el fin de garantizar el conocimiento general de la información en beneficio de los usuarios, las demás entidades del sector y establecer información oficial al Estado.
L. Características: información adicional y complementaria del catálogo.
4. Configuración del Módulo
Tan pronto realice la configuración anterior, debe ingresar por la Ruta: Procesos/Facturación/Facturación en lote y seguir el paso a paso que se explica a continuación:
5. Constantes/Novedades
Realice la creación de las constantes/novedades, ingresando a través de la Ruta: Procesos/Facturación/Facturación en lote/Constantes/novedades.
Seleccione la opción (+)
Podrá crear las constantes por cada tercero/subtercero y por concepto a facturar.
1. Adicionar este registro a varios: permite adicionar el registro para varios terceros o subterceros o, se ingresa los datos del subtercero en la casilla de tercero que va a aplicar la facturación.
2. Cpto\Servicio: configura el concepto/servicio a facturar.
3. Modo aplica: se configura la manera que va a tomar el valor del servicio el sistema:
Del catálogo de Servicios: aplica cuando en el servicio tienen relacionado un precio de venta.
Del catálogo de servicios por la lectura: aplica cuando al servicio le ha configurado las listas de precios por toma de lecturas.
Valor Individual: aplica cuando el usuario va a digitar el valor directamente en la constante y este es un valor fijo.
4. Tipo: existen 2 tipos de selección, los cuales son:
Constantes: generan en la facturación por un periodo determinado o permanente.
Novedades: generar cobros extras en la facturación en lote, las cuales solo pueden aplicar para un periodo.
5. Detalle Ítem: concepto que identifica cada constante.
6. Otro tercero: aplica cuando el servicio se va a facturar como "ingreso para otro tercero".
7. Periodo: selecciona el rango del periodo en el que aplicará la constante o la novedad.
8. Aplica: cuando se activa el parámetro tendrá en cuenta el servicio para facturar.
9. Observación: la información diligenciada aquí, aparecerá por defecto en observaciones anexas una vez se genere la facturación.
10. Grabar: permite grabar los cambios o nuevos procesos realizados.
6. Lecturas
Tan pronto realice la creación de las constantes/novedades, debe ingresar a través de la Ruta: Procesos/Facturación/Facturación en Lote/Lecturas.
1. Toma de Lectura Individual
Herramienta que le permite relacionar las lecturas mensuales por cada tercero, debe seleccionar el icono “Adiciona”, relacionar el periodo, tercero, y la toma de lectura.
2. Toma de Lecturas General
Herramienta que le permite realizar la consulta de todos los subterceros, y el historial de lecturas en el transcurso del año relacionado, adicionalmente podrá hacer uso de los filtros.
A. Periodo: podrá filtrar el año para la consulta de las lecturas.
B. Filtros: permite aplicar los filtros como lo son: códigos, ciclo, zona, ruta, grupo, y estado.
C. Exportar/Importar: a través de la estructura en Excel, podrá exportar e importar las lecturas.
D. Reporte variaciones: mediante el reporte podrá observar el promedio, el consumo y la variación de las lecturas relacionadas durante el periodo; adicionalmente, permite aplicar el filtro al digitar el número en promedio y variación facilitando la consulta.
E. Grabar: permite grabar los datos de lecturas que se relacionan de manera manual en cada mes.
F. Consultar: permite visualizar la información consultada y aplicada en los diferentes filtros.
G. Información: refleja la columna de los códigos, nombre, matrícula, cód. ruta, dirección, los 12 meses del año y el promedio de lecturas.
3. Exportar Lecturas
Permite seleccionar los campos que desea visualizar y exportarlos en archivo de Excel XLS, Texto CSV – (Excel), Texto TXT y Tabla DBF.
7. Generar facturas/cobros
Después de realizar la configuración anterior, ingresar a través de la Ruta: Procesos/Facturación/Facturación en lote/Generar facturas/cobros, allí encontrará 5 accesos de configuración.
1. OPCIONES
Permite realizar la configuración necesaria de parámetros en la facturación.
A. Generar: seleccione el tipo de comprobante de facturación. (La factura es la que tiene por clase “Factura De Venta Servicios Mensuales”).
B. Ordenar por: opción que permite seleccionar la forma de ordenar la facturación al momento de generarla.
C. Forma de pago: permite seleccionar las cuentas:
Convencional: forma de pago que será contrapartida en todos los documentos de factura de venta de servicios públicos.
Anticipos: forma de pago que se afectará cuando cause el anticipo a nombre del tercero.
D. Retenciones: permite relacionar los % de retención que se deben aplicar.
E. Ajuste al peso/Redondeo: permite configurar el redondeo y el ajuste al peso de los valores de los conceptos que se generaran en la facturación, esto se configura según requiere cada entidad.
F. Intereses moratorios: si la entidad cobrara intereses moratorios es necesario activar el parámetro que se requiere y configurar el concepto de intereses el cual se crea por: Archivos/Catálogo de servicios/ventas.
G. Otros parámetros: podrá realizar la activación de los 11 parámetros que se habilitan.
Nota: se tienen algunos parámetros que es importante definir antes de generar la facturación los cuales son la manera en que se manejaran los anticipos (Si aplica).
2. CONSULTAR REGISTROS
Opción que permite seleccionar el periodo a facturar, fecha contable de los comprobantes y adicional podrá agregar filtros para generar la facturación si así se requiere.
A. Periodo: esta fecha se basa con el cobro de la factura.
B. Fecha: esta es la fecha contable y de causación de los comprobantes a generar, para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
C. Filtrar: permite relacionar filtros para facilitar la consulta.
D. Consultar: permite realizar la consulta de los datos teniendo en cuenta los filtros aplicados.
3. GENERAR COMPROBANTES
Después de consultar y verificar los registros a los cuales se les va a generar comprobante de factura, debe ingresar a esta opción la cual informará cuantos comprobantes se van a generar, el consecutivo de estos y el valor, adicional podrá configurar los plazos de pago en el cual digitará el porcentaje de descuento y los días de plazo para que se efectúe.
A. Comprobantes a utilizar: relaciona el tipo y detalle del documento que va a crear, adicionalmente de la fecha del documento.
B. Numeración: rango desde y hasta de los consecutivos de las facturas de venta de servicios públicos que van a elaborar.
C. Comprobantes: totalidad de comprobantes a elaborar, adicionalmente refleja el valor de las facturas.
D. Plazos de pago: podrá determinar los 3 plazos máximos de pago, el valor y porcentaje del Dto. Financiero por pronto pago.
4. IMPRIMIR
Esta opción permite imprimir el informe de los registros que les generará la facturación, detallando Concepto-Detalle- Valor- Vr. IVA.
5. EXCEL
Adicional podemos generar el informe en Excel el cual nos muestra algunos datos adicionales de los terceros a los cuales se les generará la facturación.
De esta manera, siguiendo el paso a paso de este manual, podrá hacer uso del módulo Servicios Públicos.
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