Pedido
- Administrador
- 25 ago 2023
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Creación del Tipo de Comprobante
El comprobante de Pedido es un documento no contable y de uso opcional que permite registrar las solicitudes de compra realizadas por los clientes antes de generar la factura de venta. Su principal finalidad es llevar un control de los productos o servicios solicitados, facilitando el seguimiento de los pedidos pendientes y su posterior conversión o cruce con una factura de venta cuando el cliente confirme la adquisición de los bienes o servicios.
Como herramientas de consulta tenemos informes y procesos relacionados a pedidos los cuales son:
1. Creación del Tipo de Comprobante
Primero deberá realizar la creación del tipo de comprobante desde la ruta: Archivo/Catálogo de tipos de comprobantes/Nuevo/Clase Pedido.
Una vez se haya creado el tipo de comprobante podrá elaborar un pedido desde la ruta: Movimientos/Pedido de cliente.
Fecha: digitar la fecha contable, para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
Cliente: permite seleccionar el cliente, este debe estar creado en el catálogo de terceros con su respectiva clasificación.
Vendedor: persona que realiza las funciones de venta dentro de la empresa.
Detalle: describa el detalle o concepto del comprobante.
No Ext: consecutivo externo informativo (es opcional).
Forma de pago: opción que permite seleccionar el método de pago de la operación realizada.
Adicionar: agrega los ítems de referencia dentro del documento.
Quita: permite eliminar el artículo o servicio del comprobante que se esté elaborando.
Nota: este comprobante no genera imputación contable ni movimientos en la tarjeta Kardex. Su finalidad es únicamente informativa y sirve como una alternativa para registrar el pedido y posteriormente cruzarlo de forma ágil con la factura de venta.
Adicionalmente, podrá activar la columna de servicios ingresando a través de la ruta: Archivos/Catálogo tipo de comprobantes/Parámetros específicos/Ver columna servicios.
De esta forma se visaizara la columna de servicio al momento de elaborar el comprobante.
2. Pedido Abierto
El proceso de pedidos abiertos es una mejora que incorpora en la tarjeta Kardex un espacio destinado a visualizar las cantidades de una referencia que se encuentran pendientes por entregar. Esta funcionalidad permite identificar de forma rápida el total de unidades comprometidas en pedidos abiertos.
Es importante tener en cuenta que esta consulta únicamente muestra la cantidad total pendiente y no discrimina el tipo de comprobante ni el documento que originó el pedido. Si se requiere conocer el detalle de los comprobantes asociados a una referencia, será necesario realizar la consulta mediante los Informes de pedido pendientes o pedido vs facturadoInforme, filtrando la referencia correspondiente.
Para activar esta funcionalidad ingrese por la ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados/Inventarios/Visualizar pedidos abiertos en el buscador de artículos/SI.
Una vez active el parámetro, podrá comenzar a registrar pedidos a clientes. Posteriormente, al ingresar a la tarjeta Kardex de cualquier referencia incluida en un pedido, el sistema mostrará en el campo Pedidos Abiertos la cantidad de unidades que se encuentran pendientes por entregar para dicha referencia.
3. Informe Pedido vs Facturado
Mediante este informe podrá consultar la cantidad de referencias solicitadas, el total de referencias facturadas y la diferencia entre ambas cantidades, permitiendo identificar las unidades que aún se encuentran pendientes por entregar.
Adicionalmente, el informe permite agrupar la información por tipo de comprobante, facilitando el análisis de los pedidos registrados. También dispone de diferentes filtros de consulta, los cuales permiten segmentar la información de acuerdo con las necesidades del usuario y obtener resultados más precisos.
A. Desde/Hasta: permite establecer el rango de fechas que será tenido en cuenta para la consulta de los pedidos y las facturas relacionadas dentro del informe.
B. Agrupar por
Permite organizar la información del informe según uno o dos criterios.
Pedido: agrupa la información por cada pedido elaborado, permitiendo identificar las facturas que se generaron a partir de cada uno de ellos y verificar si fueron facturados total o parcialmente.
Factura: agrupa la información por factura de venta, mostrando los pedidos relacionados con cada documento facturado.
C. Filtros
Los siguientes filtros permiten limitar la información que se visualizará en el informe:
Línea: consulta únicamente los pedidos y facturas que incluyan referencias pertenecientes a la línea seleccionada.
Grupo: filtra la información por el grupo de artículos.
Subgrupo: permite consultar únicamente las referencias pertenecientes al subgrupo seleccionado.
Marca: limita la consulta a los artículos de una marca específica.
Clase: filtra la información según la clase de artículos configurada en el sistema.
Proveedor: permite consultar únicamente los documentos que contengan referencias asociadas al proveedor seleccionado.
Vendedor: filtra la información por el vendedor responsable del pedido o de la factura.
Cliente: permite consultar los pedidos y facturas correspondientes a un cliente específico.
D. Opciones
Imprimir: genera el informe en pantalla o lo envía a impresión con los filtros y agrupaciones seleccionadas.
Excel: exporta la información del informe a un archivo de Microsoft Excel para su posterior consulta o análisis.
4. Informe Pedidos Pendientes
El informe pedidos pendientes permite consultar y realizar seguimiento a los pedidos que aún no han sido facturados o entregados en su totalidad. Además, facilita comparar las cantidades pendientes con las existencias disponibles en inventario, ayudando a priorizar despachos, planificar compras y controlar el cumplimiento de las solicitudes de los clientes.
A. Período (Desde/Hasta): permite establecer el rango de fechas de los pedidos que serán incluidos en la consulta.
B. Agrupar por: permite organizar la información del informe hasta en tres niveles de agrupación para facilitar su análisis
C. Tipo de informe:
Pedidos pendientes: genera un informe con los pedidos que aún tienen cantidades pendientes por facturar o entregar.
Comparativo con saldo de inventario: además de mostrar los pedidos pendientes, compara las cantidades solicitadas con las existencias disponibles en inventario, permitiendo identificar si es posible atender cada pedido con el stock actual (Debe visualizarse en Excel).
Filtrar solo registros con saldos de inventarios insuficientes: al activar esta opción, el informe mostrará únicamente los pedidos cuyos artículos no cuentan con existencias suficientes para cubrir las cantidades solicitadas.
D. Opciones:
Incluir el valor del IVA e ICO: incorpora el valor correspondiente al IVA y al Impuesto Nacional al Consumo (ICO), cuando aplique, dentro de los valores presentados en el informe.
Aprobados por cartera: incluye únicamente los pedidos que cuentan con aprobación por parte del área de cartera.
No aprobados por cartera: consulta los pedidos que aún no han sido aprobados por cartera.
Aprobados por comercial: muestra únicamente los pedidos que fueron aprobados por el área comercial.
No aprobados por comercial: permite consultar los pedidos que todavía no cuentan con la aprobación del área comercial.
E. Filtros
Filtros: permite acceder a filtros adicionales para limitar la consulta según diferentes criterios, como tipos de comprobantes, vendedor, cliente, linea, marca, grupo etc.
F. Opciones de salida
Imprimir: genera el informe en pantalla o lo envía a impresión con los filtros y opciones seleccionadas.
Excel: exporta la información del informe a un archivo de Microsoft Excel para su consulta, análisis o gestión.
Finalmente podrá obtener material audiovisual de Pedido, Factura de Venta y Devolución.
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