Utilidades Comprobantes
- Administrador
- 8 sept 2023
- 3 min de lectura
Herramientas Complementarias/ Utilidades Comprobantes
Tabla de Contenido
Es una de las herramientas más utilizadas, ya que permite consultar documentos individuales y efectuar procesos básicos para ajustar información de este; importante contar con los permisos de usuario para su acceso. Así mismo, podrá consultar de manera individual el Log. de Eventos para revisión y auditoría sobre los cambios que han sido realizados por el documento consultado.
Para hacer uso de la herramienta debe ingresar por la ruta: Utilidades/Comprobantes o Ctrl+U.
1. Información principal del comprobante
La información relacionada con el comprobante, se puede encontrar a través de diversas pestañas:
Filtros por: espacio en el que podrá consultar la clase de cada comprobante y/o sucursal si hace uso de ellas.
Tipo de comprobante y consecutivo: podrá consultar el código del tipo de comprobante con su respectivo consecutivo.
Consulta de comprobantes: permite realizar la consulta de los comprobantes elaborados, desde el primer consecutivo hasta el último, también se habilitan algunas opciones de consulta:
Actualizar: refresca la consulta.
General: permite visualizar datos como: fecha de causación, fecha de elaboración, usuario, elaboró, computador, marca de seguridad, bloqueado, clase, tipo, detalle, valor total, subtotal, IVA, forma de pago, fecha de Vencimiento, tercero, vendedor etc.
Imputación contable: permite visualizar los códigos contables afectados en el documento consultado.
Detalle: discrimina las referencias y/o servicios utilizados en el comprobante.
Anexo 1: contiene los datos estándar del XML.
Anexo 2: permite visualizar las observaciones anexas registradas en el comprobante. Este dato lo podrá modificar ingresando al icono "Datos".
Log: muestra el registro de las utilidades aplicadas al comprobante, permitiendo conocer la fecha, hora, equipo, usuario y acción realizada.
Errores: el sistema genera alerta en esta pestaña cuando ocurre una irregularidad en el documento como por eje: falta asociar centro de costo, tercero no existe; etc.
XML: conjunto de datos estructurados que conforman el documento tributario, especificados y organizados de tal modo que resulten legibles para el intercambio de información entre las distintas plataformas informáticas que actúan en el proceso.
Validación DIAN: hace referencia a las validaciones realizada por parte de la DIAN en el que genera un “Application response” en formato XML suministrando información de que el documento electrónico fue aceptado o rechazado.
Presupuesto: habilita su función una vez se realice movimientos en el módulo de oficial.
Adjuntos: se incluye nueva pestaña denominada "Adjuntos (0)", donde se mostrarán los documentos asociados al comprobante.
Nota: se agregó el log de impresión en pantalla, en impresora y PDF a los comprobantes.
2. Opciones panel izquierdo
Herramientas: permite ejecutar en bloque o de manera simultánea diferentes procesos como: eliminar, anular, contabilizar, imprimir, entre otros.
Nota: se adapta mejora en el proceso de imprimir varios comprobantes, podrá hacer uso del filtro rango de fechas y rutas.
Imprimir: permite reimprimir el documento con 3 opciones: Pantalla, Impresora, Generar PDF.
Excel: permite exportar la imputación contable a Excel.
Renumera: permite cambiar el consecutivo del comprobante, es posible cambiar el tipo a otro documento de la misma clase.
Fecha: podrá cambiar la fecha del comprobante, siempre que el periodo actual del documento este abierto.
Modificar: permite la edición del documento, permite agregar o quitar registros. Se debe grabar nuevamente para conservar los cambios.
Visualizar: permite observar el documento en estado de modificación de la estructura original, bloqueando cada acceso.
Duplicar: permite copiar completamente un documento en otro consecutivo y fecha.
Nuevo copiar: permite crear un nuevo documento con las características del comprobante seleccionado.
Eliminar: borra el tipo de comprobante y permite utilizar nuevamente el consecutivo. Para esto, es necesario actualizar el consecutivo en el catálogo tipo de comprobantes.
Anular: los registros y afectaciones del comprobante quedan sin validez y el consecutivo inhabilitado, una vez anulado, el botón habilita la opción de desanular (revierte la anulación).
Contabiliza: permite cambiar las contabilizaciones de los documentos con parámetros automáticos que han sido modificados. (Ventas-Compras-Devoluciones…).
Bloquear: impide el desarrollo normal del tipo de comprobante, Inhabilita acciones como: modificar, renumera, fecha, eliminar, y anular.
Enviar PFE: acceso directo que permite el envío de los documentos electrónicos a la DIAN.
Datos: campo adicional donde se podrá relacionar información modificable al comprobante.
Posterior a la ejecución de alguna de las anteriores utilidades, es recomendable la actualización de saldos.
.png)
