Administrador
- 30 ago
- 9 Min. de lectura

Cartera Financiera

Procesos \ Cartera Financiera

Catálogo Plan de Cuentas
Tipo de Comprobante
Clasificación de Tercero
Creación de Hoja de Vida
Formas de Pago
Líneas de Crédito
Solicitud de Crédito
Registro de Préstamo
Contabilización del Préstamo
Comprobante de Egreso

Solución dirigida a entidades crediticias del sector solidario como: asociaciones mutuales, fondos de empleados, cooperativas de aporte y crédito; entre otros.

Facilitando la exportación de informes detallados y optimizando la gestión financiera y operativa de estas organizaciones, proporcionando herramientas que faciliten su funcionamiento.

1. Catálogo Plan de Cuentas

Con el fin de tener una adecuada parametrización del módulo, es necesario tener definidas las cuentas contables en el catálogo plan de cuentas ubicado por la Ruta: Archivos\Catálogo plan de cuentas o con el comando CTRL + L.

Para mayor información de como crear una cuenta puede remitirse al manual Plan de Cuentas.

Nota: verifique que este cargado el plan de cuentas del sector cooperativo.

Cuenta de Cartera

Una vez ingrese al plan de cuentas, debe ubicarse en el campo denominado “Código PUC”, digitar la cuenta de cartera y realizar la correcta parametrización como se observa en la siguiente imagen:

Estas cuentas deben tener el parámetro activo denominado “Requiere y acumula saldo por tercero” y “Requiere y acumula saldos por documento relacionado”.

Luego, ingrese por la Ruta: Herramientas/ Definición de cuentas/Financieros y relacione las cuentas como: aportes ordinarios, intereses corrientes, créditos por desembolsar, seguro de préstamo y demás dependiendo del manejo de cada entidad.

2. Tipo de Comprobante

Para registrar y liquidar préstamos en el sistema, es necesario crear el comprobante con la clase “NOTA DEBITO – CAUSACION CTAS X COBRAR”. Para ello, debe ingresar por la Ruta: Archivos/ Catálogo de tipos de comprobantes.

Para mayor información ingrese al manual Tipos de Comprobante.

3. Clasificación de Tercero

Para clasificar los asociados debe ingresar a través de la Ruta: Archivos/Catálogo Terceros; ubicar al asociado con el buscador y modificar, con el fin de seleccionar el icono clasificación y allí debe marcar la opción denominada “Asociado”.

4. Creación de Hoja de Vida

Una vez clasificado el empleado, debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo Terceros (filtra el trabajador) /Herramientas/Hoja de vida empleado.

A. Datos Personales

Una vez ubicado en la sección denominada “Hoja de vida empleado”, en la pestaña “Datos Personales”, deberá digitar la información como: Estado Civil, Sexo y Escolaridad como se observa en la siguiente imagen:

B. Datos Cooperativo

Continuando con la parametrización, en la pestaña denominada “Datos Cooperativo”, debe relacionar la información personal y laboral del asociado según sea necesario para poder generar los informes de acuerdo con los campos parametrizados.

Patronal: relacione el nombre de la empresa donde labora el asociado, tenga en cuenta que en el tercero debe estar clasificado como “Patronal” en el catalogo de terceros.

Sub-pagaduría: relacione la sección de la empresa a la cual se encuentra afiliado el asociado, para crear la sección debe seleccionar el icono “…”, allí se habilitará una ventana para crear las sub-pagadurias.

Nota: este campo es opcional.

C. Información Adicional

En la sección de información adicional se encuentra el formulario de vinculación de asociados, el cual permite completar la información personal y financiera del asociado, sea personal natural o jurídica.

Persona Natural

Persona Jurídica

Nota: los campos se deben diligenciar dependiendo de la clasificación tributaria del asociado. Se recomienda completar todos los campos resaltados para garantizar una correcta generación de informes.

5. Formas de pago

Debe crear una forma de pago por cada línea de crédito que se haya definido, ingresando por la Ruta: Archivos/Catálogo formas de pago.

Nuevo: opción para crear una nueva forma de pago.
Modificar: permite modificar la parametrización de una forma de pago ya creada.
Código: digite un código interno con el cual se identificará la forma de pago.
Cuenta: relacione la cuenta previamente creada en el catálogo plan de cuentas.
Detalle: ingrese el nombre de la forma de pago.
Tipo: debe estar marcada como “cuenta x cobrar”.

6. Líneas de Crédito

Proceso en el cual se definen los términos bajo los cuales se liquida un crédito; para poder realizar la creación de las líneas de crédito, debe ingresar por la Ruta: Procesos/ Cartera Financiera/ Líneas de Crédito.

Nota: antes de realizar la parametrización es necesario contar con la tabla de amortización de cada empresa.
Código: ingrese el código correspondiente; de lo contrario, el sistema asignará uno automáticamente.
Nombre: digite el nombre de la línea a crear.
Tipo de comprobante: seleccione el tipo de comprobante que desea utilizar. Este tipo de comprobante debe estar previamente creado en el catálogo de tipos de comprobante , bajo la clase “Nota Débito – Causación Cuentas por Cobrar”.

A. Generales

En esta pestaña, se relacionan los parámetros generales necesarios para llevar a cabo la liquidación del crédito.

Plazo Máximo en Cuotas: defina el plazo máximo de cuotas a pagar de la línea sobre un crédito.
Nro. Veces a prestar x capital: indique el número de veces que se prestará un capital determinado.
Nro. Salarios Mínimos: número de salarios que no puede superar de la línea sobre un crédito.
Prestar si ha pagado el %: esta regla permite el uso de la línea de crédito solo si se ha pagado un porcentaje específico del monto total del crédito.
Máximo valor para prestar: ingrese el valor máximo a prestar sobre la línea de crédito.
Modalidad: seleccione una de las opciones según el tipo de línea de crédito que desea establecer como: consumo, comercial, vivienda, microcrédito empresarial, microcrédito inmobiliario.
Garantía del crédito: existen dos opciones:
1. Con libranza: cuando la empresa descuenta el valor a pagar y transfiere a la entidad financiera del sector solidario.
2. Sin libranza: cuando no existe el descuento por nomina y el asociado debe efectuar el pago directamente a la entidad financiera del sector solidario.

B. Apalancamiento

Un apalancamiento es la relación entre el número de cuotas, el porcentaje de interés y el seguro que se aplicará a la línea de crédito. Para cada línea de crédito, se pueden definir múltiples relaciones o apalancamientos, cada uno diferenciado por un código numérico.

Para crear un nuevo apalancamiento, presione el botón (+). Esto le permitirá ingresar los porcentajes de interés y seguros que se aplicarán para liquidar el crédito, basándose en la línea de crédito establecida.

Para eliminar los apalancamientos creados, presione el botón (-). Esto le permitirá retirarlos si aún no se han utilizado; de lo contrario, no es recomendable llevar a cabo este proceso.

Apalancamiento: digite un código numérico consecutivo que identificará el nivel de apalancamiento de la línea de crédito.
Desde la cuota: ingrese el número de cuota desde la cual comenzará a aplicarse este apalancamiento.
Hasta la cuota: ingrese el número de cuota hasta la cual se aplicará este apalancamiento.
% Mensual: asigne el porcentaje de interés que desea utilizar en la línea según el apalancamiento; este porcentaje se aplica según el periodo asignado en el campo denominado “Periodo de liquidación” de la pestaña de “Liquidación”.

% Capitalización: asigne el porcentaje de capitalización que desea utilizar en la línea según el apalancamiento, (solo aplica cuando en la tabla de amortización se determina un porcentaje de la cuota para capitalizar los aportes sociales).
% Seguro: asigne el porcentaje que desea aplicar por este concepto.
Seguro: asigne el valor fijo que desee aplicar por este concepto.

Las demás columnas como: Admisión, % Aportes, % IVA, % Solidaridad, % Recreación, Administración, Afiliación, Educación, solo se relacionan solo cuando los aportes estatutarios son cobrados como parte de la cuota del crédito.

C. Liquidación

En esta pestaña, configure la fecha y la forma de liquidación del crédito.

Periodo y fechas: seleccione el periodo en que desea calcular las cuotas, éstas pueden ser Mensual, Quincenal, Semanal, Otros, Trimestral o Semestral.
Calcular fecha exacta: marque la casilla si desea que el vencimiento de las cuotas sea el mismo día de cada mes de haber liquidado el crédito; por ejemplo, si la fecha del pagaré es 05 de agosto de 2024, entonces todos los días 05 de cada mes será el vencimiento de cada una de las cuotas. De lo contrario el vencimiento de cada cuota será en periodos de nómina, de acuerdo con el periodo seleccionado para la liquidación.
Formas de liquidar el crédito: en el campo denominado “cuota”, seleccione la opción “Fija” y el sistema asignara automáticamente los demás parámetros; de lo contrario seleccione la opción según la forma que desee liquidar el crédito.
Nota: esta parametrización será indicada por el consultor de soporte técnico de SysCafé de acuerdo con la tabla de amortización que tengan establecida en la entidad.
Cobrar días anticipados: marque la casilla si desea calcular los intereses que no están incluidos en la cuota. Por ejemplo, si el préstamo se solicita el 27 de agosto de 2024 y el asociado elige pagar el 1 de cada mes, la primera cuota se debería pagar el 1 de septiembre de 2024. Sin embargo, dado que la fecha de pago es muy cercana, con el parámetro “cobrar días anticipados” activo, la primera cuota se pagaría el 1 de octubre de 2024. En este caso, los intereses no serían por 30 días, sino por 33 días, es decir, los 3 días adicionales corresponden a los días anticipados.
Redondea cuota a mil: marque la casilla si desea que el valor de la cuota sea redondeado al mil más cercano.

B. Cartera

En esta pestaña se configuran las cuentas de cartera correspondientes para llevar a cabo la reclasificación de la cartera. Inicialmente, cada crédito se clasifica en la categoría A. A medida que el riesgo de cobro de cartera aumenta, se procederá a reclasificarlo en las cuentas parametrizadas, esto si la entidad toma la decisión de realizar la reclasificación de cartera.

Estas cuentas deben estar creadas como en el catálogo formas de pago.

Para las categorías a partir de la B, ingrese las cuentas contables correspondientes según la Circular Básica Contable y Financiera.

E. Causación

En esta pestaña se diligencian las cuentas correspondientes a los intereses, cuentas de orden y provisión de acuerdo con la categoría del crédito según la circular básica contable y financiera.

Este proceso se realiza de manera masiva una vez se haya realizado la reclasificación de cartera.

Causar Interés Sobre Saldo: marque esta casilla si desea causar interés sobre saldo, causara interés sobre saldo sin importar la forma de liquidar interés que este asignada en la línea.

F. Provisión

En esta sección se diligencian las cuentas correspondientes a la provisión para la cartera individual, especificando los rangos en días y los porcentajes aplicables, tal como se ilustra en la gráfica y de conformidad con lo establecido en la Circular Básica Contable y Financiera.

G. Otros

En esta sección, diligencie las cuentas correspondientes para la provisión general, la recuperación de cartera, la provisión individual y la provisión de intereses.

Además, se deben asignar los porcentajes de provisión teniendo en cuenta si la línea parametrizada es recaudada por caja o por nomina (libranza).

7. Solicitud de Crédito

Proceso que funciona para evaluar la viabilidad del préstamo, asegurando que se cumplan con todos los requisitos para la aprobación de mismo, para realizar la solicitud de crédito ingrese por la Ruta: Procesos/ Cartera Financiera/ Solicitud de Crédito.

A. Información General: digite los datos obligatorios los cuales son:

Numero: el sistema asigna un numero de manera consecutiva, sin embargo, puede ingresarlo de manera manual.
Socio: relacione el tercero que solicita el crédito.
Línea de crédito: relacione la línea de crédito solicitada.
Fecha de solicitud: ingrese la fecha en la cual se realiza la solicitud del préstamo.

B. Referencias: campo para relacionar las referencias del tercero que solicito el préstamo.

Conyugue: esposo o esposa del solicitante del crédito.
Fiadores: personas que se comprometen a pagar el crédito en caso de que el solicitante no pueda hacerlo.
Referencias Familiares: familiares del solicitante, distintos del cónyuge, como padres, hermanos, u otros parientes cercanos.
Referencias Comerciales: contactos profesionales o comerciales del solicitante, como proveedores, clientes, o socios de negocios.

8. Registro de Préstamo

Proceso mediante el cual se formaliza la solicitud y aprobación de un préstamo, para ingresar, debe ir por la Ruta: Procesos/ Cartera Financiera/ Registro de préstamos.

Preliminares de liquidación: diligencie en esta pestaña los datos que se requieren para liquidar el préstamo como lo son: datos del socio, pagare, fecha cont, línea de crédito, valor préstamo, fecha 1 cuota, fecha de anticipados, numero de cuotas y apalancamiento.

Nota: para saldos iniciales además de lo anterior debemos seleccionar el parámetro “Préstamo Antiguo (Saldos Iniciales)” e indicar el número de cuotas pagas que lleva el préstamo inicial.

Liquidación: proceso por el cual se calcula y se determina el pago del crédito.

A. Calcula Fechas: calcula las fechas para pago de cuota.

B. Calcula Seg: calcula el valor de la póliza de seguro del crédito.

C. Cuota Fija: calcula el valor de la cuota a pagar.

D. Descontar anticipados: valor de los intereses generador por el periodo de causación del crédito e inicio de la primera cuota.

E. Pasa anticipados C1: valor de los intereses anticipados, que se incorpora al monto de la primera cuota en lugar de descontarse del monto del desembolso.

9. Contabilización del Préstamo

Podra observar la contabilización del préstamo por la Ruta: Utilidades/ Comprobantes y elegir el documento denominado “NOTA DEBITO – CAUSACION CTAS X COBRAR”.