Tipos de Comprobantes

Parametrización Inicial \ Tipos de Comprobantes

Catálogo que permite crear los documentos contables y no contables para el registro de operaciones diarias. Entre ellos se encuentra: factura de compra, factura de venta, notas contables, notas de inventarios; etc. Dependiendo del módulo adquirido, así mismo será el alcance de la creación de tipo de comprobantes.

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Para crear un nuevo comprobante, seleccione la opción "Nuevo" y complete los siguientes campos:

• A. Clase: Selecciona la naturaleza del comprobante, es decir, el tipo de operación para la cual será utilizado (por ejemplo, factura, nota contable, nómina, entre otros).

  
  

• B. Código: Ingrese el código que identificará al comprobante. El sistema asignará uno automáticamente según la clase seleccionada, pero puede ser modificado manualmente, con un máximo de tres dígitos.

  
  

• C. Nombre: Ingrese el nombre del comprobante, el cual se usará como referencia en el formato de impresión.

  
  

• D. Consecutivo Actual: Por defecto, el sistema establecerá el número 1 como consecutivo inicial. Si desea modificar , debe habilitar el campo desbloqueándolo mediante el ícono del candado.

• Parámetros:

• E. Botón Parámetros específicos: Según la clase del comprobante, el sistema habilita ciertos parámetros que pueden ser predeterminados por el usuario.

  En esta opción, es posible definir valores por defecto como la bodega, el vendedor, la lista de precios, la forma de pago, entre otros, de modo que al generar el comprobante, esta información se cargue automáticamente. Además, el sistema permite establecer estos campos como obligatorios, si así se requiere para el control del proceso.

  • Impuestos

    Si desea que el comprobante aplique retención en la fuente, retención de ICA u otros impuestos, es necesario activar previamente los parámetros correspondientes en el sistema.

  • Configuración de ITEMS

    En esta sección se encuentran parámetros clave como “Utilizar precios POS (IVA incluido)”, que permite calcular el precio de venta incluyendo el IVA, tal como se realiza en un punto de venta.

    Adicionalmente, si se trata de un comprobante de factura de venta, al activar el parámetro “Ver columna de servicios”, el sistema habilitará dicha columna para permitir el ingreso de ítems clasificados como servicios.

Nota: se incluye nuevo parámetro denominado "Comprobante relacionado al cruce de ítems", el cual permite configurar de manera predeterminada en la factura de venta un comprobante a cruzar. Al utilizar la opción "Desde" en la factura de venta, esta registrará exclusivamente los comprobantes asociados al comprobante seleccionado.

• Se crea un nuevo campo denominado “Tar.ICA” en los parámetros específicos del tipo de comprobante Factura de venta para configurar una tarifa de ICA como obligatoria. Esto permitirá establecer que dicha tarifa deba ser aplicada de manera obligatoria en todas las transacciones relacionadas con este tipo de comprobante.

• Se realiza mejora en los parámetros específicos de la factura de venta ubicado en el catálogo tipos de comprobantes, incluyendo la opción “Obligatorio” para la auto renta y al encontrarse activo, será obligatorio incluirlo en la factura de venta.

• Se incorpora un nuevo parámetro denominado “Habilitar TRM”, en la opción “Parámetros específicos” al crear el comprobante, para ventas a clientes internacionales.

• Se ha implementado una mejora que permite cambiar el código en los tipos de comprobante de nómina.

  

  
  

• F. Botón Parámetros generales: Al hacer clic en este botón, se pueden configurar diversos parámetros adicionales. Además, es posible asignar un centro de costo o subcentro de costo por defecto, según las necesidades del proceso.

A continuación, se encuentran algunos de los parámetros más utilizados dentro de esta opción:

• Siempre preguntar consecutivo: Permite asignar el consecutivo a utilizar antes del registro de la transacción. (Inhabilita el consecutivo automático controlado por el sistema).

• Siempre preguntar bodega: Permite asignar la bodega a utilizar antes del registro de la transacción. (Inhabilita la bodega predeterminada en los parámetros específicos).

• Ancho fijo del consecutivo: Predetermina los ceros a la izquierda con los que el sistema complementa el consecutivo al momento de imprimir.

• Referencias adicionales: La funcionalidad "Referencias Adicionales" permite agregar hasta cuatro columnas personalizadas en los tipos de comprobantes, habilitadas en cada registro dentro del módulo de transacciones.

  Estas columnas son informativas y no afectan el proceso contable ni la generación de asientos. Son útiles para incluir datos adicionales que faciliten el seguimiento o control interno, como:

  • Revisión: Para indicar el estado de revisión del comprobante.

  • Observaciones: Para agregar notas o comentarios relevantes.

  • Autorizado por: Para registrar el nombre del responsable de la autorización.

  • Fecha de revisión: Para documentar cuándo se realizó la última revisión.

    

    
    

• G. Parámetros especiales: Permite habilitar algunos parámetros diseñados para un manejo especial en comprobantes.

• H. Formato de Impresión: Podrá parametrizar los mensajes del formato de impresión; para la personalización de formatos, es importante que se comunique con el área de soporte técnico de la empresa SysCafé.

• I. Servicio Móvil: Esta opción se habilita en 4 comprobantes:

  • Recibo de caja.

  • Traslado entre bodegas.

  • Pedido.

    
    

Con el fin de que los vendedores puedan realizar la toma de pedidos desde sus equipos móviles con Sistema Operativo Android.

Nota: Esta funcionalidad está disponible únicamente para usuarios que cuenten con el complemento de servicios móviles y aplica específicamente a los comprobantes utilizados en dispositivos móviles.

• J. Parámetros DIAN: La opción Parámetros DIAN permite configurar los datos necesarios para la emisión de documentos electrónicos ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta funcionalidad es esencial para empresas que deben generar o desean implementar los siguientes documentos electrónicos:

  • Factura electrónica de venta

  • POS electrónico

  • Nómina electrónica

  • Documento soporte en compras para no obligados a facturar

• K. Permisos: Es posible asignar permisos para creación, modificación, impresión y anulación para ciertos usuarios o computadoras.

• Se crea nuevo campo denominado “Para visualizar extendido”, en los permisos del catálogo tipos de comprobantes con el fin de dar restricciones en el examinar comprobantes.

  
  

  El superusuario puede acceder sin tener limitante.

  
  

Nota: En la configuración de las referencias adicionales de los parámetros generales del comprobante, al activar el parámetro "obligatoria", se requerirá el ingreso de la información asociada a estas variables al momento de grabar el comprobante.

• L. Inactivo: Se recomienda marcar los comprobantes como inactivos si no se van a utilizar, pero aún contienen movimientos.

  
  

• M. Aplicar por defecto en libros contables: de acuerdo al manejo de contabilidad multipropósito es posible predeterminar el uso financiero, fiscal o los dos en los tipos de comprobantes, (Habilitado cuando se activa Contabilidad NIIF).

Además, podrá obtener material audiovisual de Catálogo Tipos de Comprobantes.