Tipos de Comprobantes
- Administrador
- 18 ago 2023
- 9 min de lectura
Actualizado: hace 2 días
Parametrización Inicial/ Tipos de Comprobantes
Tabla de Contenido
El catálogo de tipos de comprobante es el proceso mediante el cual se crean y parametrizan los documentos que utilizará la empresa para registrar sus operaciones dentro del sistema, tanto contables como no contables. En este catálogo es posible configurar documentos como facturas de venta, facturas de compra, pedidos, remisiones, recibos de caja, comprobantes de egreso, notas débito, notas crédito, notas de inventario, entre otros. Los tipos de comprobante disponibles dependerán de los módulos adquiridos por la empresa para ingresar diríjase a la ruta: Archivos/ Tipos de Comprobantes
Para crear un nuevo comprobante, seleccione la opción "Nuevo" y complete los siguientes campos:
A. Clase: selecciona la naturaleza del comprobante, es decir, el tipo de operación para la cual será utilizado (por ejemplo, factura, nota contable, nómina, entre otros).
B. Código: ingrese el código que identificará al comprobante. El sistema asignará uno automáticamente según la clase seleccionada, pero puede ser modificado manualmente, con un máximo de tres dígitos.
C. Nombre: ingrese el nombre del comprobante, el cual se usará como referencia en el formato de impresión.
D. Consecutivo Actual: por defecto, el sistema establecerá el número 1 como consecutivo inicial. Si desea modificar , debe habilitar el campo desbloqueándolo mediante el ícono del candado.
Por último grabe el comprobante.
Parámetros Específicos
Parámetros predeterminados
Bodega: permite establecer la bodega que el sistema asignará por defecto al elaborar comprobantes de este tipo.
Vendedor: permite definir un vendedor predeterminado para el comprobante.
Lista de precios: establece la lista de precios que se utilizará de manera predeterminada al seleccionar los artículos.
Forma de pago: permite definir la forma de pago predeterminada del comprobante, por ejemplo.
Retención en la fuente A, B y C: permite establecer automáticamente los conceptos de retención en la fuente que se aplicarán en este tipo de comprobante, de acuerdo con la parametrización de la empresa.
Autorretención de renta: permite asignar automáticamente el concepto de autorretención en renta al comprobante.
Tarifa ICA: permite definir el concepto de retención o autorretención de Industria y Comercio que se utilizará por defecto.
Nota: el parámetro obligatorio de cada uno de los parámetros obliga a seleccionar el concepto establecido antes de grabar el comprobante.
Agente comercial: permite establecer un agente comercial predeterminado para los documentos generados con este tipo de comprobante. El tercero debe contar con la clasificación de agente comercial.
Días plazo: define el número de días de vencimiento que tendrá el comprobante.
Propina (%): permite establecer un porcentaje de propina sugerido para los comprobantes de factura de venta POS.
Comprobante relacionado al cruce de ítems: permite asociar una clase de comprobante predeterminado que será utilizado en los procesos de cruce de ítems.
Prefijo EAN: Usado en las referencias de pago.
Impuestos
Ret. FTE: al seleccionar el parámetro se habilitan los campos de Retención en la fuente para aplicar las tarifas correspondientes en el tipo de comprobante factura de venta.
Auto. Renta: debe seleccionar el parámetro cuando aplique la autorretención del impuesto sobre la renta en el tipo de comprobante factura de venta.
Ret. IVA: al seleccionar el parámetro se habilitan los campos que permite aplicar la retención del IVA al documento en el tipo de comprobante factura de venta.
Aplicar siempre Ret. IVA: obliga a que la retención de IVA se aplique en todas las transacciones de este tipo de comprobante.
Ret. ICA: al seleccionar el parámetro se habilitan los campos para aplicar la Retención de industria y comercio (ICA).
Auto. ICA: al seleccionar el parámetro se habilita la Autorretención de industria y comercio cuando se encuentre configurada.
No generar IVA: indica que el comprobante no calculará ni generará IVA sobre los conceptos registrados.
Configuración de ítems
Utiliza precios POS (IVA incluido): utiliza la lista de precios POS con IVA incluido.
Máximo ítems: permite limitar la cantidad máxima de referencias que podrán registrarse en un comprobante.
Ver columna servicios: muestra la columna de servicios durante la elaboración del comprobante.
Ver columna tercero: habilita una columna para asociar un tercero diferente a cada ítem registrado.
Ver columna referencia (Fact. Serv.): permite visualizar la referencia del servicio en los comprobantes de facturación de servicios.
Ver columna período: habilita una columna para registrar el período correspondiente a los servicios.
Ver columna por centros de costo: permite asignar un centro de costo diferente a cada referencia registrada.
Ver columna bodega: muestra la columna de bodega para que cada artículo pueda afectar una bodega diferente.
Pendiente por entregar por defecto: marca automáticamente los ítems como Pendientes de entrega al momento de elaborar el comprobante.
Impresión de ítems agrupados: imprime las referencias agrupando los artículos iguales en lugar de mostrarlos línea por línea.
Información adicional impresión ítems agrupados: incluye información complementaria en la impresión cuando los ítems se presentan agrupados.
Otros
Habilitar funciones especiales en la impresión de la factura (SPD): Activa funcionalidades adicionales en el formato de impresión de la factura, de acuerdo con la configuración del sistema para empresas de servicios públicos y el manejo de lecturas.
No permitir descuentos (aplica descuentos especiales): impide que el usuario otorgue descuentos durante la elaboración del comprobante, excepto aquellos configurados mediante descuentos especiales.
No permitir ningún descuento: bloquea completamente la aplicación de descuentos en el comprobante.
Imprimir información para cambios: imprime información adicional relacionada con cambios o devoluciones de mercancía (solo para tiquete tirilla POS).
No validar saldos en negativo: permite registrar el comprobante aunque los artículos queden con existencias negativas.
No contabiliza asiento de inventarios (Facturas/Devoluciones): evita que el sistema genere el asiento contable correspondiente al movimiento de inventario.
Abrir cajón monedero al grabar: al finalizar la factura, envía la orden para abrir automáticamente el cajón monedero conectado al punto de venta.
Imprime contabilización NIIF: incluye en la impresión la contabilización correspondiente a NIIF cuando aplique.
Imputación especial (Devoluciones): utilizado para realizar procesos especiales que involucren descuentos en las devoluciones.
Habilitar TRM: habilita el manejo de la Tasa Representativa del Mercado (TRM) para operaciones en moneda extranjera.
Parámetros Generales
Solo permitir tomar la fecha actual(campo fecha deshalitado): deshabilita el campo fecha del comprobante, impidiendo su modificación y permitiendo únicamente el registro de la fecha actual.
Excluir al exportar comprobantes: evita que este tipo de comprobante sea incluido en los procesos de exportación de información.
Recontabilizar al importar: al importar comprobantes, el sistema generará nuevamente la contabilización correspondiente según la parametrización vigente.
Comprobante de origen externo: identifica el tipo de comprobante como un documento proveniente de un sistema o proceso externo.
Siempre preguntar consecutivo: al crear un nuevo comprobante, el sistema solicitará al usuario el número consecutivo que desea utilizar, en lugar de asignarlo automáticamente.
Siempre preguntar bodega: obliga al usuario a seleccionar la bodega cada vez que elabore un comprobante de este tipo.
Anexo obligatorio: exige que el comprobante tenga asociado un anexo antes de poder ser grabado.
Impresión de imputación contable agrupada: al imprimir el comprobante, la imputación contable se mostrará agrupando las cuentas repetidas para facilitar su lectura.
Utilizar siempre centro de costo predeterminado: aplica automáticamente el centro de costo configurado para este tipo de comprobante, evitando que el usuario lo modifique.
Ancho fijo del consecutivo: permite definir la longitud del consecutivo del comprobante, completando con ceros a la izquierda hasta alcanzar la cantidad de dígitos establecida.
Sucursal: permite asignar una sucursal predeterminada para los comprobantes generados con este tipo de documento.
Centro: permite establecer el centro de costo que será utilizado por defecto en el comprobante.
Subcentro: permite definir un subcentro de costo que será utilizado por defecto en el comprobante
Dependencia: permite asociar una dependencia específica que se utilizará de forma predeterminada en el tipo de comprobante. (Aplica para el sector oficial)
Tipo/Uso: permite clasificar el tipo de comprobante de acuerdo con el uso o finalidad definida por la empresa. Esta funcionalidad aplica únicamente para los comprobantes de Recibo de Caja, Comprobante de Egreso, Salida de Inventario y Nota de Inventario.
Referencias adicionales: referencias adicionales 1, 2, 3 y 4: permiten crear campos personalizados para registrar información adicional en los comprobantes. El nombre de cada referencia puede configurarse de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Parámetros Especiales
Los parámetros especiales deberán ser utilizados únicamente con el apoyo del área de Soporte Técnico, debido a que corresponden a configuraciones con particularidades específicas.
Formato de Impresión
Utilizar impresión estándar (Formato personalizable): permite utilizar el formato de impresión estándar del sistema. Este formato puede ser personalizado por la empresa para adaptarlo a sus necesidades.
Utilizar impresión solo texto tipo tiquete (No personalizable): genera la impresión en formato de texto continuo, utilizado generalmente en impresoras POS o de tiquete. Este formato no admite personalizaciones de diseño.
Utilizar el formato de impresión
Estándar: utiliza el formato de impresión predeterminado del sistema.
Personalizado 1: permite seleccionar un formato de impresión personalizado previamente diseñado para este tipo de comprobante.
Personalizado 2: permite utilizar un segundo formato de impresión personalizado, brindando una alternativa adicional según las necesidades de la empresa.
Configuración de impresión
Impresora por defecto: permite seleccionar la impresora que se utilizará de forma predeterminada al imprimir este tipo de comprobante.
No. copias a imprimir: permite definir la cantidad de copias que el sistema imprimirá automáticamente al generar el comprobante.
No generar impresión/vista previa al grabar: evita que, al grabar el comprobante, el sistema muestre la vista previa o genere automáticamente la impresión.
Luego de grabar enviar impresión directa: al grabar el comprobante, el sistema enviará automáticamente el documento a la impresora configurada, sin mostrar la vista previa.
Mensajes en el formato: permite configurar los mensajes que se imprimirán en el comprobante, como observaciones, notas, agradecimientos, condiciones comerciales u otra información que la empresa desee incluir en el documento impreso.
Servicio Móvil
Activado para servicio móvil: habilita este tipo de comprobante para que pueda ser utilizado desde la aplicación SysCafé Mercurio.
Activar impresión móvil: permite que los comprobantes generados desde el servicio móvil puedan ser impresos directamente desde el dispositivo o mediante la configuración de impresión móvil.
Usar consecutivo local: indica que el dispositivo móvil utilizará un consecutivo propio para la generación de los comprobantes, independiente del consecutivo del servidor, facilitando el trabajo cuando no existe conexión permanente.
No genera importación: establece que los comprobantes creados desde el servicio móvil no serán importados automáticamente al sistema principal, permitiendo controlar de forma independiente su incorporación.
Vendedor: permite asignar un vendedor predeterminado para los comprobantes generados mediante el servicio móvil.
Parámetros DIAN
Modalidad: permite definir el tipo de documento electrónico que generará el comprobante, como documentos electrónicos o documento equivalente de máquina registradora con sistema POS.
Prefijo: corresponde al prefijo autorizado por la DIAN para la numeración del documento electrónico. Se recomienda utilizar únicamente letras, de acuerdo con la autorización de numeración vigente.
Desde: indica el número inicial del rango de numeración autorizado por la DIAN para este comprobante.
Hasta: indica el número final del rango de numeración autorizado, estableciendo el límite de consecutivos que podrán utilizarse.
Proveedor tecnológico: permite seleccionar el proveedor tecnológico encargado de realizar la transmisión y validación de los documentos electrónicos ante la DIAN.
Obligatorio envío inmediato a la DIAN: al activar este parámetro, el documento será enviado automáticamente a la DIAN inmediatamente después de ser grabado, sin permitir que quede pendiente de transmisión.
Desactivar envío inmediato a la DIAN e impresión por defecto: impide el envío automático del documento electrónico y evita que el comprobante se imprima al momento de grabarlo.
Desactivar la notificación inmediata al correo del adquiriente: evita que el sistema envíe automáticamente al correo electrónico del adquiriente el documento electrónico y su representación gráfica una vez sea validado.
Desactivar impresión por defecto: evita que el comprobante se imprima automáticamente al finalizar su elaboración.
Factura electrónica por contingencia del facturador: permite generar documentos electrónicos bajo la modalidad de contingencia cuando el facturador electrónico presenta inconvenientes técnicos que impiden la transmisión normal a la DIAN, de acuerdo con la normatividad vigente.
Factura electrónica de exportación: identifica el comprobante como una factura electrónica de exportación, aplicando las validaciones y requisitos establecidos por la DIAN para este tipo de operación.
Incluir en XML DIAN los descuentos comerciales: incorpora en el archivo XML enviado a la DIAN el detalle de los descuentos comerciales aplicados en el comprobante.
Tipo de operación sector: permite seleccionar el tipo de operación correspondiente al documento electrónico, según la clasificación definida por la DIAN para efectos de facturación electrónica.
Configuración de adjuntos: permite definir el comportamiento de los documentos adjuntos que acompañarán el envío del comprobante electrónico (opcional, obligatorio o según la configuración establecida).
Autorizaciones DIAN: permite consultar, registrar o actualizar la información de la autorización de numeración electrónica otorgada por la DIAN, incluyendo el prefijo, rango de consecutivos, vigencia y demás datos asociados.
Permisos
Esta pestaña permite restringir el acceso al tipo de comprobante, definiendo qué equipos, usuarios o grupos de usuarios podrán realizar determinadas acciones sobre él.
Equipos: permite especificar el nombre de uno o varios computadores autorizados para elaborar este tipo de comprobante. Si se requiere habilitar varios equipos, sus nombres deben separarse por comas.
Nombre de este PC: muestra el nombre del equipo desde el cual se está realizando la configuración, facilitando su identificación para incluirlo en la lista de equipos autorizados.
Usuarios: permite definir permisos específicos para cada usuario del sistema. Si se requiere asignar varios usuarios en un mismo campo, los códigos deben separarse por comas.
Para crear: permite indicar los usuarios autorizados para elaborar nuevos comprobantes de este tipo.
Para modificar: permite definir los usuarios que podrán editar comprobantes previamente registrados.
Para reimprimir: autoriza a los usuarios para generar nuevamente la impresión del comprobante.
Para anular: permite establecer qué usuarios podrán anular comprobantes de este tipo.
Para visualizar: define los usuarios que podrán consultar los comprobantes desde el sistema.
Para visualizar extendido: permite consultar el comprobante con información detallada o extendida. Este permiso también se encuentra habilitado para el usuario SUPERUSUARIO.
Código del grupo de usuarios: permite asignar uno o varios grupos de usuarios autorizados para utilizar este tipo de comprobante. Si se registran varios grupos, estos deben separarse por comas.
Además, podrá obtener material audiovisual de Catálogo Tipos de Comprobantes.
.png)
Comentarios