Factura de venta POS
- Administrador
- 30 ago 2023
- 7 min de lectura
Actualizado: 12 jun
Facturación POS \ Facturación POS
Tabla de Contenido
El documento equivalente de máquina registradora con sistema POS o también conocida como factura de venta POS, es un documento fiscal generado a través de sistemas de punto de venta (POS) por los sujetos obligados a facturar electrónicamente. Este documento soporta las operaciones de venta realizadas al consumidor final y constituye un comprobante válido para efectos tributarios, conforme a las disposiciones establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Los requisitos legales, técnicos y operativos de este documento se encuentran definidos por la DIAN mediante la Resolución 000165 de 2023 y sus disposiciones complementarias. Adicionalmente, el Anexo Técnico 1.0 del Documento Equivalente Electrónico establece las especificaciones relacionadas con la estructura del documento, las validaciones requeridas, el flujo de generación y transmisión, así como las condiciones para su validación y recepción por parte de la administración tributaria.
Características
Permite soportar impuestos descontables de IVA, así como costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, siempre que el documento identifique plenamente al comprador.
Aunque es un documento electrónico validado por la DIAN, no corresponde a una factura electrónica de venta, por lo que no permite acceder al beneficio de deducción del 1 % en el impuesto sobre la renta para personas naturales.
El documento equivalente electrónico POS incorpora un Código Único de Documento Electrónico (CUDE) para su identificación y validación ante la DIAN, a diferencia de la factura electrónica de venta que utiliza CUFE.
El documento POS no constituye título valor para el adquirente; sin embargo, sí sirve como soporte de la operación comercial para el vendedor.
Cuando el comprador solicite factura electrónica de venta, el emisor del documento POS deberá generar la respectiva factura electrónica en reemplazo del documento inicialmente expedido.
Para poder implementar el documento equivalente de máquina registradora con sistema POS debe pasar por unos ambientes los cuales son:
Ambiente de Habilitación: espacio o entorno donde se llevan a cabo una serie de pruebas en el portal de la DIAN, con el objetivo de verificar que los documentos electrónicos cumplan con las especificaciones técnicas establecidas.
Ambiente de Producción: entorno en el que los documentos electrónicos tienen valor fiscal es decir, aquellos documentos generados y transmitidos en este ambiente son válidos legalmente para efectos tributarios y fiscales.
Un día antes de implementar el documento equivalente de máquina registradora con sistema POS es necesario que el usuario cuente con la resolución del documento equivalente POS y puedan acceder al correo del representante legal que figura en el RUT del mismo.
Para el día de la implementación se recomienda conectarse al equipo principal donde está instalado el programa, realizar copia de seguridad y solicitar actualización de versión; seguidamente ingresar a la base de datos de la empresa a la siguiente ruta: Sistema/Parámetros/Información de la empresa.
Allí debe validar que estén diligenciados los campos como: nit, digitó de verificación, razón social, dirección, teléfono, código postal, email, email FE, ciudad, departamento, municipio DIAN y tipo de empresa.
Con el fin de realizar las pruebas en ambiente de habilitación ante el portal de la DIAN y luego de registrar la información, debe ingresar a la carpeta raíz del software, para esto de clic derecho en el ejecutable del software que se encuentra en el escritorio del PC, seleccione "Propiedades" y posteriormente, selecciona "Abrir ubicación".
Ingresan por la carpeta "Datos".
Debe copiar la carpeta de la empresa a la cual se le va a implementar y pegarla allí mismo. Una vez copiada la carpeta de la empresa, debe cambiarle el nombre a la carpeta (Ej. POSE)
Debe ingresar a la base de datos POSE con su usuario y asignarle una segunda contraseña, a través de la ruta: Sistema/Parámetros/Otros Parámetros/Establecer/cambiar contraseña de la empresa; a razón de que nadie más pueda ingresar a la misma por seguridad de la información.
También se recomienda cambiar el color de fondo de la pantalla y registrarle un mensaje al fondo de la pantalla de la base de datos dando clic derecho en la pantalla principal del programa:
Parametrización Portal DIAN - Habilitación
Una vez realizado este proceso debe ingresar al Ambiente de Habilitación - DIAN.
Debe seleccionar el método de ingreso, como empresa o persona.
Una vez ingrese los datos dar clic en entrar y la DIAN enviará el enlace de acceso al correo del representante legal.
Debe ingresar por la ruta: Menú/Registro y habilitación/Documentos electrónicos.
Seleccione el tipo de documento electrónico: Documento equivalente POS.
Una vez seleccione el tipo de comprobante debe:
A. Seleccionar el modo de operación
B. Nombre de la empresa proveedora y
C. Nombre del Software
D. Asociar
Tan pronto relacione la información, podrá observar el listado de los modos de operación asociados, el cual debe estar "Habilitado" y proceder a copiar el código TestSetID.
Posterior de haber realizado la parametrización en la plataforma de la DIAN, debe dirigirse al software e ingresar los datos de pruebas por la ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica; seleccionar la opción Conexión, deberá seleccionar el Ambiente DIAN: Habilitación y allí diligenciar en el campo TestSetID Habilitación la información correspondiente.
Después de haber realizado la parametrización, deben crear 1 tipo de comprobante de factura de venta, debido a que se debe enviar 1 documento de factura electrónica de venta a la DIAN para culminar con el set de pruebas y finalmente "Sincronizar a producción"
Seguido de haber culminado el set de pruebas, deberá regresar al inicio o actualizar de nuevo la página de la DIAN, donde deberá aparecer la siguiente advertencia a la cual debe dar clic en "Aceptar".
Tan pronto realice la habilitación en la plataforma de la DIAN, podrá continuar con el Ambiente de Producción.
Debe ingresar al Ambiente de Producción - DIAN.
Debe seleccionar el modo de ingreso, como empresa o persona.
Ingrese por la ruta: Menú/Configuración/Asociar Rangos de numeración y asociar la resolución de documento equivalente POS.
Luego debe dirigirse al software por la ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica; seleccionar la opción "Conexión", deberá seleccionar el Ambiente DIAN: Producción.
Nota: es posible que pueda tardar hasta 3 horas para poder asociar la resolución.
Para la Factura de venta POS debe registrar la resolución de numeración de facturación electrónica autorizada por la DIAN, para ello debe ingresar a la ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes y realizar la creación de este tipo de comprobante.
1. Primero, debe seleccionar la opción "Nuevo" para crear un nuevo comprobante.
2. En el campo "Clase", seleccione "Factura de venta POS".
3. En el campo "Código", el sistema asigna automáticamente un código, sin embargo, el usuario podrá relacionar un código que desee cumpliendo con la condición de máximo 3 caracteres, importante, que ningún código se duplique.
4.Identifique un nombre para identificar el comprobante, que será utilizado en el formato de impresión.
5. En los Parámetros DIAN, seleccione e ingrese los datos necesarios relacionados con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
6. En la sección Configuración Doc. Electrónico, seleccione la modalidad del comprobante. Para facturas electrónicas, elija la opción "Documento electrónico" (Factura, compra, nómina), ingresar el prefijo (que no debe contener números, Ej.: FPE), definir el número desde y hasta, y seleccionar el proveedor tecnológico correspondiente.
Luego, sin modificar el documento de Factura POS, debe dar clic nuevamente en la opción "Parámetros DIAN" y seleccionar en la parte inferior izquierda "Autorizaciones DIAN" y relacionar información de la resolución de facturación:
7. Seleccione la opción "(+)" para adicionar resoluciones de facturación.
8. En la sección "Configuración Doc. Electrónico", relacione la modalidad del comprobante, seleccionando "Documento electrónico" (Factura, compra, nómina).
9. Ingrese el prefijo asegurándose de que el prefijo no contenga números (Ej.: POS).
10. Ingrese el número desde y hasta, fecha de la resolución, válido hasta, número y tipo de resolución.
11. Por último presione "Grabar" para guardar la información registrada.
Siguiendo con la configuración de Factura Electrónica de Venta, es necesario ingresar al acceso directo denominado "Documentos Electrónicos" y seleccionar la opción "Herramientas" y "Consultar claves técnicas DIAN".
Nota: al acceder a través de la opción "Documentos Electrónicos", "Herramientas" y "Consultar Información Almacenamiento", podrá consultar el número de facturas POS enviadas.
Para elaborar la factura de venta POS, debe ingresar por la ruta: Movimientos/Punto de venta POS/Facturación POS o con el comando "F9".
1. Seleccione al cliente al cual se le realizará el documento equivalente de maquina registradora con sistema POS.
2. Haga clic en el ícono de "Adiciona" para agregar el artículo. En caso de facturar un servicio debera desde el catálogo tipos de comprobantes/ parámetros específicos/ activar el parámetro "ver columna servicios".
3. Seleccione la forma de pago (FPago) del comprobante, como efectivo, bancos, cuentas por cobrar, entre otros.
4. Por último, seleccione la opción "Grabar" para guardar la información registrada.
A. Adiciona: permite agregar artículos o servicios a la factura de venta POS.
B. Quita: permite eliminar de la factura la referencia o servicio seleccionado antes de grabar el documento.
C. Busca: facilita la consulta y búsqueda de artículos, servicios o referencias que se hayan adicionado a la factura.
D. Memorias: permite guardar un conjunto de artículos y/o servicios bajo un nombre específico, creando una plantilla de venta reutilizable. Posteriormente, cuando sea necesario elaborar una factura con los mismos productos o servicios, podrá seleccionar la memoria previamente creada para que el sistema adicione automáticamente todas las referencias registradas.
E. Favoritos: muestra los artículos favoritos, agilizando su selección durante la facturación. Para crealos debe establecer el nombre del producto y su referencia.
F. Herram: permite acceder a herramientas y funcionalidades adicionales relacionadas con el proceso de facturación POS.
G. Monedero K: permite la apertura del cajón monedero.
H. Reimp: permite realizar la reimpresión de facturas POS emitidos desde el punto de venta.
I. Formas de pago: sección donde se registran los valores recibidos por cada medio de pago configurado, tales como efectivo, tarjetas, transferencias, entre otros.
J. Propina: permite registrar el valor o porcentaje de propina asociado a la venta, cuando aplique.
K. F7 Billete: campo utilizado para ingresar el valor entregado por el cliente en efectivo, permitiendo al sistema calcular automáticamente el cambio a devolver.
L. Nit/C.C.: permite relacionar el tercero o cliente asociado a la factura. Desde el botón Buscar podrá consultar y seleccionar un tercero previamente registrado en el sistema.
En caso de requerir practicar una devolución diríjase por la ruta: Movimientos/Punto de venta POS/Devolución POS o mediante el comando "Ctrol F11".
1. Ingrese a la opción "D" para seleccionar la factura de venta POS a la cual se le realizará su respectiva devolución.
2. Seleccione la causal de la devolución.
3. Grabe el documento.
Nota: no se pueden realizar devoluciones sin referenciar a facturas POS, ya que esto aplica solo para la factura de venta.
.png)
Comentarios