Documento Equivalente Electrónico - SPD
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Tabla de Contenido
Conforme al artículo 4 de la Resolución DIAN 000165 del 2023, SysCafé implementa el Documento Equivalente Electrónico de Servicios Públicos Domiciliarios de acuerdo con el Anexo 1.0. Adicionalmente, en el artículo 25 de la presente resolución, manifiesta que la factura de venta o documento equivalente electrónico que expidan los prestadores de servicios públicos servirá para soportar impuestos descontables, costos y deducciones para el impuesto sobre la renta.
Teniendo en cuenta que las empresas de servicios públicos domiciliarios pueden hacer realizar la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico, la DIAN ha emitido un concepto aclaratorio (100192467- 3102 del 3 de septiembre 2024) que indica: “Para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, si el facturador opta por utilizar factura electrónica de venta, el adquirente debe generar los eventos (Acuse de recibo y recibo del bien y/o servicio)”.
El documento electrónico idóneo para realizar la facturación de S.P.D, es el Documento Equivalente Electrónico y no la factura electrónica de venta; aunque este último sea permitido desde el marco legal, no cuenta con especificaciones técnicas que si fueron diseñadas para el documento equivalente de S.P.D; así mismo, no requiere de eventos electrónicos.
Así mismo es de aclarar que mediante el concepto 004621 del 2024 la DIAN manifiesta que:
“Para procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables no se requiere que en la factura de venta o documento expedido para los servicios públicos domiciliarios figure el nombre del propietario, arrendatario o quien haya realizado el correspondiente pago del servicio público, para el efecto bastará que el pago cumpla con las condiciones y requisitos que contempla el Estatuto Tributario y se deberá probar la correspondiente calidad.”
Por último, por medio de la Resolución DIAN 000119 de 2024, la DIAN amplio el calendario de implementación para para algunos documentos equivalentes electrónicos, entre ellos, el de servicios públicos domiciliarios, el cual su fecha máxima de implementación es el 1 de noviembre del 2024.
Recomendaciones
Para el día de la implementación se recomienda conectarse al equipo principal donde está instalado el software SysCafé, realizar copia de seguridad y solicitar la actualización de versión; seguidamente ingresar a la base de datos de la empresa por la siguiente Ruta: Sistema/Parámetros/Información de la empresa.
Allí debe validar que estén diligenciados los campos como: Nit, Digito de verificación, Razón Social, Dirección, Teléfono, Código postal, Email, Email FE, Ciudad, Departamento, municipio DIAN y Tipo de empresa.
Nota: para la implementación de este documento no es necesario solicitar autorización de numeración en la plataforma de la DIAN.
1. Parámetros Básicos
Una vez confirme la información de la empresa debe ingresar por la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica.
Posteriormente, se debe realizar la configuración de los parámetros básicos encontrados en la ruta anteriormente mencionada.
Ambiente: una vez haya superado el ambiente de habilitación debe seleccionar en este campo: Producción.
Método de Conexión: debe seleccionar la opción "Directa a DIAN".
Certificado Digital: digitar el certificado de firma digital que corresponde a la empresa a implementar en ambiente producción por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Certificados.
Adicionar: opción que permite relacionar el código alfanumérico que corresponde al certificado de firma digital propio.
Activar: una vez relacione el certificado debe activarlo con apoyo de un consultor de soporte técnico.
Estado: finalmente se debe visualizar el estado Válido de dicho certificado.
Nota: por seguridad de la información es necesario contactarse con el área de soporte técnico de la empresa SysCafé para que realicen el proceso de activación.
2. Ambiente de Habilitación
Con el fin de realizar las pruebas en ambiente de Habilitación ante el portal de la DIAN, luego de registrar la información, debe ingresar a la carpeta raíz del software, para esto de clic derecho en el ejecutable del software que se encuentra en el escritorio del PC, seleccionan Propiedades y posteriormente, selecciona "Abrir ubicación".
Ingresan por la carpeta "Datos".
Debe copiar la carpeta de la empresa a la cual se le va a implementar y pegarla allí mismo. Una vez copiada la carpeta de la empresa, debe cambiarle el nombre a la carpeta (Ej. SPD)
Debe ingresar a la base de datos SPD con su usuario y asignarle una segunda contraseña de empresa, a través de la Ruta: Sistema/ Parámetros/ Otros Parámetros/ Establecer/cambiar contraseña de la empresa; a razón de que nadie más pueda ingresar a la misma por seguridad de la información.
También se recomienda cambiar el color de fondo de la pantalla y registrarle un mensaje a la base de datos dando clic derecho en la pantalla principal del programa SysCafé:
3. Parametrización Portal DIAN - Habilitación
Una vez realizado este proceso debe ingresar al Ambiente de Habilitación - DIAN.
Debe seleccionar el método de ingreso, como empresa o persona.
Una vez ingrese los datos dar clic en Entrar y la DIAN enviará el enlace de acceso al correo del representante legal.
Debe ingresar por la Ruta: Menú/Registro y habilitación/Documentos electrónicos.
Seleccione el tipo de documento electrónico: “Documentos equivalentes”
Una vez seleccione el tipo de comprobante debe:
A. Seleccionar el modo de operación
B. Nombre de la empresa proveedora
C. Nombre del Software
D. Asociar
Tan pronto relacione la información, podrá observar el listado de los modos de operación asociados, el cual debe estar Habilitado y copiar el código TestSetID.
Una vez ingrese, se habilitará un campo denominado “Tipo de documento”, allí deberá seleccionar la opción “Documentos equivalentes SPD”.
Luego de seleccionar el tipo de documento, seleccione la opción denominada “set de pruebas” para habilitar la información y continuar con las pruebas de facturación.
Posterior de haber realizado la parametrización en la plataforma de la DIAN, debe dirigirse al software e ingresar los datos de pruebas por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica; seleccionar la opción Conexión, deberá seleccionar el Ambiente DIAN: Habilitación y allí diligenciar en el campo TestSetID Habilitación la información correspondiente.
En la pestaña denominada “Parámetros DIAN” deberá configurar la información del set de pruebas como: modalidad, proveedor tecnológico y en la sección “Tipo operación sector”, debe relacionar la opción denominada “Documentos equivalentes – SPD (facturación normal)”.
Adicional para concluir de manera exitosa él envió a la DIAN se deben relacionar en cada uno de los servicios de la factura una extensión independiente, esto a través de la Ruta: Archivos/ Catálogo de servicios/ ventas/ Otros parámetros como se observa a continuación:
Por cada servicio debe relacionar el tipo de sector, ejemplo: para los servicios de acueducto relacionar “Sector SPD – Acueducto”, para los servicios de alcantarillado, relacione “Sector SPD – Alcantarillado”, y así sucesivamente.
Luego, en el catálogo de sub terceros debe relacionar el estrato y el tipo de uso para cada sub tercero, esto a través de la Ruta: Archivos/ Catálogo sub terceros/ Puntos servicios públicos.
Finalmente, para culminar el set de pruebas realice un comprobante, realice el envío y de clic en “Sincronizar a producción”, en la plataforma de la DIAN.
Nota: al finalizar el ambiente de habilitación no olvide enviar a caneca la base de datos SPD (prueba) encontrado en el disco local C, en la carpeta raíz del software SysCafé.
4. Ambiente de producción
En la base de datos real de la empresa debe crear y realizar la misma configuración explicada en la sección de habilitación del manual como:
Catálogo tipo de Comprobante: cree un documento con el tipo “FACTURA DE VENTA SERVICIOS MENSUALES”, como se observa a continuación:
Recuerde que en la pestaña denominada “Parámetros DIAN” deberá configurar la información del set de pruebas como: modalidad, proveedor tecnológico y en la sección “Tipo operación sector”, debe relacionar la opción denominada “Documentos equivalentes – SPD (facturación normal)”.
Esta configuración debe realizarse al crear la nota de crédito para la facturación.
Nota: si ya cuenta con un documento de este tipo, se recomienda inactivar y crear uno nuevo, si desea continuar con el consecutivo con el que llevaba el anterior comprobante, puede realizar el cambio del consecutivo actual.
Catálogo de Servicios: relacione la extensión independiente para cada servicio a usar.
Catálogo de subterceros: en este catálogo debe relacionar el Estrato y el Tipo de uso para cada sub tercero como se observa a continuación:
Adicional, este proceso lo puede realizar de manera masiva a través de la Ruta: Archivos/ Catálogo de subterceros/ Examinar Subterceros, elija el tipo “Puntos de facturación servicios”, y por la pestaña Herramientas/Establecer a todos para aplicar los cambios.
5. Representación Gráfica - Documento equivalente electrónico de Servicios Públicos Domiciliarios
A continuación, se comparte ejemplo de representación gráfica en el que cada numeral respalda los requisitos del documento:
Nota: los campos discriminados en la representación gráfica se relacionan con base al artículo 19 y 20 Resolución DIAN 000165 de 2023.
De esta manera podra implementar de manera exitoso el Documento Equivalente Electrónico de Servicios Públicos Domiciliarios.
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