Nómina Electrónica Sin Liquidador
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- 13 oct 2023
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Actualizado: 29 mar
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Tabla de Contenido
Conforme la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la DIAN establece la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica junto con su respectivo calendario de implementación, así mismo, la administración tributaria expide nuevas resoluciones como la Resolución 000063 del 30 de junio de 2021 y la Resolución 000151 de 2021 la cual modificó y definió nuevos plazos para la habilitación, generación, transmisión y validación del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
Las sanciones que se pueden incurrir en Nómina Electrónica son:
Sanción por no enviar información o enviarla con errores Art. 651 E.T. bajo los siguientes escenarios:
*Inf. no suministrada (no enviada).
*Inf. con errores (enviada con errores y no fue corregida).
*Inf. extemporánea (presentada después del vencimiento).
No reconocimiento de los costos laborales #10 Art. 1 Resol. 13 de 2021.
SysCafé ofrece un complemento de nómina electrónica para los usuarios, que les permite generar este documento electrónico, incluso si no cuentan con el complemento adicional de liquidador de nómina. Para implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica, es necesario pasar por varios ambientes, los cuales son:
Ambiente de habilitación: espacio o entorno donde se llevan a cabo una serie de pruebas en el portal de la DIAN, con el objetivo de verificar que los documentos electrónicos cumplan con las especificaciones técnicas establecidas.
Nota: el proceso de habilitación lo realiza un consultor de soporte técnico realizando previo agendamiento.
Ambiente de Producción: entorno en el que los documentos electrónicos tienen valor fiscal es decir, aquellos documentos generados y transmitidos en este ambiente son válidos legalmente para efectos tributarios y fiscales.
Recomendaciones
Para el día de la implementación se recomienda conectarse al equipo principal donde está instalado el software SysCafé, realizar copia de seguridad y solicitar la actualización de versión; seguidamente ingresar a la base de datos de la empresa por la siguiente Ruta: Sistema/Parámetros/Información de la empresa.
Allí debe validar que estén diligenciados los campos como: nit, digito de verificación, razón social, dirección, teléfono, código postal, email, email FE, ciudad, departamento, municipio DIAN y tipo de empresa.
1. Parametrización
Una vez confirmada la información de la empresa, deberá proceder a configurar los parámetros básicos en la pestaña "conexión" ingresando a través de la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica.
Una vez superado el ambiente de habilitación, campo denominado "Ambiente DIAN", debe seleccionar la opción "Producción.
Luego, en la pestaña "Conexión" continúe ingresando el certificado de firma digital que corresponde a la empresa a implementar en ambiente producción por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Certificados.
Para instalar el certificado debe seguir el siguiente paso a paso.
A. Seleccione la opción "Instalar Certificado". Esto abrirá una ventana donde deberá ingresar el número de serie y el código de activación del certificado.
B. Haga clic en la opción "Solicitar", lo cual enviará el número de serie y el código de activación al correo electrónico principal asociado a la licencia de uso del software..
C. Para finalizar el proceso, seleccione "Instalar y Finalizar" para registrar el certificado en el sistema.
D. Por ultimo se debe visualizar el estado Válido de dicho certificado.
2. Catálogo Tipos de Comprobantes
Al ingresar a la Ruta: Archivos/Catálogo tipo de comprobantes podrá crear el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (PN1) y la Nota de Ajuste del Documento Soporte de Nómina (QN1). Para mayor información ver Tipos de Comprobantes.
A. Primero, debe seleccionar la opción "Nuevo" para crear un nuevo comprobante.
B. En el campo "Clase", seleccione el comprobante a usar en este caso "Documento soporte pago de nómina electrónica" y "Nota de ajuste del documento soporte de nomina".
C. En el campo "Código", el sistema asigna automáticamente un código, sin embargo, el usuario podrá relacionar un código que desee cumpliendo con la condición de máximo 3 caracteres, importante, que ningún código se duplique.
D. En el campo "Nombre", ingrese el detalle del nombre para identificar el comprobante, que será utilizado en el formato de impresión.
E. Continúe haciendo clic en la opción denominada "Parámetros DIAN" e ingrese los datos correspondientes, como la modalidad, en la cual debe seleccionar "Documento electrónico (factura-compras-nómina)". Además, ingrese el prefijo, que puede ser "PN" o "P", según su preferencia.
Nota: se recomienda que los prefijos no tengan números al final.
3. Configuración en el Catálogo de Terceros
A través de la siguiente Ruta: Archivos/Catálogo de Terceros podrá acceder al catálogo de terceros. Para mayor información ver Tercero.
Nota: relacionar la información básica del empleado, en el caso del colaborador que no cuente con un segundo nombre o apellido; es obligatorio relacionar por defecto el carácter (.), de esta manera realizará envío exitoso del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
4. Creación del Contrato
4. Elaboración del PN1 - Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
Una vez realice los pasos mencionados del punto anterior, podrá elaborar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica ingresando a través de la Ruta: Movimientos\Nómina\soporte de pago de la nómina electrónica o por el acceso directo Elaborar Comprobante y seleccione el tipo de comprobante.
Tan pronto seleccione el documento, debe diligenciar los campos que se habilitan:
A. Primero, en el campo “Fecha”, debe digitar la fecha del documento de nómina electrónica, utilizando el formato MM/DD/AAAA.
B. Continúe digitando el empleado en el campo correspondiente.
C. Ingrese el periodo, es decir, el mes, año y rango del periodo de nómina a reportar en la sección “Periodo”. Además, debe ingresar los días laborados y la periodicidad del pago.
D. En el campo “Contrato”, seleccione el contrato creado previamente. El sistema completará automáticamente los otros campos, tales como: sueldo básico, tipo de contrato, tipo de trabajador, subtipo de trabajador, fecha de ingreso, y los campos relacionados con el periodo y el pago.
E. En la sección “Pago”, seleccione el medio de pago, el número de cuenta (No. Cta), y especifique si es cuenta de ahorros o corriente. Luego, seleccione el banco correspondiente y la fecha de pago.
Una vez haya diligenciado la información del encabezado, continúe ingresando los conceptos correspondientes. Dado que está elaborando el documento sin liquidador, es importante adicionar los conceptos devengados y deducidos de manera manual.
Al seleccionar la opción Adiciona, habilita una nueva ventana donde deberá agregar el concepto dando clic en los binoculares, consulte el concepto como "sueldo", "auxilio de transporte", "salud", "Pensión" y demás.
También, ingrese el valor correspondiente al concepto que está consultando.
Finalmente, seleccione la opción "Aceptar" para que los conceptos ingresados se adicionen correctamente en la liquidación de pago de la nómina electrónica.
Si desea cambiar cambiar y/o adicionar información al concepto seleccionado, de clic en el botón "Modifica"
Igualmente, podrá retirar de manera definitiva el dato que seleccione dando clic en el botón "Quita".
Cuando haya finalizado de ingresar cada uno de los conceptos devengados y deducidos del trabajador, podrá observar los valores netos correspondientes en la parte inferior derecha de la pantalla.
finalmente, podrá seleccionar esta opción "Grabar" para guardar el comprobante.
Una vez relacione los datos en el documento, se visualiza de la siguiente manera:
NOTA: la elaboración del documento PN se debe realizar por cada empleado de manera individual.
3. Elaboración del QN1 - Nota de Ajuste del Documento Soporte de Nómina
Tiene la función de reemplazar o eliminar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, para los casos en que este requiera modificaciones o en su defecto la eliminación ya enviado el documento a la DIAN.
Para ingresar a este comprobante debe acceder por la Ruta: Movimientos\Nómina\Nota de ajuste del documento soporte de nómina o por el acceso directo Elaborar Comprobante y seleccione el tipo de comprobante "Nota de ajuste del documento soporte pago de nómina".
De manera manual, debe elaborar el comprobante por cada PN (nómina electrónica) que haya sido previamente elaborada y enviada. Es necesario ajustar la información requerida, adicionando o retirando datos según corresponda. Por ejemplo, si en la QN (nómina electrónica) se adicionó el concepto de Hora Extra que no se registró en el PN (documento soporte de nómina), el valor neto será diferente al de la PN original.
En este comprobante, debe digitar los mismos campos que en el PN (Documento soporte pago de nómina electrónica). Lo único adicional que debe hacer es que se habilita una nueva sección denominada "Ajuste", que en este caso sería el PN inicial, la sección cuenta con dos opciones:
Tipo: Seleccione si desea eliminar (para que no quede registro en la DIAN) o reemplazar (para que quede válido lo que digite en el QN) el documento afectado. Si elige eliminar, el documento original será eliminado sin dejar constancia en la DIAN, mientras que si selecciona reemplazar, el nuevo documento sustituirá al original y quedará registrado con la nueva información proporcionada.
Nota: en caso de que desee reemplazar el documento deberá ingresar todos los conceptos nuevamente e, agregando el concepto faltante o, en su caso, eliminando el concepto que se envió de manera adicional.
Afecta: si desea afectar el documento PN inicial, haga clic en el icono de los binoculares para que se le habiliten los documentos previos realizados para el empleado. Luego, seleccione el documento que necesita afectar, es decir, el PN que desea ajustar o reemplazar, según sea necesario.
4. Envio Documentos Electrónicos
Ingrese a través del acceso directo Documentos Electrónicos, ubicado en la interfaz prinicipal del software.
Posteriormente, seleccione el documento a generar y con la opción Envía, Almac. Notifica. Realice el envío del documento.
Siguiendo el paso a paso de este manual, habrá realizado la configuración con éxito.
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