Saldar Comprobantes
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El término “saldar comprobantes” se refiere al proceso de liberar o devolver el valor comprometido en un rubro presupuestario, dejándolo nuevamente disponible para su certificación. Esto ocurre cuando el monto efectivamente ejecutado resulta inferior al valor inicialmente certificado. Este proceso aplica tanto en la ejecución del gasto como en la ejecución de ingresos.
Cuando se habla de presupuesto, se hace referencia a la necesidad de realizar una serie de movimientos que permiten la ejecución final del valor comprometido. En el caso de la ejecución de gastos, estos comprobantes deben generarse siguiendo un orden establecido para garantizar una gestión adecuada del rubro presupuestal. El proceso incluye los siguientes pasos:
Apropiación inicial
Certificado de disponibilidad presupuestal
Registro presupuestal
Obligación presupuestal
Giro de gastos
Para más información sobre cómo elaborar estos documentos, puede consultar el manual Ejecución de Gastos
En cuanto a la ejecución de ingresos, se deben generar los siguientes comprobantes:
Apropiación inicial
Causación presupuestal de ingresos
Giro presupuestal de ingresos
Para más información sobre cómo elaborar estos documentos, puede consultar el manual Ejecución de Ingresos
Para poder realizar el proceso de saldar comprobantes en cada tipo de ejecución, es indispensable que previamente se hayan creado los documentos correspondientes, en el caso de la ejecución de gastos, los documentos que debe tener creados para el saldar son:
Saldar Certificado de disponibilidad presupuestal
Saldar Registro presupuestal
Saldar Obligación presupuestal
Saldar Giro de gastos
En cuanto a la ejecución de ingresos debe ser desde la causación
Saldar Causación presupuestal de ingresos
Saldar Giro presupuestal de ingresos
Para crear estos documentos debe dirigirse a través de la Ruta: Archivos/ Catalogo tipos de Comprobante, y seleccionar aquellos comprobantes cuya clase esté definida como “Saldar”.
Una vez creados, puede proceder a utilizar estos documentos en el proceso de saldar comprobantes.
1. Ejecución de Gatos
Para realizar el saldar en la ejecución de gastos ingrese por la Ruta: Movimientos/Ejecución presupuestal/Saldar Comprobantes, Allí se desplegarán todos los documentos previamente creados y deberá seleccionar a partir de cuál de esos documentos desea realizar el saldar.
A continuación, se presenta un ejemplo para mayor claridad:
Supongamos que inicialmente se realiza una apropiación inicial presupuestal por el concepto de “Capacitación personal” por un valor de $3.000.000. Con el presupuesto ya aprobado, se da inicio a su ejecución donde se realiza:
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) por $3.000.000
Registro Presupuestal (RP) por $3.000.000
Obligación Presupuestal (OP) por $3.000.000
Sin embargo, al momento de realizar el giro de gastos, el proveedor beneficiario otorga un descuento y decide cobrar únicamente $2.900.000 por el servicio prestado. Es decir, el giro efectivamente ejecutado se realiza por $2.900.000, lo que genera una diferencia de $100.000 respecto al valor originalmente comprometido.
Este monto restante ($100.000) corresponde a un saldo no ejecutado, y para liberar dicho valor y dejarlo nuevamente disponible en el presupuesto, es necesario saldar los comprobantes relacionados. Este proceso debe realizarse de atrás hacia adelante, del último comprobante realizado de la ejecución presupuestal hasta llegar al primero, es decir, para el ejemplo comenzando por el saldar de la Obligación Presupuestal (OP), seguido por el Registro Presupuestal (RP), y finalizando con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).
Saldar Obligación Presupuestal
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece la obligación presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E: Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos y desembolsos del dinero, generalmente es el alcalde o el secretario de hacienda.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Adicionar: Permite seleccionar y afectar el documento de obligación presupuestal. Al hacerlo, se abrirá una nueva ventana en la que deberá consultar y elegir el rubro presupuestal que desea saldar.
J. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales, contables e información del contrato.
Para realizar el saldar la obligación presupuestal debe ingresar por la Ruta: Movimientos/ Ejecución presupuestal/ Saldar Comprobantes y elegir el documento correspondiente a realizar.
Dé clic en “Adicionar”; esto abrirá una nueva ventana donde podrá consultar los comprobantes presupuestales disponibles para afectar.
Seleccione el comprobante presupuestal que desea afectar.
En la parte superior de la ventana, dé clic nuevamente en “Adicionar” para que la información seleccionada quede afectada en el documento.
Saldar Registro presupuestal
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece la obligación presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E: Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos y desembolsos del dinero, generalmente es el alcalde o el secretario de hacienda.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Adicionar: Permite seleccionar y afectar el documento de Registro Presupuestal. Al hacerlo, se abrirá una nueva ventana en la que deberá consultar y elegir el rubro presupuestal que desea saldar.
J. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales, contables e información del contrato.
Para realizar el saldar registro presupuestal ebe ingresar por la Ruta: Movimientos/ Ejecución presupuestal/ Saldar Comprobantes y elegir el documento correspondiente a realizar.
Dé clic en “Adicionar”; esto abrirá una nueva ventana donde podrá consultar los comprobantes presupuestales disponibles para afectar.
Seleccione el comprobante presupuestal que desea afectar.
En la parte superior de la ventana, dé clic nuevamente en “Adicionar” para que la información seleccionada quede afectada en el documento.
Saldar Certificado de disponibilidad presupuestal
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece la obligación presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E: Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos y desembolsos del dinero, generalmente es el alcalde o el secretario de hacienda.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Adicionar: Permite seleccionar y afectar el documento del Certificado Presupuestal que se desea saldar. Al realizar esta acción, se abrirá una nueva ventana en la que se debe consultar y seleccionar el rubro presupuestal.
J. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales, contables e información del contrato.
Para realizar el saldar certificado de disponibilidad presupuestal ebe ingresar por la Ruta: Movimientos/ Ejecución presupuestal/ Saldar Comprobantes y elegir el documento correspondiente a realizar.
Dé clic en “Adicionar”; esto abrirá una nueva ventana donde podrá consultar los comprobantes presupuestales disponibles para afectar.
Seleccione el comprobante presupuestal que desea afectar.
En la parte superior de la ventana, dé clic nuevamente en “Adicionar” para que la información seleccionada quede afectada en el documento.
2. Ejecución de Ingresos
Para realizar el saldar en la ejecución de ingresos, debe ingresar a través de la Ruta: Movimientos/Ejecución presupuestal/Saldar Comprobantes, Allí se desplegarán todos los documentos previamente creados y deberá seleccionar a partir de cuál de esos documentos desea realizar el saldar.
Funciona igualmente con la ejecución de ingresos, a continuación, se presenta un ejemplo para mayor claridad:
Supongamos que se realiza una apropiación inicial presupuestal por el concepto de “Sanciones Disciplinarias” por un valor de $6.000.000. Con el presupuesto aprobado, se inicia la ejecución correspondiente mediante la:
Causación de ingresos por $6.000.000
Sin embargo, al momento de realizar el giro presupuestal de ingresos, el tercero efectúa el pago con un descuento, pagando únicamente $5.000.000.
Esto genera una diferencia de $1.000.000, correspondiente a un valor no ejecutado, que debe ser liberado para reflejar adecuadamente la ejecución presupuestal real. Para ello, se procede a saldar el comprobante de causación de ingresos.
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Dependencia: área o dependencia a la que pertenece la obligación presupuestal.
C. Doc. Soporte: permite seleccionar el tipo de documento soporte como: decretos, resoluciones, acuerdos, proyectos; entre otros.
D. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
E: Tipo: podrá confirmar que realizará el documento afectando el Gasto.
F. Tercero: persona que respalda la operación del documento presupuestal, digite NIT/cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
G. Ordenador: persona responsable de firmar los comprobantes presupuestales para la ejecución de los proyectos, generalmente es el alcalde o el secretario de hacienda.
H. Concepto: permite describir el detalle del documento que está elaborando.
I. Adicionar: Permite seleccionar y afectar el documento de causación de ingresos. Al realizar esta acción, se abrirá una nueva ventana en la que deberá consultar y seleccionar el rubro presupuestal correspondiente que desea saldar, asegurando así el correcto registro contable del ingreso.
J. Quita: retira de manera definitiva los códigos presupuestales, contables e información del contrato.
K. Ingresos Causados: opción que habilita la sección de “Causación”.
L. Causación: Funciona para asociar o vincular el código presupuestal correspondiente mediante el proceso de causación. Para realizar este procedimiento, debe dar clic en el ícono “+”, lo que permitirá agregar el rubro presupuestal que se desea registrar.
Para saldar la causación presupuestal de ingresos ebe ingresar por la Ruta: Movimientos/ Ejecución presupuestal/ Saldar Comprobantes y elegir el documento correspondiente a realizar.
Dé clic en “Adicionar”; esto abrirá una nueva ventana donde podrá consultar los comprobantes presupuestales disponibles para afectar.
Seleccione el comprobante presupuestal que desea afectar.
En la parte superior de la ventana, dé clic nuevamente en “Adicionar” para que la información seleccionada quede afectada en el documento.
3. Libro auxiliar Presupuestal
Informe que permite realizar la consulta de los códigos presupuestales en un periodo y vigencia determinada, debe ingresar por la Ruta: Informes/Presupuesto oficial/Libro auxiliar presupuestal.
A. Vigencia: periodo de año, en el cual se realiza el registro de los documentos.
B. Periodo: permite seleccionar la fecha desde y hasta, es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
C. Ordenar Por: permite organizar el libro auxiliar por Fecha o por Tipo de movimiento.
D. Tipo de Auxiliar: podrá seleccionar la información a reflejar como: ejecución presupuestal, reservas, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
E. Filtros: permite hacer uso de filtros como: Código presupuestal, filtrar por tercero, dependencia, fuente de financiación, CPI, CCP, y Cod. Bpin.
F. Formato: al seleccionar el formato podrá generar el libro auxiliar en Clásico sistema o Libros presupuestales (solo en Excel).
G. Imprimir: permite generar en pantalla e imprimir los reportes o informes de los comprobantes presupuestales elaborados.
H. Excel: permite exportar en la estructura de Excel los documentos presupuestales.
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