Liquidación de Vacaciones
- Administrador
- 21 sept 2023
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Actualizado: 18 mar
Nómina \ Liquidación de Vacaciones
Tabla de Contenido
Mediante el Artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo señala que el trabajador tiene derecho a 15 días hábiles continuos de vacaciones por cada año laborado, o proporcionalmente cuando se lleve menos de un año, y cuando el contrato de trabajo se termina.
Lo primero a tener en cuenta, es realizar la configuración de los parámetros de nómina. Para mayor información ver:
Nota: aplica para los módulos que tengan el complemento de nómina.
1. Base para Vacaciones
El artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo establece la base para la liquidación de las vacaciones, señalando que se debe excluir de dicha base el valor correspondiente al trabajo realizado en días de descanso obligatorio, así como el valor generado por trabajo suplementario o horas extras.
Durante el descanso el trabajador deberá ser remunerado con el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas. Para liquidar las vacaciones se incluye todo concepto que remunere la jornada laboral ordinaria, y se excluye todo concepto que remunere el trabajo que excede la jornada ordinaria como los siguientes.
Auxilio de transporte
Hora extra diurno
Hora extra nocturno
Hora dominical y festivo diurno
Hora dominical y festivo extra
Hora dominical y festivo nocturno
2. Formula Vacaciones
La fórmula para liquidar las vacaciones es la siguiente:
Salario mensual básico × Días trabajados ÷ 720
Ejemplo:
Datos:
Salario mensual básico: $2.000.000
Días trabajados: 180 días
Cálculo:
Resultado: El valor de las vacaciones será $500.000.
3. Liquidación Cuando es Salario Variable
El Código Sustantivo de Trabajo en su articulo 192 tambien indica que cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidaran con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.
El salario variable es una compensación adicional el cual depende del desempeño o resultados alcanzados por el trabajador como por ejemplo son: comisiones, bonificaciones, entre otros.
Ejemplo: pepito devenga $2.000.000 y recibe comisiones mensuales, para liquidar las vacaciones es necesario primero determinar el promedio del sueldo de pepito durante los últimos 12 meses.
Sumamos los salarios de los 12 meses:
$2.000.000 + $2.500.000 + $2.200.000 + $2.300.000 + $2.400.000 + $2.500.000 + $2.600.000 + $2.700.000 + $2.800.000 + $2.900.000 + $3.000.000 + $3.100.000 = $31.900.000
Dividimos entre 12 para obtener el salario promedio mensual:
$31.900.000 / 12 = $2.658.333,33
Ahora ese valor se aplica la formula
($2.658.333,33*360/720) = $1.329.166
Es decir que a pepito le corresponde un valor por concepto de vacaciones de $1.329.166.
4. Liquidación en Caso de Licencia NO Remunerada
Una licencia no remunerada es un permiso que se otorga al empleado para que se ausente de sus labores sin recibir salario durante el período de ausencia. En el caso del software SysCafé, este término también se utiliza para referirse a suspensiones temporales de trabajo por un tiempo determinado.
El artículo 53 del Código Sustantivo del Trabajo también establece que, durante los períodos de suspensión, el empleador tiene la facultad de descontar el pago correspondiente a la liquidación de vacaciones y cesantías por el tiempo de suspensión. Es decir, los días de suspensión no se consideran para el cálculo de estos beneficios laborales.
5. Liquidación en Vacaciones Compensadas en Dinero
Este caso se presenta cuando un empleado recibe una compensación en dinero de hasta la mitad de las vacaciones porque no pidió o no disfrutó de los 15 días estipulados por la ley. Ambas partes deben acordar por escrito esta solicitud, según lo estipulado en el artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo.
Esta compensación se da mientras el trabajador cuente con un contrato de trabajo vigente, es decir, mientras se encuentra en ejecución de sus labores. Por ley, la empresa debe compensar en dinero la mitad de las vacaciones; la otra mitad debe ser disfrutada por el trabajador y no puede ser inferior a 6 días hábiles.
Ejemplo:
Salario mensual: $1,500,000
Días de vacaciones acumuladas y no disfrutadas: 15 días
Días compensados (compensación parcial): 6 días
Aportes a la seguridad social: 4% del salario mensual (salud y pensión)
Días trabajados en el año: 360 días
Calculo
A. Calcular el salario diario: Para determinar el valor de las vacaciones no disfrutadas, primero se obtiene el salario diario dividiendo el salario mensual entre 30 días (por convención se considera que un mes tiene 30 días).
B. Calcular el valor de los 6 días de vacaciones no disfrutadas: Una vez obtenido el salario diario, se multiplica por los días compensados (6 días) para obtener el valor total de la compensación.
Valor de vacaciones compensadas--> 50,000×6=300,000
C. Calcular los aportes a la seguridad social: Los aportes a la seguridad social deben ser descontados de la compensación por vacaciones no gozadas. Estos aportes son del 4% del valor de las vacaciones.
Aportes a la seguridad social--->300,000×0.04=12,000
D. Determinar el valor neto a recibir: El valor neto que recibirá el empleado por las vacaciones no gozadas es el valor total de las vacaciones menos los aportes a la seguridad social.
Valor neto a recibir--->300,000−12,000=288,000
El trabajador recibirá $288,000 como compensación por los 6 días de vacaciones no gozadas, después de los descuentos correspondientes a la seguridad social.
6. Interrupción de las Vacaciones
En Colombia, las circunstancias que pueden interrumpir las vacaciones de un trabajador son las siguientes:
Enfermedad: Si el trabajador se enferma durante sus vacaciones, puede interrumpirlas y el tiempo de incapacidad no se cuenta como parte de las vacaciones, reprogramándose el tiempo perdido.
Accidente de trabajo: Si ocurre un accidente laboral durante las vacaciones, se interrumpen y se reprograman los días no disfrutados.
Necesidad urgente del empleador: Si el empleador requiere la presencia del trabajador por una situación urgente, las vacaciones pueden ser interrumpidas, y el trabajador debe reincorporarse a sus labores.
Acuerdo mutuo: Si empleador y trabajador acuerdan cambiar las fechas de las vacaciones, estas pueden ser interrumpidas y reprogramadas.
Fuerza mayor: Situaciones imprevistas como desastres naturales o emergencias que afecten a la empresa pueden justificar la interrupción de las vacaciones.
En todos estos casos, el trabajador tiene derecho a reprogramar los días no disfrutados o recibir una compensación económica, según corresponda, esto con base al artículo 188 del Código Sustantivo del Trabajo.
7. Día 31 del mes en las Vacaciones
De acuerdo con el marco normativo y considerando que, para efectos laborales, todos los meses se calculan con 30 días, y conforme al Código Sustantivo del Trabajo, el trabajador tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones remuneradas por cada año de servicio, se establece lo siguiente:
A. Si un empleado disfruta de sus vacaciones y toma un día 31 del mes, y ese día es hábil (según su horario de trabajo), ese día debe considerarse como parte de los 15 días de vacaciones que el empleado tiene derecho a tomar. Es decir, se restará de su saldo de días de vacaciones acumulados.
B. Este día 31 no será remunerado al empleado, dado que el empleador solo está obligado a pagar por meses equivalentes a 30 días.
En el software SysCafé, el día 31 debe registrarse como un "día compensado en dinero",(esto si el empleador decide pagarlo), para reflejar correctamente el ajuste contable, de modo que se registre adecuadamente el cambio en las vacaciones del empleado.
8. Liquidación de Vacaciones en el Software SysCafé
A continuación, podrá observar cómo elaborar este tipo de liquidación.
Ingrese a través de la Ruta: Procesos/Nómina/Liquidaciones Especiales/Vacaciones, elija el documento que debe estar creado previamente en el catálogo de comprobantes.
Una vez seleccione el documento, presione la opción elegir y diligencie los siguientes campos:
A. Fecha: digite la fecha de elaboración del documento o registro contable, para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Detalle: relacione el detalle del documento.
C. Periodo de liquidación: digite el periodo de liquidación en su formato MM\DD\AAAA.
Cabe resaltar que para liquidar vacaciones debe digitar un periodo que sea dentro del mes para presentar planilla integrada de aportes, con el fin de que al generar la autoliquidación tenga en cuenta los aportes de seguridad social y parafiscal liquidados en las vacaciones.
Fechas
D. Inicio contrato: dato que se relaciona de manera automática de acuerdo a la información parametrizada en el contrato de la hoja de vida.
E. Terminación contrato: información que se relaciona automáticamente de los datos que estén registrados en el contrato de la hoja de vida.
F. Vacaciones pagas hasta: información que se diligencia de manera a
utomática teniendo en cuenta los datos que estén registrados en la hoja de vida.
Cada vez que liquide vacaciones el sistema actualiza la fecha y si necesita liquidar nuevamente las vacaciones que ya se hayan liquidado y grabado debe cambiar esta fecha.
G. Nuevas vacaciones pagas: el sistema relaciona los datos, de manera automática según los datos que estén registrados en el contrato.
H. Inicio disfrute: importante digitar la fecha de inicio al disfrute de vacaciones.
I. Días a aplicar: el sistema le asigna por defecto 15 días hábiles y también es modificable.
J. Retorno disfrute: dato que es asignado de manera automática de acuerdo a la relación de festivos del catálogo de nómina, si en el contrato está marcado el sábado como día laboral, se tendrá en cuenta.
K. Grabar: una vez esté liquidado el contrato, es importante Grabar el documento.Siguiendo este paso a paso podrá elaborar este comprobante de vacaciones.
L. Días Compensados en Dinero: digite los días que se compensaran en dinero al empleado.
Nota: se realiza mejora que elimina la necesidad de agregar los días festivos de manera manual, ya que la información está disponible de forma interna hasta el año 2034.
Así mismo, podrá obtener material audiovisual de Liquidación de Vacaciones
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