Activos Administrativos
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Activos Fijos \ Activos Administrativos
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Los activos administrativos o de menor cuantía son aquellos cuyo valor de adquisición es igual o inferior a 50 UVT. Para el año 2025, la DIAN estableció el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) en $49.799, por lo que se consideran activos de menor cuantía aquellos cuyo costo no supera los $2.489.950. No obstante, este límite puede variar según las políticas internas de cada empresa, si así lo determina.
Este tipo de activos no se deprecia. Al momento de su salida, su valor se lleva directamente a una cuenta de gasto; pero dado que continúan en funcionamiento se lleva el control en cuentas de orden.
Nota: Esta funcionalidad está disponible únicamente para usuarios que cuenten con el complemento de activos fijos habilitado.
A continuación, se mostrará como es la parametrización en el software SysCafé.
1. Parametrización
Para que el sistema identifique cuáles son los activos administrativos, debe ingresar el valor de la cuantía por la siguiente Ruta: Sistemas/Parámetros/Activos Fijos. Al ingresar, debe activar el parámetro denominado “Manejo de Inventario Administrativos” y, en el concepto “Valor cuantía mínima”, ingresar el valor correspondiente.
Línea de Inventarios
Para garantizar un registro contable adecuado y un control eficiente de los activos fijos administrativos, es fundamental que la línea de inventario esté correctamente parametrizada. Esta configuración debe incluir tres cuentas contables, cada una con sus respectivos parámetros en el plan de cuentas.
A continuación, se detallan las cuentas necesarias:
A. Inventario administrativo – Cuenta de orden (Débito):
Código: 83.15.10.009
Parámetro requerido: “Requiere y acumula saldos por referencia”
Esta cuenta permite registrar el ingreso del activo al inventario de forma controlada, sin afectar los estados financieros.
B. Inventario administrativo – Cuenta de orden (Crédito):
Código: 89.15.12
Parámetro requerido: “Requiere y acumula saldos por referencia”
Se utiliza para contrapartida de la cuenta de orden débito al momento de realizar la salida del activo hacia el área solicitante.
C. Inventario administrativo – Gasto por consumo devolutivo (Débito):
Código: 51.01.03.002
Parámetro requerido: “Requiere y acumula saldos por tercero”
Esta cuenta registra el gasto asociado al uso del activo administrativo. Es importante que sea diferente de las cuentas utilizadas para consumo general o bajas.
Nota: Los códigos aquí presentados son solo ejemplos. Cada empresa debe definir y utilizar las cuentas contables que correspondan según su plan de cuentas y políticas internas.
2. Movimientos
Este proceso sigue una secuencia específica de comprobantes que deben ser registrados en el sistema.
Para asignar saldo a un activo, puede utilizar alguno de los siguientes comprobantes:
A. Factura de compra
La Factura de Compra es el comprobante en el que se registra la adquisición de un producto. Este documento permite ingresar al sistema la información relacionada con la compra del activo administrativo.
Ingrese al comprobante a través de la Ruta: Movimientos/ Factura de compra o por el acceso directo Ctrl + Q.
Complete los datos básicos requeridos: proveedor, bodega, referencia, cantidad, valor y forma de pago.
B. Nota de Activos fijos
Podrá realizar la creación del documento ingresando a través de la Ruta: Movimientos/Activos Fijos/Nota de activos fijos.
Complete los datos básicos requeridos, como la fecha y el detalle. Luego, en la pestaña “Activos Fijos”, registre la referencia del activo. Para activos administrativos, recuerde que la cantidad siempre será 1 y el valor debe ingresarse en la columna “Vr. Administrativo”.
Para enviar el activo al servicio realice el comprobante:
C. Salida de inventarios De almacén
Este documento permite registrar la salida de inventarios, ya sea para su entrega al servicio (uso administrativo) o para dar de baja un activo fijo.
Al generar esta salida, se realiza el movimiento contable en el cual el valor del activo se traslada desde la cuenta de inventario hacia la cuenta de gasto correspondiente. Adicionalmente, se contabilizan las cuentas de orden previamente parametrizadas, las cuales permiten llevar el control contable del activo sin afectar los estados financieros.
En este documento sale el valor de la cuenta del activo y se va al gasto también contabilizan las cuentas de orden previamente explicadas para ser controladas desde allí.
Para la elaboración del documento debe ingresar a la Ruta: Movimientos/Activos Fijos/ Salida inventarios de almacén (Serv-Gto-Adm).
Para realizar una salida de inventarios de almacén, debe digitar la siguiente información:
Digite la fecha contable en el campo correspondiente, utilizando el formato MM/DD/AAAA (mes/día/año).
En el campo Detalle, puede ingresar información adicional relacionada con el activo fijo, (este dato es opcional).
Ingrese el activo que desea pasar al servicio
Dentro del comprobante encontrara las siguientes opciones:
A. Compras: permite cruzar todos los activos fijos que se hayan comprado en una factura de compra en específico.
B. Saldos: podrá cruzar un activo fijo al servicio, dando doble clic sobre el registro y siempre afectar cantidad 1.
C. Bodega – Destino: permite que desde la bodega principal se envíen las referencias seleccionadas a una sección como destino.
D. Cta. Salida: en la columna Cta. Salida, oprimir la tecla “F4” y seleccionar la cuenta contable a afectar, como son activos administrativos debe ir a una cuenta del gasto administrativo.
Al revisar la contabilización se observa que lleva el valor tambien a las cuentas de orden.
D. Baja de bienes administrativos
Se refiere a la salida definitiva de aquellos bienes que ya no se encuentran en condiciones de uso o que han sido considerados por la entidad como innecesarios para el desarrollo normal de sus actividades. En el caso de los activos administrativos, no se realiza ningún tipo de reintegro, por lo que su baja se registra de manera inmediata.
Existe un comprobante denominado “Baja de bienes administrativos” al cual puede ingresar a través de la Ruta: Movimientos/ Activos fijos/ Baja de bienes administrativos.
A. Origen: Ingrese la sección en la cual se encuentra ubicado el activo fijo.
B. Adicionar: Utilice esta opción para ingresar manualmente la referencia del activo fijo.
C. Quitar: Permite eliminar el registro previamente adicionado.
D. Exportar / Importar: Esta opción le permite exportar la estructura del comprobante a un archivo de Excel. Posteriormente, podrá importar ese archivo en caso de requerir la adición masiva de registros.
E. Saldos: Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva ventana que mostrará los activos con saldo en la sección correspondiente. Para seleccionar un activo, haga doble clic sobre la referencia; esto habilitará el campo para indicar la cantidad a dar de baja (la cual siempre debe ser 1) y luego confirme haciendo clic en Aceptar.
F. Todas las secciones: Al marcar esta opción, el sistema consultará los saldos de activos fijos en todas las secciones, y no únicamente en la sección de origen.
Una vez realice la baja podrá observa la contabilización cancelando las cuentas de orden.
3. Kardex
Plantilla de consulta que permite identificar el inventario de los activos fijos, tanto entradas, salidas y saldo, como el listado de comprobantes y cuentas contables afectadas, además de datos complementarios del mismo.
Para generar el informe debe ingresar por la Ruta: Informes/Activos Fijos/Kardex.
A. Periodo: Podrá filtrar un periodo determinado para la consulta del informe.
B. Buscar: Podrá realizar la consulta de la referencia y el sistema lo filtra en el listado.
C. Cta.: Permite seleccionar la cuenta de bodega, la de servicio o todas.
D. Kardex: Permite visualizar en pantalla, imprimir, descargar en escritorio o PDF.
E. Excel: Podrá exportar la estructura del informe en Excel.
F. Nota C: Permite generar nota de contabilidad realizando reversión entre las cuentas contables.
G. Kardex por Bodegas: Refleja el saldo que existe por cada bodega al consultarla.
H. Actualizar: Permite visualizar la información según los filtros aplicados.
I. Fecha: Periodo de causación del comprobante, el campo es consultado en el formato MM/DD/AAAA.
J. Comprobante: Refleja el tipo de comprobante y el consecutivo.
K. Detalle: Permite describir el concepto del comprobante.
L. Cuenta: Código contable que debe estar creado en el plan de cuentas y parametrizado en la línea de inventario del activo.
M. Entra: Refleja la cantidad que se afecta en el documento de Nota de Activos Fijos.
N. Sale: Refleja la cantidad que se afecta en el documento de Salida Inventarios de Almacén.
O. Saldo: Diferencia entre las entradas y salidas de los activos fijos.
P. Cto. Parcial: Costo unitario relacionado en el documento de creación del activo fijo.
Q. Cto. Prom: Costo promedio relacionado en el documento de creación del activo fijo.
R. Valor Mov.: Refleja el valor unitario del activo fijo.
S. Sección: Área donde se encuentra en servicio el activo fijo.
T. Terceros: Consulta el tercero relacionado en los movimientos.
U. Resumen Final: Permite distinguir el código contable, las cantidades y el saldo de cada activo fijo.
V. Información adicional: Refleja el saldo, la sección donde está ubicado el activo fijo, y podrá activar el parámetro de “Recalcular Costos”.
W. Salir: Retorna a la pantalla inicial de informes.
4. Boletines de Almacén
Informe que permite realizar la configuración de cuentas contables, de acuerdo al tipo de inventario que se encuentre el activo fijo o proceso que haya sido afectado como la depreciación.
Podrá generar el informe ingresando por la Ruta: Informes/Activos Fijos/Boletines de Almacén (nuevo).
A. Nivel detalle: Permite seleccionar nivel de cuenta contable.
B. Periodo: Podrá filtrar un periodo determinado para la consulta del informe.
C. Incluir cuentas de inventarios de mcias: Permite incluir cuentas de inventario clasificadas como productos manufacturados o mercancía no fabricada por la empresa.
D. Cuentas: Detalla los códigos contables relacionados en cada proceso: bodega, servicio, valorización, desvalorización, depreciación e inventario administrativo.
E. Imprimir: Permite visualizar en pantalla, imprimir, o exportar el informe al escritorio o en PDF.
F. Excel: Podrá exportar la estructura del informe en Excel.
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