Contrato Laboral
Actualizado: 5 jul
Nómina \ Parametrización \ Contrato Laboral
Tabla de Contenido
Acuerdo mediante el cual una persona natural (empleado) presta un servicio personal a otra persona natural o jurídica (empleador), bajo dependencia o subordinación de esta y mediante el pago de una remuneración (salario).
Nota: se habilita una vez cuente con el complemento de nómina.
1. Contratos de Nómina
Debe Ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo terceros/Herramientas/Hoja de vida empleado.
En la pestaña de seguridad social, encontrarán la opción para crear contratos en la parte inferior de la ventana; donde debe dar clic en la opción Adicionar.
Se habilitará la siguiente ventana, donde debe relacionar la información del contrato del empleado:
Automáticamente se van a llenar los campos de número de contrato, el centro de trabajo, estado, tipo de contrato, fechas del contrato y horas a trabajar los cuales son datos que pueden modificar; como datos obligatorios se debe relacionar:
El tipo de liquidación del contrato (fijo o variable).
Ubicación principal (ciudad de trabajo, dirección de trabajo, medio de pago) campos obligatorios para el envío de nómina electrónica.
Vinculación debe relacionar el cargo del empleado y el tiempo a laborar.
Las fechas del contrato (inicio, vacaciones, cesantías que por lo general es la misma fecha del contrato) o el primero de enero del año actual y la fecha de vencimiento en caso de ser un contrato a término fijo.
Una vez diligenciados los campos de la pestaña contratación, debe grabar el contrato del empleado. (Si necesitan adicionar un dato, seleccione el icono modificar).
En la pestaña de Otros van a encontrar campos para diligenciar de acuerdo a la imagen adjunta.
Salario: debe dar clic en el botón de los tres puntos, en el cual se habilita la ventana para digitar el valor del salario básico, y el periodo de aplicación; allí debe dar clic en el botón actualizar contrato:
Con ello quedará relacionado el salario del empleado en el contrato.
Posteriormente, debe continuar con la parametrización de la siguiente información:
Área: seleccione el área a la cual pertenece el empleado (administración, ventas o producción).
Ubicación Adicional: seleccione la información de dependencia, sucursal, centro y subcentros de costos.
Para pagos en Bancos: el banco debe estar creado en el catálogo de terceros y clasificado como tal; seleccionar el tipo de cuenta y digitar el número, adiciona el código del banco y la ciudad donde está radicada la cta.
Retención en la fuente: activar el parámetro si aplica retención en la fuente y si fuere el caso, digitar los valores a tener en cuenta para el cálculo en la liquidación.
Datos Adicionales: en la parte inferior de la ventana permite activar parámetros por si se requiere como: si el contrato incluye los sábados, no se debe liquidar auxilio de transporte o si es aprendiz SENA.
La última pestaña del contrato corresponde a la Seguridad Social allí encontrará la siguiente información:
Liquidar: relaciona los conceptos de seguridad social, parafiscales y prestacionales.
Riesgo: teniendo en cuenta las funciones del colaborador es importante determinar a qué tipo de nivel de riesgo pertenece.
Primas extralegales: permite seleccionar los conceptos que corresponden a los cálculos para las entidades oficiales.
2. Estructura Excel para Importar
A través de esta herramienta, podrá relacionar la información de los trabajadores y crear los contratos laborales de manera simultánea.
Para obtener la estructura en Excel debe ingresar a Exportar Catálogos y diligenciar el catálogo de contratos (CONTRATO), y deberá diligenciar la siguiente información:
A. Tercero: relacionar el nit o cédula del trabajador.
B. Contrato: relacionar el número del contrato, que corresponde a la cédula del trabajador presidido del número 01 (el número depende de la cantidad de contratos asociados al tercero).
C. Estado: determinar si el contrato está activo (A) o retirado (R).
D. Código de cargo: permite relacionar el código que respalda el cargo que ocupa el trabajador.
E. Tipo: permite relacionar el tipo de contrato que tiene el trabajador como: termino fijo, variable, estatal mixto; entre otros.
F. Fecha de inicio: corresponde al día, mes y año en que el trabajador inicia una vinculación laboral con la empresa.
G. Fecha de vencimiento: corresponde al día, mes y año en que el trabajador finaliza vinculación laboral con la empresa.
H. Fecha de últimas vacaciones pagas: corresponde al último periodo de vacaciones que fue disfrutado por el trabajador.
I. Tipo de vinculación: relacionar el tipo de vinculación que tiene el trabajador como: tiempo completo, parcial, prestación de servicios; entre otros.
J. Banco: registrar el nit del banco.
K. NCuenta: relacionar el número de la cuenta bancaria del trabajador.
L. Tcuenta: indique si la cuenta es propia (P) o ajena (A).
M. Nómina: asignar el código del centro de trabajo a la cual pertenece el trabajador.
N. Básico: sueldo básico del trabajador.
O. Ciudadt: hace referencia a la ciudad donde va a desempeñar las funciones el trabajador.
P. Nhoras: determinar el número de horas laboradas al mes, este campo depende del tipo de vinculación, Ejemplo: tiempo completo 240 horas, tiempo parcial 120 horas; etc.
Q. Seguridad Social: marcar como VERDADERO o FALSO cada uno de los conceptos que se deben liquidar.
R. Centro: diligenciar el código del centro de trabajo.
S. Subcentro: diligencie el código del subcentro de trabajo, si aplica.
T. Asignado: área a la cual se encuentra asignado el trabajador, como: administración, ventas o producción.
U. Indepen: debe relacionar VERDADERO o FALSO si el trabajador es independiente.
V. Riesgo: diligenciar el código del riesgo al que pertenece el trabajador.
W. Prestaciones: marcar como VERDADERO o FALSO si se van a provisionar cesantías, intereses, prima o vacaciones.
X. Tsabado: Marque VERDADERO o FALSO si el trabajador labora los sábados.
Y. Cesantías: relacionar la fecha de las últimas cesantías pagas.
Z. Aprendiz: Marque VERDADERO o FALSO si es o no aprendiz SENA.
AA. Ciudad: asigne el código de la ciudad del trabajador.
BB. MedPago: seleccionar el código del medio de pago.
CC. Distrabaja: indique la dirección donde desempaña las labores el trabajador.
Nota: NO realizar ningún cambio en los formatos de celdas, ocultar y/o adicionar columnas, crear nuevas hojas de cálculo dentro del mismo archivo, ya que esto podrá generar error al momento de importar el catálogo.
Tan pronto relacione la información, debe guardar el archivo Excel en la estructura Libro Microsoft Excel 5.0/95, y realice el proceso de Importar Información.
Finalmente, siguiendo este paso a paso lograrán crear y configurar el contrato laboral.