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Factura Electrónica de Venta

Actualizado: 21 jun

Documentos Electrónicos \ Factura Electrónica de Venta

 

Tabla de Contenido

 

Es el complemento que permite a los usuarios generar documentos electrónicos los cuales se encuentran con la obligación de expedir dichos documentos de acuerdo a la Resolución DIAN 000165 de 2023, la cual desarrolla los sistemas de facturación, proveedores tecnológicos y expide anexo técnico que a hoy se encuentra en la Versión 1.9.

Las sanciones que se pueden incurrir en la factura electrónica de venta son:

  • Sanción por expedir facturas sin requisitos Art. 652 E.T.

  • Sanción por no facturar Art. 652-1 E.T. Cierre del establecimiento de 3 días #2 Art. 657 E.T.


Recomendaciones


Nota: un día antes de implementar factura electrónica es necesario que el usuario cuente con la resolución de facturación electrónica y puedan acceder al correo del representante legal que figura en el RUT del mismo.


Para el día de la implementación se recomienda conectarse al equipo principal donde está instalado el programa, realizar copia de seguridad y solicitar actualización de versión; seguidamente ingresar a la base de datos de la empresa a la siguiente Ruta: Sistema/Parámetros/Información de la empresa.


Allí debe validar que estén diligenciados los campos como: nit, digito de verificación, razón social, dirección, teléfono, código postal, email, email FE, ciudad, departamento, municipio DIAN y tipo de empresa.


1. Parámetros Básicos

Una vez confirme la información de la empresa debe ingresar por la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica, luego debe seleccionar el icono Adicionar y escoger al proveedor Tecnológico, en este caso SysCafé SAS.


  • Ambiente: una vez haya superado el ambiente de habilitación debe seleccionar en este campo: Producción.


  • Código de empresa y Password: información que es suministrada por el equipo de consultores de soporte técnico SysCafé.


  • Método de Conexión: debe seleccionar la opción "Directa a DIAN" .


  • Certificado Digital: digitar el certificado de firma digital que corresponde a la empresa a implementar en ambiente producción por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Certificados.



  • Adicionar: opción que permite relacionar el código alfa numérico que corresponde al certificado de firma digital propio.


  • Activar: una vez relacione el certificado debe activarlo con apoyo de un consultor de soporte técnico.


  • Estado: finalmente se debe visualizar el estado Válido de dicho certificado.


Nota: por seguridad de la información es necesario contactarse con el área de soporte técnico de la empresa SysCafé para que realicen el proceso de activación

2. Ambiente de Habilitación

Con el fin de realizar las pruebas en ambiente de Habilitación ante el portal de la DIAN y luego de registrar la información, debe ingresar a la carpeta raíz del software, para esto de clic derecho en el ejecutable del software que se encuentra en el escritorio del PC, seleccionan Propiedades y posteriormente, selecciona "Abrir ubicación".



Ingresan por la carpeta "Datos".



Debe copiar la carpeta de la empresa a la cual se le va a implementar y pegarla allí mismo. Una vez copiada la carpeta de la empresa, debe cambiarle el nombre a la carpeta (Ej. FEL)



Debe ingresar a la base de datos FEL con su usuario y asignarle una segunda contraseña, a través de la Ruta: Sistema/Parámetros/Otros Parámetros/Establecer/cambiar contraseña de la empresa; a razón de que nadie más pueda ingresar a la misma por seguridad de la información.


También se recomienda cambiar el color de fondo de la pantalla y registrarle un mensaje al fondo de la pantalla de la base de datos dando clic derecho en la pantalla principal del programa:



3. Parametrización Portal DIAN - Habilitación

Una vez realizado este proceso debe ingresar al Ambiente de Habilitación - DIAN.


Debe seleccionar el método de ingreso, como empresa o persona.


Una vez ingrese los datos dar clic en Entrar y la DIAN enviará el enlace de acceso al correo del representante legal.



Debe ingresar por la Ruta: Menú/Registro y habilitación/Documentos electrónicos.



Seleccione el tipo de documento electrónico: “Factura electrónica”.



Una vez seleccione el tipo de comprobante debe:


A. Seleccionar el modo de operación

B. Nombre de la empresa proveedora y

C. Nombre del Software

D. Asociar



Tan pronto relacione la información, podrá observar el listado de los modos de operación asociados, el cual debe estar Habilitado y proceder a copiar el código TestSetID.



Posterior de haber realizado la parametrización en la plataforma de la DIAN, debe dirigirse al software e ingresar los datos de pruebas por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica; seleccionar la opción Conexión, deberá seleccionar el Ambiente DIAN: Habilitación y allí diligenciar en el campo TestSetID Habilitación la información correspondiente.