Factura Electrónica de Venta
- Administrador
- 20 jun 2024
- 13 Min. de lectura
Actualizado: 27 mar
Documentos Electrónicos \ Factura Electrónica de Venta
Tabla de Contenido
SysCafé ofrece un complemento que permite a los usuarios generar documentos
electrónicos, cumpliendo con la obligación de expedirlos según lo establecido en la Resolución DIAN 000165 de 2023. Esta resolución regula los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos y expide un anexo técnico, que actualmente se encuentra en su Versión 1.9.
Las sanciones que se pueden aplicar en caso de incumplimiento de las disposiciones sobre la factura electrónica de venta son las siguientes:
Sanción por expedir facturas sin requisitos Art. 652 E.T.
Sanción por no facturar Art. 652-1 E.T. Cierre del establecimiento de 3 días #2 Art. 657 E.T.
Para poder implementar la facturación electrónica de venta debe pasar por unos ambientes los cuales son:
Ambiente de habilitación: espacio o entorno donde se llevan a cabo una serie de pruebas en el portal de la DIAN, con el objetivo de verificar que los documentos electrónicos cumplan con las especificaciones técnicas establecidas.
Ambiente de Producción: entorno en el que los documentos electrónicos tienen valor fiscal es decir, aquellos documentos generados y transmitidos en este ambiente son válidos legalmente para efectos tributarios y fiscales.
Recomendaciones
Nota: un día antes de implementar factura electrónica es necesario que el usuario cuente con la resolución de facturación electrónica y puedan acceder al correo del representante legal que figura en el RUT del mismo.
Para el día de la implementación se recomienda conectarse al equipo principal donde está instalado el programa, realizar copia de seguridad y solicitar actualización de versión; seguidamente ingresar a la base de datos de la empresa a la siguiente Ruta: Sistema/Parámetros/Información de la empresa.
Allí debe validar que estén diligenciados los campos como: nit, digito de verificación, razón social, dirección, teléfono, código postal, email, email FE, ciudad, departamento, municipio DIAN y tipo de empresa.
1. Parámetros Básicos
Una vez confirme la información de la empresa debe ingresar por la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica.
Una vez superado el ambiente de habilitación, debe seleccionar la opción "Producción" en el campo denominado "Ambiente DIAN".
Luego, continúe ingresando el certificado de firma digital que corresponde a la empresa a implementar en ambiente producción por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Certificados.
Para instalar el certificado debe seguir el siguiente paso a paso.
1.1. Seleccione la opción "Instalar Certificado". Esto abrirá una ventana donde deberá ingresar el número de serie y el código de activación del certificado.
1.2. Haga clic en la opción "Solicitar", lo cual enviará el número de serie y el código de activación al correo electrónico principal asociado a la licencia de uso del software.
1.3. Para finalizar el proceso, seleccione "Instalar y Finalizar" para registrar el certificado en el sistema.
1.4. Por ultimo se debe visualizar el estado Válido de dicho certificado.
2. Ambiente de Habilitación
Con el fin de realizar las pruebas en ambiente de Habilitación ante el portal de la DIAN y luego de registrar la información, debe ingresar a la carpeta raíz del software, para esto de clic derecho en el ejecutable del software que se encuentra en el escritorio del PC, seleccionan Propiedades y posteriormente, selecciona "Abrir ubicación".
Ingresan por la carpeta "Datos".
Debe copiar la carpeta de la empresa a la cual se le va a implementar y pegarla allí mismo. Una vez copiada la carpeta de la empresa, debe cambiarle el nombre a la carpeta (Ej. FEL)
Debe ingresar a la base de datos FEL con su usuario y asignarle una segunda contraseña, a través de la Ruta: Sistema/Parámetros/Otros Parámetros/Establecer/cambiar contraseña de la empresa; a razón de que nadie más pueda ingresar a la misma por seguridad de la información.
También se recomienda cambiar el color de fondo de la pantalla y registrarle un mensaje al fondo de la pantalla de la base de datos dando clic derecho en la pantalla principal del programa:
3. Parametrización Portal DIAN - Habilitación
Una vez realizado este proceso debe ingresar al Ambiente de Habilitación - DIAN.
Debe seleccionar el método de ingreso, como empresa o persona.
Una vez ingrese los datos dar clic en Entrar y la DIAN enviará el enlace de acceso al correo del representante legal.
Debe ingresar por la Ruta: Menú/Registro y habilitación/Documentos electrónicos.
Seleccione el tipo de documento electrónico: “Factura electrónica”.
Una vez seleccione el tipo de comprobante debe:
A. Seleccionar el modo de operación
B. Nombre de la empresa proveedora y
C. Nombre del Software
D. Asociar
Tan pronto relacione la información, podrá observar el listado de los modos de operación asociados, el cual debe estar Habilitado y proceder a copiar el código TestSetID.
Posterior de haber realizado la parametrización en la plataforma de la DIAN, debe dirigirse al software e ingresar los datos de pruebas por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica; seleccionar la opción Conexión, deberá seleccionar el Ambiente DIAN: Habilitación y allí diligenciar en el campo TestSetID Habilitación la información correspondiente.
Después de haber realizado la parametrización, deben crear 1 tipo de comprobante de factura de venta, debido a que se debe enviar 1 documento de factura electrónica de venta a la DIAN para culminar con el set de pruebas y finalmente “Sincronizar a producción”.
Seguido de haber culminado el set de pruebas, deberá regresar al Inicio o actualizar de nuevo la página de la DIAN, donde deberá aparecer la siguiente advertencia a la cual debe dar clic en Aceptar.
Esta fecha registrada será el indicativo para que se actualice en el RUT del contribuyente, la nueva responsabilidad “52-Facturador Electrónico”.
Nota: Una vez culminado el proceso de set de pruebas se puede retirar la base de datos de pruebas de la carpeta Datos en la carpeta raíz del Software.
4. Ambiente de Producción
Tan pronto realice la habilitación en la plataforma de la DIAN, podrá continuar con el Ambiente de Producción.
Debe ingresar al Ambiente de Producción - DIAN.
Debe seleccionar el modo de ingreso, como empresa o persona.
Ingrese por la Ruta: Menú/Configuración/Asociar Rangos de numeración.
Finalmente debe asociar la Resolución de la Factura Electrónica.
Nota: es posible que pueda tardar hasta 3 horas para poder asociar la resolución.
5. Catálogo Tipos de Comprobantes
Para la Factura Electrónica debe registrar la resolución de numeración de facturación electrónica autorizada por la DIAN, para ello debe ingresar a la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes.
5.1. Primero, debe seleccionar la opción "Nuevo" para crear un nuevo comprobante.
5.2. En el campo "Clase", seleccione el tipo de información, el formato de impresión y su uso.
5.3. En el campo "Código", el sistema asigna automáticamente un código, sin embargo, el usuario podrá relacionar un código que desee cumpliendo con la condición de máximo 3 caracteres, importante, que ningún código se duplique.
5.4.Identifique un nombre para identificar el comprobante, que será utilizado en el formato de impresión.
5.5. En los Parámetros DIAN, seleccione e ingrese los datos necesarios relacionados con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
5.6. En la sección Configuración Doc. Electrónico, seleccione la modalidad del comprobante. Para facturas electrónicas, elija la opción "Documento electrónico" (Factura, compra, nómina), ingresar el prefijo (que no debe contener números, Ej.: FEV), definir el número desde y hasta, y seleccionar el Proveedor Tecnológico correspondiente.
Luego, sin modificar el documento de Factura Electrónica, debe dar clic nuevamente en la opción Parámetros DIAN y seleccionar en la parte inferior izquierda Autorizaciones DIAN y relacionar información de la resolución de facturación:
5.7 Seleccione la opción "(+)" para adicionar resoluciones de facturación.
5.8. En la sección "Configuración Doc. Electrónico", relacione la modalidad del comprobante, seleccionando "Documento electrónico" (Factura, compra, nómina).
5.9. Ingrese el prefijo asegurándose de que el prefijo no contenga números (Ej.: FEV).
5.10. Ingrese el número desde y hasta, fecha de la resolución, válido hasta, número y tipo de resolución.
5.11. Por ultimo presione "Grabar" para guardar la información registrada.
Siguiendo con la configuración de Factura Electrónica de Venta, es necesario ingresar al acceso directo denominado Documentos Electrónicos y seleccionar la opción Herramientas y Consultar claves técnicas DIAN.
Nota: al acceder a través de la opción Herramientas y Consultar Información Almacenamiento, podrá consultar la siguiente información:
Registros totales en almacén 1: comprobantes que están ubicados en el almacenamiento anterior.
Registros totales en almacén 2: comprobantes que están ubicados en el almacenamiento nuevo.
Para la Nota Crédito-Facturación y la Nota Débito-Facturación solo debe relacionar la modalidad y el proveedor tecnológico, ya que no se hace necesario relacionar resolución de facturación.
6. Requisitos de la Factura Electrónica de Venta
Conforme al Artículo 11 de la Resolución 165 de 2023, son:
1. Denominado expresamente como factura electrónica de venta.
2. Apellidos y Nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. La identificación del adquiriente, según corresponda:
Nombre completo o razón social y NIT del adquiriente.
Registrar el nombre completo y número de identificación del adquiriente; para los casos en que el adquiriente no suministre el NIT.
Registrar la frase «consumidor final» o nombre completo del adquiriente y el número «222222222222» en caso de adquirientes que no suministren el número de identificación o el NIT.
4. Autorización de numeración DIAN.
5. Fecha y hora de generación.
6. Fecha y hora de expedición.
7. Entregarse al adquiriente en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico.
8. Línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.
9. Valor total de la venta de bienes o prestación de servicios.
10. Forma de pago; contado/crédito.
11. Medio de pago; efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito, transferencia electrónica u otro medio.
12. Calidad de agente retenedor de IVA, de autorretenedor de Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple, cuando corresponda.
13. Discriminación del impuesto sobre las ventas -IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con Ia correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
14. Firma digital del facturador electrónico.
15. Código Único de Factura Electrónica "CUFE".
16. Dirección de internet en la DIAN en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta en el código QR del PDF.
17. Contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta establecido en el Artículo 60 de esta resolución.
18. Nombre completo o razón social y NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.
Representación Gráfica - Ejemplo
A continuación, se ilustra la representación gráfica de la factura electrónica de venta asociando cada numeral, conforme a cada requisito y en cumplimiento del parágrafo 1 Art. 35 Res. DIAN 165 de 2023, el cual debe contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15, 16 y 18 de la resolución en mención.
7. Factura Electrónica de Venta
Para elaborar el documento de Factura Electrónica de Venta, tenga en cuenta los requisitos establecidos en el numeral 3 Art. 11 Resolución 165 de 2023 correspondiente a los datos del adquirente; cuando éste NO suministre el nombre o razón social, NIT o correo electrónico, podrán elaborar la Factura Electrónica relacionando el tercero de Clientes varios/Consumidor Final que contiene 9 veces el número 2 "222222222".
Teniendo en cuenta lo anterior, el tercero a afectar en los movimientos SysCafé, es con el número que tiene 9 veces 2 "222222222" e internamente el software hace la asignación de 12 veces 2 "222222222222" cuando es para factura electrónica.
Por lo tanto, no es necesario crear dos terceros diferentes, será suficiente con afectar a clientes varios/consumidor final que tiene 9 veces el número 2 "222222222".
Para elaborar el documento de Factura Electrónica de Venta, debe ingresar por la Ruta: Movimientos/Factura de venta o con el comando Ctrl+F.
7.1. Ingrese la fecha en el campo correspondiente, asegurándose de usar el formato MM/DD/AAAA.
7.2. Seleccione al cliente al cual se le realizara la factura electrónica de venta.
7.3. Elija el vendedor y haga clic en el ícono de "Referencia" para adicionar el
artículo.
7.4. Seleccione la forma de pago (FPago) del comprobante, como efectivo, bancos, cuentas por cobrar, entre otros.
7.5. Por ultimo, seleccione la opción "Grabar" para guardar la información registrada.
Para realizar las demás facturas electrónicas se puede duplicar la factura anteriormente realizada desde la Ruta: Utilidades/Comprobantes, ubicar el tipo de comprobante y consecutivo, seleccionar la opción Duplicar, elige el consecutivo y luego grabar.
El sistema arrojará alertas en el caso que se vaya a imprimir una factura electrónica de venta sin ser validada por la DIAN de la siguiente manera:
8. Nota Crédito - Facturación
Para realizar la nota crédito y la nota débito de facturación electrónica, debe tener en cuenta lo siguiente:
8.1. Ingrese la fecha en el campo correspondiente, asegurándose de usar el formato MM/DD/AAAA.
8.2. Seleccione al cliente al cual se le realizara la factura electrónica de venta.
8.3. Elija el vendedor y haga clic en el ícono de "Referencia" para adicionar el
artículo.
8.4. Relacione el motivo por el cual se está efectuando el comprobante en el campo Causal.
8.5. Seleccione la forma de pago (FPago) del comprobante, como efectivo, bancos, cuentas por cobrar, entre otros.
8.6. Es importante que seleccione la factura que será afectada por la nota crédito en el campo "Afecta".
8.7. Finalmente, haga clic en "Grabar" para guardar la información registrada en el documento.
Nota: no podrá exceder el valor total de la factura al realizar el cruce con la forma de pago "de contado".
Mejoras en el Comprobante
se realiza mejora para que cuando al cruzar nuevamente una factura de venta en la nota crédito generare la validación “Las devoluciones superan las unidades vendidas”.
Nota crédito sin referencia a facturas
Este proceso aplica para hacer las devoluciones a las facturas electrónicas que previamente fueron aceptadas y no permite realizar la afectación de la factura dentro de la nota crédito electrónica en el software.
De acuerdo con lo anterior, la DIAN requiere ejercer un control fiscal a través de las notas crédito electrónicas. Para ello, es necesario ingresar de manera informativa el período de la factura la cual desea afectar. Dado que esta factura no se podrá relacionar en la nota crédito, si no se relaciona el periodo de la factura, el sistema generará automáticamente una validación.
Para ingresar el período dentro del comprobante de nota crédito, debe hacer clic en el botón "+Info". En la sección "Periodo (InvoicedPeriod)", ubicada en la parte inferior derecha, ingrese el período correspondiente.
Tenga en cuenta los siguientes ejemplos:
Tiene 3 facturas electrónicas a las cuales les realizará nota crédito por cambio de precio, cada una con fecha del 10, 15 y 28 de enero 2024, puede asignar el periodo del 01 al 30 de enero 2024, ya que abarca todas las fechas mencionadas.
Tiene 3 facturas electrónicas a las cuales les realizará nota crédito por cambio de precio, dos (02) de ellas con fecha del mes de septiembre y una (01) con fecha de octubre 2024, es necesario que realice dos (2) notas crédito, una (01) por cada periodo (mes).
Es posible realizar notas crédito de años anteriores, las cuales deberán afectar obligatoriamente el periodo.
Nota: se realiza mejora para que en la nota crédito de facturación se puedan afectar los documentos contables como, por ejemplo: recibos de caja, comprobantes de egreso, notas débitos – causación x cobrar, entre otros.
9. Nota Débito - Facturación
Por último, debe realizar la nota débito de facturación registrando la misma información que se relacionó en el documento anterior.
Nota: La nota crédito y la nota débito se pueden realizar sin afectar documento referenciado. Aplica para escenarios donde la factura electrónica de venta fue aceptada a través de los eventos de factura electrónica y ya no puede hacer afectación del documento.
Mejoras Técnicas
se agrega filtro denominado “sucursal”, que permite seleccionar y filtrar los documentos según la sucursal correspondiente.
Nota: La nota crédito y la nota débito se pueden realizar sin afectar documento referenciado. Aplica para escenarios donde la factura electrónica de venta fue aceptada a través de los eventos de factura electrónica y ya no puede hacer afectación del documento.
10. Envío Documentos Electrónicos
Para realizar él envió de la nota de ajuste deberá acceder a la ventana que encontrará en la parte superior del software denominado “Documentos Electrónicos” o por la Ruta: Procesos/ Facturación/ Facturación electrónica, allí acceda a la pestaña "emisión" y seleccione la factura que requiera enviar.
De esta manera quedara enviado el documento electrónico de manera exitosa a la DIAN.
Nota: si requiere volver a almacenar un comprobante ya almacenado, podrá seleccionar la opción Establecer Marca de almacenado, e igualmente para la notificación.
11. Notificación de Documentos Electrónicos
Es necesario que realice la configuración del correo electrónico, por lo cual debe dirigirse a 2. Parametrización Cuentas de Correo Electrónico
Seguidamente, para notificar los documentos electrónicos se debe configurar el correo y la contraseña secundaria del correo; ingresando por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Notificación.
11.1 Acceda al campo "Código", en el cual debe ingresar un código compuesto por hasta 2 caracteres alfanuméricos que respalden la cuenta de correo electrónico correspondiente.
11.2 En el campo "Nombre", deberá consignar el correo electrónico que se está configurando.
11.3 En la opción "Uso", seleccione la modalidad de uso del correo, eligiendo entre las opciones "Saliente-SMTP", "Entrante IMAP" o "Ambos-RestApi". Se sugiere optar por "Ambos-RestApi".
11.4 En el campo "Proveedor", deberá seleccionar el proveedor de correo, eligiendo entre las opciones Google, Microsoft, Amazon, Yahoo o Otro.
11.5 En el campo "Plantillas de configuración", deberá escoger la opción que se ajuste al tipo de correo que utilice.
11.6 Y por ultimo en "Solicitar acceso oAunth2", deberá solicitar el acceso al correo. Una vez aprobado, la alerta correspondiente dejará de mostrarse.
12. Nuevo almacenamiento
Herramienta que permite realizar la consulta de los documentos almacenados, debe ingresar a través de la Ruta: Procesos/ Facturación/ Facturación Electrónica/ Herramientas/ Portal verificación facturas Dian.
13. Personalizar XMLs
Herramienta que permite adaptar en el formato de impresión de la factura electrónica de venta, información referente a las características adicionales del subtercero.
Continúe el siguiente proceso de configuración:
1. Creación de variables
Debe ingresar a través de la Ruta: Archivos/Catálogo sub terceros/Sucursales Clientes/Otras variables, y crear las características adicionales del subtercero.
Importante, tener información relacionada en la columna “Valor” de lo contrario NO genera información.
2. Personalización de XMLs
Cuando tenga digitado la variable del subtercero y realice la factura electrónica de venta, debe personalizar el formato del XML con el fin de que el sistema tome la información y la relacione en el formato de impresión.
Nota: el “QRB” de la fórmula corresponde al código de la variable.
Ingrese a través de la Ruta: Sistemas\Parámetros\Facturación Electrónica\Herramientas\Personalizar XMLs, allí creará un nuevo campo, el cual debe digitar los siguientes datos:
A. Código: dato que respalda cada uno de los XML de personalización.
B. Título: descripción de cada XML de personalización.
C. Clase comprobante: podrá seleccionar Factura Electrónica, Nómina Electrónica o Documento Soporte Electrónico.
D. Tipo comprobante: teniendo en cuenta la clase que seleccionen; se habilitará el código del tipo de comprobante (Opcional).
E. Grupo de etiquetas: debe seleccionar la opción NOTE.
F. Script para extraer el valor: asigne la fórmula RETURN varare(document.area,'QRB').
G. Nuevo: permite crear nuevas opciones de personalización XML.
H. Modificar: permite cambiar y/o adicionar información.
I. Eliminar: podrá eliminar de manera definitiva el dato que seleccione.
3. Representación Gráfica
Con el apoyo de un consultor técnico, debe adaptar la representación gráfica, adaptando la fórmula RETURN varare(document.area,'QRB').
Finalmente tendrá la información en el formato de impresión y el XML de la Factura Electrónica de Venta.
Nota: Se impide la modificación de las fechas de vencimiento en documentos electrónicos. Esta restricción solo se aplicará a documentos que ya han sido enviados o que tienen la categoría de "electrónicos". Sin embargo, seguirá teniendo la flexibilidad de ajustar las fechas de vencimiento en documentos que aún no han sido enviados o que no son electrónicos.
Siguiendo este paso a paso podrá implementar Facturación Electrónica.
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