Información Exógena - DIAN.
Actualizado: 25 oct
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Tabla de Contenido
Formatos de información exógena disponibles en el software SysCafé
1010: Información de socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados
1647: Información de ingresos recibidos para terceros18. 2276: Información de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones
2276: Información de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones
5247, 5248, 5249, 5250, 5251, 5251: Contratos de colaboración empresarial
Con base a la Resolución 001255 del 26 de octubre 2022, el gobierno nacional establece los sujetos obligados a presentar información exógena por el año gravable 2023.
La información exógena o medios magnéticos, es el conjunto de datos registrados sobre las operaciones con clientes, proveedores o terceros que las personas naturales y jurídicas deben presentar periódicamente a la administración tributaria.
Para mayor información, consultar Calendario Tributario.
A continuación, se explica cómo debe realizar la parametrización en la base de datos de la empresa.
1. Ruta de Acceso
Se debe ingresar a la Ruta: Informes/Fiscales/Información exógena-DIAN.
2. Selección de Período y Formato
Al ingresar, seleccione el período a presentar, por defecto el sistema toma el período de enero a diciembre del año anterior, luego seleccione el formato que requiere exportar.
3. Homologación cuentas a conceptos DIAN Exógena
Una vez seleccionado el período y formato a generar, debe realizar la homologación donde se asignan los códigos contables con el respectivo formato y concepto Dian, para esto debe ingresar por el botón Homologación cuentas a conceptos DIAN exógena.
A continuación, habilita una ventana y debe dar clic en Adicionar desde el botón (+).
4. Código contable, Formato y Concepto
Una vez damos clic en adicionar, se debe seleccionar el formato y concepto.
Seguidamente, habilitará una ventana de búsqueda donde podrán digitar y seleccionar el número del formato y el código del concepto.
Posteriormente, deben digitar el código contable correspondiente al formato y concepto seleccionado, de esta manera puede continuar relacionando los códigos contables necesarios para cada uno de los formatos.
NOTA: dependiendo del formato que esté homologando, así mismo se habilita el “Tipo de movimiento”, Para el formato 2276 deben realizar un paso adicional, seleccionando la información que corresponde en Columna.
5. Seleccionar Parámetros
Una vez se haya realizado la homologación de las cuentas, es necesario tener presente la siguiente información:
1. Relacionar los tipos de comprobante.
2. La opción “Todo excepto los seleccionados”, permite excluir de la consulta los movimientos que estén causados en los comprobantes seleccionados y la opción “solo los seleccionados” permite consultar solo movimientos de los comprobantes seleccionados.
3. Además, en la columna aplicación puede seleccionar la opción que se requiera para que así la información se refleje de manera correcta, como pago a terceros o Ret.Fte.
4. Se puede usar base mínima, si así lo indica el formato y la resolución.
5. Seleccionar la información que corresponde a E-Mail y teléfonos, Dirección, inmobiliario o incluir el nombre comercial del tercero.
6. Formatos de información exógena disponibles en el software SysCafé
7. 1001: Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas
Reporta de forma detallada los pagos o abonos en cuenta hechos a terceros en Colombia o en el exterior que sean deducibles o no en renta, junto con los saldos de las retenciones de IVA y timbre que superen los $100.000.
Generación del formato 1001 versión 10:
Pago a Terceros: podrá ingresar el valor del IVA asumido. Para efectos de generar la información exógena desde el sistema, los valores del pago y del IVA asumido se irán a las columnas del formato 1001 en “Valor pagos o abonos que son deducibles” e “IVA que estaba incluido como mayor valor del gasto deducible”, sí el pago a terceros No es deducible de renta, favor seleccione la casilla “No deducible en renta”.
Si requiere hacer uso de esta herramienta, debe utilizar el botón PgTer, que está habilitado en los siguientes tipos de comprobantes:
EG1 - Comprobante de Egreso
RC1 - Recibo de caja
FC1 - Factura de compra
CC1 - Nota de contabilidad
Comprobante de egreso:
Para elaborar este comprobante debe ingresar por la Ruta: Movimientos/Comprobante de Egreso.
Tercero: cliente o proveedor que respalda la operación.
Código PUC: importante realizar el registro contable con el fin de que se habilite la casilla PgTer.
PgTer: habilita campos para relacionar el valor del Iva no descontable y adicionalmente permite relacionar si el movimiento corresponde a un no deducible en Renta.
Aceptar: guarda la información suministrada en esta pestaña.
Grabar: importante grabar el documento que se esté elaborando.
Nota: se realizan ajustes al software:
Según el Parágrafo 10 Art 17 de la Resolución 1255 de 2022. Los pagos o abonos en cuenta correspondientes a los aportes parafiscales, a entidades promotoras de salud y a fondos de pensiones obligatorios, se deben reportar en cabeza de las entidades beneficiarías de estos aportes (EPS, fondos de pensiones, SENA, ICBF, CCF). La parte de los pagos o abonos en cuenta correspondientes al empleador deberá reportarse en la casilla de “pagos o abonos en cuenta deducibles” y los pagos o abonos en cuenta correspondientes al empleado se deben diligenciar en la casilla de “pagos o abonos en cuenta no deducibles”, según corresponda.
Para realizar la configuración en el sistema debe tener en cuenta lo siguiente:
Se habilito una nueva columna denominada "No Deduc" para los conceptos 501 y 502 con el fin de que los tome como no deducibles desde la imputación contable de la nomina los cuales se marcaran con una X en las cuentas del pasivo.
Al realizar la homologación de las cuentas debe registrarla con el concepto 5011 correspondiente a "Pagos o abonos en cuenta efectuados a la EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Laborales, incluidos los del trabajador".
Para la salud y pensión empleador que se parametriza en el mismo concepto 5011.
Si la cuenta del pasivo (Ej: 237005) de los conceptos 950 y 951 correspondientes a salud y pensión empleador es distinta a la cuenta del pasivo de los conceptos 501 y 502 (Ej: 237006) correspondientes a salud y pensión trabajador, adicional es necesario realizar la homologación las cuentas del gasto del empleador como se observa en le siguiente imagen:
Si la cuenta del pasivo que tiene el concepto de pensión o salud empleador es la misma que tiene el concepto del trabajador no es necesario agregar cuenta del gasto ya que el sistema divide el valor no deducible (Trabajador) y el valor deducible en las columnas correspondientes de manera automática.
Al momento de exportar a Excel se observa de la siguiente manera:
Según el Parágrafo 12 Art 17 de la Resolución 1255 de 2022, los pagos o abonos en cuenta que se realicen por concepto de rentas de trabajo y de pensiones sólo se deberán reportar de acuerdo con los parámetros establecidos para el Formato 2276 - Información de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones.
Según el Parágrafo 14 Art 17 de la Resolución 1255 de 2022, los contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE, deberán informar el valor total de los pagos o abonos en cuenta diligenciándolos en la casilla de “pagos o abonos en cuenta no deducidles” y diligenciar cero (0) en la casilla de “pagos o abonos en cuenta deducidles”.
De esta manera, podrá relacionar los datos en cada uno de los comprobantes que tenga habilitada esta opción.
8. 1003: Retención en la fuente que le practicaron
Reporta el valor acumulado del pago o abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales le practicaron la retención, y el valor de la retención que le practicaron, en el Formato 1003 Versión 7, según el concepto que corresponda:
Nota: se realiza la actualización de los conceptos del formato.
Generación del formato 1003 versión 7:
9. 1005: Iva Descontable
Informa el valor del IVA descontable y el valor del IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas.
Con respecto al año gravable 2023, no aparece base mínima para este formato.
En este formato, deberá configurar las cuentas que generan partidas débito, ya que la cuenta es de naturaleza crédito, por lo tanto, los movimientos débitos son los que va a efectuar disminución del valor efectuándose como un IVA descontable.
Generación del formato 1005 versión 7:
Nota: ajuste al "Formato 1005 de información Exógena - DIAN" para consultar valores Créditos - Débitos.
10. 1006: Iva Generado
Informa el valor del IVA generado y el valor del IVA recuperado en devoluciones en compras anuladas.
Con respecto al año gravable 2023, no aparece base mínima para este formato.
Generación del formato 1006 versión 8:
11. 1007: Ingresos
En este formato se reporta de forma detallada y por tercero, el valor de los ingresos propios recibidos, tanto operacionales como no operacionales, correspondientes al año gravable anterior.
Sigue sin establecer base mínima para este formato, en el año gravable 2023.
Generación del formato 1007 versión 9:
12. 1008: Cuentas por cobrar
Reporta cada uno de los deudores por concepto de créditos activos.
Mantiene el valor de la base mínima de $500.000 en este formato, para el año gravable 2023.
Generación del formato 1008 versión 7:
Nota: se realiza la actualización de los conceptos del formato.
13. 1009: Cuentas por pagar
Reporta cada uno de los acreedores por pasivos de cualquier índole.
Habilitación de los siguientes conceptos (2) a este formato.
Adicionalmente, conserva el valor de la base mínima de $500.000 para el año gravable 2023.
Generación del formato 1009 versión 7:
14. 1010: Información de socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados
Reporta la información de socios, accionistas, comuneros, asociados y/o cooperados de la respectiva entidad, que posean acciones y/o aportes con indicación del valor patrimonial a 31 de diciembre superior a una cuantía de tres millones de pesos ($3.000.000) y el valor porcentual de participación.
Generación del formato 1010 versión 7:
15. 1012: Información de las declaraciones tributarias
Habilitación de nuevo formato para que sea generado desde el software SysCafé
¡Importante!
El área encargada está actualmente trabajando en la construcción del formato.
Reporta el saldo de las cuentas corrientes y/o ahorro que posea en el país, como también, el valor patrimonial de las inversiones representadas en bonos.
La información que genera dicho formato, es una herramienta de ayuda para los datos que necesitan reportar, ya que esta opción solo exporta los saldos de cuentas de bancos y de inversiones que estén registrados en el sistema, por lo tanto, los demás conceptos que comprenden el formato, no se puede expedir, porque son datos fiscales y tributarios que no se encuentran en el software SysCafé.
Generación del formato 1012 versión 7:
Nota: Para poder generar los saldos de los bancos y de las inversiones de las cuentas de inversiones en el formato 1012, deberá crear previamente las formas de pago en el software SysCafé de la siguiente manera:
La forma de pago debe clasificarse como tipo “banco”.
Adicional, en la sección denominada "APLICA EN" debe estar en blanco.
Por último, los parámetros de la forma de pago debe tener asociado el tercero (banco) y el numero de cuenta correspondiente.
1026: Información sobre prestamos otorgados
Los bancos, demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y los fondos de empleados, deberán reportar los terceros (personas o entidades) a las cuales se les haya efectuado prestamos cuyo valor anual acumulado sea superior a un millón de pesos, además deberán discriminar por préstamo, los valores parciales a reportar, indicando la clase de préstamo y el monto acumulado.
Para la información de los prestamos otorgados se deberá utilizar la