Retención en la Fuente - Asalariados
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- 21 sept 2023
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Actualizado: 16 sept
Nómina \ Retención en la Fuente - Asalariados
Tabla de Contenido
La retención en la fuente por salarios, como su nombre lo indica, es un pago anticipado de la declaración de renta que se aplica sobre el salario del trabajador. Se entiende por ingreso laboral o salario los pagos que recibe un trabajador que está vinculado mediante un contrato de trabajo.
Es importante precisar que están obligadas a practicar la retención en la fuente sobre ingresos laborales las personas naturales o jurídicas que actúen en calidad de agentes de retención.
Cabe señalar que dicha retención se efectuará únicamente cuando el pago supere la base establecida en UVT para el efecto en el artículo 383 del E.T, cuya determinación y aplicación se explican en el presente manual.
Para determinar el monto de retención en la fuente que se debe descontar al empleado; debe realizar una parametrización previa al Software; a través del siguiente paso a paso:
1. Valor de la UVT
Para la aplicación del procedimiento, es necesario tener en cuenta el uso de la UVT (Unidad de Valor Tributario) que es la medida equivalente en pesos para determinar diferentes obligaciones tributarias, como lo son las cuantías mínimas de retención en la fuente o sanciones. Debe ingresar por la ruta: Sistemas/Parámetros/Fiscales/Parámetros generales/Valor de la UVT, allí debe relacionar el valor correspondiente a la UVT de cada año, que para el ejercicio del año 2025 es de $49.799.
2. Parámetros Avanzados
A. Procedimiento 1
Para aplicar el procedimiento de manera periódica debe ingresar por la ruta: Sistemas/Parámetros/Parámetros avanzados/Procedimiento 1 o 2 para el cálculo de la retención. Allí, debe digitar el valor 1.
B. Conceptos de liquidación de nómina
Realice la creación del concepto de nomina "retención en la fuente", ingrese a través de la ruta: Archivos/Catálogos nómina, establezca la información:
Código: dato consecutivo que se habilita teniendo en cuenta el tipo de concepto que esté parametrizado.
Concepto: relacione el concepto que corresponda.
Clase: teniendo en cuenta el concepto que relacione, así mismo debe seleccionar la clase.
Cpto DIAN: listado de conceptos estandarizados por parte de la DIAN para hacer el envío técnico de la información con nómina electrónica
Posteriormente, debe relacionar el concepto de nomina en un parámetro avanzado por la ruta: Sistemas/Parámetros/Parámetros avanzados/código del concepto de retención, allí, debe digitar el código del concepto creado para retención en la fuente.
C. Topes mensuales de UVT
Ingrese a través de la ruta: Sistemas/Parámetros/Parámetros avanzados/Nómina/Validar topes mensuales de UVT para cálculo de retención en la fuente y asigne el valor correspondiente. Deberá establecer el Valor en No el cual permite controlar la UVT como lo dispone la normatividad, en el Art. 383 del Estatuto Tributario.
3. Contratos de Nómina
Para la liquidación de los empleados que apliquen con los topes para retención debe realizar la siguiente configuración en sus contratos de trabajo por la ruta: Catálogo de terceros/Herramientas/Hojas de vida.
En la pestaña de Seguridad social, encontrarán el o los contratos creados en la parte inferior de la ventana; donde debe dar doble clic sobre el contrato vigente.
Tan pronto acceda al contrato, se habilitará la siguiente ventana, donde debe relacionar la información del contrato del empleado:
A. Contrato/Convenio de asociación: debe seleccionar los campos de centro de trabajo, estado, tipo y tipo de liquidación.
B. Ubicación Principal: (ciudad de trabajo, dirección de trabajo, medio de pago) campos obligatorios para el envío de nómina electrónica.
C. Vinculación: debe relacionar el cargo del empleado y el tiempo a laborar.
D. Fechas de convenio/contrato: importante asignar la fecha de inicio del contrato, las vacaciones y las cesantías.
Nota: las fechas de vacaciones, cesantías que por lo general es la misma fecha del contrato o el primero de enero del año actual.
E. Grabar: tan pronto relacione la información en cada campo sugerido, debe grabar el contrato laboral.
Seguido, debe ingresar nuevamente al contrato laboral y seleccionar la pestaña "Otros", digite los siguientes campos:
F. Salario: seleccione los 3 puntos (...) y el sistema habilitará el campo para asignar el salario del trabajador, fecha desde y hasta de aplicación, por ultimo seleccionar la opción "actualizar contrato" y grabar.
G. Ubicación Adicional: permite seleccionar la dependencia, sucursal, el C.Costo y Sub-C.Costo (estos conceptos son opcionales, si lo desea relacionar deben estar creados con anterioridad).
H. Para pagos en banco: seleccione el banco donde el trabajador recibe sus pagos de nómina, tipo de cuenta (Ahorros-Corriente), N.° de cuenta y si es propia o ajena.
I. Retención en la fuente: debe activar el parámetro Aplicar retención en la fuente y diligenciar los diferentes campos a los que tenga lugar para que sean deducción de la depuración de retención en la fuente.
Nota: Los "Dep Adicionales" corresponden a dependientes económicos adicionales, diferentes a los que se encuentran en el Art. 387 E.T y no están sujetos al límite del 40% del Art. 336 E.T; y la "Adquisición B o S" corresponde a los bienes y/o servicios adquiridos que cumpla con los requisitos del #5 del Art. 336 del E.T y tampoco están sujetos al límite del 40% del presente artículo.
Tan pronto relacione la información, debe ingresar a la pestaña Seguridad Social activar y asignar la información en los siguientes campos:
J. Liquidar: permite activar el parámetro de los conceptos de seguridad social, parafiscales y prestacionales, estos se van a liquidar en la nómina periódica.
K. Riesgo: es importante determinar la siguiente información:
1. Tipo: teniendo en cuenta las funciones del colaborador es importante determinar a qué tipo de riesgo pertenece (1, 2, 3, 4 o 5).
2. Calcular RIESGO en periodo: seleccione la opción "todos" para que el sistema realice el cálculo en nóminas semanales, quincenales y mensuales de manera proporcional.
3. Calcular parafiscales (CCF, SENA, ICBF) en periodo: seleccione "todos" para que el sistema realice el cálculo en nóminas semanales quincenales y mensuales de manera proporcional.
4. Calcular retención: si la liquidación de la nómina es mensual, debe seleccionar la opción "uno", si la periodicidad de la nómina es quincenal, debe seleccionar la opción "dos".
Nota: Observe el campo en mención.
5. Actividad e CIIU y código adicional: importante asignar el código opcional según la actividad económica y el nivel de riesgo, teniendo en cuenta el Decreto 768 del 16 de mayo de 2022.
4. Parámetros de Retención
Para clasificar los conceptos del cálculo de la retención en la fuente ingrese a través de la ruta: Archivos/Catálogos Nómina/Conceptos/Herramientas/Parámetros Retención, allí debe seleccionar cada grupo y asignar los conceptos que los componen:
R0 Salarios: sueldos, Aux. de transporte, recargos, horas extras; Etc. (Artículos 127 a 132-CST)
R1 Ingresos No Constitutivos de renta: salud, pensión y fondo de solidaridad pensional.(Artículos 36-1, 55 y 206 del Estatuto Tributario)
R3 Deducciones por aportes a salud obligatoria: medicina prepagada, Etc.( Artículo 387 ET y Artículo 126-1 ET)
R5 Rentas exentas del artículo 126-1 y 126-4 del E.T: las contribuciones que efectúen las entidades patrocinadoras o empleadoras, los Aportes al Fomento de la Construcción AFC.
R6 Rentas exentas laborales Numerales 1a 9 Art. 206 E.T las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad, las indemnizaciones que impliquen protección a la maternidad, lo recibido por gastos de entierro del trabajador, el auxilio de cesantía y los intereses sobre cesantías; entre otros.
5. Liquidación de Nómina
Si desconoce el proceso para realizar la liquidación de nómina, debe ingresar al siguiente link Liquidaciones Periódicas.
Tan pronto tenga parametrizado los pasos anteriores puede realizar la liquidación del contrato, podrá observar un bloc de notas donde se relaciona el cálculo de retención en la fuente. A continuación vera un ejemplo de liquidación de la segunda quincena del mes de Marzo con el siguiente contrato:
Cuando cuente con empleados que apliquen retención en la fuente deberá ilustrarse una ventana del liquidación que corresponde al calculo de la retención aplicada.
Una vez realizada la depuración y determinada la base, el software ubica el resultado en la tabla del Art. 383 E.T.
Si requiere rectificar el calculo realizado puede realizarlo de la siguiente forma:
Si desea rectificar el cálculo, puede hacerlo de la siguiente manera: tome el valor del ingreso laboral gravado y divídalo por el valor de la UVT; en este caso, 11.910.000 ÷ 49.799, lo que da 239,16 UVT. Luego, identifique el rango que le corresponde, que para este ejemplo es mayor a 150 UVT. Posteriormente, reste 150 UVT al valor obtenido, dando como resultado 89,16 UVT, y multiplique este valor por el porcentaje correspondiente al rango, es decir, el 28%, obteniendo 24,96 UVT. A este resultado se le suman 10 UVT, lo que da un total de 34,96 UVT. Finalmente, multiplique este valor por el valor en pesos de la UVT (49.799), para obtener un impuesto a cargo de $1.741.232.
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