Prima de Servicios Sector Oficial
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Actualizado: hace 21 minutos
Nómina Oficial \ Liquidación de Prima
Tabla de Contenido
La prima de servicios en el sector oficial es una prestación social que consiste en el reconocimiento y pago de una suma de dinero al empleado como compensación por los servicios prestados durante el año.
Este beneficio se otorga una vez el funcionario cumple un (1) año de trabajo en la entidad. Su valor corresponde al equivalente a 15 días de salario por cada año completo de servicios.
Según el Artículo 7 del Decreto 473 de 2022, si el empleado no ha laborado el año completo, tendrá derecho al reconocimiento y pago proporcional de la prima de servicios, de acuerdo con el tiempo efectivamente trabajado.
El pago de esta prima debe efectuarse dentro de los primeros quince (15) días del mes de julio de cada año.
Para la liquidación de la prima de servicio a los empleados públicos del nivel nacional es aplicable el Decreto Ley 1042 de 1978. Para los empleados públicos del nivel territorial.
Base= Salario+ Incremento de salario por antigüedad+ Gastos de representación+ Auxilio de transporte+ Subsidio de alimentación + 1/12 Bonificación por servicios prestados
Formula: Base* días laborados/720
Nota: Solo se incluyen en el cálculo de la nómina aquellos conceptos en los que el trabajador haya tenido valores asignados durante el período correspondiente. Si un concepto no aplica o no presenta valores, no se tiene en cuenta en el proceso de liquidación.
Para que el sistema tenga en cuenta los conceptos mencionados anteriormente es necesaria realizar la siguiente parametrización.
1. Parámetros de nómina
Ingrese por la Ruta: Archivos/Catálogo de Nómina/Parámetros de Nómina. Una vez allí, verifique si el parámetro Cálculo de Prima ya está creado. Este parámetro corresponde a la provisión mensual del 4.16%.Es importante que este parámetro esté creado para todos los años, es decir, debe duplicarse y registrarse uno por cada año correspondiente.
2. Bases de Liquidación
Ingrese por la Ruta: Archivos/Catálogo de Nómina/Bases de Liquidación. Una vez allí, verifique si la base para el cálculo de prima ya está creada:
Si no está creado, haga clic en el botón “Nuevo” para crearlo.
Si ya existe y solo desea agregar los conceptos asociados, haga clic en “Modificar”.
Luego, seleccione el botón “Adicionar” e ingrese los conceptos que se deben tener en cuenta para la liquidación de la prima.
Es fundamental tener en cuenta que, en el caso de las doceavas, el concepto de bonificación por servicios prestados debe llevar como divisor el número “12”, con el fin de que el sistema realice el cálculo proporcional de forma correcta.
3. Conceptos
Ingrese por la Ruta: Archivos/Catálogo de Nómina/Conceptos.En este catálogo debe existir un concepto llamado “Provisión de prima”, con tipo Parafiscal/Prestacional, cuyo código inicia con el número “9”.Además, debe estar creado otro concepto denominado “Liquidación de prima”, con tipo Devengado, cuyo código comienza con el número “0”.
Para el concepto liquidado (Devengado) – inicia con “0”
En este concepto debe tener en cuenta lo siguiente:
A. Código: Dato consecutivo que se asigna automáticamente, según el tipo de concepto que se esté parametrizando.
B. Tipo: Debe seleccionarse el tipo “Devengado”.
C. Concepto: Ingrese el nombre del concepto que corresponda, de acuerdo con la funcionalidad que se desea configurar.
D. Clase: Para el concepto de tipo devengado, la clase debe ser “Otros”.
E. Liquidar como: Debe seleccionarse la opción “Especial”.
F. Cpto DIAN: Corresponde a la selección del concepto estandarizado definido por la DIAN, requerido para el envío técnico de la información en el proceso de nómina electrónica.
G. Imputación Contable: Debe registrarse la cuenta contable desde donde se realiza la provisión de la prima. Esto permite que, al momento de la liquidación, se genere automáticamente la reversión del saldo provisionado.
H. Opciones de Liquidación: En esta sección debe relacionarse el parámetro de nómina y el código de sumatoria, según lo explicado en los puntos anteriores.
I. Oficial: En el caso del sector oficial, es obligatorio relacionar nuevamente los parámetros de nómina y el código de sumatoria en la pestaña “Opción de liquidación”, para asegurar que el cálculo se realice correctamente.
Para el concepto Provisionado (Parafiscal/Prestacional) – inicia con “9”.
En este concepto debe tener en cuenta lo siguiente:
A. Código: Dato consecutivo que se asigna automáticamente, según el tipo de concepto que se esté parametrizando.
B. Tipo: Debe seleccionarse el tipo “Parafiscal/Prestacional”.
C. Concepto: Ingrese el nombre del concepto que corresponda, de acuerdo con la funcionalidad que se desea configurar.
D. Clase: Para los conceptos de tipo devengado, la clase debe ser “Prima/compensación semestral”.
E. Liquidar como: Debe seleccionarse la opción “Especial”.
F. Cpto DIAN: Corresponde a la selección del concepto estandarizado definido por la DIAN, requerido para el envío técnico de la información en el proceso de nómina electrónica.
Nota: Para los conceptos que no correspondan a tipo Devengado o Deducido, el valor ingresado en este campo no será tenido en cuenta en el reporte de nómina electrónica.
G. Imputación Contable: Debe registrarse la cuenta contable correspondiente a la provisión de la prima en la sección “Crédito”, y en la sección “Débito” se debe ingresar la cuenta del gasto, de acuerdo con el área o dependencia correspondiente.
En los casos en que la provisión realizada sea mayor al valor efectivamente liquidado, será necesario incluir cuentas de ajuste. Para ello, utilice el campo “Cuentas Reversión Ingreso”, donde deberá registrar las cuentas contables destinadas a ese fin, este campo se habilita siempre y cuando se habilite la opción denominada “Es prestacional”.
Nota: Este concepto es el que se usa en la liquidación periódica.
H. Opciones de Liquidación: En esta sección debe relacionarse el parámetro de nómina y el código de sumatoria, según lo explicado en los puntos anteriores.
B. Oficial: En el caso del sector oficial, es obligatorio relacionar nuevamente los parámetros de nómina y el código de sumatoria en la pestaña “Oficial”, para asegurar que el cálculo se realice correctamente.
4. Bases Prestacionales
Para el correcto cálculo de las doceavas, es fundamental configurar las bases prestacionales, las cuales se gestionan a través de un catálogo adicional. En este catálogo es importante registrar los valores correspondientes a los conceptos extralegales. Para ingresar a este catalogo debe ingresar a través de la Ruta: Archivos/Catálogo de Nómina/Conceptos/ Herramientas/Bases Prestacionales.
Este catálogo cuenta con dos pestañas principales:
Conceptos: En esta pestaña se deben configurar los conceptos que deben ser tenidos en cuenta al momento de generar la información en la pestaña Liquidados.
Allí, solo debe hacer clic en "Adicionar" y registrar los conceptos extralegales que deben tenerse en cuenta para la liquidación de las doceavas.
Nota: Solo debe adicionar los conceptos liquidados, es decir los que inician "0".
Liquidados:
A. Filtrar x Contrato: Permite consultar la información correspondiente a cada empleado de forma individual.
B. Generar: Al hacer clic, se consultan todos los conceptos relacionados que fueron configurados en la pestaña "Conceptos".
C. Actualizar: Trae e incorpora los valores más recientes de los conceptos que fueron liquidados en el último comprobante de nómina.
D. Eliminar todo: Elimina todos los conceptos registrados en la pestaña.
Nota: Adicionalmente, si lo desea, puede ingresar los valores de forma manual.
5. Liquidación de Prima
Para realizar la prima de servicios en el software SysCafé, debe ingresar a través de la Ruta: Procesos/ Nómina/ Liquidaciones Especiales/ Prima semestral.
A. Fecha: Ingrese la fecha contable correspondiente al mes en que se está realizando la liquidación. Se recomienda utilizar una fecha del mes de junio.
B. Detalle: Digite una descripción clara y representativa para identificar el comprobante contable de la liquidación.
C. Periodo de Liquidación: Como la prima corresponde a un año de servicios, el período debe abarcar desde el 1 de julio del año anterior hasta el 30 de junio del año en curso.
D. Seleccionar: Seleccione el centro de trabajo que desea liquidar.
E. Contrato Actual: Seleccione el contrato específico del empleado y presione este botón para liquidar solo ese contrato.
F. Centro Actual: Seleccione el centro de trabajo y presione este botón para liquidar todos los contratos asociados a ese centro.
G. Todos los centros: Presione este botón para liquidar todos los contratos de todos los centros de trabajo de forma simultánea.
H. Revisión: Permite generar un archivo en Excel con el detalle de la liquidación de la prima semestral, siempre y cuando está ya haya sido registrada en el sistema.
I. Concepto: Acceso directo al catálogo de conceptos, donde puede consultar o modificar los conceptos aplicados en la liquidación.
J. Contrato: Acceso directo a la información detallada del contrato de cada empleado.
K. Hoja de vida: Acceso directo a la hoja de vida del empleado, donde puede revisar o actualizar su información personal y laboral.
Nota: Al momento de liquidar la prima y seleccionar la opción “Contrato Actual”, se habilitará un bloc de notas en el que el sistema indicará el valor de liquidación correspondiente a las bases de la prima.
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