Inmobiliario

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Tabla de Contenido

1. Catálogo de Terceros

2. Catálogo de Sub terceros

3. Catálogo de Servicios

4. Catálogo tipo de Comprobantes

5. Generación de la Facturación

6. Informe Cuentas por Cobrar

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El complemento inmobiliario está diseñado para agilizar el proceso de facturación en las empresas o sociedades dedicadas al arrendamiento, venta y administración de bienes inmuebles. Este tipo de organizaciones se enfoca en la comercialización y gestión de propiedades como casas, apartamentos, oficinas, locales comerciales, entre otros.

La función principal de una inmobiliaria es actuar como intermediario entre compradores y vendedores (o arrendadores y arrendatarios), facilitando las negociaciones y agilizando los procesos de compra, venta o alquiler. Este complemento permite a las empresas del sector realizar la facturación.

Antes de iniciar la parametrización, es importante aclarar algunos conceptos clave:

• Propietario: Persona natural o jurídica que posee legalmente el predio o inmueble.

• Arrendatario: Persona que toma en arriendo el predio, a cambio del pago de un canon previamente acordado.

A continuación, se explicará como funciona en el software SysCafé:

1. Catalogo de Terceros

Es importante realizar primero la creación del tercero principal, en este caso, el propietario del inmueble, ya que a partir de este registro será posible asociar los subterceros, que corresponden a los arrendatarios. Este proceso se puede llevar a cabo accediendo a la siguiente Ruta: Archivos/ Catálogo de Terceros o a través del acceso directo “Terceros”.

Seleccione el ícono "Nuevo" para iniciar el registro de un nuevo tercero. Complete los campos obligatorios en el formulario de creación. A continuación, se describen los principales campos que deben diligenciarse:

• A. Identificación: Ingrese el tipo y numero de documento de identidad o NIT del tercero.

• B. Nombres y Apellidos: En el caso de personas naturales, diligencia los nombres y apellidos completos del tercero.

  
  

Nota: Tenga en cuenta que, para las personas jurídicas, debe activar el parámetro denominado “Persona jurídica” con el fin de que se habilite el campo “Razón social”.

• C. Datos Complementarios: En esta sección deberá ingresar información adicional del tercero. Los campos principales son:

  
  

  • Dirección: Lugar de residencia o ubicación principal del tercero.

  • Teléfono: Número de contacto del tercero.

  • Correo electrónico (Email): Dirección de correo electrónico de uso general.

  • Email FE: Correo destinado exclusivamente para el envío de documentos electrónicos.

  • Municipio: Ciudad o localidad correspondiente a la dirección registrada

    
    

2. Catálogo de Sub terceros

Después de crear los terceros, continúe con la creación de los subterceros, los cuales corresponden a los apartamentos, locales u otros inmuebles necesarios para la generación de la facturación. Para ello, ingrese al catálogo de terceros, diríjase a la parte inferior, seleccione el ícono del libro y haga clic en la opción “Inmuebles”.

También puede acceder a través de la Ruta: Archivos/ Catálogo de Subterceros/ Inmuebles.

Esta opción abrirá una ventana que le permitirá parametrizar la información tanto del propietario como del arrendatario, de la siguiente manera:

• Propietario

  
  

En esta pestaña se ingresa la información relacionada con el propietario.

• A. Código: Ingrese el código que identificará al subtercero (apartamento, local, etc.).

  
  

• B. Nombre: Puede ser el nombre del arrendatario o una descripción del inmueble (por ejemplo, “Local 101”); esto dependerá de su preferencia para la identificación.

  
  

• C. Dirección: Dirección física del inmueble (apartamento, local, oficina, etc.).

  
  

• D. Teléfonos: Número(s) de contacto asociados al inmueble o al arrendatario.

  
  

• E. Municipio: Municipio donde se encuentra ubicado el inmueble.

  
  

• F. Propietario: Seleccione el tercero que es propietario del inmueble. Este debe estar previamente creado en el sistema.

  
  

• G. Comisión: Ingrese el porcentaje o valor correspondiente a la comisión que obtendrá la inmobiliaria, si el valor de la comisión va es con IVA incluido marque el parámetro denominado “Iva incluido”.

  
  

• H. Seguro canon: Indique si el contrato incluye un seguro aplicado al canon de arrendamiento. En caso afirmativo, especifique el valor correspondiente. Adicionalmente, debajo del concepto puede ingresar el nombre del tercero (aseguradora) responsable de dicho seguro.

  
  

• I. Seguro Admon:  Indique si el inmueble cuenta con un seguro relacionado con la administración y, de ser así, registre el valor correspondiente. Igualmente, puede ingresar el nombre del tercero (aseguradora) debajo del concepto para identificar la entidad responsable del seguro.

  
  

• J. Información Bancaria: Datos bancarios asociados al propietario para proceder a su pago.

  
  

• K. Fecha de pagos: Establezca la fecha en la que se realizará el pago correspondiente al propietario del inmueble. 

  
  

• L. Fecha de Ingreso: Fecha en la que se creó el sub tercero

• Arrendatario

En esta pestaña se ingresan la información relacionada con el arrendatario.

• A. Arrendatario: Seleccione el tercero que actúa como arrendatario del inmueble. Este debe estar previamente creado en el sistema.

  
  

• B. Canon de Arrendamiento: Ingrese el valor correspondiente al canon mensual de arrendamiento.

  
  

• C. Cuota de Administración: Ingrese el valor correspondiente a la cuota de administración, en caso de que aplique. Adicionalmente, puede registrar el nombre del tercero debajo del concepto para identificar la entidad encargada a la cual se le cancela el valor.

  
  

• D. Contrato: Registre el número del contrato de arrendamiento asociado al inmueble.

  
  

• E. Información Bancaria: Ingrese los datos bancarios del propietario, necesarios para efectuar el pago correspondiente.

• Novedades

  
  

Las novedades son cobros adicionales que se incluyen en la facturación. Para que puedan aplicarse correctamente, los conceptos asociados deben estar previamente creados en el catálogo de servicios.

Por ejemplo, si desea registrar un gasto por papelería, debe seleccionar el concepto correspondiente, asignar el valor respectivo, y este se incluirá automáticamente en la factura.

Para adicionar una novedad, haga clic en el botón (+).Es importante asegurarse de que la columna "Apl" (Aplicar) esté seleccionada; de lo contrario, la novedad no será tenida en cuenta en la facturación.

 3. Catálogo de Servicios

En el catálogo de servicios deben crearse todos los conceptos que se utilizarán en el proceso de facturación como la administración, seguros y demás conceptos a usar. Ingrese por la Ruta: Archivos/Catálogo servicios/ventas.

• A. Código:  Ingrese el código que identificará de manera única al servicio, este puede ser número o alfanumérico.

  
  

• B. Detalle: Ingrese el nombre del servicio con cual se identificará.

  
  

• C. Tarifa IVA: Es importante habilitar el candado para desbloquear la tarifa de IVA una vez seleccionada. Las tarifas de IVA deben haber sido configuradas. previamente en el sistema. Para configurarlas, ingrese a través de la Ruta: Sistema / Parámetros / Fiscales. 

  • Para más información, consulte el manual de Fiscales.

    
    

• D. Contabilidad: En este apartado debe ingresar las cuentas contables correspondientes, lo cual es esencial para la correcta contabilización de las operaciones:

  
  

  • Cuenta de ingreso o de ingreso para otro tercero dependiendo el concepto

  • Cuenta de devoluciones

  • Centro de costo y subcentro de costo (opcional)

  • Tipo de retención aplicable: A, B, C, según corresponda

• E. Mandato: Los conceptos como administración, canon de arrendamiento y seguros deben estar marcados con la opción “Ingreso para otro tercero”. Al seleccionar esta opción, se habilitará automáticamente un campo adicional en el que deberá ingresar el tercero al cual se destinará dicho ingreso.

Nota: Para el concepto de canon de arrendamiento no es necesario ya que son diferentes los propietarios.

Nota 2: No se ingresa el valor desde este catálogo ya que toma la información desde el catálogo de sub terceros.

4. Catálogo tipo de comprobantes

Es necesario crear dos comprobantes de facturación las cuales son:

• Factura de servicios mensuales propietario

• Factura de servicios mensuales Arrendatario

  
  

Para crear los comprobantes, ingrese al catálogo por la Ruta: Archivos/ Catálogos tipos de comprobantes

• A. Clase: Esto ya que se generan dos facturas, estas deben estar creadas con la clase “Factura de venta servicios mensuales”.

  
  

• B. Código: Ingrese el código que identificará al comprobante. El sistema asignará uno automáticamente según la clase seleccionada, pero puede ser modificado manualmente, con un máximo de tres dígitos.

  
  

• C. Nombre: Ingrese el nombre del comprobante que identifique el comprobante, por ejemplo “Factura de venta propietario”.

  
  

• D. Parámetros específicos: En ambos comprobantes debe tener activo la columna “Ver columna tercero”.

  

  
  

5.  Generación de la Facturación

Para generar la facturación debe ingresar a través de la Ruta: Procesos/ Facturación/ Facturación en Lote/ Generar facturación inmobiliaria.

Esto generara dos facturas, una para el propietario y otra para el arrendatario, continúe siguiendo el siguiente paso a paso:

1. Selección de periodo y parametrización

• A.  Parámetros: Configure los conceptos que aplican en su modelo de facturación, tales como: canon de arrendamiento, comisión, cuota de administración, seguro canon y seguro administración, configure los que apliquen.

• B. Periodo: Ingrese el período que desea generar para la facturación.

  
  

• C. Fecha: Ingrese la fecha contable y de causación de los comprobantes a generar.

  
  

• D. Intereses por mora: Seleccione esta opción si aplicara los intereses de mora lo que habilitara que ingrese el concepto junto el porcentaje de aplicación, esto aplica solo para la cartera vencida.

  

• E. Retenciones arrendatario: Si la facturación al arrendatario incluye retenciones, seleccione la tarifa correspondiente.

  
  

• B. Retenciones propietario: Si la facturación al propietario incluye retenciones, seleccione la tarifa correspondiente.

  
  

Adicionalmente, puede activar los parámetros para el cálculo automático de la comisión, según su necesidad. Existen dos opciones disponibles:

• Cálculo de comisión automática (Canon + Administración + IVA)

• Cálculo de comisión automática (Canon + Administración)

  
  

Una vez configurado los parámetros seleccione “Siguiente” para continuar con la generación de la facturación

 2. Revisión de facturas a generar

Es importante generar y validar los cálculos de la facturación antes de procesarla, en esta ventana aparece la información para la facturación del propietario y la generación de la facturación para el arrendatario:

La información correspondiente al color azul corresponde al propietario, la que de color amarillo corresponde al arrendatario.

 A. Excel: Permite exportar la información a un archivo Excel para facilitar su revisión.

B. Todos: Selecciona todos los registros de facturación disponibles.

C. X todos: Deselecciona todos los registros previamente seleccionados.

D. Inmueble: Proporciona acceso directo al catálogo de subterceros vinculados al inmueble seleccionado.

E. Informe: Genera un informe en pantalla con la información visualizada.

Cuando haya confirmado la información seleccione “Siguiente” para continuar con la generación de la facturación.

3. Generación de comprobantes

Por último, tendrá que parametrizar los siguientes campos:

• A. Cuentas propietarias: Seleccione el tipo de comprobante de factura que se utilizará para la facturación del propietario.

  
  

• B. Forma de pago (propietario): Ingrese la forma de pago correspondiente al propietario, la cual se utilizará como forma de ingreso para otro tercero.

  
  

• C. Cuentas arrendatarias:  Seleccione el tipo de comprobante de factura que se utilizará para la facturación del arrendatario.

  
  

• D. Forma de pago (arrendatario): Ingrese la forma de pago del arrendatario, que se aplicará en el módulo de cuentas por cobrar.

  
  

• E. Plazo: Permite configurar los plazos de pago con sus respectivos días y porcentaje de descuento, de esta manera serán tenidos en cuenta al momento de la facturación.

• F.  Generar Facturación/Cobros: Para generar la facturación seleccione esta opción. Lo cual generar un visor de las facturas generadas.

• Factura de Venta Propietario

• Factura de Venta Arrendatario

6. Informe cuentas por cobrar

Informe que permite consultar la cartera y anticipos que tengan los clientes como deuda contraída o pagos adelantados con la entidad; cuenta con filtros para obtener información detallada e identifica por colores la cartera tanto vigente como vencida para que visualmente sea más práctico.

A través de la Ruta: Informes/Cuentas por cobrar/Informe de cartera.

Para más información ingresar al manual Cuentas por cobrar.