Líneas de Inventarios

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Tabla de Contenido

1. Línea de Inventario (Artículos)

2. Línea de Inventario (Activos Fijos)

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Las Líneas de Inventario representan una funcionalidad clave dentro del Software SysCafé que permite la parametrización de los códigos contables asociados a los movimientos de artículos y activos fijos. Entre esos movimientos se encuentran: facturas de compra, ventas, devoluciones, notas de inventarios, notas de activos fijos, salidas de inventario de almacén, reintegro de inventarios desde el servicio, entre otros.

Nota: Para gestionar adecuadamente los movimientos contables relacionados con activos fijos, es indispensable contar con el complemento de Activos Fijos.

Para su configuración debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catálogo de inventario/Líneas.

1. Línea Inventario (Artículos)

Para realizar la creación de una nueva línea de inventario presione la opción Nuevo y seguido ingresa los datos correspondientes; tales como:

• A. Código: Número de máximo tres dígitos que sirve de identificación de la línea.

• B. Detalle: Nombre asignado a la línea.

• C. Clase: Categoría a la que pertenece la línea de inventario. Debe seleccionar el tipo correspondiente según la naturaleza del artículo o activo. Algunas de las opciones disponibles incluyen: Mercancías no fabricadas por la empresa, Materia prima, entre otras.

• D. Códigos contables: Corresponden a las cuentas principales asociadas a cada línea de inventario. Algunos ejemplos incluyen:

  • Inventarios (DB): Por ejemplo, cuenta 14.35.01 En el plan de cuentas, esta cuenta debe tener habilitado el parámetro “Requiere y acumula saldo por referencia”.

    

  • Ingreso en ventas (CR): Por ejemplo, cuenta 41.35.01 Esta cuenta debe tener activo el parámetro “Requiere y acumula saldo por tercero”.

    

  • Devoluciones en ventas (DB): Por ejemplo, cuenta 41.75.01, también con el parámetro “Requiere y acumula saldo por tercero” activo.

    

  • Costo de ventas (inventario permanente) (DB): Por ejemplo, cuenta 61.35.01, con el parámetro “Requiere y acumula saldo por tercero” habilitado.

    

• E. Configuración adicional: Permite activar parámetros especiales, los cuales se usan de acuerdo a la necesidad del usuario.

• F. Definición de cuentas por tarifa IVA: Podrán hacer uso de esta opción, cuando requiera contabilizar por cada tarifa de IVA el registro de la cuenta de ingresos, devoluciones y notas débito.

  
  

Podrá acceder ingresando a través de la línea de inventario, en la opción Definición de cuentas por tarifa de IVA.

Esta configuración debe realizarse para cada tarifa de IVA, ingresando la cuenta correspondiente mediante los tres puntos "...".

2. Línea de Inventario (Activos Fijos)

Para realizar la creación de una nueva línea de inventario presione la opción Nuevo y seguido ingresa los datos correspondientes; tales como:

• A. Código: Número de máximo tres dígitos que sirve de identificación de la línea.

• B. Detalle: Nombre asignado a la línea.

• C. Clase: En casos donde se manejan activos fijos, debe seleccionarse la clase “Activos fijos”. Esta opción habilita campos adicionales para ingresar los códigos contables específicos que permiten su correcto tratamiento dentro del sistema.

• D. Códigos contables: Son los códigos principales en la línea de inventarios; como:

  • Vr. Histórico en Bodega (DB) :  Corresponde a la cuenta contable que se afectará en el momento de registrar la compra del activo fijo.

    

    
    

    Cuando tenga definido el código contable es necesario activar la opción “Requiere y acumula saldos por referencia (mcias y activos fijos)”, al activarlo el sistema obliga a que esté relacionada la referencia del activo fijo al código contable.

  • Vr. Historico en Servicio (DB) es la cuenta que se afectará cuando realice el documento de salida de inventarios de almacén, lo que significa que el activo fijo está siendo utilizado en la entidad que lo controla.

    

    Es necesario que la cuenta contable del Servicio tenga activas las siguientes opciones en el plan de cuentas:

    
    

    • Requiere y acumula saldos por referencia (mcias y activos fijos).

    • Aplicar depreciaciones.

      
      

    Al activar la opción “Aplicar depreciaciones” el sistema habilita una ventana donde se debe tener la parametrización de las condiciones en las que se efectuará la depreciación de los activos fijos.

    
    

    • A. Vida Útil Fiscal: Número de meses durante los cuales se estima que el activo fijo será utilizado.

      
      

    • B. Vr/Salvamento: Campo opcional donde se puede registrar el valor o porcentaje del activo que no será objeto de depreciación, es decir, el valor residual al final de su vida útil.

      
      

    • C. Depreciación acumulada:  Código contable asignado para registrar la acumulación del valor de la depreciación del activo fijo.

    
    

    • D. Gasto x depreciación 1 (DB): Cuenta contable en la que se reconoce el gasto derivado de la depreciación del activo.

    
    

    • E. Gasto x depreciación 2 (DB)%: podrá registrar el valor de la depreciación en dos cuentas de gastos de acuerdo al porcentaje de participación de cada uno.

    
    

    • F. CCosto/SCCosto: Permite seleccionar el centro de costos y subcentro de costos asociados al activo, para efectos de control y distribución contable.

      
      

  • Vr. Depreciación Acumulada: la cuenta de depreciación acumulada del activo fijo que se afectará de manera mensual cuando se realice el proceso de depreciación.

    

    Cuando se determine el código contable, es necesario activar la opción “Requiere y acumula saldos por referencia (mcias y activos fijos)”, al activar esta opción el sistema obliga a que esté relacionada la referencia del activo fijo al código contable.

    
    

  • Gasto por Bajas: Cuenta contable utilizada al dar de baja un activo fijo. En ella se reconoce el gasto asociado a la salida del activo del inventario contable, ya sea por obsolescencia, venta, pérdida u otra causa.

Para el inventario administrativo es necesario incorporar las cuentas en los siguientes campos:

A continuación, se detallan las cuentas necesarias:

• A. Inventario administrativo – Cuenta de orden (Débito):

  • Código: 83.15.10.009

  •  Parámetro requerido: “Requiere y acumula saldos por referencia”

  • Esta cuenta permite registrar el ingreso del activo al inventario de forma controlada, sin afectar los estados financieros.

    
    

• B. Inventario administrativo – Cuenta de orden (Crédito):

  •  Código: 89.15.12

  •  Parámetro requerido: “Requiere y acumula saldos por referencia”

  • Se utiliza para contrapartida de la cuenta de orden débito al momento de realizar la salida del activo hacia el área solicitante.

    
    

• C. Inventario administrativo – Gasto por consumo devolutivo (Débito):

  • Código: 51.01.03.002

  •  Parámetro requerido: “Requiere y acumula saldos por tercero”

  • Esta cuenta registra el gasto asociado al uso del activo administrativo. Es importante que sea diferente de las cuentas utilizadas para consumo general o bajas.

    
    

  Nota: Los códigos aquí presentados son solo ejemplos. Cada empresa debe definir y utilizar las cuentas contables que correspondan según su plan de cuentas y políticas internas.

Para más información sobre la parametrización ingrese al manual Parametrización de Activos fijos.

Una vez realice la configuración, quedará la línea de inventarios en orden.