Recomendaciones Técnicas
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Generalidades \ Recomendaciones técnicas
Con el fin de garantizar la seguridad, calidad y funcionalidad del software SysCafé, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Generales
Al iniciar sus labores diarias, realice copia de seguridad y el mantenimiento a la base de datos.
El mantenimiento a la base de datos se realiza en casos como:
Apagado inesperado del computador o caídas de red eléctricas o de datos.
Cuando el sistema muestre mensajes de error.
Después de la elaboración de una copia de seguridad.
Es necesaria la elaboración de copias de seguridad diariamente, para esto tenga en cuenta:
Las copias de seguridad se deben almacenar en medios externos como discos duros, memorias USB o a través de la nube.
Los discos duros o memorias deben ser exclusivos para su almacenamiento.
Deben conectarse únicamente para almacenar las copias.
Algunos virus secuestran su información para exigir recompensas monetarias. Además de realizar la copia de seguridad diariamente, prevenga esta situación, teniendo en cuenta medidas como:
Utilizar un software antivirus confiable con sus respectivas actualizaciones.
No instalar software pirata.
No abrir correos electrónicos sospechosos.
Computador exclusivo para uso del sistema (o uso corporativo). En caso de secuestro de información, la copia de seguridad externa es la única solución para restablecer los datos.
Mantenga la información contable consolidada haciendo uso frecuente de la herramienta búsqueda de errores, se debe realizar:
Como mínimo una vez a la semana.
Previo a la emisión de reportes definitivos.
Cuando el sistema lo solicite posterior al proceso de actualización de saldos.
En caso de olvidar la clave de acceso o serial de la empresa para reinstalación, debe solicitar a un consultor de soporte técnico el envio del serial al correo principal registrado en nuestro sistema. La seguridad de su información, es una de nuestras prioridades. Para mayor información puede ingresar ¡Aquí!
SysCafé no provee equipos de cómputo ni de red. De igual manera, no están incluidos mantenimientos de ninguna clase (Hardware – software). Por lo tanto:
No conocemos contraseñas públicas ni de escritorio remoto.
No brindamos soporte sobre sistemas operativos, aplicaciones o programas de terceros que puedan interactuar con nuestra solución empresarial.
En caso de contar con Conexión a Escritorio Remoto con IP fija para acceso externo al sistema, debe tener extrema precaución con las contraseñas de acceso. Asegúrese que solo personas de confianza accedan a esta información. Recuerde cambiar las contraseñas cuando exista rotación de personal.
Recuerde hacer uso de su licencia en la cantidad de equipos autorizados para este fin; de acuerdo con las condiciones de compra del mismo. Comuníquese con el departamento comercial, para adicionar las licencias necesarias para su operación.
Verifique la información consignada en el acta de prestación de servicio. Su firma ratifica la aceptación del contenido de la misma. Diligencie el campo observaciones cuando lo considere necesario. Recuerde que todo servicio prestado por nuestro personal de soporte, genera un registro que es enviado al correo electrónico registrado en nuestra base de datos. Este envío se realiza en un máximo de 48 horas posteriores a la prestación del servicio. Si no está recibiendo esta información, por favor envíe un mensaje a soporte@syscafe.com.co informando el correo electrónico al cual desea sea enviada la información.
Acceda al servicio de soporte ordinario a través de nuestras líneas 601-9189888 y la 333-6236666 opción 1, disponible de lunes a viernes de 7:30 am a 6:00 pm en jornada continua; sábados de 8:00 am a 12:00 pm. Para soporte extendido a través de las líneas fijas disponibles para los días sábados de 2:00 pm a 6:00 pm y los domingos y festivos de 8:00 am a 12:00 pm. adicional podrá solicita atención a través de nuestro chat bot 3158681953.
La programación de visitas presenciales se realizará en casos necesarios y estas generarán costos adicionales.
Si desea presentar una sugerencia, queja, reclamo o felicitación sobre los servicios o sobre alguno de los funcionarios, será recibida a través del correo soporte@syscafe.com.co y se dará respuesta en un máximo de 10 días hábiles a partir de su recepción, o podrá comunicarse y realizar la Solicitud de Soporte Técnico.
Recomendaciones básicas diarias:
No conocemos contraseñas públicas ni de escritorio remoto.
No brindamos soporte sobre sistemas operativos, aplicaciones o programas de terceros que puedan interactuar con nuestra solución empresarial.
2. Seguridad
Sabemos que para nuestros usuarios es importante velar por la seguridad informática de sus empresas, es por esto que con SysCafé puede contar con la siguiente información.
Cambio de clave
Una vez existe el usuario, podrá realizar el cambio de contraseña esta se recomienda hacerlo de manera periódica.
Para este debe iniciar sesión con el usuario que desea cambiar la clave de acceso, debe ingresar por la Ruta: Sistema/Cambio de contraseña.
La clave debe ser mínimo 6 máximos 10 caracteres. Debe usar mayúscula, minúscula y números.
Nota: en caso de olvidar la clave de acceso del SUPERUSUARIO Y CONTADOR, es necesario que envíen la solicitud de restablecimiento al correo soporte@syscafe.com.co especificando el usuario que requiera la recuperación de clave; es necesario que sea enviado desde el correo principal de la empresa que tiene la licencia del software, una vez enviado debe comunicarse con el área de soporte para recibir el apoyo correspondiente.
Selecc. Empresa/usuario
Si desea cambiar de empresa o seleccionar otro usuario lo podrá realizar ingresando por la Ruta: Sistema/Selecc. Empresa y relacionando la siguiente información:
Usuario: debe relacionar el usuario con el cual desea acceder al sistema
Empresa: debe seleccionar la empresa a ingresar.
Contraseña: digite la contraseña que corresponde al usuario que selecciono.
Nota: si nuevamente desea acceder al sistema lo podrá realizar ingresando al acceso directo en el escritorio del equipo.
Salir
Con el fin de proteger la información registrada dentro del Software, es importante que cierre el sistema de manera segura, proceso que puede realizar al ingresar por la Ruta: Sistema/Salir.
Bloquear sistema
Este proceso se habilita ingresando a través de la Ruta: Sistema/Bloquear sistema o con el comando Ctrl+F8.
Seleccione el usuario con el cual bloqueo el sistema. Ejem. Superusuario.
Digite la clave que corresponde a ese usuario.
Desbloquear el software.
Este proceso se realiza con el fin que el funcionario logre bloquear el Software cuando deba ausentarse momentáneamente de su puesto de trabajo, sin perder la información que esté registrando.
Revisión Auditoria
Debe ingresar por la Ruta: Utilidades/Revisión y auditoria/Log. de eventos.
A. Fecha y hora: se relaciona a modo de filtro los periodos de mes o año a consultar y en los cuales se realizaron los procesos que se consultan.
B. Usuario: refleja el funcionario que realizo estos procesos.
C. PC: nombre del computador
D. Proceso: código alfanumérico simplificado que representa la modificación.
E. Comprobante: refleja el tipo de comprobante y el consecutivo.
F. Detalles: permite describir el detalle del comprobante.
G. Fech. Comp: refleja la fecha de elaboración del comprobante
H. Incluir: refleja 3 movimientos más utilizados en el sistema y permite filtrar (Inicio de sesión, Cerrar Sesión y Elaboración comprobante).
I. Imprim: permite generar en pantalla o imprimir la información que se está consultando en el log. de eventos.
J. Excel: toda la información que se consulte se podrá exportar a Excel, sin embargo, no es un archivo habilitado para importar.
Nota: se agregó al Log de Impresiones los comprobantes, en pantalla, en impresora y PDF.
Copias de seguridad
Al realizar copias de seguridad; se recomienda preferiblemente utilizar medios externos como memorias USB o CD's.
Es de vital importancia que, como mecanismo de respaldo de información, no solo se almacene localmente, sino también a través de medios externos como discos duros o la web (Google drive-OneDrive-Dropbox). Adicional, si el mecanismo externo es un disco duro, conectarlo solo en el momento de guardar la copia de seguridad y enseguida desconectarlo.
El mantener conectado el disco, lo hace vulnerable a los ataques de virus del computador, colocando en riesgo la seguridad de la información.
Si requiere información más detallada del proceso puede ingresar ¡Aquí!
Finalmente, procure hacer uso de estas recomendaciones en su software.
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