Proceso de Facturación de Nómina
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- 13 ago
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Actualizado: 12 sept
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Parámetros de servicios de nómina a facturar
La facturación de nómina es un proceso del software SysCafé diseñado para optimizar la facturación de las empresas de servicios temporales, es decir, aquellas que actúan como intermediarias entre las organizaciones que requieren personal y los trabajadores que buscan empleo temporal.
En este modelo, la empresa de servicios temporales contrata directamente al trabajador y asume la responsabilidad de todos los aspectos laborales, incluyendo el pago de salarios, aportes a seguridad social prestaciones sociales y parafiscales entre otros conceptos acordados. Posteriormente, la empresa genera el cobro a sus clientes por los valores correspondientes a estos conceptos.
El proceso de facturación de nómina en SysCafé permite facturar de manera ágil y precisa los conceptos liquidados en la nómina periódica, garantizando que la empresa pueda recuperar los costos laborales asumidos por los trabajadores en misión. Para manejar este proceso siga el paso a paso de este manual.
1. Parámetros de servicios de nómina a facturar
Al implementar el proceso de facturación de nómina, el primer paso es la creación de los servicios que serán facturados. Para ello, debe realizar la creación desde el catálogo de servicios/ventas, siguiendo la ruta: Archivo/Catálogo de servicios/ventas.
Nota: el detalle de los servicios/ventas puede definirse según el criterio del usuario. A manera de ejemplo, se pueden crear servicios como Devengados, Deducidos, Prestaciones sociales y Otros.
La finalidad de crear estos servicios es que, en el proceso de facturación, todos los conceptos de nómina se agrupen dentro del servicio correspondiente, permitiendo una organización más clara.
Una vez creados los servicios lo primero que se debe realizar es la configuración de los conceptos de nómina que luego serán facturados, debe ingresar por la ruta: Archivo/Catálogos de nómina/Parámetros de factura.
A. Modelo: el modelo de facturación es una plantilla que contiene una configuración de servicios predefinidos, los cuales se asignan al momento de relacionar cada servicio con sus respectivos conceptos. Este modelo se utiliza en el proceso de facturación para definir la forma en que se facturarán los servicios.
El identificador del modelo puede establecerse con cualquier dato alfanumérico y deberá repetirse en todos los servicios que deban agruparse bajo el mismo modelo, garantizando así una facturación en orden.
B. Servicio a facturar: seleccione el servicio que se detallará en la facturación, debe estar creado previamente en el catálogo de servicios/ventas.
C. Orden: Corresponde a él orden en el que se visualizara la liquidación del servicio al momento de visualizar la factura en pantalla.
D. Conceptos: Campo que permite relacionar los conceptos de nómina a tener en cuenta por el servicio seleccionado, el porcentaje representaría el valor a recibir por dicho concepto.
Por ejemplo, si la empresa temporal decide cobrar el valor total de los sueldos pagados a los empleados, deberá establecer un porcentaje del 100%. De esta manera, se garantizará que se retorne la totalidad del valor desembolsado en los pagos de nómina.
En algunos casos las temporales crean un servicio adicional por "Ingreso del servicio prestado" y asignan un porcentaje que recibirán por el concepto que lo requiera.
2. Facturación
Una vez se encuentren configurados los servicios a fracturar y se hayan elaborado los documentos de nómina (liquidación periódica, liquidación final, liquidación de vacaciones, liquidación de prima) correspondientes del mes, puede ingresar por la ruta: Procesos/Nómina/Facturación.
A. Filtrar periodos: herramientas que permite filtrar el rango de fechas a consultar.
... Filtrar periodos: herramienta que permite filtrar comprobantes según el rango de fechas establecido, para que luego sean seleccionados los comprobantes a facturar.
B. Filtrar centros de trabajo: permite seleccionar los centros de trabajo que se desean facturar. Por ejemplo, si solo requiere facturar determinados centros, puede aplicar el filtro correspondiente para que únicamente estos se incluyan en el proceso.
En caso de no seleccionar ningún centro de trabajo, no será posible ejecutar la facturación, ya que el sistema exige esta selección para poder continuar.
Nota: generalmente, los centros de trabajo corresponden a las empresas a las que se les presta el servicio; por lo tanto, en el proceso de facturación, serán estas las que recibirán la factura. Para ello, cada centro de trabajo debe contar previamente con la creación de un patronal en el sistema.
Para realizar la creación del patronal debe crear el tercero en el catálogo de terceros con la clasificación patronal.
C. Modelo de factura: permite seleccionar el modelo creado en los parámetros de factura, se utiliza durante el proceso de facturación para determinar la forma de facturar los servicios.
Pagaduría: la pagaduría corresponde al tercero que se verá asignado en la facturación como cliente, este por defecto se relacionara del patronal asignado en el centro de trabajo.
D. Calcular servicio: permite realizar el cálculo de los conceptos de nómina relacionados en cada servicio.
E. Facturar: opción que habilitara el tipo de comprobante factura de venta. Podrá terminar de diligenciar los datos que requiere y grabar el comprobante.
F. Excel: permite visualizar cada uno de los conceptos liquidados.
G. Generar nota: en caso de requerir trasladar la causación de nómina puede seleccionar la opción de "Generar nota" la cual le permitirá seleccionar el tipo de comprobante "Nota de contabilidad" y acreditar cada uno de los conceptos de nómina. Si requiere causar a Nit del patronal debe activar el parámetro "Colocar pagaduría empleado".
H. Colocar pagaduría empleado: parámetro que permite realizar la contrapartida de cada empleado a el patronal siempre y cuando se utilice la opción de generar nota.
Para establecer la cuenta contrapartida debe ingresar por la ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados/Nómina/Código contable para pagaduría (facturación).
Nota: Recuerde que la cuenta asignada es un ejemplo.
Además cada tercero debe tener asignado en su hoja de vida el patronal al que pertenece, para que así se genera la nota bajo el Nit del patronal.
I. Salir: opción para salir del proceso de facturar nómina.
Finalmente, siguiendo este paso a paso podrá hacer uso de manera correcta del proceso de facturación de nómina.
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