Master Table y Master Doc

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Tabla de Contenido

1. ¿Qué realiza el Master Table?

2. Licenciamiento

3. Programador de tareas

4. Master Doc

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Master Table es un complemento del Software SysCafé utilizado por empresas que manejan puntos de venta distribuidos y que no comparten información mediante conexiones en red o escritorio remoto. Es un módulo del programador de tareas que surge con la necesidad de unificar la información de los catálogos del sistema entre los diferentes puntos, permitiendo que los datos puedan ser exportados e importados según la configuración definida. De esta manera, se logra mantener una información unificada en todos los equipos.

1. ¿Qué realiza el Master Table?

El Master Table permite una sincronización de los catálogos del sistema de 3 formas diferentes según la configuración de cada equipo para el envió (exportación) o recepción (importación) de la información:

A) Bidireccional [X]: permite subir y descargar la información.

B) Tabla maestra [M]: solo permite exportar información.

C) Tabla esclava [S]: solo permite importar información.

La información que puede ser exportada o importada mediante el módulo Master Table se clasifica en seis tipos: Terceros, Artículos, Activos fijos, Servicios, Comerciales y Contabilidad.

Cada una de estas categorías cuenta con sus propios catálogos asociados. Por ejemplo, en el caso de Terceros, se incluyen catálogos como:

• Catálogo de terceros (m.tercero),

• Subterceros (m.area),

• Grupos de terceros y subterceros (m.grupoter),

• Clases de terceros (m.claseterc),

• Entre otros.

  
  

A cada uno de estos catálogos se le debe configurar su tipo de sincronización, ya sea Bidireccional [X], Tabla maestra [M], Tabla esclava [S] lo cual permitirá definir como se manejará el proceso de exportación e importación de cada equipo.

Puede ampliar la información relacionada con el uso de la sincronización en el inciso 3 del presente manual.

¿Cómo se identifica a que corresponde cada catálogo?

Como ejemplo tomaremos el catálogo de Ciudades/Municipios/Corregimientos, en la parte superior del catálogo visualizarán el código del formulario (CIUDAD) de esta forma usted tendrá la autonomía de decidir como requiere establecer la sincronización (bidireccional, maestra o esclava) en el equipo donde se está configurando la tarea programada.

2. Licenciamiento

¿Qué se debe tener en cuenta para que el proceso de Master Table funcione en varios equipos?

El proceso de Master Table funcionará por medio de licenciamiento, por lo que cada uno de los puntos independientes debe tener la misma licencia y el mismo NIT de la empresa.

Debe contar con el modulo "Scheduler" instalado en la carpeta de Gestión4.

La información del sistema debe ser uniforme en todas las bases de datos de cada equipo. Por esta razón, al implementar este proceso es fundamental verificar que los datos como (Nit de la empresa, Artículos, Terceros) se encuentren actualizados y coincidan en cada uno de los equipos, garantizando así el uso correcto del complemento.

3. Programador de tareas

El programador de tareas es la herramienta que permite planificar de manera automática la sincronización de los catálogos. Para realizar la configuración de Master Table debe ingresar por la ruta: Utilidades/Programador de tareas.

3.1 Nuevo: permite habilitar la creación de la nueva tarea.

3.2 Nombre: asigne el nombre que quiera darle a la tarea.

3.3 Módulo: seleccione el módulo "MASTER TABLE: Sincronizar tablas distribuidas".

3.4 Frecuencia: hace referencia a cada cuanto tiempo requiere ejecutar la tarea a programar.

3.5 Hora inicio: corresponde a la hora en formato militar en la que desea que se ejecute la tarea.

3.6 Repetir cada: es la asignación del número de veces o rango de tiempo de espera, para la ejecución de la tarea y esta depende de la frecuencia seleccionada.

3.7 Setup script: permite la configuración de la forma en la que se ejecutara la sincronización de cada uno de los catálogos.

A) Modo de actualización: el modo de actualización puede configurarse de dos maneras:

• “G” – General: ejecuta una sincronización completa de todos los catálogos, actualizando la información de cada uno de ellos sin importar si tuvo cambios recientes o no e incluye eliminaciones.

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• “P” – Parcial: actualiza únicamente los últimos cambios realizados en los catálogos donde se haya adicionado o modificado información.

  
  

Nota:

Se recomienda que la sincronización general se configure en el programador de tareas cada día.

Si requiere hacer una sincronización parcial deberá hacer la creación de una nueva tarea programada con la misma configuración del Setup scrip, sin embargo cambiando el m.Actualización ="G" por  m.Actualización = "S".

 B) Sincronización:

• Bidireccional [X] : permite subir y descargar la información.

• Tabla maestra [M]: solo permite exportar información.

• Tabla esclava [S]: solo permite importar información.

Ejemplo de la sincronización:

Supongamos que desde un punto distribuido se crea un nuevo tercero, en este caso estamos tocando el catálogo de tercero, formulario (M.tercero), si se requiere que esta información la reciba otro equipo debe estar configurada como "Tabla maestra [M] " para que envié la información al otro punto.

El punto que recibirá la información de la tabla maestra tiene que estar configurado como "Tabla esclava [S]" para que se importe la información y sea recibida.

Ahora supongamos que desde el equipo que está configurado como "Tabla esclava [S]" realizaron la creación de un tercero y requiero que esta información sea enviada a los otros equipos, al ser esclava como solo importa, la configuración estaría mal y debe estar configurada como "Bidireccional [X]" para que esta pueda exportar e importar la información.

Recomendaciones

Si un equipo se configura como esclavo, es decir, únicamente para importar información, lo recomendable es que el equipo no tenga permisos para crear registros en dicho catálogo. Por ejemplo, si el catálogo de artículos está configurado como esclavo, este solo recibirá información, por lo que no debería permitirse la creación de artículos en ese equipo; de lo contrario, la información no se enviará al equipo principal.

3.8 Actualizar registro en el programador de tareas: permitirá que la tarea del software se sincronice con las tareas programadas del equipo, una tarea programada es un proceso o acción que se configura dentro de un sistema para que se ejecute de forma automática en una fecha, hora o frecuencia específica. Cuando ejecute la actualización de la tarea, deberá conceder permisos de administrador del sistema operativo Windows y al culminar el proceso, lo que va a generar la siguiente confirmación "correcto: se crea correctamente la tarea programada".

Para comprobar la sincronización de la tarea, deberá ingresar al programador de tareas de Windows/Biblioteca del programador y validar que la tarea se haya creado con el mismo nombre de cuando se realizo la actualización del registro del programador de tareas.

3.9 Ejecutar ahora: esta opción le permitirá ejecutar la tarea de forma manual, en el caso de que requiera generar la información de la tarea antes de lo programado o para confirmar que el proceso funciona correctamente.

• Ejecutar mediante scheduler.exe: realiza el proceso desde los archivos internos y no desde el programador de tareas de Windows.

  
  

  

• Ejecutar internamente: cumple con generar la sincronización de cada uno de los catálogos, generará una venta de la información exportada o importada, esto dependerá de la configuración del Setup script.

  
  

  

Nota: para poder ejecutar esta opción debe tener instalado el módulo de Scheduler en la carpeta gestion4.

3.10 Historial de ejecuciones: almacena el historial de las tareas ejecutadas.

Finalmente, una vez realizada la configuración en el programador de tareas en cada uno de los equipos, la información se actualizará automáticamente de acuerdo con la frecuencia establecida. De esta manera, todos los equipos estarán recibiendo y enviando la información parametrizada de forma oportuna y consistente.

4. Master Doc

Masterdoc es un complemento del software SysCafé, diseñado para empresas que trabajan con el proceso de Master Table. Su función principal es permitir la importación de comprobantes generados en distintos puntos distribuidos, con el objetivo de consolidar la información en el equipo que lo requiera. De esta manera, se logra recolectar todos los comprobantes grabados de los diferentes puntos, garantizando una gestión unificada de la información.

Nota: cada punto debe tener diferentes códigos en sus tipos de comprobantes, con el objetivo de que no se cruce información y no sea remplazada.

Exportación

Para realizar el proceso de exportación de los comprobantes debe realizar la creación de una tarea programada, para ello debe ingresar por la ruta: Utilidades/Programador de tareas.

4.1 Nuevo: permite habilitar la creación de la nueva tarea.

4.2 Nombre: asigne el nombre que quiera darle a la tarea.

4.3 Módulo: seleccione el módulo "MASTER DOC: Sincronizar comprobantes distribuidos".

4.4 Frecuencia: hace referencia a cada cuanto tiempo requiere ejecutar la tarea a programar.

4.5 Hora inicio: corresponde a la hora en formato militar en la que desea que se ejecute la tarea.

4.6 Repetir cada: es la asignación del número de veces o rango de tiempo de espera, para la ejecución de la tarea y esta depende de la frecuencia seleccionada.

4.7 Setup script: permite la configuración de las fechas para el envió de los documentos.

Importación

Para realizar el proceso de importación debe ingresar por la ruta: Procesos/Generales/Importar información/Comprobantes desde Masterdoc.

A. Consultar: permite visualizar los comprobantes que han sido importados o que están disponibles para importar, de este se habilitara una venta para aplicar filtros por fecha de comprobantes o filtrar por fecha/hora de actualización.

B. Importar: opción para ejecutar la importación de los comprobantes desde los puntos distribuidos hacia el equipo central.

C. Tipo: identifica el tipo de comprobante que se está consultando.

D. Número: muestra el consecutivo o número único asignado al comprobante.

E. Fecha: corresponde a la fecha de elaboración o registro del comprobante.

F. Anul: indica si el comprobante fue anulado o no, este se marcará con una "x" cuando es anulado.

G. Elim: señala si el comprobante fue eliminado en el sistema de origen.

H. Actualizado: refleja la fecha y hora de actualización en la que se haya modificado en el comprobante.

I. Observación: campo que permite indicar si ya existe el comprobante en el sistema mostrándolo como "ya existe con diferencias", "Nuevo" o "Ya existe".

Finalmente, los comprobantes quedaran importados en el equipo y así habrá una información unificada.