Herramientas en lote

Las herramientas en lote son funciones del sistema que permiten ejecutar diferentes acciones de manera masiva sobre múltiples comprobantes, sin necesidad de procesarlos uno por uno. Esta herramienta agiliza tareas repetitivas ya que permite aplicar cambios, actualizaciones o procesos a un conjunto de comprobantes previamente seleccionados.

En esta herramienta contamos con opciones como: imprimir, eliminar, anular, desanular, renumerar, regrabar, bloquear, desbloquear, contabilizar, generar en pdf y enviar a un correo electrónico.

1. Buscar comprobantes

Opción que permite aplicar diferentes filtros para seleccionar los tipos de comprobantes a usar.

A. Fecha:  permite filtrar todos los comprobantes de acuerdo a el rango de fechas establecido.

B. Tipo comp: opción para filtrar un solo tipo de comprobante.

C. Número: filtra el número o consecutivo de comprobantes seleccionado (por ejemplo: 0000000002 -0000000095) es necesario asignar el tipo de comprobante a buscar. En caso de solo asignar un consecutivo en el campo "Desde" le mostrara los consecutivos del seleccionado en adelante.

D. No Externo: número adicional asociado al comprobante, este se visualiza en el tipo de comprobante como “Nro. Externo” o en la opción de "Datos- Nro. Externo". Este filtro se puede aplicar por rangos.

E. Nro Cheque: número de cheque afectado en el comprobante, este se visualiza en la opción de "Datos" de los (Comprobantes de egreso y recibos de caja) y se puede aplicar por rangos.

F. Planilla: número de la planilla asociada a el o los comprobantes cuando se usa el proceso de planilla de despacho, se puede aplicar por rangos. Al relacionar el número de planilla, el sistema agregará automáticamente todos los comprobantes vinculados a ella. (No es necesario diligenciar otros campos del filtro).

G. Fecha elaboró: filtra los comprobantes según el rango de fechas en la que se elaboró el comprobante o registro.

H. Vr total: filtra los comprobantes teniendo en cuenta el valor total por el rango de valor asignado.

I. Ruta: filtra todos los comprobantes correspondientes a los clientes asignados en la ruta seleccionada.

J. Zona: filtra todos los comprobantes correspondientes a los clientes asignados a la zona seleccionada.

K. Grupo tercero: filtra todos los comprobantes de los clientes que tengan asociado en el catálogo de terceros el grupo de tercero seleccionado.

L. Subgrupo tercero: filtrara todos los comprobantes de los clientes que tengan asociado en catálogo de terceros el subgrupo de terceros que seleccione.

M. Grupo Subtercero: filtrara todos los comprobantes de los clientes que tengan asociado el catálogo de subterceros- sucursales clientes, el grupo de tercero que seleccione.

N. Subgrupo Subtercero: filtrara todos los comprobantes de los clientes que tengan asociado el catálogo de subterceros- sucursales clientes, el subgrupo de tercero que seleccione.

O. Vendedor: filtra todos los comprobantes asociados al vendedor seleccionado.

P. Cliente: filtra todos los comprobantes asociados al cliente seleccionado.

Q. Forma de pago: filtra todos los comprobantes asociados a la forma de pago seleccionada.

R. Ref: filtra los comprobantes que contengan los datos ingresados en cualquiera de las referencias (Ref1, Ref2, Ref3 o Ref4).

Por ejemplo, si en el comprobante se registró en el campo Ref1 el valor "CCW", en herramientas en lote se debe digitar exactamente el mismo dato para que el filtro lo identifique.

S. Agregar: permite agregar los comprobantes según los filtros aplicados.

Si desea puede aplicar distintos y/o varios filtros, por ejemplo, si quiere filtrar los tipos de comprobantes "CC1" puede agregar estos comprobantes, modificar los filtros y escoger otro tipo de comprobante"CC2"de esta forma el listado agregado serán esas dos clases de comprobante.

2. Limpiar lista

Permite limpiar la lista de comprobantes agregados, eliminado los filtros que se aplicaron.

3. Excel

Genera en un archivo Excel el listado de comprobantes agregados.

4. Acciones

Una vez seleccione los comprobantes requeridos puede ejecutar cualquiera de las siguientes acciones:

A. Imprimir: permite imprimir la selección de comprobantes.

B. Eliminar: permite eliminar la selección de comprobantes, (exceptuando comprobantes electrónicos o que se encuentren dentro de periodos cerrados).

C. Anular: permite anular la selección de comprobantes, (exceptuando comprobantes electrónicos o que se encuentren dentro de periodos cerrados).

D. Desanular: permite des anular masivamente comprobantes que se encuentren en estado anulado.

E. Renumerar: permite mover de manera masiva los consecutivos de los comprobantes seleccionados. Antes de realizar este proceso, debe asegurarse de que los números a los cuales se van a trasladar los comprobantes estén disponibles.

Ejemplo: si se cuenta con el tipo de comprobante "CC1" con consecutivos del 1 al 63, y se requiere que los primeros comprobantes cambien a consecutivos posteriores al 63, deberá indicar el número de incremento.

En este caso, debe digitar el número 63. Esto ocasionará que:

• El comprobante con consecutivo 1 pase a ser 64 (1 + 63).

• El comprobante con consecutivo 2 pase a ser 65 (2 + 63).

• Y así sucesivamente con los demás comprobantes seleccionados.

En caso de disminución de consecutivos, se debe verificar previamente que los números a los que se desea trasladar los comprobantes estén disponibles y no se encuentren en uso.

Ejemplo: si se tienen comprobantes con consecutivos del 70 al 80 y se requiere que pasen al rango 20 al 30, estos consecutivos (20 al 30) deben estar libres. En este caso, el número a disminuir será -50, de manera que:

• El consecutivo 70 pasará a ser 20 (70 - 50).

• El consecutivo 71 pasará a ser 21 (71 - 50).

• Y así sucesivamente hasta completar el rango definido.

F. Regrabar: permite regrabar la selección de comprobantes.

G. Bloquear: permite bloquear la selección de comprobantes para que estos no puedan ser modificados.

H. Desbloquear: permite desbloquear la selección de comprobantes que se encuentren bloqueados.

I. Contabilizar: permite actualizar la contabilización de comprobantes en caso de que se hayan modificado parámetros contables.

J. PDF: permite generar cada uno de los comprobantes en pdf de manera individual a la ruta que asigne en la parte inferior de la herramienta denominada "Ruta".

K. Enviar: Permite enviar los documentos a cada tercero, siempre y cuando este cuente con un correo relacionado en el catálogo de terceros, en el campo Email.

5. Configurar Email

   
   

Al dar clic en configurar Email, se habilitará una venta para configurar el cuerpo del correo electrónico.

Luego seleccione los comprobantes a enviar y de clic en la opción enviar, debe asegurarse de que los terceros tengan relacionado su Email en el catálogo de terceros.

Finalmente, con este recorrido habrá conocido en detalle las funcionalidades de las herramientas en lote, lo que le permitirá gestionar los comprobantes de manera más ágil, segura y eficiente dentro del sistema.