Creación de Clientes/ Servicio DIAN

Documentos Electrónicos \ Servicio Consulta DIAN

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1. Factura Electrónica de Venta

2. Pos Electrónico

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De acuerdo con lo establecido en el Artículo 4 de la Resolución 000202 del 31 de marzo de 2025, que modifica el artículo 70 de la Resolución 165 de 2023, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN puso a disposición de los sujetos obligados a facturar un servicio electrónico de consulta.

Este servicio facilita el registro de los datos del facturador al momento de generar la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico, utilizando únicamente el NIT o el número de cédula de adquiriente (comprador). De esta manera, se complementa la información necesaria para la expedición del documento, incorporando automáticamente datos como: nombre y apellidos o razón social, así como el correo electrónico del comprador.

En este marco, SysCafé, como proveedor tecnológico, implementó las mejoras necesarias siguiendo los lineamientos de la DIAN, con el propósito de optimizar los tiempos en el proceso de facturación electrónica.

¿Cómo funciona?

Al momento de facturar, si el comprador indica su tipo y número de documento, el sistema de facturación del vendedor consultará la información almacenada en el servicio informático de la DIAN, completara la información requerida (nombre, apellidos o razón social y correo electrónico) y se generara la factura de venta electrónica o documento equivalente electrónico según corresponda. Como muestra la siguiente imagen.

Este servicio realiza la búsqueda con base a las siguientes fuentes de datos:

1. Datos registrados en virtud de facturador electrónico: son los datos que se encuentran inscritos por haberse registrado en calidad de facturador electrónico.

   
   

2. Información registrada en el RUT: son los datos que se encuentran formalmente inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), como identificación, dirección, responsabilidades fiscales y demás información que identifica al contribuyente ante la DIAN.

   
   

3. Datos de la última factura generada: hace referencia a la información utilizada en la última factura electrónica de venta emitida a nombre del adquiriente, en la cual suministro los datos anteriormente mencionados y estos son recopilados en la fuente de datos.

   
   

Al identificarse una de las 3 fuentes de datos posibles, el sistema automáticamente adicionara los demás datos requeridos para la expedición de la factura electrónica o documento equivalente electrónico. Es importante aclarar que toda la información suministrada proviene directamente del servicio informático de la DIAN.

En el software SysCafé el proceso puede realizarse tanto en los comprobantes de factura electrónica de venta como en el POS Electrónico, siguiendo el paso a paso que se describe en este manual.

1. Factura Electrónica de Venta

• Ingrese a la opción Factura Electrónica de Venta en el sistema ingresando por la Ruta: Movimientos/ Factura de venta

• En la sección Cliente, ubique el primer campo (donde se digita la cédula o NIT del cliente).

• Digite el número de cédula o NIT del cliente:

• Si el cliente ya existe en la base de datos, el sistema lo registrará automáticamente.

• Si el cliente no está creado, debe digitar el número de identificación completo y presionar Enter.

• El sistema realizará una validación y, si el tercero no se encuentra registrado en la base de datos, mostrará el siguiente mensaje:

  
  

  • “Nit/CC 1110xxxxx de tercero NO existe... ¿Desea crearlo?”

• Seleccione Sí. Esto habilitará una ventana en la que se consultará y completará la siguiente información del cliente con base a  la cédula o NIT ingresado:

  •  Nombre completo o razón social

  • Correo electrónico

  • Régimen de ventas

Al momento de crear un nuevo cliente, es posible que el sistema cargue el nombre completo en el campo de Primer Nombre. En ese caso, deberá copiar y pegar manualmente cada parte del nombre en los campos correspondientes (Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido), utilizando los comandos de teclado:

• Ctrl + X: para cortar

• Ctrl + V: para pegar

Asegúrese de que cada parte del nombre quede ubicada en el campo que le corresponde.

Nota: Actualmente, SysCafé está evaluando una herramienta que permitirá distribuir automáticamente los nombres en los campos correspondientes.

2. Pos Electrónico

• Ingrese a la opción POS ELECTRÓNICO en el sistema mediante la Ruta: Movimientos/Punto de venta POS/Facturación POS o mediante el comando “F9”

• 2. En la sección Cliente, ubique el primer campo (donde se digita la cédula o NIT del cliente).

• 3. Digite el número de cédula o NIT del cliente:

• Si el cliente ya existe en la base de datos, el sistema lo registrará automáticamente.

  
  

• Si el cliente no está creado, debe digitar el número completo y presionar Enter.

• 4. El sistema realizará una validación y, si el tercero no se encuentra registrado, mostrará el siguiente mensaje:

  • “Nit/CC 1110xxxxx de tercero NO existe... ¿Desea crearlo?”

• Seleccione Sí. Esto habilitará una ventana en la que se consultará y completará la siguiente información del cliente:

  • Nombre completo o razón social

  • Correo electrónico

  • Régimen de ventas

    
    

Al momento de crear un nuevo cliente, es posible que el sistema cargue el nombre completo en el campo de Primer Nombre. En ese caso, deberá copiar y pegar manualmente cada parte del nombre en los campos correspondientes (Primer Nombre, Segundo Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido), utilizando los comandos de teclado:

• Ctrl + X: para cortar

• Ctrl + V: para pegar

Asegúrese de que cada parte del nombre quede ubicada en el campo que le corresponde.

Nota: Actualmente, SysCafé está evaluando una herramienta que permitirá distribuir automáticamente los nombres en los campos correspondientes.

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