Liquidación de Retroactivos
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Los retroactivos en el sector oficial corresponden al pago del ajuste salarial acumulado desde la fecha en que debió aplicarse un incremento salarial hasta el momento en que se expida el decreto formal de los decretos salariales. En otras palabras, cuando se incrementa el salario de un empleado público y la aplicación del aumento se realiza meses después de la fecha establecida, la entidad debe reconocer y pagar la diferencia salarial correspondiente a esos meses atrasados.
El pago del retroactivo en el sector oficial se origina porque los incrementos salariales aprobados por el Gobierno Nacional se fijan con una fecha de inicio retroactiva (por ejemplo, desde el 1 de enero de cada año), pero la publicación y expedición formal de los decretos salariales suele demorar varios meses. Mientras el decreto no sea expedido y publicado oficialmente, las entidades públicas no pueden aplicar el nuevo salario. Una vez el decreto entra en vigencia, la entidad debe liquidar y pagar el retroactivo que compense la diferencia salarial acumulada desde la fecha en que el incremento debió aplicarse hasta la fecha en que realmente se paga.
Ejemplo: si a un empleado en el mes de enero se le pagó un salario de $2.000.000, y posteriormente se establece que su nuevo salario es de $2.500.000, se generará un retroactivo por $500.000, correspondiente a la diferencia no pagada en ese mes. Sin embargo, el retroactivo puede abarcar varios meses y extenderse a otros conceptos relacionados con el salario, tales como:
Retroactivo de vacaciones.
Retroactivo de prima de vacaciones.
Retroactivo de bonificación por servicios, entre otros.
Esto ocurre porque dichos conceptos están directamente vinculados al valor del salario del empleado, por lo que al modificarse el salario base, también deben ajustarse proporcionalmente los demás conceptos derivados.
Desde SysCafé contamos con 4 formas diferentes para su liquidación, enumerados del inciso A - D, puede liquidar los retroactivos según el que se ajuste más a su necesidad y/o optimización.
Catálogo de Conceptos
Para realizar la liquidación de retroactivos debe crear los respectivos conceptos desde la ruta: Archivo/Catálogos de nómina/ Conceptos/ Nuevo/ Devengado.
Digite el nombre del concepto.
Seleccione la "Clase".
Liquidar como "Valor fijo".
Seleccione el "Cpto Dian".
Relacione las cuentas contables.
También puede visitar nuestro manual Conceptos de liquidación de nómina.
Parámetro Avanzado
Debe ingresar por la ruta: Sistema/Parámetros/Parámetros avanzados/Nómina/Código del concepto de retroactivo, aquí debe digitar el código del concepto de retroactivo para sueldo.
Actualización de Sueldos
Recuerde realizar la actualización de sueldos de cada uno de lo empleados puede visitar nuestro manual Actualización de Sueldos.
A. Liquidación por Concepto
Esta modalidad de liquidación se realiza de forma manual, debe ingresar por la ruta: Procesos/Nómina/Liquidación periódica.
Digite el periodo de nómina en el cual está realizando el pago de nómina.
Adicione las novedades de retroactivo del empleado desde la pestaña novedades.
Seleccione la opción "Contrato actual" para realizar la liquidación.
Ejemplo: al empleado Ayala Andrés Mauricio se le realiza la liquidación periódica del mes de junio, la cual se efectúa con el sueldo actual establecido en su contrato. Adicionalmente, se le incluyen los conceptos de retroactivo correspondientes a los meses de enero a mayo, digitando manualmente los valores según la información definida por la empresa, luego seleccione la opción "contrato actual" y visualizara en la liquidación el pago de la nómina de junio más las novedades de retroactivo.
Nota: si alguno de los conceptos de retroactivos se encuentra asociado a sumatorias de otros conceptos, se adicionara el valor a la base de los conceptos liquidados, al mismo tiempo si manejan el proceso de planilla de seguridad social no le será útil este proceso ya que se está realizando acumulado y no mes a mes.
B. Liquidación solo Novedades
Esta modalidad de liquidación se realiza de forma manual, debe ingresar por la ruta: Procesos/Nómina/Liquidación periódica.
Digite el periodo de nómina en el cual está realizando el pago de los retroactivos y active el parámetro "Liquidar solo Novedades".
Adicione las novedades de retroactivo del empleado desde la pestaña novedades.
Seleccione la opción "Contrato actual" para realizar la liquidación.
A diferencia del proceso de liquidación por concepto al marcar el parámetro "Liquidar solo Novedades" no se realizará la liquidación periódica del mes, por lo que no se verán afectadas las bases de liquidación.
Ejemplo: A la empleada Zarta Anyela se le genera un comprobante de liquidación periódica en el mes de junio exclusivamente para pagar los retroactivos correspondientes a los meses de enero a mayo. Los valores se digitan manualmente según la información de cada empresa. Al visualizar la liquidación vera únicamente la liquidación de los conceptos de retroactivo.
Nota: esto implica que no se realizara una liquidación periódica de igual forma no se liquidaran los conceptos parafiscales, prestacionales y de seguridad social. También si manejan el proceso de planilla de seguridad social no le será útil este proceso ya que se está realizando acumulado y no mes a mes.
C. Liquidación solo Constantes Generales
Para esta forma de liquidación debe ingresar por la ruta: Procesos/Nómina/Liquidación periódica.
Digite el periodo de nómina en el cual esta realizando el pago de los retroactivos y active el parámetro "Liquidar solo constantes generales".
Adicione las novedades de retroactivo del empleado desde la pestaña novedades.
Seleccione la opción "Contrato actual" para realizar la liquidación.
Al visualizar la pestaña de liquidación observará que serán liquidados los retroactivos y demás conceptos como parafiscales, seguridad social y prestacionales los cuales son calculados según el valor de la novedades de retroactivo siempre y cuando estén incluidos dentro de las bases de liquidación de los conceptos generales (parafiscales, seguridad social y prestacionales).
Ejemplo: A la empleada Zarta Anyela se le genera un comprobante de liquidación periódica del pago de retroactivo del mes de enero, la empresa identifica que en este mes solo se generó retroactivo de sueldo por una valor de $450.000 y de subsidio de alimentación por $100.000 este valor es digitado como una novedad y luego se realiza su liquidación, debido a que el concepto de retroactivo de sueldo afecta distintos conceptos como: salud empleador, pensión empleador, riegos , caja de compensación, provisiones entre otros serán liquidados según su configuración.
D. Liquidación por solo Retroactivos
Para esta forma de liquidación debe ingresar por la ruta: Procesos/Nómina/Liquidación periódica, para que el sistema genere automáticamente la diferencia de retroactivo de sueldo debe tener en cuenta que deberá realizar varios tipos de comprobantes según la periodicidad de las nóminas que maneje la empresa para el siguiente paso a paso lo realizaremos con un ejemplo del mes de enero.
Digite el periodo de nómina de la misma forma en la cual se realizó el comprobante de nómina ejemplo: " 01-01-2025 hasta el 01-30-2025", luego marque el parámetro "Liquidar solo retroactivos".
Liquide el contrato.
En este proceso, el sistema comparará automáticamente el sueldo pagado en la nómina del mes de enero con el nuevo salario parametrizado en el contrato de trabajo. A partir de esta comparación, el sistema calculará la diferencia entre ambos valores y la registrará el valor bajo el concepto "Sueldo retroactivo".
Posteriormente, el sistema realizará de manera automática la liquidación de los conceptos parafiscales, seguridad social y prestacionales.
Nota: este proceso solo es posible bajo el concepto de "Retroactivo de sueldo" si requiere adicionar otros conceptos de retroactivo (retroactivo de vacaciones, retroactivo de bonificación por servicios, entre otros) lo deberá realizar de forma manual adicionándolo por novedades y a su vez marcando el parámetro "liquidar solo constantes generales" si requiere que sean tenidos en cuenta para la base de los conceptos generales.
E. Liquidación por solo Retroactivos Con Incapacidad
INCAPACIDAD
En caso de que se haya presentado una incapacidad en el mes que está liquidando, el ajuste será proporcional a los días trabajados y por los días de incapacidad. Para esto primero debe realizar los siguientes pasos antes de liquidar:
Ingrese por la ruta: Procesos/Nómina/Incapacidades
Busque el registro de incapacidad presentado en el mes
Modifique
Marque el parámetro retroactivo
Seleccione calcular
Grabe
Así el sistema liquidará el valor de la incapacidad teniendo en cuenta el nuevo salario y la información será almacenada en los campos "Retro empresa y Retro fondo"
Una vez realice el retroactivo de la incapacidad, puede realizar la liquidación del retroactivo y visualizara el valor de la diferencia.
Nómina original del periodo de enero
Nomina retroactivo mes enero
Como puede observar, el sistema realiza la comparación automática entre los valores liquidados con el salario anterior y los calculados con el nuevo salario, determinando la diferencia correspondiente al retroactivo.
En este ejemplo:
Salario:
$5.334.333 (cálculo del salario anterior proporcional a los días laborados) − $5.507.866 (cálculo del nuevo salario proporcional a los días laborados)
= $373.534 de retroactivo por sueldo
Incapacidades:
Retro empresa: $273.556 (valor calculado con el salario anterior) − $292.725 (valor calculado con el nuevo salario) = $19.169
Retro fondo: $410.333 (valor calculado con el salario anterior) − $439.067 (valor calculado con el nuevo salario) = $28.734
Finalmente de estas formas podrá realizar la liquidación de retroactivos.
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