AprobaciĆ³n de Pedidos
- Administrador
- 6 may
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Actualizado: 7 may
Ventas \ AprobaciĆ³n de pedidos
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La aprobaciĆ³n de pedidos es el proceso mediante el cual una empresa revisa, valida y autoriza una solicitud de venta antes de proceder con su entrega. Este procedimiento garantiza que el pedido cumpla con los requisitos establecidos, tales como la necesidad real del bien o servicio, la disponibilidad y el cumplimiento de las polĆticas internas de la organizaciĆ³n.
El software SysCafĆ©Ā ofrece dos modalidades para el proceso de aprobaciĆ³n de pedidos:
AprobaciĆ³n de pedidos (Cartera)
AprobaciĆ³n de pedidos (Comercial)
Ambas opciones pueden activarse de forma independiente o simultĆ”nea, segĆŗn las polĆticas y necesidades especĆficas de cada empresa. Para habilitar los procesos debe ingresar a travĆ©s de la Ruta: Sistemas/ParĆ”metros/ FacturaciĆ³n y Ventas/MĆ³dulos especiales
En ambas modalidades de aprobaciĆ³n de pedidos, primero se debe realizar el pedido ingresando por la Ruta: Movimientos/Pedido de cliente.Ā Una vez registrado, el pedido quedarĆ” pendiente de aprobaciĆ³n segĆŗn la configuraciĆ³n activada en el sistema (Cartera, Comercial o ambas).
Si no se realiza la aprobaciĆ³n del pedido, al intentar cruzarlo en el proceso de facturaciĆ³n, el sistema no permitirĆ” generar la factura. En su lugar, se mostrarĆ” un mensaje de validaciĆ³n indicando que el pedido debe ser aprobado previamente.
1. AprobaciĆ³n de pedidos (Cartera)
La aprobaciĆ³n de pedidos (Cartera) es un mecanismo de control dentro del Software SysCafĆ© que permite verificar la situaciĆ³n financiera del cliente antes de autorizar un pedido. Este tipo de aprobaciĆ³n se enfoca en aspectos relacionados con la capacidad de pago, tales como:
Total de la Cartera.
El estado de la cartera del cliente (si tiene facturas vencidas o en mora).
El cupo de crƩdito disponible.
Si el cliente no cumple con las condiciones financieras establecidas, el pedido quedarƔ en espera y no podrƔ ser facturado hasta que sea revisado y aprobado por el Ɣrea correspondiente.
Para realizar la aprobaciĆ³n de pedidos por medio de esta modalidad debe ingresar a travĆ©s de la Ruta: Procesos/ Cuentas x cobrar/pagar/AprobaciĆ³n de pedidos.
Una vez ingrese, podrƔ observar las siguientes opciones disponibles, las cuales estarƔn habilitadas una vez seleccione el pedido o los pedidos correspondientes.
A. Aprobar Selec: Permite aprobar los pedidos seleccionados en la listaĀ de manera masiva.
B. Sugerir: Muestra las condiciones que se pueden seleccionar para que el sistema sugiera quƩ pedidos deben aprobarse.
C. Resumen: Acceso directo a consulta de la hoja de vida del cliente.
D. Tercero: Abre el catĆ”logo de terceros para consultar informaciĆ³n detallada del cliente.
E.Ā Consult.Cxc:Ā Proporciona un acceso directo para consultar las cuentas por cobrarĀ asociadas al tercero (cliente) seleccionado.
F. Fechas: Permite ingresar un rango de fechas para consultar los pedidos realizados en ese perĆodo.
G. Filtros: Herramienta para aplicar filtros personalizados sobre la lista de pedidos.
H. Aprobar: Esta opciĆ³n permite realizar la aprobaciĆ³n de pedidosĀ de forma individual. En los casos en que el tercero tenga mĆ”s de un pedido pendiente, el usuario puede seleccionar especĆficamente cuĆ”l desea aprobar, sin afectar los demĆ”s. De esta manera, se puede realizar una aprobaciĆ³n de pedidosĀ selectiva segĆŗn sea necesario.
I. Utilids: Lleva directamente al documento pendiente de aprobaciĆ³n.
J. Anular: Permite anular el documento seleccionado.
K. Cruzar: Marca como cruzado el pedido seleccionado.
L. Anexo: Permite ingresar observaciones adicionales relacionadas con el pedido. Esta informaciĆ³n se visualizarĆ” en la pestaƱa āDatosā del comprobante correspondiente, al momento de consultarlo desde la opciĆ³n āUtilidades Comprobantesā.
M. Detalle: Permite agregar un texto descriptivo al comprobante, el cual tambiĆ©n se reflejarĆ” en la opciĆ³n āDatosā dentro de los āUtilidades Comprobantesā.
N. Consultar: Ejecuta la bĆŗsqueda de pedidos segĆŗn los filtros y parĆ”metros previamente definidos.
Una vez se consulte la informaciĆ³n, el sistema mostrarĆ” una serie de columnas que permiten analizar detalladamente cada pedido antes de su aprobaciĆ³n. Entre las columnas visibles se encuentran: Total del pedido, Cupo disponible de cartera, Cupo total de cartera, Cartera vencida, entre otras. Estos datos facilitan la evaluaciĆ³n financiera del cliente y brindan una base sĆ³lida para tomar decisiones de aprobaciĆ³n de manera informada y alineada con las polĆticas de crĆ©dito de la empresa.
Una vez se haya realizado el anĆ”lisis de la informaciĆ³n, seleccione el pedido o los pedidos que desea aprobar y haga clic en el botĆ³n āAprobar selecāĀ para finalizar con el proceso de aprobaciĆ³n de pedidos.
2.Ā AprobaciĆ³n de pedido (Comercial)
La aprobaciĆ³n de pedido (Comercial) es un proceso de validaciĆ³n que permite a las Ć”reas comerciales revisar y autorizar los pedidos de clientes antes de su facturaciĆ³n. Esta modalidad se centra en aspectos como condiciones comerciales, precios, descuentos aplicados, polĆticas de ventas, disponibilidad de productos y cumplimiento de acuerdos comerciales establecidos con el cliente. Su objetivo principal es asegurar que el pedido estĆ© correctamente estructurado desde el punto de vista comercial antes de ser aprobado.
Si el cliente no cumple con las condiciones financieras establecidas, el pedido quedarƔ en espera y no podrƔ ser facturado hasta que sea revisado y aprobado por el Ɣrea correspondiente.
Para realizar la aprobaciĆ³n de pedidos por medio de esta modalidad debe ingresar a travĆ©s de la Ruta: Procesos/ Comerciales /AprobaciĆ³n de pedidos.
A. Aprobar: Permite aprobar los pedidos seleccionados en la listaĀ de manera masiva.
B. Sugerir: Muestra las condiciones que se pueden seleccionar para que el sistema sugiera quƩ pedidos deben aprobarse.
C. Fechas:Ā Permite ingresar un rango de fechas para consultar los pedidos realizados en ese perĆodo.
D. Filtros: Herramienta para aplicar filtros personalizados sobre la lista de pedidos.
E. Utilids: Lleva directamente al documento pendiente de aprobaciĆ³n.
F. Aprobar: OpciĆ³n que permite aprobar pedidos por ĆtemsĀ de manera individual.
G. Anular: Permite anular el documento seleccionado.
H. Consultar: Ejecuta la bĆŗsqueda de pedidos segĆŗn los filtros y parĆ”metros previamente definidos.
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Una vez se consulte la informaciĆ³n, el sistema mostrarĆ” una serie de columnas que permiten analizar detalladamente cada pedido antes de su aprobaciĆ³n. Entre las columnas visibles se encuentran: Subtotal, Valor IVA, Valor total de la factura, Descuentos, entre otras. Estos datos facilitan la evaluaciĆ³n comercial del pedido y proporcionan la informaciĆ³n necesaria para una toma de decisiones adecuada antes de proceder con la aprobaciĆ³n final.
Una vez se haya realizado el anĆ”lisis de la informaciĆ³n, seleccione el pedido o los pedidos que desea aprobar y haga clic en el botĆ³n āAprobarāĀ para finalizar con el proceso de aprobaciĆ³n de pedidos.
3. Utilidades Comprobantes
Igualmente, a travĆ©s de la herramientaĀ "Utilidades Comprobantes", puede realizar la aprobaciĆ³n de los pedidos utilizando la pestaƱa "Datos". Esta opciĆ³n le permite aprobar o quitar la aprobaciĆ³n de un pedido de manera manual cuando sea necesario.
Una vez realizado el proceso de aprobaciĆ³n, podrĆ” cruzar el documento en la factura de venta, lo que permitirĆ” vincular el pedido aprobado con el proceso de facturaciĆ³n correspondiente.
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