Aprobación de Pedidos
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Actualizado: hace 6 días
Ventas \ Aprobación de pedidos
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La aprobación de pedidos es el proceso mediante el cual una empresa revisa, valida y autoriza una solicitud de venta antes de proceder con su entrega. Este procedimiento garantiza que el pedido cumpla con los requisitos establecidos, tales como la necesidad real del bien o servicio, la disponibilidad y el cumplimiento de las políticas internas de la organización.
El software SysCafé ofrece dos modalidades para el proceso de aprobación de pedidos:
Aprobación de pedidos (Cartera)
Aprobación de pedidos (Comercial)
Ambas opciones pueden activarse de forma independiente o simultánea, según las políticas y necesidades específicas de cada empresa. Para habilitar los procesos debe ingresar a través de la Ruta: Sistemas/Parámetros/ Facturación y Ventas/Módulos especiales
En ambas modalidades de aprobación de pedidos, primero se debe realizar el pedido ingresando por la Ruta: Movimientos/Pedido de cliente. Una vez registrado, el pedido quedará pendiente de aprobación según la configuración activada en el sistema (Cartera, Comercial o ambas).
Si no se realiza la aprobación del pedido, al intentar cruzarlo en el proceso de facturación, el sistema no permitirá generar la factura. En su lugar, se mostrará un mensaje de validación indicando que el pedido debe ser aprobado previamente.
1. Aprobación de pedidos (Cartera)
La aprobación de pedidos (Cartera) es un mecanismo de control dentro del Software SysCafé que permite verificar la situación financiera del cliente antes de autorizar un pedido. Este tipo de aprobación se enfoca en aspectos relacionados con la capacidad de pago, tales como:
Total de la Cartera.
El estado de la cartera del cliente (si tiene facturas vencidas o en mora).
El cupo de crédito disponible.
Si el cliente no cumple con las condiciones financieras establecidas, el pedido quedará en espera y no podrá ser facturado hasta que sea revisado y aprobado por el área correspondiente.
Para realizar la aprobación de pedidos por medio de esta modalidad debe ingresar a través de la Ruta: Procesos/ Cuentas x cobrar/pagar/Aprobación de pedidos.
Una vez ingrese, podrá observar las siguientes opciones disponibles, las cuales estarán habilitadas una vez seleccione el pedido o los pedidos correspondientes.
A. Aprobar Selec: Permite aprobar los pedidos seleccionados en la lista de manera masiva.
B. Sugerir: Muestra las condiciones que se pueden seleccionar para que el sistema sugiera qué pedidos deben aprobarse.
C. Resumen: Acceso directo a consulta de la hoja de vida del cliente.
D. Tercero: Abre el catálogo de terceros para consultar información detallada del cliente.
E. Consult.Cxc: Proporciona un acceso directo para consultar las cuentas por cobrar asociadas al tercero (cliente) seleccionado.
F. Fechas: Permite ingresar un rango de fechas para consultar los pedidos realizados en ese período.
G. Filtros: Herramienta para aplicar filtros personalizados sobre la lista de pedidos.
H. Aprobar: Esta opción permite realizar la aprobación de pedidos de forma individual. En los casos en que el tercero tenga más de un pedido pendiente, el usuario puede seleccionar específicamente cuál desea aprobar, sin afectar los demás. De esta manera, se puede realizar una aprobación de pedidos selectiva según sea necesario.
I. Utilids: Lleva directamente al documento pendiente de aprobación.
J. Anular: Permite anular el documento seleccionado.
K. Cruzar: Marca como cruzado el pedido seleccionado.
L. Anexo: Permite ingresar observaciones adicionales relacionadas con el pedido. Esta información se visualizará en la pestaña “Datos” del comprobante correspondiente, al momento de consultarlo desde la opción “Utilidades Comprobantes”.
M. Detalle: Permite agregar un texto descriptivo al comprobante, el cual también se reflejará en la opción “Datos” dentro de los “Utilidades Comprobantes”.
N. Consultar: Ejecuta la búsqueda de pedidos según los filtros y parámetros previamente definidos.
Una vez se consulte la información, el sistema mostrará una serie de columnas que permiten analizar detalladamente cada pedido antes de su aprobación. Entre las columnas visibles se encuentran: Total del pedido, Cupo disponible de cartera, Cupo total de cartera, Cartera vencida, entre otras. Estos datos facilitan la evaluación financiera del cliente y brindan una base sólida para tomar decisiones de aprobación de manera informada y alineada con las políticas de crédito de la empresa.
Una vez se haya realizado el análisis de la información, seleccione el pedido o los pedidos que desea aprobar y haga clic en el botón “Aprobar selec” para finalizar con el proceso de aprobación de pedidos.
2. Aprobación de pedido (Comercial)
La aprobación de pedido (Comercial) es un proceso de validación que permite a las áreas comerciales revisar y autorizar los pedidos de clientes antes de su facturación. Esta modalidad se centra en aspectos como condiciones comerciales, precios, descuentos aplicados, políticas de ventas, disponibilidad de productos y cumplimiento de acuerdos comerciales establecidos con el cliente. Su objetivo principal es asegurar que el pedido esté correctamente estructurado desde el punto de vista comercial antes de ser aprobado.
Si el cliente no cumple con las condiciones financieras establecidas, el pedido quedará en espera y no podrá ser facturado hasta que sea revisado y aprobado por el área correspondiente.
Para realizar la aprobación de pedidos por medio de esta modalidad debe ingresar a través de la Ruta: Procesos/ Comerciales /Aprobación de pedidos.
A. Aprobar: Permite aprobar los pedidos seleccionados en la lista de manera masiva.
B. Sugerir: Muestra las condiciones que se pueden seleccionar para que el sistema sugiera qué pedidos deben aprobarse.
C. Fechas: Permite ingresar un rango de fechas para consultar los pedidos realizados en ese período.
D. Filtros: Herramienta para aplicar filtros personalizados sobre la lista de pedidos.
E. Utilids: Lleva directamente al documento pendiente de aprobación.
F. Aprobar: Opción que permite aprobar pedidos por ítems de manera individual.
G. Anular: Permite anular el documento seleccionado.
H. Consultar: Ejecuta la búsqueda de pedidos según los filtros y parámetros previamente definidos.
Una vez se consulte la información, el sistema mostrará una serie de columnas que permiten analizar detalladamente cada pedido antes de su aprobación. Entre las columnas visibles se encuentran: Subtotal, Valor IVA, Valor total de la factura, Descuentos, entre otras. Estos datos facilitan la evaluación comercial del pedido y proporcionan la información necesaria para una toma de decisiones adecuada antes de proceder con la aprobación final.
Una vez se haya realizado el análisis de la información, seleccione el pedido o los pedidos que desea aprobar y haga clic en el botón “Aprobar” para finalizar con el proceso de aprobación de pedidos.
3. Utilidades Comprobantes
Igualmente, a través de la herramienta "Utilidades Comprobantes", puede realizar la aprobación de los pedidos utilizando la pestaña "Datos". Esta opción le permite aprobar o quitar la aprobación de un pedido de manera manual cuando sea necesario.
Una vez realizado el proceso de aprobación, podrá cruzar el documento en la factura de venta, lo que permitirá vincular el pedido aprobado con el proceso de facturación correspondiente.
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