POS Electrónico
- Administrador
- 19 abr 2024
- 10 Min. de lectura
Actualizado: 29 mar
Documentos Electrónicos \ POS Electrónico
Tabla de Contenido
Entre el mes de mayo y noviembre del 2024, los actuales 12 documentos equivalentes entre ellos el “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S”, o más conocido como POS Electrónico los cuales pasarán a ser 100% electrónicos.
Con la Resolución DIAN 000008 de 2024, los calendarios de implementación inician con el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora sistema POS de acuerdo con la calidad del contribuyente del impuesto de renta y complementarios; un proceso que será de manera progresiva, comprendido entre el mes de mayo y julio del año 2024.
Es el complemento que permite a los usuarios generar documentos electrónicos los cuales se encuentran con la obligación de expedir dichos documentos de acuerdo con la Resolución DIAN 000165 de 2023, la cual desarrolla los sistemas de facturación, proveedores tecnológicos y expide anexo técnico que a hoy se encuentra en la Versión 1.9 de la resolución en mención.
Las sanciones que se pueden incurrir en la factura electrónica de venta son:
Sanción por expedir facturas sin requisitos Art. 652 E.T.
Sanción por no facturar Art. 652-1 E.T. Cierre del establecimiento de 3 días #2 Art. 657 E.T.
Para implementar el POS electrónico es necesario pasar por varios ambientes, los cuales son:
Ambiente de habilitación: espacio o entorno donde se llevan a cabo una serie de pruebas en el portal de la DIAN, con el objetivo de verificar que los documentos electrónicos cumplan con las especificaciones técnicas establecidas.
Nota: el proceso de habilitación lo realiza un consultor de soporte técnico realizando previo agendamiento.
Ambiente de Producción: entorno en el que los documentos electrónicos tienen valor fiscal es decir, aquellos documentos generados y transmitidos en este ambiente son válidos legalmente para efectos tributarios y fiscales.
Recomendaciones
Para el día de la implementación se recomienda conectarse al equipo principal donde está instalado el software SysCafé, realizar copia de seguridad y solicitar la actualización de versión; seguidamente ingresar a la base de datos de la empresa por la siguiente Ruta: Sistema/Parámetros/Información de la empresa
Allí debe validar que estén diligenciados los campos como: nit, digito de verificación, razón social, dirección, teléfono, código postal, email, email FE, ciudad, departamento, municipio DIAN y tipo de empresa.
Nota: un día antes de implementar el POS electrónico es necesario que el usuario cuente con la autorización de numeración de documento equivalente sistema POS (D.E/P.O.S) y puedan acceder al correo del representante legal que figura en el RUT de este.
Tenga en cuenta que para realizar la solicitud del documento en la plataforma de la DIAN, deberá inhabilitar la autorización de numeración actual del documento equivalente sistema POS (D.E/P.O.S), y volver a solicitar una nueva autorización de numeración con el tipo de facturación, "POS ELECTRÓNICO".
1. Parámetros Básicos
Una vez confirmada la información de la empresa, deberá proceder a configurar los parámetros básicos en la pestaña "conexión" ingresando a través de la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica.
Una vez superado el ambiente de habilitación, campo denominado "Ambiente DIAN", debe seleccionar la opción "Producción.
Luego, en la pestaña "Conexión" continúe ingresando el certificado de firma digital que corresponde a la empresa a implementar en ambiente producción por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Certificados.
Para instalar el certificado debe seguir el siguiente paso a paso.
A. Seleccione la opción "Instalar Certificado". Esto abrirá una ventana donde deberá ingresar el número de serie y el código de activación del certificado.
B. Haga clic en la opción "Solicitar", lo cual enviará el número de serie y el código de activación al correo electrónico principal asociado a la licencia de uso del software..
C. Para finalizar el proceso, seleccione "Instalar y Finalizar" para registrar el certificado en el sistema.
D. Por ultimo se debe visualizar el estado Válido de dicho certificado.
2. Ambiente de Habilitación
Con el fin de realizar las pruebas en ambiente de Habilitación ante el portal de la DIAN, luego de registrar la información, debe ingresar a la carpeta raíz del software, para esto de clic derecho en el ejecutable del software que se encuentra en el escritorio del PC, seleccionan Propiedades y posteriormente, selecciona "Abrir ubicación".
Ingresan por la carpeta "Datos".
Debe copiar la carpeta de la empresa a la cual se le va a implementar y pegarla allí mismo. Una vez copiada la carpeta de la empresa, debe cambiarle el nombre a la carpeta (Ej. PRUEBASPOS)
Debe ingresar a la base de datos PRUEBASPOS con su usuario y asignarle una
segunda contraseña de empresa, a través de la Ruta: Sistema/ Parámetros/ Otros Parámetros/ Establecer/cambiar contraseña de la empresa; a razón de que nadie más pueda ingresar a la misma por seguridad de la información.
También se recomienda cambiar el color de fondo de la pantalla y registrarle un mensaje a la base de datos dando clic derecho en la pantalla principal del programa:
3. Parametrización Portal DIAN - Habilitación
Una vez realizado este proceso debe ingresar al Ambiente de Habilitación - DIAN.
Debe seleccionar el método de ingreso, como empresa o persona.
Una vez ingrese los datos dar clic en Entrar y la DIAN enviará el enlace de acceso al correo del representante legal.
Debe ingresar por la Ruta: Menú/Registro y habilitación/Documentos electrónicos.
Seleccione el tipo de documento electrónico: “Documentos equivalentes”
Una vez seleccione el tipo de comprobante debe:
A. Seleccionar el modo de operación
B. Nombre de la empresa proveedora
C. Nombre del Software
D. Asociar
Tan pronto relacione la información, podrá observar el listado de los modos de operación asociados, el cual debe estar Habilitado y copiar el código TestSetID.
Una vez ingrese, se habilitará un campo denominado “Tipo de documento”, allí deberá seleccionar la opción “Documentos equivalentes POS”.
Luego de seleccionar el tipo de documento, seleccione la opción denominada “set de pruebas” para habilitar la información y continuar con las pruebas de facturación.
Posterior de haber realizado la parametrización en la plataforma de la DIAN, debe dirigirse al software e ingresar los datos de pruebas por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica; seleccionar la opción Conexión, deberá seleccionar el Ambiente DIAN: Habilitación y allí diligenciar en el campo TestSetID Habilitación la información correspondiente.
Para continuar con la parametrización, el próximo paso consiste en crear un comprobante utilizando la clase de factura de venta POS en la base de datos de pruebas.
En la pestaña denominada “Parámetros DIAN” deberá configurar la información del set de pruebas como: modalidad, prefijo, desde, hasta, igualmente ingresar el proveedor tecnológico y por último en la sección "Tipo Sector", relacionar la opción denominada "Documentos equivalentes - POS electrónico".
Nota: la información la encuentran en el set de pruebas en la plataforma de la DIAN anteriormente mencionado.
Para poder culminar la creación del documento, en la pestaña denominada “Formato de impresión” debe marcar la opción “Utilizar impresión solo texto tipo tiquete (comandos ESC/POS)” y posteriormente grabar.
Luego, sin modificar el documento debe dar clic nuevamente en la opción Parámetros DIAN, seleccionar en la parte inferior izquierda Autorizaciones DIAN y relacionar información de la resolución de pruebas.
Igualmente, deberá enviar un documento POS electrónico a la DIAN.
Finalmente, para culminar el set de pruebas debe dar click en “Sincronizar a producción”
Nota: al finalizar el ambiente de habilitación no olvide enviar a caneca la base de datos PRUEBASPOS (prueba) encontrado en el disco local C, en la carpeta raíz del software.
4. Ambiente de Producción
Tan pronto realice la habilitación en la plataforma de la DIAN, podrá continuar con el Ambiente de Producción.
Debe ingresar al Ambiente de Producción - DIAN.
Debe seleccionar el modo de ingreso, como empresa o persona.
Ingrese por la Ruta: Menú/Configuración/Asociar Rangos de numeración.
Finalmente debe asociar la Resolución del POS Electrónico.
Nota: es posible que pueda tardar hasta 3 horas para poder asociar la resolución.
5. Catálogo Tipos de Comprobantes
Para la configuración del POS electrónico debe registrar la autorización de numeración autorizada por la DIAN en el comprobante previamente creado. Para ello debe ingresar a la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes/ Parámetros DIAN accediendo a la base de datos original de la empresa.
A. Primero, debe seleccionar la opción "Nuevo" para crear un nuevo comprobante.
B. En el campo "Clase", seleccione el tipo de información, el formato de impresión y su uso.
C. En el campo "Código", el sistema asigna automáticamente un código, sin embargo, el usuario podrá relacionar un código que desee cumpliendo con la condición de máximo 3 caracteres, importante, que ningún código se duplique.
D. Identifique un nombre para identificar el comprobante, que será utilizado en el formato de impresión.
Nota: se incorpora mejora para al momento de crear un documento con clase “Factura de Venta”, y se intente configurar “Documentos equivales – Pos Electrónico”, en la opción “Tipo de sector”, el sistema arroje la siguiente validación “Solo se permite usar clases POS para Documento equivalente POS electrónico”.
Nombre: identifica el comprobante y se tendrá en cuenta para el formato de impresión.
Nota: En el tipo de comprobante se abrevia con el nombre POS ELECTRÓNICO, sin embargo en el formato de impresión y para cumplimiento de la norma el nombre se denomina como "Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema P.O.S"
E. En los Parámetros DIAN, seleccione e ingrese los datos necesarios relacionados con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
F. En la sección Configuración Doc. Electrónico, seleccione la modalidad del comprobante. Para facturas electrónicas, elija la opción "Documento electrónico" (Factura, compra, nómina), ingresar el prefijo (que no debe contener números, Ej.: POS), definir el número desde y hasta, y seleccionar el Proveedor Tecnológico correspondiente.
G. Por ultimo en la sección "Tipo operación sector" seleccione la opción denominada “Documentos equivalentes - POS electrónico”.
Igualmente, sin modificar el documento, debe dar clic nuevamente en la opción Parámetros DIAN y seleccionar en la parte inferior izquierda el campo denominado “Autorizaciones DIAN” y relacionar información de la resolución.
H. Seleccione la opción "(+)" para adicionar resoluciones de facturación.
I. En la sección "Configuración Doc. Electrónico", relacione la modalidad del comprobante, seleccionando "Documento electrónico" (Factura, compra, nómina).
J. Ingrese el prefijo asegurándose de que el prefijo no contenga números (Ej.: FEV).
K. Ingrese el número desde y hasta, fecha de la resolución, válido hasta, número y tipo de resolución.
L. Por ultimo presione "Grabar" para guardar la información registrada.
Nota: Recuerde marcar la opción “Utilizar impresión solo texto tipo tiquete (comandos ESC/ POS)” en el formato de impresión para posteriormente grabar, es importante tener en cuenta que la impresora a usar debe ser TERMICA, adicional validar que al momento que se imprima el formato este se genere de la manera correcta con los requisitos correspondientes.
Mejoras en el Comprobante
se crea nuevo parámetro denominado “Obligatorio envió inmediato a la DIAN”, en la pestaña Parámetros DIAN al parametrizar el comprobante. Cuando este parámetro está activo, no será posible desactivar la opción de envío desde el comprobante.
6. Elaboración Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema P.O.S
Para elaborar el documento de POS Electrónico tenga en cuenta los requisitos establecidos en el numeral 3 Art. 11 Resolución DIAN 000165 de 2023 correspondiente a los datos del adquirente; cuando éste NO suministre el nombre o razón social, NIT o correo electrónico, podrán elaborar el POS Electrónico relacionando el tercero de Clientes varios/Consumidor Final que contiene 9 veces el número 2 "222222222".
Teniendo en cuenta lo anterior, el tercero a afectar en los movimientos SysCafé, es con el número que tiene 9 veces 2 "222222222" e internamente el software hace la asignación de 12 veces 2 "222222222222" cuando es para factura electrónica o POS electrónico.
Por lo tanto, no es necesario crear dos terceros diferentes, será suficiente con afectar a clientes varios/consumidor final que tiene 9 veces el número 2 "222222222".
Para elaborar el documento POS electrónico, debe ingresar por la Ruta: Movimientos/ Punto de venta POS/ Facturación POS o con el comando F9.
Allí, deberá ingresa los datos necesarios como: cliente, vendedor utilizando el comando (Ctrl+Y), valor unitario forma de pago para finalmente grabar y enviar el documento a la DIAN.
Nota: el sistema arrojará alertas en el caso que se vaya a imprimir una factura electrónica de venta sin ser validada por la DIAN de la siguiente manera:
Nota: se ha implementado una mejora en el proceso de facturación POS, de manera que, al ingresar un valor en el campo “Billete" y el cambio resultante sea negativo, no se permita grabar la factura. En su lugar, se mostrará un mensaje de validación que indique: “Billete inferior al valor de la factura”.
Al ingresar el tercero, ahora se muestra automáticamente la información del nombre comercial.
7. Representación Gráfica -Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema P.O.S
A continuación, se comparte ejemplo de representación gráfica en el que cada numeral respalda los requisitos del documento:
Nota: Los campos discriminados en la representación grafica se relacionan con base al articulo 19 Resolución DIAN 000165 de 2023.
Siguiendo este paso a paso podrá implementar el documento equivalente electrónico o mejor conocido como POS Electrónico.
8. Nota de ajuste del Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema P.O.S
Para la creación del comprobante denominado "Nota de ajuste del Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema P.O.S" deberá ir por la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes elegir la clase denominada "Devolución de venta POS" y en la pestaña "parámetros DIAN" elegir la modalidad, proveedor tecnológico y el tipo de operación sector como se ilustra a continuación.
Para elaborar la nota de ajuste del POS Electrónico, debe ingresar por la Ruta: Movimientos/ Punto de venta POS/ Devolución POS o con el comando F11.
debe tener en cuenta lo siguiente:
A. Ingrese la fecha en el campo correspondiente, asegurándose de usar el formato MM/DD/AAAA.
B. Seleccione al cliente al cual se le realizara la factura electrónica de venta.
C. Elija el vendedor y haga clic en el ícono de "Referencia" para adicionar el
artículo.
D. Relacione el motivo por el cual se está efectuando el comprobante en el campo Causal.
E. Seleccione la forma de pago (FPago) del comprobante, como efectivo, bancos, cuentas por cobrar, entre otros.
F. Es importante que seleccione la factura que será afectada por la nota crédito en el campo "Afecta".
G. Finalmente, haga clic en "Grabar" para guardar la información registrada en el documento.
Nota: no podrá exceder el valor total de la factura al realizar el cruce con la forma de pago "de contado".
9. Envío Documentos Electrónicos
Para realizar él envió de la nota de ajuste deberá acceder a la ventana que encontrará en la parte superior del software denominado “Documentos Electrónicos” o por la Ruta: Procesos/ Facturación/ Facturación electrónica, allí acceda a la pestaña "emisión" y seleccione la factura que requiera enviar.
De esta manera quedara enviado el documento electrónico de manera exitosa a la DIAN.
Siguiendo este paso a paso podrá implementar el documento equivalente electrónico o mejor conocido como POS Electrónico.
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