POS Electrónico
Actualizado: 18 jul
Documentos Electrónicos \ POS Electrónico
Tabla de Contenido
Entre el mes de mayo y noviembre del 2024, los actuales 12 documentos equivalentes entre ellos el “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S”, o más conocido como POS Electrónico los cuales pasarán a ser 100% electrónicos.
Con la Resolución DIAN 000008 de 2024, los calendarios de implementación inician con el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora sistema POS de acuerdo con la calidad del contribuyente del impuesto de renta y complementarios; un proceso que será de manera progresiva, comprendido entre el mes de mayo y julio del año 2024.
Es el complemento que permite a los usuarios generar documentos electrónicos los cuales se encuentran con la obligación de expedir dichos documentos de acuerdo con la Resolución DIAN 000165 de 2023, la cual desarrolla los sistemas de facturación, proveedores tecnológicos y expide anexo técnico que a hoy se encuentra en la Versión 1.9 de la resolución en mención.
Las sanciones que se pueden incurrir en la factura electrónica de venta son:
Sanción por expedir facturas sin requisitos Art. 652 E.T.
Sanción por no facturar Art. 652-1 E.T. Cierre del establecimiento de 3 días #2 Art. 657 E.T.
Recomendaciones
Para el día de la implementación se recomienda conectarse al equipo principal donde está instalado el software SysCafé, realizar copia de seguridad y solicitar la actualización de versión; seguidamente ingresar a la base de datos de la empresa por la siguiente Ruta: Sistema/Parámetros/Información de la empresa
Allí debe validar que estén diligenciados los campos como: nit, digito de verificación, razón social, dirección, teléfono, código postal, email, email FE, ciudad, departamento, municipio DIAN y tipo de empresa.
Nota: un día antes de implementar el POS electrónico es necesario que el usuario cuente con la autorización de numeración de documento equivalente sistema POS (D.E/P.O.S) y puedan acceder al correo del representante legal que figura en el RUT de este.
Tenga en cuenta que para realizar la solicitud del documento en la plataforma de la DIAN, deberá inhabilitar la autorización de numeración actual del documento equivalente sistema POS (D.E/P.O.S), y volver a solicitar una nueva autorización de numeración pero con el mismo tipo de facturación, es decir, D.E / P.O.S.
1. Parámetros Básicos
Una vez confirme la información de la empresa debe ingresar por la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica, luego debe seleccionar el icono Adicionar y escoger al proveedor Tecnológico, en este caso SysCafé SAS.
Posteriormente, se debe realizar la configuración de los parámetros básicos encontrados en la ruta anteriormente mencionada.
Ambiente DIAN: una vez haya superado el ambiente de habilitación debe seleccionar en este campo: Producción.
Código de empresa y Password: información que es suministrada por el equipo de consultores de soporte técnico SysCafé.
Método de Conexión: debe seleccionar la opción "Directa a DIAN" .
Certificado Digital: digitar el certificado de firma digital que corresponde a la empresa al implementar en ambiente producción por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Certificados.
Adicionar: opción que permite relacionar el código alfanumérico que corresponde al certificado de firma digital propio.
Activar: una vez relacione el certificado debe activarlo con apoyo de un consultor de soporte técnico.
Estado: finalmente se debe visualizar el estado Válido de dicho certificado.
Nota: por seguridad de la información es necesario contactarse con el área de soporte técnico de la empresa SysCafé para que realicen el proceso de activación.
2. Ambiente de Habilitación
Con el fin de realizar las pruebas en ambiente de Habilitación ante el portal de la DIAN, luego de registrar la información, debe ingresar a la carpeta raíz del software, para esto de clic derecho en el ejecutable del software que se encuentra en el escritorio del PC, seleccionan Propiedades y posteriormente, selecciona "Abrir ubicación".
Ingresan por la carpeta "Datos".
Debe copiar la carpeta de la empresa a la cual se le va a implementar y pegarla allí mismo. Una vez copiada la carpeta de la empresa, debe cambiarle el nombre a la carpeta (Ej. PRUEBASPOS)
Debe ingresar a la base de datos PRUEBASPOS con su usuario y asignarle una
segunda contraseña de empresa, a través de la Ruta: Sistema/ Parámetros/ Otros Parámetros/ Establecer/cambiar contraseña de la empresa; a razón de que nadie más pueda ingresar a la misma por seguridad de la información.
También se recomienda cambiar el color de fondo de la pantalla y registrarle un mensaje a la base de datos dando clic derecho en la pantalla principal del programa:
3. Parametrización Portal DIAN - Habilitación
Una vez realizado este proceso debe ingresar al Ambiente de Habilitación - DIAN.
Debe seleccionar el método de ingreso, como empresa o persona.
Una vez ingrese los datos dar clic en Entrar y la DIAN enviará el enlace de acceso al correo del representante legal.
Debe ingresar por la Ruta: Menú/Registro y habilitación/Documentos electrónicos.
Seleccione el tipo de documento electrónico: “Documentos equivalentes”
Una vez seleccione el tipo de comprobante debe:
A. Seleccionar el modo de operación
B. Nombre de la empresa proveedora
C. Nombre del Software
D. Asociar
Tan pronto relacione la información, podrá observar el listado de los modos de operación asociados, el cual debe estar Habilitado y copiar el código TestSetID.
Una vez ingrese, se habilitará un campo denominado “Tipo de documento”, allí deberá seleccionar la opción “Documentos equivalentes POS”.
Luego de seleccionar el tipo de documento, seleccione la opción denominada “set de pruebas” para habilitar la información y continuar con las pruebas de facturación.
Posterior de haber realizado la parametrización en la plataforma de la DIAN, debe dirigirse al software e ingresar los datos de pruebas por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica; seleccionar la opción Conexión, deberá seleccionar el Ambiente DIAN: Habilitación y allí diligenciar en el campo TestSetID Habilitación la información correspondiente.
Para continuar con la parametrización, el próximo paso consiste en crear un comprobante utilizando la clase de factura de venta POS en la base de datos de pruebas.
En la pestaña denominada “Parámetros DIAN” deberá configurar la información del set de pruebas como: modalidad, prefijo, desde y hasta.
Nota: la información la encuentran en el set de pruebas en la plataforma de la DIAN anteriormente mencionado.
Para poder culminar la creación del documento, en la pestaña denominada “Formato de impresión” debe marcar la opción “Utilizar impresión solo texto tipo tiquete (comandos ESC/POS)” y posteriormente grabar.
Luego, sin modificar el documento debe dar clic nuevamente en la opción Parámetros DIAN, seleccionar en la parte inferior izquierda Autorizaciones DIAN y relacionar información de la resolución de pruebas.
Igualmente, deberá enviar un documento POS electrónico a la DIAN.
Finalmente, para culminar el set de pruebas debe dar click en “Sincronizar a producción”
Nota: al finalizar el ambiente de habilitación no olvide enviar a caneca la base de datos PRUEBASPOS (prueba) encontrado en el disco local C, en la carpeta raíz del software.
4. Ambiente de Producción
Tan pronto realice la habilitación en la plataforma de la DIAN, podrá continuar con el Ambiente de Producción.
Debe ingresar al Ambiente de Producción - DIAN.
Debe seleccionar el modo de ingreso, como empresa o persona.
Ingrese por la Ruta: Menú/Configuración/Asociar Rangos de numeración.
Finalmente debe asociar la Resolución del POS Electrónico.
Nota: es posible que pueda tardar hasta 3 horas para poder asociar la resolución.
5. Catálogo Tipos de Comprobantes
Para la configuración del POS electrónico debe registrar la autorización de numeración autorizada por la DIAN en el comprobante previamente creado. Para ello debe ingresar a la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes/ Parámetros DIAN accediendo a la base de datos original de la empresa.
Nuevo: permite crear un nuevo comprobante.
Clase: determina el tipo de información, formato de impresión y su uso.
Código: según la clase del tipo de comprobante el sistema asigna automáticamente un código, sin embargo, el usuario podrá relacionar un código que desee cumpliendo con la condición de máximo 3 caracteres, importante, que ningún código se duplique.
Nota: se incorpora mejora para al momento de crear un documento con clase “Factura de Venta”, y se intente configurar “Documentos equivales – Pos Electrónico”, en la opción “Tipo de sector”, el sistema arroje la siguiente validación “Solo se permite usar clases POS para Documento equivalente POS electrónico”.
Nombre: identifica el comprobante y se tendrá en cuenta para el formato de impresión.
Nota: En el tipo de comprobante se abrevia con el nombre POS ELECTRÓNICO, sin embargo en el formato de impresión y para cumplimiento de la norma el nombre se denomina como "Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema P.O.S"
Parámetros DIAN: permite parametrizar datos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Configuración Doc. Electrónico: podrá relacionar la modalidad del comprobante, en este caso para la factura electrónica debe ir relacionado Documento electrónico (Factura, compra, nómina), ubicar el prefijo que NO debe contener números Ej.: POS, número desde, número hasta y relacionar el Proveedor Tecnológico.
Tipo Operación Sector: Seleccione la opción denominada “Documentos equivalentes - POS electrónico”.
Igualmente, sin modificar el documento, debe dar clic nuevamente en la opción Parámetros DIAN y seleccionar en la parte inferior izquierda el campo denominado “Autorizaciones DIAN” y relacionar información de la resolución.
Nota: Recuerde marcar la opción “Utilizar impresión solo texto tipo tiquete (comandos ESC/ POS)” en el formato de impresión para posteriormente grabar, es importante tener en cuenta que la impresora a usar debe ser TERMICA, adicional validar que al momento que se imprima el formato este se genere de la manera correcta con los requisitos correspondientes.
6. Elaboración Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema P.O.S
Para elaborar el documento de POS Electrónico tenga en cuenta los requisitos establecidos en el numeral 3 Art. 11 Resolución DIAN 000165 de 2023 correspondiente a los datos del adquirente; cuando éste NO suministre el nombre o razón social, NIT o correo electrónico, podrán elaborar el POS Electrónico relacionando el tercero de Clientes varios/Consumidor Final que contiene 9 veces el número 2 "222222222".
Teniendo en cuenta lo anterior, el tercero a afectar en los movimientos SysCafé, es con el número que tiene 9 veces 2 "222222222" e internamente el software hace la asignación de 12 veces 2 "222222222222" cuando es para factura electrónica o POS electrónico.
Por lo tanto, no es necesario crear dos terceros diferentes, será suficiente con afectar a clientes varios/consumidor final que tiene 9 veces el número 2 "222222222".
Para elaborar el documento POS electrónico, debe ingresar por la Ruta: Movimientos/ Punto de venta POS/ Facturación POS o con el comando F9.
Allí, deberá ingresa los datos necesarios como: cliente, vendedor utilizando el comando (Ctrl+Y), valor unitario forma de pago para finalmente grabar y enviar el documento a la DIAN.
Nota: el sistema arrojará alertas en el caso que se vaya a imprimir una factura electrónica de venta sin ser validada por la DIAN de la siguiente manera:
7. Representación Gráfica -Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema P.O.S
A continuación, se comparte ejemplo de representación gráfica en el que cada numeral respalda los requisitos del documento:
Nota: Los campos discriminados en la representación grafica se relacionan con base al articulo 19 Resolución DIAN 000165 de 2023.
Siguiendo este paso a paso podrá implementar el documento equivalente electrónico o mejor conocido como POS Electrónico.
8. Nota de ajuste del Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema P.O.S
Para la creación del comprobante denominado "Nota de ajuste del Documento equivalente electrónico tiquete de maquina registradora con sistema P.O.S" deberá ir por la Ruta: Archivos/Catálogo tipos de comprobantes elegir la clase denominada "Devolución de venta POS" y en la pestaña "parámetros DIAN" elegir la modalidad, proveedor tecnológico y el tipo de operación sector como se ilustra a continuación.
Para elaborar la nota de ajuste del POS Electrónico, debe ingresar por la Ruta: Movimientos/ Punto de venta POS/ Devolución POS o con el comando F11.
debe tener en cuenta lo siguiente:
Fecha: para el uso de este campo es necesario usar el formato MM/DD/AAAA.
Cliente: permite seleccionar el cliente.
Vendedor: seleccione el vendedor que toma y/o realizo la venta.
Causal: debe relacionar el motivo por el cual se está efectuando el comprobante.
Referencia: icono que permite adicionar la referencia del artículo.
FPago: podrá seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo, bancos, cuentas por cobrar etc.
Afecta: podrá seleccionar la factura que afecta.
Grabar: finalmente, guardar la información registrada en el documento que se esté creando.
9. Envío Documentos Electrónicos
Para realizar él envió de la nota de ajuste deberá acceder a la ventana que encontrará en la parte superior del software denominado “Documentos Electrónicos” o por la Ruta: Procesos/ Facturación/ Facturación electrónica, allí acceda a la pestaña "emisión" y seleccione la factura que requiera enviar.
De esta manera quedara enviado el documento electrónico de manera exitosa a la DIAN.
Siguiendo este paso a paso podrá implementar el documento equivalente electrónico o mejor conocido como POS Electrónico.
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