POS Electrónico
Actualizado: 6 ago
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Tabla de Contenido
Entre el mes de mayo y noviembre del 2024, los actuales 12 documentos equivalentes entre ellos el “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S”, o más conocido como POS Electrónico los cuales pasarán a ser 100% electrónicos.
Con la Resolución DIAN 000008 de 2024, los calendarios de implementación inician con el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora sistema POS de acuerdo con la calidad del contribuyente del impuesto de renta y complementarios; un proceso que será de manera progresiva, comprendido entre el mes de mayo y julio del año 2024.
Es el complemento que permite a los usuarios generar documentos electrónicos los cuales se encuentran con la obligación de expedir dichos documentos de acuerdo con la Resolución DIAN 000165 de 2023, la cual desarrolla los sistemas de facturación, proveedores tecnológicos y expide anexo técnico que a hoy se encuentra en la Versión 1.9 de la resolución en mención.
Las sanciones que se pueden incurrir en la factura electrónica de venta son:
Sanción por expedir facturas sin requisitos Art. 652 E.T.
Sanción por no facturar Art. 652-1 E.T. Cierre del establecimiento de 3 días #2 Art. 657 E.T.
Recomendaciones
Para el día de la implementación se recomienda conectarse al equipo principal donde está instalado el software SysCafé, realizar copia de seguridad y solicitar la actualización de versión; seguidamente ingresar a la base de datos de la empresa por la siguiente Ruta: Sistema/Parámetros/Información de la empresa
Allí debe validar que estén diligenciados los campos como: nit, digito de verificación, razón social, dirección, teléfono, código postal, email, email FE, ciudad, departamento, municipio DIAN y tipo de empresa.
Nota: un día antes de implementar el POS electrónico es necesario que el usuario cuente con la autorización de numeración de documento equivalente sistema POS (D.E/P.O.S) y puedan acceder al correo del representante legal que figura en el RUT de este.
Tenga en cuenta que para realizar la solicitud del documento en la plataforma de la DIAN, deberá inhabilitar la autorización de numeración actual del documento equivalente sistema POS (D.E/P.O.S), y volver a solicitar una nueva autorización de numeración pero con el mismo tipo de facturación, es decir, D.E / P.O.S.
1. Parámetros Básicos
Una vez confirme la información de la empresa debe ingresar por la Ruta: Sistemas/Parámetros/Facturación electrónica.
Posteriormente, se debe realizar la configuración de los parámetros básicos encontrados en la ruta anteriormente mencionada.
Ambiente DIAN: una vez haya superado el ambiente de habilitación debe seleccionar en este campo: Producción.
Método de Conexión: debe seleccionar la opción "Directa a DIAN" .
Certificado Digital: digitar el certificado de firma digital que corresponde a la empresa al implementar en ambiente producción por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica/Certificados.
Adicionar: opción que permite relacionar el código alfanumérico que corresponde al certificado de firma digital propio.
Activar: una vez relacione el certificado debe activarlo con apoyo de un consultor de soporte técnico.
Estado: finalmente se debe visualizar el estado Válido de dicho certificado.
Nota: por seguridad de la información es necesario contactarse con el área de soporte técnico de la empresa SysCafé para que realicen el proceso de activación.
2. Ambiente de Habilitación
Con el fin de realizar las pruebas en ambiente de Habilitación ante el portal de la DIAN, luego de registrar la información, debe ingresar a la carpeta raíz del software, para esto de clic derecho en el ejecutable del software que se encuentra en el escritorio del PC, seleccionan Propiedades y posteriormente, selecciona "Abrir ubicación".
Ingresan por la carpeta "Datos".
Debe copiar la carpeta de la empresa a la cual se le va a implementar y pegarla allí mismo. Una vez copiada la carpeta de la empresa, debe cambiarle el nombre a la carpeta (Ej. PRUEBASPOS)
Debe ingresar a la base de datos PRUEBASPOS con su usuario y asignarle una
segunda contraseña de empresa, a través de la Ruta: Sistema/ Parámetros/ Otros Parámetros/ Establecer/cambiar contraseña de la empresa; a razón de que nadie más pueda ingresar a la misma por seguridad de la información.
También se recomienda cambiar el color de fondo de la pantalla y registrarle un mensaje a la base de datos dando clic derecho en la pantalla principal del programa:
3. Parametrización Portal DIAN - Habilitación
Una vez realizado este proceso debe ingresar al Ambiente de Habilitación - DIAN.
Debe seleccionar el método de ingreso, como empresa o persona.
Una vez ingrese los datos dar clic en Entrar y la DIAN enviará el enlace de acceso al correo del representante legal.
Debe ingresar por la Ruta: Menú/Registro y habilitación/Documentos electrónicos.
Seleccione el tipo de documento electrónico: “Documentos equivalentes”
Una vez seleccione el tipo de comprobante debe:
A. Seleccionar el modo de operación
B. Nombre de la empresa proveedora
C. Nombre del Software
D. Asociar
Tan pronto relacione la información, podrá observar el listado de los modos de operación asociados, el cual debe estar Habilitado y copiar el código TestSetID.
Una vez ingrese, se habilitará un campo denominado “Tipo de documento”, allí deberá seleccionar la opción “Documentos equivalentes POS”.
Luego de seleccionar el tipo de documento, seleccione la opción denominada “set de pruebas” para habilitar la información y continuar con las pruebas de facturación.
Posterior de haber realizado la parametrización en la plataforma de la DIAN, debe dirigirse al software e ingresar los datos de pruebas por la Ruta: Sistema/Parámetros/Facturación electrónica; seleccionar la opción Conexión, deberá seleccionar el Ambiente DIAN: Habilitación y allí diligenciar en el campo TestSetID Habilitación la información correspondiente.