Depreciación Acumulada

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1. Cuando no se Maneja el Complemento de Activos Fijos

2. Cuando se Maneja el Complemento de Activos Fijos

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De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 16, la depreciación es el proceso mediante el cual se distribuye de manera sistemática el valor de un activo a lo largo del tiempo en que se espera que este genere beneficios económicos para la entidad. Es decir, el valor de un bien, como maquinaria, equipo o vehículo, se reparte anualmente, reflejando su desgaste o pérdida de valor debido al uso y al paso del tiempo. 

Es importante tener en cuenta que, para efectos del impuesto sobre la renta y complementarios la tasa por depreciación a deducir anualmente no podrá exceder las tasas máximas determinadas por el gobierno nacional, es decir deben cumplir con los límites a la deducción por depreciación establecidos en el Artículo 137 del Estatuto Tributario.  

En el software SysCafé existen dos maneras de realizar la parametrización de la depreciación acumulada de la propiedad planta y equipo. 

1. Cuando no se maneja el complemento de activos fijos: el proceso es más manual lo que requiere una parametrización un poco más larga. 

2. Cuando se maneja el complemento de activos fijos: herramienta adicional que permite llevar el control de manera más sencilla de los activos fijos. 

   
   

En este manual se explicará de manera detallada el paso a paso del método lineal, incluyendo su parametrización correspondiente en ambos casos: cuando se maneja módulo y cuando no se maneja módulo. 

Método lineal: también conocido como el método de línea recta, este es uno de los métodos más comunes para calcular la depreciación de un activo fijo. Se basa en la idea de que el activo pierde su valor de manera uniforme a lo largo de su vida útil, es decir, el mismo valor se deprecia cada año. De esta manera, durante todo el período en que se espera que el activo sea útil, perderá la misma cantidad de valor anualmente.  

1.  Cuando no se maneja el complemento de activos fijos 

A. Parametrización 

En caso de no contar con el complemento de activos fijos, debe crear una cuenta contable para cada activo, auxiliarizando las mismas. Por ejemplo, si dispone de tres computadoras, deberá crear tres cuentas en el plan de cuentas con sus respectivos auxiliares. Es decir, la cuenta 152805001 correspondería a computador MacBook, la 152805002 a computador HP, la 152805003 a computador Lenovo y así sucesivamente. 

En cada cuenta auxiliar, se debe seleccionar el parámetro denominado "Aplicar depreciaciones", lo cual habilitará una ventana para parametrizar los datos de depreciación.

Allí, deberá llenar los datos como:

A. Vida Útil Contable: Es el periodo durante el cual la empresa estima que un activo será útil para sus operaciones y generará beneficios económicos. (Este campo se habilita cuando se maneja contabilidad bajo las NIIF).

B. Vida Útil Fiscal: Es el período determinado por la DIAN para la depreciación fiscal de un activo con fines tributarios.

C. Método de Depreciación: Seleccione el método que utilizará para calcular la depreciación del activo.

D. Valor de Salvamento: Es el valor estimado que tendrá un activo al final de su vida útil.

E. Depreciación Acumulada: Registre el código contable del activo (naturaleza crédito) que se utilizará para contabilizar el valor de la depreciación acumulada.

F. Gasto por Depreciación 1 (DB): Registre la cuenta de gasto correspondiente para reconocer la partida de la depreciación.

G. Gasto por Depreciación 2 (DB) %: Si lo desea, puede registrar el valor de la depreciación en dos cuentas de gastos, de acuerdo con el porcentaje de participación de cada una. Este campo es opcional.

Cuando diligencie estos campos, haga clic en "Grabar" para que la información quede guardada correctamente.

Igualmente, debe crear una cuenta auxiliar de depreciación por cada   activo fijo.

Para iniciar con el proceso de depreciación primero deberá darles saldo a las cuentas auxiliares de cada activo fijo creando una nota de contabilidad o por saldos iniciales, para el ejemplo lo haremos por una nota de contabilidad.

Ejemplo: supongamos que tenemos la cuenta auxiliar “152805001”, la cual corresponde a la compra de un computador portátil HP por un valor de $3.000.000 COP y con una depreciación a 5 años, es decir 60 meses. Para cargar el saldo, realizamos una nota de contabilidad de la siguiente forma:

• Débito: $3.000.000 COP a la cuenta auxiliar “152805001” (correspondiente a la compra del computador).

  
  

• Crédito: $3.000.000 COP a la cuenta que corresponde a la forma de pago (por ejemplo, "Banco" o "Cuentas por pagar", dependiendo de cómo se haya realizado el pago).

Al calcular la depreciación de un activo, el sistema toma el valor total del activo ($3.000.000) y lo divide entre la vida útil en meses (60 meses en este caso). La fórmula utilizada es la siguiente:

Esto significa que el valor de la depreciación mensual será de $50.000. Por lo tanto, cada mes se registrará un gasto por depreciación de $50.000 en los estados financieros, reflejando la disminución del valor del activo a lo largo de su vida útil.

B.      Depreciación

Una vez que las cuentas auxiliares estén correctamente parametrizadas y se haya registrado el saldo de las mismas, podrá comenzar el proceso de depreciación al mes siguiente. Para ello, ingrese a través de la Ruta: Procesos/ Contables/ Depreciaciones.

Si tiene activa la contabilidad bajo NIIF aparecerá de la siguiente manera:

Seleccione el periodo a depreciar y el modo “Saldos por cuentas (cuando no hay módulo de activos fijos)”. Luego de hacer clic en el botón “Siguiente”, se habilitará una ventana que mostrará la depreciación que se realizará tanto bajo NIIF como bajo contabilidad fiscal.

• P(Fiscal)

• N (NIIF)

  
  

Allí, encontrara columnas como:

• Cuenta: Cuenta contable del activo fijo sobre el cual se realizará la depreciación.

• Cuenta de depreciación: Cuenta contable destinada a registrar la depreciación acumulada del activo fijo.

• Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta contable que corresponde al activo sobre el cual se está realizando la depreciación.

• Costo histórico: saldo del activo fijo al momento de la compra.

• Depreciación acumulada: saldo de depreciación que se ha registrado hasta la fecha para el activo fijo.

• Costo neto: Costo histórico menos la depreciación acumulada del activo fijo.

• Vida útil: Período estimado durante el cual el activo fijo se espera que sea utilizado por la empresa.

• Valor a depreciar: Monto que se depreciará en el período actual.

• Tipo de depreciación: Muestra el tipo de método utilizado; en este caso, es el método lineal.

Cabe destacar que estas columnas se llenan dependiendo del método de depreciación seleccionado, ya que cada método (por ejemplo, método lineal, método de unidades de producción, método de saldo decreciente, etc.) tiene su propia forma de calcular la depreciación y de asignar los valores correspondientes a cada una de estas categorías.

Para crear el comprobante de depreciación, haga clic en "Generar Nota" para que se realice la contabilización correspondiente.

La nota quedará creada y podrá visualizarla en "Utilidades - Comprobantes" con el tipo "DEP".

Por otro lado, si no tiene activa la contabilidad bajo NIIF, el proceso de depreciación aparecerá de la siguiente manera:

Seleccione el período a depreciar y haga clic en la opción "Crear nota" bajo la sección "Ajuste por inflación y depreciaciones". Luego, aparecerá una ventana con un bloque de notas que mostrará la depreciación de los activos fijos, lo que le permitirá validar la depreciación de dichos activos.

Por último, la nota quedará creada y podrá visualizarla en "Utilidades/Comprobantes", accediendo desde el acceso directo en la ventana principal del software o a través de la Ruta: Utilidades/Comprobantes, con el tipo "NSA" y el consecutivo correspondiente al año y mes de la depreciación.

2. Cuando se maneja el complemento de activos fijos

A. Parametrización

Cuando se maneja el complemento de activos fijos es importante realizar una parametrización previa, lo primero es tener definidas las cuentas contables en el catálogo plan de cuentas ubicado por la Ruta: Archivos/Catálogo plan de cuentas o con el comando Ctrl+L.

Deberá tener una cuenta para: Bodega, servicio y depreciación creada por cada línea del activo fijo.

• Cuenta de Bodega

  
  

La primera cuenta que debe estar definida es la de bodega, que se afectará cuando se realice la compra del activo fijo.

La cuenta debe tener activo el parámetro “Requiere y acumula saldos por referencia”.

Nota: cuando el saldo del activo fijo se encuentra en el código contable en bodega, el sistema no realizará la depreciación del mismo, ya que al estar en bodega el sistema identifica que es un activo que no está en uso.

• Cuenta de Servicio

  
  

La segunda cuenta que debe estar definida es la del servicio que se afectará cuando realice el documento de salida de inventarios de almacén, lo que significa que el activo fijo está siendo utilizado en la entidad que lo controla.

Es necesario que la cuenta contable del Servicio tenga activas las siguientes opciones en el plan de cuentas:

• Requiere y acumula saldos por referencia (mcias y activos fijos).

• Aplicar depreciaciones.

  
  

Al activar la opción “Aplicar depreciaciones” el sistema habilita una ventana donde se debe tener la parametrización de las condiciones en las que se efectuará la depreciación de los activos fijos, si tiene activa la contabilidad NIIF debe llenar los campos como:

A. Vida Útil Contable: Es el periodo durante el cual la empresa estima que un activo será útil para sus operaciones y generará beneficios económicos. (Este campo se habilita cuando se maneja contabilidad bajo las NIIF).

B. Vida Útil Fiscal: Es el período determinado por la DIAN para la depreciación fiscal de un activo con fines tributarios.

C. Método de Depreciación: Seleccione el método que utilizará para calcular la depreciación del activo.

D.  Valor de Salvamento: Es el valor estimado que tendrá un activo al final de su vida útil.

E. Depreciación Acumulada: Registre el código contable del activo (naturaleza crédito) que se utilizará para contabilizar el valor de la depreciación acumulada.

F. Gasto por Depreciación 1 (DB): Registre la cuenta de gasto correspondiente para reconocer la partida de la depreciación.

G. Gasto por Depreciación 2 (DB) %: Si lo desea, puede registrar el valor de la depreciación en dos cuentas de gastos, de acuerdo con el porcentaje de participación de cada una. Este campo es opcional.

Cuando llene estos campos, haga clic en "Grabar" para que la información quede guardada correctamente.

• Cuenta Depreciación Acumulada

  
  

La última cuenta que debe estar definida es la cuenta de depreciación acumulada del activo fijo que se afectará de manera mensual cuando se realice el proceso de depreciación.

Igualmente debe estar definida la cuenta de depreciación acumulada del activo fijo que se afectará de manera mensual cuando se realice el proceso de depreciación.

La cuenta debe tener activo el parámetro “Requiere y acumula saldos por referencia (mcias y activos fijos)”, así el sistema obligará a que la referencia del activo fijo esté relacionada con el código contable, permitiendo así el control del saldo por cada referencia.

A continuación, deberá proceder a crear el activo fijo. Para ello, debe ingresar a la ruta: Archivos > Catálogo de Activos Fijos, o bien, seleccionar el acceso directo “Catálogo Acti.Fijos” ubicado en la parte superior del escritorio del software.

Podrá tener más información en el numeral 6 del manual Parametrización de Activos Fijos

A.  Depreciación

Para que el sistema realice la depreciación cuando exista un complemento, los saldos de los activos deben estar registrados en la cuenta de Servicio. Una vez realizado este paso, podrá continuar con el proceso de depreciación. Para ello, ingrese a través de la

Ruta: Procesos/ Contables/ Depreciaciones.

Si tiene activa la contabilidad bajo NIIF aparecerá de la siguiente manera:

Seleccione el periodo a depreciar y el modo “Saldos por referencias (cuando hay módulo de activos fijos)”. Luego de hacer clic en el botón “Siguiente”, se habilitará una ventana que mostrará la depreciación que se realizará tanto bajo NIIF como bajo contabilidad fiscal.

• P(Fiscal)

• N (NIIF)

Si tiene activa la contabilidad bajo NIIF aparecerá de la siguiente manera:

• Cuenta: Cuenta contable inicial del activo fijo sobre el cual se realizará la depreciación.

• Cuenta de depreciación: Cuenta contable destinada a registrar la depreciación acumulada del activo fijo.

• Nombre de la cuenta: Nombre de la cuenta contable que corresponde al activo sobre el cual se está realizando la depreciación.

• Referencia: Código del activo fijo al cual se le está aplicando la depreciación.

• Nombre del activo fijo: Denominación o descripción del activo fijo.

• Costo histórico: saldo de adquisición del activo fijo al momento de la compra.

• Depreciación acumulada: saldo de depreciación que se ha registrado hasta la fecha para el activo fijo.

• Costo neto: Costo histórico menos la depreciación acumulada del activo fijo.

• Vida útil: Período estimado durante el cual el activo fijo se espera que sea utilizado por la empresa.

• Valor a depreciar: Monto que se depreciará en el período actual.

• Tipo de depreciación: Muestra el tipo de método utilizado; en este caso, es el método lineal.

  
  

 Para crear el comprobante de depreciación, haga clic en "Generar Nota" para que se realice la contabilización correspondiente.

La nota quedará creada y podrá visualizarla en "Utilidades - Comprobantes" con el tipo "NSA".

Por otro lado, si no tiene activa la contabilidad bajo NIIF, el proceso de depreciación aparecerá de la siguiente manera:

Seleccione el período a depreciar y haga clic en la opción "Crear nota" bajo la sección "Ajuste por inflación y depreciaciones". Luego, aparecerá una ventana con un bloque de notas que mostrará la depreciación de los activos fijos, lo que le permitirá validar la depreciación de dichos activos.

Por último, la nota quedará creada y podrá visualizarla en "Utilidades - Comprobantes" con el tipo "DEP".